Appunti di Organizzazione aziendale

Organizzazioni e progettazione organizzativa

Organizzazioni

La disciplina dell’economia aziendale si distingue in tre grandi momenti:

• La gestione (risponde alla domanda cosa?): definire e indicare cosa l’organizzazione deve produrre, ovvero decidere anche il prezzo a cui andare ad acquistare e vendere i beni e servizi.
• Organizzazione (chi e come?): definisce chi fa le attività all’interno delle organizzazioni, ma anche come, ovvero i processi che servono all’organizzazione, per raggiungere gli obiettivi prefissati.
• Misurazione (quanto?): ottenimento di supporti conoscitivi come ad esempio il budget o il bilancio di esercizio. Essi permettono di dare una rappresentazione corretta della situazione finanziaria dell’impresa.

Componenti di un'organizzazione

Le componenti dell’organizzazione aziendale sono:

1. Progettazione organizzativa: sistema complesso di attività che riassume le strutture, ruoli, i processi, le procedure, i meccanismi necessari e utilizzati per il raggiungimento degli obiettivi. È in grado di attirare risorse necessarie per il raggiungimento degli obiettivi dell’organizzazione e dei suoi stakeholder.
2. Gestione delle risorse umane: in pratica è la gestione dei lavoratori; essa è formata dall’insieme di politiche, prassi, sistemi che influenzano le prestazioni e i comportamenti dei lavoratori. Ogni organizzazione può scegliere di attuare una propria modalità di gestione delle risorse umane ma l’importante è che riesca ad articolare le molteplici attività e che queste ultime siano coerenti con la strategia ideata dall’organizzazione. La gestione si occupa di:
   • Pianificazione personale: capire quante persone sono necessarie per i diversi compiti da svolgere in azienda e le qualità e la bravura (professionalità) necessaria nel lavoro.
   • Ricerca di potenziali dipendenti (reclutamento) e processo di selezione: si occupa anche del reclutamento del personale tramite la ricerca e la selezione (assunzioni).
   • Sviluppo della carriera dei lavoratori e gestione delle retribuzioni: una parte fondamentale che deve svolgere essa è la valutazione della performance dei lavoratori con la relativa retribuzione, ma anche la gestione della carriera di ogni lavoratore presente.
3. Sistemi informativi: serie di strumenti e tecniche volti al favorire e gestire i flussi informativi all’interno dell’azienda. Gli strumenti ICT sono una componente dei sistemi informativi ma non è la sola; ci sono tante altre componenti come ad esempio i processi e le procedure, ovvero tutte quelle modalità di trasmissione dell’informazione all’interno dell’azienda stessa. Oltre a questo, abbiamo anche il patrimonio di dati aziendali.
4. Comportamento organizzativo: campo di studio che indaga sull’impatto/influenza degli individui, ma anche di strutture, sul comportamento all’interno delle organizzazioni con lo scopo di migliorare l’efficacia dell’organizzazione. Il comportamento organizzativo indaga quindi, sulle cose che fanno le persone all’interno dell’organizzazione e come il loro comportamento influenza la prestazione (singola, di gruppo…). I temi del comportamento organizzativo sono svariati; ad esempio la motivazione dei lavoratori, gli stili di leadership, e la collaborazione e i conflitti fra i gruppi.

Caratteristiche di un'organizzazione

Le organizzazioni sono entità sociali guidate da obiettivi, progettate come sistemi di attività deliberatamente strutturati e coordinati che interagiscono con l’ambiente esterno. Un esempio di organizzazione è il ristorante, ma può essere anche un ospedale, l’università, una banca…

Le caratteristiche che accomunano ogni organizzazione sono:

