Appunti di Organizzazione dei Sistemi Informativi

Il sistema informativo aziendale: definizione ed elementi costitutivi

Definizioni di sistema informativo

Definizione 1

Un insieme di persone, apparecchiature, applicazioni, procedure e dati che permettono all'azienda di disporre delle informazioni necessarie al posto giusto e al momento giusto.

• Persone: tutti gli utenti coinvolti nello scambio di dati/informazioni.
• Apparecchiature e applicazioni: hardware, software (sistema informativo diverso da sistema informatico).
• Procedure: modalità seguite per scambiare dati/informazioni.
• Dati: si scambiano con o senza tecnologia.

Quindi è un insieme di componenti fisiche e procedurali, sia umane sia tecnologiche, che interagiscono scambiando dati e producendo informazioni. Non coincide necessariamente con la tecnologia.

• SI Manuali diversi dai SI computer-based: non si avvalgono di tecnologie ICT.
• SI formali diversi dai SI informali: la procedura è definita in modo preciso, gli step sono predefiniti, (es. customer care nei social è un SI informale computer-based).

Esempio di SI: iscrizione all'esame. Persone: studenti, segreterie, docenti; dati: anagrafica studente, docente, corso; obiettivo (info al posto e al momento giusto): elenco studenti iscritti all'esame; procedure: processo standard; apparecchiature/applicazioni: hardware e software impiegati. Se fosse in formato cartaceo sarebbe un SI manuale.

Definizione 2

Un insieme di componenti interconnesse atte a raccogliere, elaborare, memorizzare e diffondere informazioni al fine di supportare il processo decisionale, il coordinamento, il controllo, l'analisi e la visualizzazione dei dati in un'organizzazione.

Il concetto di sistema

Insieme di elementi che interagiscono, sono integrati, hanno una dipendenza reciproca e un fine comune. La teoria generale dei sistemi è un'area di studi interdisciplinari che si occupa della costituzione e delle proprietà di un sistema. Caratteristiche dei sistemi:

• Un sistema esiste in un ambiente che è esterno ad esso.
• Un sistema è costituito da più sottosistemi che si scambiano attività e flussi di dati.
• I sistemi tendono ad un fine.
• I sistemi hanno caratteristiche di equifinalità (stessi obiettivi attraverso percorsi diversi).
• I sistemi trasformano input in output.

L'azienda come sistema

Si può vedere l'azienda come sistema aperto (interagisce con l'ambiente esterno) e dinamico. La teoria dei sistemi applicata all'azienda ha come fine quello di realizzare un contesto adeguato per un corretto processo decisionale. Secondo alcuni autori in ogni organizzazione aziendale vi sono alcuni sottosistemi e/o funzioni che compongo il sistema globale di informazione e di decisione e che operano in un sistema dinamico ambiente soggetto a rapidi mutamenti.

I sistemi generali d'azienda

Sistema delle operazioni: attività svolte in azienda. Sottosistema delle operazioni interne e di scambio. Sistema organizzativo: persone che collaborano in azienda. Relazioni di complementarità e dipendenza. Obiettivo: realizzare il sistema delle operazioni. Le organizzazioni sono entità sociali, guidate da obiettivi, progettate come sistemi di attività deliberatamente strutturate e coordinate che interagiscono con l'ambiente esterno.

Sistema delle decisioni

L'obiettivo è il raggiungimento dei fini aziendali, che sono diversi in base ai ruoli definiti nel sistema organizzativo. Le decisioni possono essere strutturate, semi-strutturate, destrutturate. Vi sono diversi livelli decisionali (esecutivo, manageriale, operativo) e diversi SI come supporto operativo e/o ausilio decisionale. Sistema informativo: l'obiettivo è il soddisfacimento del fabbisogno informativo manifestato dal sistema delle decisioni e dal sistema delle operazioni. Costituisce quel tessuto connettivo necessario al mantenimento delle relazioni tra le diverse aree funzionali e tra il sistema aziendale e l'ambiente esterno. Esso, quindi, ha come obiettivo principale quello di attribuire a ogni centro decisionale le informazioni necessarie per operare.

