Appunti completi - Organizzazione Sistemi Informativi

Organizzazione dei sistemi informativi

Per sistemi informativi intendiamo un qualcosa che ha a che fare con l’innovazione tecnologica, si sono evoluti negli ultimi anni. Le applicazioni informatiche elaborano l’informazione e sono scomponibili in: tecniche, gestionali, professionali e intermediazione informativa.

Applicazioni tecniche

Trattano dati dai quali possiamo ricavare informazioni (robotica, telerilevamento, gestione audio...)

Applicazioni professionali

Applicazioni informatiche per il supporto dell’elaborazione dell’informazioni di carattere individuale (foglio elettronico, sistema gestione slide come Power-Point). Supportano attività dei singoli nell’elaborazione dell’informazione.

Intermediazione informativa

Applicazioni informatiche per lo scambio di informazioni tra persone, aziende, dispositivi (POS, posta elettronica, social media, blog), nate per far sì che le informazioni derivanti da diverse fonti possano essere scambiate tra soggetti e/o oggetti della realtà di interesse.

Applicazioni gestionali

Riguardano il mondo aziendale e alcuni aspetti di natura personale:

• Operative: Raccolgono ed elaborano l’informazione, gestiscono tutta l’informazione connessa a uno specifico soggetto o oggetto in modo tale da renderla utile nel migliorare l’efficienza dei processi aziendali (es: applicazioni per redarre i bilanci, evitando errori che a mano farei, processo più efficiente).
• Di controllo: Monitoraggio di ciò che sta succedendo nella parte operativa (manutenzione, revisione attività sempre con lo scopo di rendere attività o servizio offerto più efficiente).
• Decisionali: Tutte queste informazioni che sono dentro ai processi possono diventare uno strumento utile per osservare più in generale ciò che sta succedendo all’interno dell’azienda/organizzazione riguardo vari fenomeni di interesse per poter prendere decisioni di diversa natura (tattiche, gestionali, operative).
• Big data: Grandi volumi di dati derivanti da diverse applicazioni aziendali e non, che possono essere una fonte importante di informazione per supportare ancora meglio la capacità decisionale nel modo più corretto possibile.

Azienda/organizzazione

Nasce se ci sono obiettivi da raggiungere (totali o parziali).

• Obiettivo: L’idea imprenditoriale pubblica o privata, è un qualcosa che identifica un obiettivo da raggiungere, cercare di raggiungerlo attraverso efficienza ed efficacia.
• Contesto sociale: Tenere conto del contesto sociale nel quale si va a operare, poiché influenza la mia capacità di raggiungere la serie di obiettivi prefissati e anche la prestazione.
• Organizzazione: Cercare di capire come organizzarsi, progetto organizzativo che crea una struttura di funzionamento più adatta a raggiungere gli obiettivi e le prestazioni.
• Processi: Identificare le modalità con le quali svolgere i propri compiti, definire i processi cioè le attività da portare avanti.
• Tecnologia dell’informazione: È capace di rendere inter-funzionale questi principali elementi dell’organizzazione, con raccolta di informazioni per capire se i miei obiettivi sono raggiungibili, come possiamo migliorare i processi, caratteristiche del contesto sociale nel quale sto operando.

Sistema organizzativo e sistema informatico

Il sistema organizzativo è l'insieme delle risorse (persone, strumenti, infrastrutture) e delle regole (come far funzionare processi, regole di ingaggio, regole funzionamento attività) per l’utilizzo coordinato di tali risorse, da usare poi per il proseguimento dei propri scopi.

Il sistema informatico è parte del sistema informativo le cui informazioni sono raccolte, elaborate, archiviate e scambiate mediante l’uso delle tecnologie, dell’informazione e della comunicazione. Cambia ed evolve nel tempo per via dell’evolvere delle tecnologie aziendali. A differenza del sistema informativo qui non ci sono le persone.

