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ARCHIVISTICA – PROF PAOLONI

Archivio -> complesso di documenti. Idea dell’organizzazione.

L’archivio è il complesso dei documenti prodotti o acquisiti durante lo svolgimento della propria attività da un soggetto

produttore.

Deve avere una certa organizzazione per poter essere fruibile da tutti.

Serve per tenere sotto controllo la struttura che usufruisce dell’archivio.

Foto e lettere fanno parte dell’archivio di famiglia -> senso identitario. Memorie care.

Negli archivi c’è sempre una finalità giuridico amministrativa ed una componente legata all’esigenza di conservare qualcosa

che definisca la loro identità.

Spediti/ricevuti in un archivio vi sono sia i documenti arrivati, sia quelli

Prodotti/acquisiti prodotti dal soggetto produttore.

Il soggetto produttore è il soggetto produttore dell’archivio, non necessariamente l’autore dei documenti contenuti al suo

interno.

Da il nome all’archivio. Ha una sua storia, una sua dinamica, nel corso del tempo può cambiare nome. Ad esempio: Archivio

Storico del Senato -> ove troviamo fondi di archivio prodotti da entità che esistevano prima del Senato attuale come

l’Archivio Storico del Senato del Regno.

Il soggetto più recente assorbe la memoria archivistica. E’ colui che produce l’archivio.

In un archivio vi è anche documentazione istruttoria -> quella che serve per formare una decisione.

Nell’archivio vi è una parte di missive/responsive -> corrispondenza con altri soggetti.

Documentazione ad uso proprio

Leggi eversive dell’asse ecclesiastico -> Lo Stato incamera beni ecclesiastici e con essi anche gli archivi.

Archivio è un termine ambiguo. Può avere questo significato ma spesso viene usato per indicare degli istituti di

conservazione degli archivi.

Vengono eliminati documenti dagli archivi? Tra archivio corrente e archivio storico vi sono varie fasi tra cui quella di selezione

dove vengono scelti documenti da conservare.

In base a quali criteri vengono distrutti i documenti? Attenzione sia alla parte giuridico amministrativa, sia alla parte

identitaria.

Secondo la parte identitaria non si dovrebbe distruggere niente. Molta documentazione dei Ministeri nel periodo fascista è

andata distrutta poiché gli archivi venivano posti ai primi piani seminterrati e soggetti a frequenti allagamenti ->

collocazione intenzionale.

Distruzioni d’archivio riguardano:

• gli apparati repressivi degli stati dittatoriali -> documenti a volte conservati per scelta, altre per caso. Esempio,

l’Archivio della polizia politica tedesca (stasi) era pubblico e ognuno poteva accedere ad informazioni sul proprio

conto.

• Dittature militari

La scelta di conservare o distruggere è una scelta politica.

STRUTTURA DELL’ARCHIVIO

Quando gli archivi si formano nascono con una struttura che gli viene data sin dalla sua nascita.

La struttura dell’archivio è un’informazione storica (che si sviluppa durante la vita dell’archivio) e dice cose dell’archivio che

sono indipendenti dal contenuto dei documenti.

Il soggetto produce l’archivio perché questo gli serve per svolgere la sua attività (esempio conserviamo le bollette per

certificare che le abbiamo pagate)

L’archivio si forma per ragioni pratiche -> esempio, l’archivio dell’ufficio tecnico del comune serve per consultare le licenze

edilizie e valutarne la legittimità -> questo dal punto di vista del cittadino. Il punto di vista del comune è quello di tutelarsi e

mostrare la legittimità delle proprie azioni.

L’archivio nasce a supporto di un’attività istituzionale Deve essere gestito in maniera efficiente e funzionale.

IMPORTANZA DELL’ELEMENTO STRUTTURALE DI UN ARCHIVIO

La normativa archivistica dedica attenzione alla tutela della struttura di un archivio.

Presso un ufficio dello Stato esiste una commissione di sorveglianza che decide cosa deve essere distrutto, trasferito ecc.

Accade che si trovi della documentazione storica che non dovrebbe esserci -> ci si chiede “da dove provengono questi

documenti?” e allora si svolge attività di identificazione.

Si deve vedere: - a chi sono indirizzati i documenti in entrata

- Si cerca la copia dei documenti che sono usciti.

La provenienza di un documento è sempre importante e va ricostruita quanto più possibile

TEMPI DI CONSULTABILITA’

Si intendono usi non amministrativi mentre il diritto di accesso agli altri è svolto nella tutela dei propri interessi legittimi.

Quando avviene che un documento diventa liberamente accessibile e consultabile? Dipende dal produttore.

La documentazione amministrativa normale diventa liberamente consultabile dopo 40 anni (non riservata).