L'evoluzione dei sistemi informativi aziendali

• Obiettivi: 1. Automatizzare un processo (recupero efficienza); 2. Ruolo strategico ICT (IT Governance - coerenza dell'IT con gli obiettivi di business).
• Implicazioni organizzative dell'ICT: ruolo critico nei processi operativi e decisionali.
• Conseguenze di un'errata gestione: info sbagliate portano a decisioni sbagliate; confusione; overload informativo; può bloccare le attività operative (es. blocco treni per problema di integrazione tra software e organizzazione per orari e altro).

La disciplina dei sistemi informativi: approccio socio-tecnico

Gli elementi che costituiscono il sistema aziendale si possono distinguere in due categorie: componente sociale e componente tecnica. Anche i sistemi informativi sono visti in quest'ottica. Il focus è sull'interazione fra tecnologia e organizzazione in quanto hanno un'influenza reciproca (organizzazione dei sistemi informativi aziendali). L'interazione può avvenire attraverso tre modalità:

• Imperativo tecnologico: La tecnologia influenza la struttura organizzativa. Se decido di cambiare il SI, modifico il processo organizzativo in funzione delle caratteristiche della tecnologia. Attività e processi organizzativi vengono stravolti in base ai criteri del software già presente sul mercato, potendo così usufruire delle best practice (modo migliore per svolgere un'attività).
• Imperativo organizzativo: Prevale la struttura organizzativa, creo un SI tagliato su misura per le mie esigenze. Il software è personalizzato ma ci sono costi di adattamento/aggiustamento, tempi di sviluppo maggiori, non si può usufruire della best practice perché non c'è esperienza pregressa in quel campo. Modalità che prevale ad esempio se si ha una situazione molto particolare che non può essere replicata.
• Prospettiva emergente: Agire non in modo unidirezionale ma utilizzando entrambe le visioni (adattare una all'altra, in una prospettiva bidirezionale). Lo sforzo è notevole, attività particolarmente difficile (interazioni complesse tra tecnologia e individui nelle organizzazioni). Si attribuisce un significato sociale alle tecnologie dell'informazione. Prospettiva più usata.

Razionalità limitata, incertezza e fabbisogno informativo

Al fine di prendere decisioni, gli individui acquisiscono informazioni: raccolta di input; attività di elaborazione; trasmissione o comunicazione di output. Le informazioni influenzano le decisioni, che a loro volta influenzano il comportamento. Quest'ultimo influenza nuovamente le informazioni. Vincoli individuali:

• Tempi e capacità di attenzione limitati.
• Capacità di memoria contenuta.
• Limitata capacità di comprensione e interpretazione (overload informativo; percezione selettiva delle informazioni, analisi sequenziale).
• Presenza di forti problemi di comunicazione.

Razionalità limitata

Secondo Simon, la razionalità individuale è delimitata dai seguenti comportamenti:

• Limitata disponibilità di informazioni (livello informativo).
• Personalità, emozioni, desideri (livello psicologico).
• Valori, cultura, società (livello sociologico).

Occorre dunque ricercare scelte non ottime ma soddisfacenti.

Incertezza

Diversi tipi di incertezza. L'incertezza si manifesta attraverso specifici problemi da affrontare/risolvere:

• Situazioni di certezza - problemi strutturati (è chiara la conseguenza rispetto alla mia decisione. Attività standard e ripetitive).
• Situazioni di rischio - problemi semi-strutturati.
• Situazioni di incertezza - problemi destrutturati.

Per evitare di mettere in atto ex-novo un processo di ricerca di informazioni ogni volta che si affronta un problema, gli individui adottano due comportamenti:

• Ricorrono a semplificazioni cognitive e riducono le informazioni da cercare.
• Aumentano le loro informazioni a loro disposizione ricorrendo ad azioni organizzative.

A diverse situazioni di incertezza corrispondono diversi tipi di problemi e, di conseguenza, diversi tipi di sistemi informativi. Ruolo dei sistemi informativi: soddisfano il fabbisogno informativo quando si hanno situazioni di certezza, rischio, incertezza (vedi piramide).