Architettura di un sistema informatico

Comprendere quali sono le componenti di cui è costituito, ci consente di identificare le componenti fondamentali che possono essere parte di un’architettura:

• Interfaccia utente
• Applicazioni software
• Basi di dati
• Software di base (sistema operativo) di ambiente (sistema di gestione delle basi di dati o delle mail) e di sistema hardware centralizzato o distribuito
• Sistema di comunicazione di rete

Sistema informativo

È l'insieme delle informazioni che vengono utilizzate, elaborate e memorizzate all’interno di un’organizzazione per il proseguimento dei propri fini. Oppure definito come insieme di risorse umane e tecnologiche che erogano servizi agli utenti interni ed esterni all’organizzazione trasversali: I sistemi informativi all’interno dell’organizzazione sono uno dei fattori fondamentali per migliorare il processo che ci porta al raggiungimento degli obiettivi: saper raccogliere, gestire ed elaborare i dati e farli diventare informazione utile per decidere. I dati sono il carburante che fa funzionare le organizzazioni.

Ciclo di vita del sistema informativo

• Pianificare la creazione del sistema, dedicare poco tempo
• Studio di fattibilità e analisi dei costi
• Progettazione
• Realizzazione
• Manutenzione e gestione, dedicare molto tempo

Abbiamo qualità e BPR che intervengono/condizionano il ciclo di vita. Es: scarsa qualità indica che serve innovare il sistema informativo.

Le tecnologie informatiche

Le tecnologie informatiche che consentono le creazioni di un sistema informativo all’interno di un’organizzazione, sono classificabili come:

• Informatica come disciplina organizzativa che migliora i processi di produzione, coordinamento e controllo, intermediazione
• Informatica come disciplina tecnologica: anni '70 i mainframe (primi grandi elaboratori a disposizione di pochi), anni '80 PC (ora a supporto delle persone), anni '90 reti di comunicazione per collegare diversi soggetti/istituzioni dentro e fuori l’organizzazione, anni 2000 con avvento del web l’informatica è diventata pervasiva

Organizzazione e tecnologia informatica si sono evolute di pari passo: anni '70/'80, accesso all’informazione solo per poche persone; anni '80/'90, grazie ai PC ognuno ricrea un proprio sistema informativo; anni 2000/oggi, l’informazione circola in modo libero ma controllato. Ora possiamo avere a disposizione l’informazione indipendentemente dalla nostra locazione (gestione, controllo o governo dell’organizzazione).

Era industriale ed era dell'informazione

Era industriale: qualità, automazione, capacità di espansione, produci e vendi: economia orientata alla produzione, ottimizzazione, orientamento al cliente, globalizzazione.

Era dell’informazione: percepisce e risponde, devo capire i bisogni del cliente e mi serve quindi ricavare informazioni su di essi in modo tale da essere sempre efficiente ed efficace all’interno del mercato; percepire i bisogni del cliente, personalizzare dei servizi e dei beni in base alle richieste.

La risorsa informazione

Anthony cercò di classificare i processi di un’organizzazione in tre (e di conseguenza anche i dati):

• Operativi
• Gestionali
• Direzionali

Come distinguere i tre processi: tempo, livello organizzativo, importanza della decisione, livello di aggregazione dei dati (sintesi).

Caratteristiche della risorsa informazione

• Basso costo di riproduzione (a differenza dei beni)
• Creazione di conoscenza, aggiunta di valore all’organizzazione
• Diffusa asimmetricamente nell’organizzazione: chi possiede più informazione ha un vantaggio competitivo
• Conseguenza: creare possibilità di mettere in rete coloro che gestiscono l’informazione e disponibilità dell’informazione aumenta divario tra processi e clienti ed inefficienze

Processi di elaborazione

Modalità di elaborazione, da scegliere quella più adeguata in base alle nostre esigenze:

• Interattiva/online: Elaborazione asincrona, usata per aggiornamento (non in tempo reale) e consultazione DB. Un utente esterno richiede un servizio, l’operatore trasforma il servizio in una richiesta sulla macchina per essere elaborata, informazioni vengono prelevate da un DB che le rinvia all’operatore in modo che possano essere comunicate all’utente.
• In tempo reale: Elaborazione sincrona con l’evento. Per aver sincronia non dovrebbe esserci l’intervento umano, l’elaborazione deve essere rapida, basata su input acquisiti da una strumentazione.
• A lotti: Elaborazione di grandi volumi di dati. Non esistono legami con l’esterno, la risposta può avere tempi più o meno lunghi in base alla mole di dati che deve essere elaborata.