• Entità sociale (costituita da persone): quello che è rilevante all’interno dell’organizzazione non sono le strutture, gli edifici e i processi, ma sono le persone all’interno di esse. All’interno dell’organizzazione ci sono una pluralità di persone come ad esempio manager, dipendenti, altri lavoratori che non sono dipendenti…
• Guidata da obiettivi (obiettivi e risultati da raggiungere): ogni soggetto all’interno dell’organizzazione ha dei propri obiettivi a cui puntare e impegnarsi a raggiungere; l’organizzazione, poi, persegue anche degli obiettivi più grandi, chiamati “macro-obiettivi”. Il primo di essi è sicuramente la sopravvivenza stessa dell’organizzazione, ma ci sono anche macro-obiettivi di efficienza, di efficacia e di soddisfazione degli stakeholders.
• Progettata come sistema di attività deliberatamente strutturato e coordinato (struttura progettata per il conseguimento delle strategie): c’è una progettazione della sua struttura e delle attività; queste ultime inoltre, devono essere coordinate tra loro.
• Interagisce in maniera bidirezionale con l’ambiente esterno: non è un sistema chiuso, ma è uno aperto e dunque, viene influenzata dall’ambiente esterno ma a sua volta è lei stessa ad influenzarlo.
• Utilizzo di risorse per raggiungere i propri fini.

Altre caratteristiche delle organizzazioni sono:

• Risorse: necessarie per raggiungere obiettivi.
• Efficienza: la maniera/modalità con cui dovrebbero essere prodotti beni e servizi all’interno dell’azienda.
• Innovazione: le organizzazioni promuovono l’innovazione.
• Adattamento: si adattano all’ambiente in trasformazione e lo influenzano.
• Valore: le organizzazioni creano valore per tutti gli stakeholders.
• Nuove sfide in termini di diversità della forza lavoro e crescente attenzione per l’etica e la sensibilità.

Esempio concreto: Ristorante

È un’organizzazione perché è un’entità sociale (ovvero formata da gruppi di persone) tutte guidati da obiettivi (l’obiettivo principale del ristorante è la soddisfazione dei clienti il profitto da parte dei proprietari); l’attività del cameriere, assieme all’attività del cuoco e di tutti gli altri dipendenti deve essere coordinata e per fare ciò devono scambiarsi informazioni e coordinarsi. Infine, il nostro ristorante, interagendo con l’ambiente esterno, deve quindi fare riferimento ai potenziali clienti del ristorante, ai fornitori e ai suoi competitors.

Livelli di analisi

Esistono diversi livelli di analisi nelle organizzazioni:

1. Livello di analisi individuale (livello micro): le variabili individuali sono riconducibili a tre diverse categorie:
   • Competenze professionali: conoscenze, le capacità tecniche-specialistiche e sociali dell’individuo.
   • Valori: credenze degli individui.
   • Bisogni degli individui stessi.
2. Livello di analisi di gruppo (livello macro): studio gli aggregati di persone che vanno a definire le variabili sociali. In questo livello si formano dei gruppi che perseguono obiettivi di team; vengono influenzati dalla loro composizioni, ovvero caratteristiche di ogni individuo; ma anche dalla cooperazione e conflitto che si crea nei gruppi stessi.
3. Livello di analisi organizzativo: insieme di gruppi o meglio chiamate “unità organizzative” che si combinano fra loro per formare l’organizzazione in senso stretto.
4. Ambiente esterno (contesto inter-organizzativo, comunità): insieme di organizzazioni interagenti dove ognuna di loro, all’interno della comunità, costituisce una parte importante per l’ambiente di riferimento di ciascuna organizzazione.

L’analisi e l’osservazione sistematica delle organizzazioni permettono di effettuare delle diagnosi e di risolvere le problematiche che le organizzazioni incontrano, proponendo modelli che aiutano a comprendere gli avvenimenti passati e futuri e a gestire in maniera più efficace le organizzazioni.

Un’organizzazione è un mezzo per raggiungere uno scopo e deve essere progettata per raggiungere tale scopo; ecco perché la progettazione delle organizzazioni ha un ruolo fondamentale all’interno dell’impresa. Le organizzazioni sono costituite dalle persone e dalle loro reciproche relazioni: esse esistono solo nel momento in cui le persone interagiscono a vicenda nell’esercizio di funzioni che aiutano a conseguire degli obiettivi.