Dai processi aziendali ai sistemi informativi: sistemi transazionali e sistemi ERP

Piramide di Anthony

1. Livello più alto: pianificazione strategica - attività strategiche. Situazioni di incertezza, destrutturate. Non c'è la conoscenza delle conseguenze delle azioni. Comprende:

• Scelta degli obiettivi aziendali.
• Scelta delle risorse per il loro conseguimento.
• Definizione delle politiche di comportamento aziendale.

Esempi: espandere l'area geografica; acquisizione; nuovo canale distributivo; apertura di un nuovo servizio (banca). Vi si associano (non sempre e non esattamente) decisioni non strutturate.

2. Livello intermedio: programmazione e controllo - attività tattiche. Pongono problemi rispetto ai quali conosco la probabilità di accadimento delle conseguenze. Comprende:

• Programmazione delle risorse disponibili per un uso efficace ed efficiente.
• Controllo sul conseguimento degli obiettivi programmati.

Esempi: definizione e analisi di budget; contabilità industriale; stesura piani di produzione; revisione degli scoperti (banca). Vi si associano (non sempre e non esattamente) decisioni semi strutturate.

3. Livello più basso: attività operative - attività operative, standard, di routine. Pongono problemi di tipo strutturato. Comprende:

• Conduzione a regime delle attività aziendali.

Esempi: predisposizione fattura; spedizione di un prodotto; ricezione di un ordine; assemblaggio componenti in un reparto produttivo; gestione movimenti su c/c (banca). Vi si associano (non sempre e non esattamente) decisioni strutturate.

I sistemi transazionali

I Transaction Processing Systems (TPS) intervengono a supporto dello svolgimento di attività di tipo operativo; aiutano a risolvere problemi di tipo strutturato. Eseguono le transazioni in un'azienda e registrano i dati relativi al loro svolgimento. Funzioni:

• Automatizzare: le attività sono standard, di routine, con elevata frequenza, le decisioni sono strutturate, fanno uso di dati esatti. Le attività svolte dai sistemi informativi anziché persone sostituiscono il ruolo dell'essere umano. Ciò consente un recupero di efficienza e si possono liberare risorse umane per reimpiegarle in attività a maggior valore aggiunto.
• Informare: registrano dati relativi al loro svolgimento (es. c/c). I dati possono diventare un patrimonio dell'azienda e quindi supportare attività semi strutturate e destrutturate.

Input: dati base ma corretti relativi alle attività svolte;

Elaborazione: automatizzano e registrano i dati;

Output: producono un report molto basic delle attività; info aggregate, molto elementare. Possono servire come input da impiegare a livello intermedio ed executive.

Tipiche applicazioni dei sistemi di elaborazione delle transazioni: vedi scheda. Nella maggior parte delle aziende, esistono sistemi informativi realizzati in un lungo periodo di tempo che supportano funzioni operative e processi operativi separati. Le applicazioni gestionali raramente considerano il lato dei collegamenti con fornitori e clienti. I processi operativi non sono mai isolati rispetto al resto dell'azienda: sorge quindi un problema di gestione dell'attività e dei dati che ne derivano.

Limiti

• Ogni sistema informativo poggia su propri archivi: duplicazione e ridondanza dei dati nelle diverse funzioni può portare all'incoerenza dei dati (es. quando devo cambiare un dato devo cambiarlo in più punti).
• Dipendenza dei dati dalle applicazioni: la struttura dei dati limita il numero e la natura delle elaborazioni possibili (il dato generato dai SI ha una struttura differente da un archivio all'altro).
• Infrastrutture hardware e architetture applicative diverse portano a stratificazioni successive che rendono il sistema rigido.
• Tempi ai aggiornamento e allineamento della base informativa molto lunghi.
• Problema nella gestione delle eccezioni (es. particolare reso da clienti).

Sorge quindi la necessità di integrare attività, dati e sistemi informativi. Obiettivi dell'integrazione:

• Ridurre le duplicazioni di dati e la ridondanza.
• Ridurre le contraddizioni e l'inconsistenza fra i dati.
• Aumentare la chiarezza e l'affidabilità dei dati.
• Ridurre tempi e costi per l'acquisizione e l'aggiornamento dei dati.
• Ottimizzare la trasmissione delle informazioni.
• Razionalizzare i flussi di lavoro (work flow).
• Consentire un coordinamento delle interdipendenze fra le diverse attività.