Architettura processi di elaborazione

• Funzione: processo di elaborazione attivabile
• Moduli: serie di istruzioni che specificano una serie di operazioni
• Programmi: realizzazioni delle funzioni tramite linguaggi

Database

Un DB è una raccolta di dati di diversa tipologia che sono memorizzati e articolati in livelli. Ogni dato ha le sue caratteristiche e devo verificarne la qualità.

• Dati di stato: Anagrafiche con caratteristiche fisse - attributi che restano inalterati per un periodo di tempo piuttosto lungo e che descrivono le proprietà strutturali degli oggetti, non hanno problemi di variabilità, ottima qualità.
• Dati sugli eventi: Descrivono gli estremi delle operazioni registrate - le transazioni, i cambiamenti di stato. Vanno osservati perché potrebbero avere delle criticità.

Operazioni da svolgere sui DB

• Creazione (I) - nuova registrazione
• Lettura (R) - lettura dei dati già registrati
• Modifica (M) - variazioni dei dati registrati
• Cancellazione (D) - cancellazione dei dati registrati

Processi che riguardano i DB

• Aggiornamento/update: Mantenere lo stato della base dei dati coerente con gli eventi e le attività del mondo reale, IRMD
• Interrogazione/inquiry: Permette di consultare il DB tramite linguaggio SQL, R
• Resoconto/report: Fornisce un resoconto/sintesi sull’andamento delle attività, R

DB operazionali: Costituiti da un insieme di tabelle messe in relazione tra loro tramite PK e FK, con una relazione che può essere di tre tipologie (1:1 - 1:N - N:N).

DB direzionale: In questo caso il DB è più chiaro perché mosso da obiettivi, è un DB operazionale ricostruito in base a quelle che sono le mie esigenze di analisi.

DBMS - Data Base Management System

Sono interfacce generalizzate che permettono la condivisione dei dati da parte dei processi e l’indipendenza dei processi, cioè posso svolgere diversi processi contemporaneamente. Invece che duplicare archivi/dati, i DBMS rendono possibile l’accesso ai dati a diverse funzioni applicative.

• DDL: Forniscono il linguaggio standard per descrivere lo schema del DB
• DML: Forniscono una sintesi standard per accedere al DB
• DBM: Interfaccia che garantisce l’esecuzione dei programmi
• FM: Attiva l’accesso fisico agli archivi magnetici dell’elaboratore

Tipi di DBMS

• Relazionale: SQL come DDL e DML
• Gerarchico
• Reticolare

Architettura del sistema informativo di supporto operativo

Parlando di sistemi di supporto operativo, intendiamo dei sistemi informativi che aiutano e supportano la gestione di scambi di informazioni all’interno dei processi:

• All’interno di un processo operativo, supporto di un processo
• Fra processi della stessa azienda, supporto intra-aziendale
• Fra processi di diverse aziende, B2B

Tutto questo può essere immaginato come una serie di funzioni di elaborazione che interagiscono con dei DB. Le informazioni all’interno dei DB sono permanenti (non vengono perse) e mantengono traccia di ciò che avviene nel tempo: abbiamo informazioni/dati di stato o transazionali (serie di dati riconducibili a dei dati di flusso che possono essere analizzati poiché descrivono i cambiamenti dell’informazione a fronte dei cambiamenti che avvengono nel tempo).

Transazione

Intendiamo lo scambio di beni, servizi o informazioni tra due organizzazioni / individui / unità distinte della medesima organizzazione. L’informazioni generata dalle transazioni descrive lo scambio che avviene tra i contraenti, con quali termini e quali sono i presupposti. Sono una categoria molto ampia che comprende qualunque scambio (fisico o non) di natura economica.

Il sistema informativo aziendale supporta lo scambio di queste informazioni attraverso la gestione delle applicazioni informatiche, che hanno un’interfaccia utente, che consente di introdurre/osservare/accedere ai dati all’interno del DB per poter leggere una serie di informazioni.

Le transazioni sono essenziali per il raggiungimento degli obiettivi.