Rilevanza economica-sociale e i valori di un’organizzazione

Le organizzazioni hanno una grossa rilevanza economico-sociale:

• Efficacia: è il livello di raggiungimento degli obiettivi dell’organizzazione; un’organizzazione si dice efficace quando è in grado di raggiungere gli obiettivi che si è preposta. Gli obiettivi devono essere precisi e chiari. Vi sono una pluralità di obiettivi; ad esempio per i lavoratori i principali obiettivi sono: avere una retribuzione adeguata, una soddisfazione lavorativa o una carriera all’interno dell’organizzazione.
• Efficienza: la quantità di risorse utili all’organizzazione, per raggiungere determinati obiettivi; è dunque la quantità di materie prime, persone, di denaro necessari per ottenere un determinato output.
• Approccio stakeholder: punta al soddisfacimento degli stakeholder. Essi sono tutti quei soggetti, interni o esterni all’organizzazione, che hanno interesse nella performance dell’organizzazione. Ci sono una pluralità di stakeholder e ognuno può avere diversi obiettivi; è infatti spesso difficile bilanciare il raggiungimento di tutti questi. In una organizzazione, esistono numerosi stakeholder (fornitori, clienti, creditori…).

Le sfide delle organizzazioni contemporanee

Le organizzazioni devono affrontare molte sfide oggigiorno e la prima di queste è la globalizzazione che si potrebbe definire una delle più complesse. La globalizzazione ha permesso a molte aziende, di trasferire la propria produzione in paesi più convenienti e dunque di competere maggiormente all’interno del mercato. Con l’inizio della globalizzazione si hanno inoltre le prime unioni e fusioni (alleanze) fra aziende diverse che decidono di unirsi per diventare più grandi, per sfruttare le diverse economie col fine di ottenere un vantaggio competitivo su scala globale (come ad esempio le joint ventures).

Il mercato del lavoro è ora globale e dunque il bacino di reclutamento è anche lui globale; dunque un’organizzazione deve avere un bravo manager (risorse umane) che sia capace anche di approcciarsi in maniera positiva alla globalizzazione. Per affrontare tutto questo, l’istituto deve essere pertanto pronto a progettare e strutturare la propria organizzazione in modo da far fronte alla globalizzazione sia a livello di risorse umane interno che di prodotti erogati.

Le sfide che deve affrontare un’organizzazione non sono solo queste, ma ve ne sono delle altre:

• Un’altra sfida che deve affrontare l’organizzazione è l’intensificazione della competizione, dovuta anche per la globalizzazione. Le organizzazioni competono fra loro per raggiungere la migliore posizione economica nel mercato e quindi bisogna essere pronti a migliorare ed essere all’avanguardia.
• Ogni organizzazione subisce pressioni da parte del Governo, ma anche dalla collettività e dell’opinione pubblica; infatti un’altra sfida è l’etica e la responsabilità sociale: deve perciò rispettare degli standard etici e professionali.
• La quarta sfida che deve affrontare è la flessibilità, perché tutte le organizzazioni devono essere sempre più flessibili in modo da far fronte ai cambiamenti ambientali ma soprattutto devono progettare costantemente i processi in base anche al miglioramento della tecnologia.
• Poi abbiamo anche la digitalizzazione: ormai il lavoro è, in gran parte, svolto tramite computer e nuove tecnologie digitali, che possono portare all’instaurazione/creazione di relazioni virtuali con altri soggetti come ad esempio con fornitori, clienti, ma anche con persone all’interno dell’organizzazione stessa; è dunque oggi possibile uscire dai confini fisici dell’organizzazione. Un esempio possono essere i progetti realizzati da team virtuali; ovvero team, i cui componenti lavorano da diverse parti del mondo. Un altro esempio possono essere le stampe in 3D dei progetti aziendali per velocizzare le procedure.
• L’ultima sfida riguarda la diversità: operando in un contesto globale, ogni organizzazione deve avere a che fare con persone di diversa cultura, genere, età…

Il problema fondamentale dell'organizzazione del lavoro

Per capire le origini sul problema organizzativo, è fondamentale il passaggio di Adam Smith del 1776; in tale passaggio, Smith pone il problema esaminando una fabbrica di spilli: 10 dipendenti eseguivano 2,3 operazioni e ciascuno di loro riusciva a produrre una decima parte della produzione totale del bene. Ma anche se ogni dipendente avesse lavorato indipendentemente (e non si fosse specializzato nella lavorazione di una parte del prodotto finale) non avrebbe mai potuto produrre la quantità di prodotti precedente.

Certe forme di divisione del lavoro, vi sono anche in natura da millenni, ma è dalla rivoluzione industriale che i principi di specializzazione del lavoro vengono applicati in maniera estesa. Successivamente un ulteriore impulso si ebbe con Henry Ford e la seconda rivoluzione industriale.