La documentazione riservata riguardo politica e sicurezza esterna e interna diventa consultabile dopo 50 anni (diversa dai

servizi segreti o dai segreti di stato) riguarda la pubblica amministrazione e il rischio che la divulgazione di tali documenti

possa metterla in pericolo.

Originariamente erano previste deroghe quindi il ricercatore che voleva vedere documentazione riservata può fare una

richiesta attraverso organi amministrativi degli archivi.

Per tradizione storica la deroga riduce il limite da 50 a 30 anni. Accade che la documentazione riservata viene mostrata dopo

30 anni, quella normale dopo 40 -> non ha deroghe.

Ci sono limiti alla consultabilità per la tutela della privacy quando il documento contiene notizie private delle persone

(esempio malattie, sessualità, affari di famiglia). Esiste un limite di 70 anni, inderogabile.

Limite 50 anni -> sicurezza dello Stato

Limite 70 anni -> diritto delle persone. Lo stato non ha il diritto di concedere deroghe.

L’archivio è un complesso di documenti prodotti o acquisiti dal soggetto produttore nell’esercizio delle sue funzioni.

L’archivio è funzionale all’attività che svolgono.

Archivio corrente: insieme dei documenti correnti. Si forma sulla base di determinate regole stabilite dalla pubblica

amministrazione -> la normativa rende queste regole obbligatorie negli enti pubblici. Per gli altri enti queste regole sono un

punto di riferimento.

Archivio di deposito: documenti semi-attivi.

Archivio storico: insieme dei documenti storici.

Archivi dei censimenti: in forma aggregata. Non è possibile risalire all’autore delle singole risposte. L’Istat vuole conoscere la

realtà delle cose per stabilire le politiche future.

Uso più frequente degli archivi -> per ricerche storiche e genealogiche.

Per ricerca medica (cartelle cliniche utilizzate per studiare patologie)

GLI STRUMENTI DI GESTIONE DEGLI ARCHIVI IN AMBIENTE TRADIZIONALE (DOC. CARTACEI)

• Le pubbliche amministrazioni hanno l’obbligo della tenuta di un registro di protocollo che è uno strumento di

certificazione.

A cosa serve tenere un registro di protocollo? Finalità di dimostrare che un documento esiste. Attesta che un documento fa

parte dell’archivio di quel soggetto produttore.

Un protocollo ci da una sicurezza di natura temporale -> ricevuto/spedito alla tale data e ora (es. utile nelle gare d’appalto)

• Strumenti di ricerca

Oggi lo strumento di ricerca è informatico (purchè ben organizzato). Quando arrivava un documenti si compilavano schede

relative ai soggetti, ai fatti interessati ecc. Con l’evoluzione tecnologica i dati si dispongono da soli.

• Massimario di conservazione e di scarto (o quadri di selezione)

Nell’archivio di deposito arrivava il momento di selezionare la documentazione. Procedimento che si basa sull’analisi della

documentazione prodotta -> selezionare sensatamente il materiale da conservare. Ad esempio, nel mondo delle

assicurazioni -> non si possono conservare milioni di polizze scadute ma si conserva la memoria dei prodotti creati (vengono

campionate delle polizze per far degli studi).

• Regole interne (formalizzate e non formalizzate)

La normativa tecnica della p.a. prevede la formalizzazione di tutte le regole e prevede anche un manuale di gestione

(strumento di garanzia per l’accesso alla documentazione).

Ha una parte pubblica che si occupa di relazioni con il pubblico (URP). La parte interna ha regole di gestione dei documenti

talvolta accessibili soltanto a persone che si trovano ad un certo livello di gestione del sistema documentario.

Legge 241 del 1990 per la trasparenza amministrativa -> la p.a. doveva rispondere ad ogni richiesta. Tutela interesse

legittimo.

Le normative scritte hanno un vantaggio rispetto alla trasmissione orale -> se non sono scritte sono difficili da modificare e

così si formalizza il cambiamento per renderlo percepibile a tutti.

• Registri di protocollo

Funzione di certificazione.

Come funziona un registro di protocollo?

Il soggetto produttore di un archivio svolge una serie di attività nelle quali forma e riceve dei documenti. Ogni volta che un

documento entra ed esce dai confini dell’attività entra in funzione il registro di protocollo.

Registrare sul protocollo significa identificare ciò che registro -> mittente, destinatario, data (spesso ora e minuto), oggetto,

numero di protocollo assegnato dal mittente.

Una volta identificati i vari elementi, assegno un numero all’interno del mio sistema di protocollo.

Il protocollo elettronico è una banca dati digitale che contiene gli elementi del registro tradizionale.

• Il titolario è detto anche quadro di classificazione.

A cosa serve un titolario? L’archivio è un complesso di documenti e si struttura con il quadro di classificazione che permette

di arrivare ad organizzare serie, sottoserie fino al singolo fascicolo.