Proprietà di una transazione

• Dati identificativi, permettono di identificare univocamente una transazione: chiave, data, causale, chiavi del documento, altri identificativi
• Attributi, descrivono il contenuto specifico della transazione: codice del prodotto spedito, quantità spedita, dati come testi/grafici/commenti

Ruolo del sistema informativo all’interno di questa gestione delle transazioni in un’organizzazione:

• Funzioni dirette, elaborazioni attuabili dall’utente
• Funzioni di amministrazione, legate ad aspetti di natura tecnica e tecnologica

Esempio Amazon

Sistema informativo che gestisce le transazioni tra azienda e cliente:

1. Interfaccia semplice ed intuitiva
2. Motore di ricerca
3. Carrello elettronico: stessa logica di quello che accade nei negozi fisici, simulo la normalità. Posso mettere i prodotti nel carrello ma non comprarli per forza, così come grazie al reso gratuito posso restituire un prodotto se non ne sono soddisfatta (così come avviene nei negozi fisici)
4. Tracciabilità del pacco: tutti i dati che vengono raccolti sono continui scambi di informazioni tra cliente e azienda e tra azienda e azienda
5. Clickstream: il sistema informativo dell’azienda raccoglie i tempi che intercorrono tra cambi di stato (cambi di pagina, selezione e acquisto), il tempo di permanenza su una pagina permette di raccogliere informazioni su quali prodotti vengono cercati, per quanto tempo il cliente rimane su una determinata pagina, …
6. Sistema pro-attivo: vengono proposti dei prodotti tramite pubblicità in base alle ricerche/acquisti che ho fatto. È una conseguenza della clickstream

Portafoglio applicativo

Insieme della applicazioni del sistema informativo di un’azienda, divisibile in tre parti:

Direzionale

Comprende le applicazioni informatiche a supporto dei cicli di pianificazione strategica e di pianificazione e controllo delle risorse.

Istituzionale

Comprende le applicazioni informatiche per i processi di supporto come amministrazione, contabilità, risorse umane, supporto per i processi primari, non sono lo scopo per cui l’azienda è nata ma sono attività funzionali all’organizzazione delle imprese. Comprende applicazioni utilizzate:

• All’interno dei processi di supporto
• Come supporto all’amministrazione di infrastrutture e di fattori di produzione

L’azienda nasce con uno scopo, definisce il suo profilo organizzativo ed è efficiente nel raggiungere gli obiettivi grazie all’informatizzazione. L’efficienza ha un limite; un processo ad un certo punto arriva alla sua massima efficienza e non va più avanti. Quando l’azienda informatizza tutti i suoi processi, allora questa ha raggiunto l’obiettivo di ottimalità. Dopo la massima efficienza, arrivo a saturazione, cioè l’efficienza diventa un costo e non più innovazione (costo che quindi deve essere minimizzato).

Devo quindi cercare ulteriore informazione e la trovo grazie agli ERP poiché un aumento di informazione mi consente di migliorare il Sistema Informativo e mi permette di modificare le modalità tramite cui agisco.

ERP

Sono nati osservando i processi di gestione delle attività aziendali delle imprese leader sul mercato in uno specifico settore. Obiettivo: creare un unico DB per tutti i diversi processi, in modo tale che vengano ridotti i troppi DB presenti in un’azienda e in modo che sia più facile consultare diversi tipi di dati e di informazioni. Avere un Sistema Informativo che consente l’aggregazione di dati ed informazioni semplifica le cose, garantisce in grandi contesti un aumento del supporto alle attività di gestione e di amministrazione.

Operativo

Comprende le applicazioni informatiche per i processi primari dell’azienda, cioè il core business.

Esempio struttura portafoglio applicativo società di servizi

Attività primarie: processo produttivo/back-office e distributivo/front-office processo. Forte correlazione tra back-office e front-office che si raggruppano in un unico erogazione del servizio, cioè l’efficienza ed efficacia di un servizio può anche essere modificata/migliorata nel momento in cui questa viene erogata. Il mondo dei servizi ed il manifatturiero differiscono per la diversa correlazione tra back-office e front-office.