In sintesi, l’organizzazione, da un punto di vista economico, nasce per effetto della divisione del lavoro, che crea delle attività specializzate (specializzazione dei compiti), che si sono dimostrate più efficienti ed efficaci rispetto alle forme artigianali; quest’ultime infatti hanno una bassa specializzazione di compiti, ovvero dove ogni soggetto compie un’ampia gamma di attività nel proprio lavoro svolgendolo probabilmente bene ma in tempi lunghi.

La specializzazione dei compiti viene analizzata da tre punti di vista:

• Economie di specializzazione: possibilità di usare macchinari dedicati a determinate attività (ottenendo una maggiore produttività).
• Economie di apprendimento: ripetizione di una gamma di operazioni che permette una maggiore abilità di svolgimento delle operazioni / attività da parte dei dipendenti.
• Economie di scala produttive: utilizzo di impianti che permettono una riduzione di costi e maggiore quantità di output.

La specializzazione dei compiti fa sì che ci siano interdipendenze, più o meno forti, tra attività stesse e in un’ultima istanza, anche tra le persone all’interno dell’organizzazione. Per interdipendenza si intende il grado e la tipologia di relazione che sussiste tra attività, processi e persone (esempio: In una azienda di produzione di giocattoli, vi sono due operai rispettivamente impiegati in imballaggio e assemblaggio. In questo caso, l’output fornito dall’addetto dell’imballaggio, sarà l’input dell’addetto all’assemblaggio, creando pertanto un legame di interdipendenza forte fra i due operai).

La necessità di gestire le interdipendenze porta l’organizzazione a sviluppare adeguati meccanismi di coordinamento. All’aumentare della visione dei compiti e della specializzazione, aumenta infatti il fabbisogno di coordinamento, ovvero occorre adottare meccanismi in grado di gestire le interdipendenze generate al fine di riunire/ricondurre all’unità la parcellizzazione dei compiti. Il coordinamento è l’essenza dell’organizzazione.

Le due forme principali di coordinamento sono:

• Il mercato: attraverso il meccanismo dei prezzi coordina le attività dei tanti singoli produttori specializzati (opera con la sola soluzione del prezzo).
• La gerarchia: la quale descrive chi riporta a chi e l’ambito di controllo di ogni manager.

Dimensioni organizzative

Ogni organizzazione è descritta da molteplici tratti della sua struttura. Esistono due tipologie di dimensioni organizzative:

• Dimensioni strutturali: analizzano le caratteristiche interne dell’organizzazione e permettono di compararla con le altre organizzazioni.
• Dimensioni contestuali: riguardano l’organizzazione nella sua totalità e l’ambiente organizzativo che ne influenza la struttura.

Per comprendere e valutare le organizzazioni è necessario esaminare entrambe le dimensioni. È importante ricordare che entrambe le dimensioni, contestuali e strutturali, devono essere interdipendenti tra loro: bisogna che ci sia una coerenza tra le due.

Variabili/dimensioni strutturali (dipendenti)

Le dimensioni/variabili strutturali forniscono delle etichette utilizzate per descrivere le caratteristiche interne di un’organizzazione; esse creano una base per misurare e confrontare le organizzazioni. Le variabili strutturali sono sei:

1. Formalizzazione: quantità di documentazione scritta riguardante l’organizzazione e che descrive comportamenti e attività (es: impiegato delle poste che legge come si apre un conto corrente). In base alla formalizzazione, possiamo distinguere due diversi tipi di aziende:
   • Aziende formali: tanta documentazione per iscritto.
   • Aziende informali: organizzazioni che non creano tanta documentazione interna, preferendo le vie verbali.

   La documentazione riguardante l’organizzazione conterrà questi elementi:

   • Mansione: insieme di attività assegnate ad un determinato soggetto.
   • Regolamento: documento che descrive la gerarchia e distribuisce il potere.
   • Codice etico: linee guida di buona condotta.

   Gli istituti con grandi contesti organizzativi, come potrebbe essere una università statale, il livello di formalizzazione è prevalentemente alto: ci saranno perciò una serie di documentazioni che descrivono fino al minimo dettaglio i processi, le procedure e le attività condotte all’interno dell’università.