Progettare un archivio significa dargli una struttura.

E’ uno strumento basato sull’analisi delle funzioni svolte dal soggetto produttore. Quest’analisi faceva elaborare indici

alfanumerici con delle numerazioni a matrice (es. 17 a.c.). Queste matrici erano dette “categorie” “titoli” “posizioni” e danno

luogo alla formazione di serie archivistiche che fanno risalire ad un certo tipo di attività.

Esempio del Ministero dell’Industria -> nel suo archivio vi sono serie dedicate alle attività minerarie ma una di queste è

dedicata alle concessioni per la ricerca nel sottosuolo. All’interno potrebbe esserci una serie di richieste e una sottoserie di

richieste rifiutate o sottoserie per tipo minerale.

La struttura di un archivio da informazioni sull’attività del sogg. Produttore -> fa capire come cambia il modo di operare.

Il soggetto produttore usa il titolario per definire la struttura del suo archivio.

Gli archivisti, prima di tutto, cercano una copia del titolario oppure cercano di ricrearlo.

La percezione di titolari, documenti, fascicoli è legata all’importanza che se ne attribuisce.

Il titolario riguarda le attività del soggetto produttore in quanto, attività diverse, danno luogo a serie diverse.

Gli archivi privati seguono l’interesse del soggetto. Ad esempio, negli archivi di una soc. SPA troviamo serie che vengono

previste per legge come i verbali delle assemblee, i bilanci ecc.

L’attività di classificazione si svolge con il titolario e investe tutto l’archivio dando una collocazione ad ogni singolo

documento.

Il titolario, rispetto al protocollo, è uno strumento di ampie vedute che porta alla formazione ordinata di tutto l’archivio.

Perché è importante il titolario?

- Dal punto di vista della finalità culturale -> interpretare i documenti all’interno di un contesto. Il documento viene

contestualizzato per poter essere interpretato.

- Dal punto di vista della ragione pratica -> l’ordine è importante per rendere facile la ricerca. Sapere come è ordinato

l’archivio aiuta ad informarsi circa la presenza o meno di un documento.

- Dal punto di vista informativo -> per conoscere la storia dell’archivio, di avere info sulla struttura.

Il livello più basso è rappresentato dai singoli documenti, il livello più alto dalle varie serie.

Un fascicolo è un elemento costitutivo di una serie archivistica -> è una scala gerarchica. Una serie non può essere

contenuta in un fascicolo.

Tra il fondo archivistico e i singoli documenti, qual è l’unità costitutiva?

L’unità costitutiva non è il singolo documento ma è il fascicolo. Un documento assume rilevanza logica se inserito nel suo

contesto.

Il registro di protocollo si pone al livello del singolo documento mentre il titolario si pone al livello del fascicolo.

LA CLASSIFICAZIONE

Consiste nell’organizzare i documenti raggruppandoli in fascicoli (entità in primo luogo logiche). Il fascicolo ha la sua

centralità.

“entità in primo luogo logiche” -> definizione figlia dell’evoluzione tecnologica.

L’UNITA’ ARCHIVISTICA

Il fascicolo è un raggruppamento organico di documenti relativi ad uno stresso oggetto (procedimento, processo, materia,

forma e/o tipo di documento) che si costituisce nel corso dell’attività amministrativa ed è identificato con un codice

alfanumerico composto di 2 elementi:

- Indice di classificazione

- Numero progressivo del fascicolo stesso

Il registro è un documento costituito dalla registrazione in sequenza secondo criteri predefiniti (tendenzialmente

cronologici) in un unità identità documentaria di una pluralità di atti giuridici.

Il registro è una sequenza di documenti rilegati

Perché è un’identità in 1° luogo logica? Nell’ambiente cartaceo i documenti sono ordinati dal punto di vista logico e dal

punto di vista fisico -> corrispondenza tra unità logica e unità di conservazione fisica.

Con l’evoluzione tecnologica alcuni documenti sono cartacei e altri digitali -> dal punto di vista della gestione dell’archivio,

la valenza logica diventa prevalente -> ci interessa l’aspetto strutturato dell’archivio, la sua struttura logica.

STRUMENTI DI GESTIONE

A che livello si colloca la gestione dell’archivio?

In un ambiente non pubblico siamo nei confini dell’azienda. Diverso il discorso nella pubblica amministrazione.

Struttura amministrativa individuata da settori che (per tipologia di mandato istituzionale, di funzione amministrativa

perseguita, di obiettivi e attività svolta) presentano esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e corretto.

RUPA -> Rete unitaria pubblica amministrazione. Progetto di costruire una rete unitaria della p.a.

Un soggetto produttore è unitario ma in una realtà complessa non è facile individuarlo.

Ad esempio. Area Organizzativa -> L’ENEL è il soggetto principale. Green Power si occupa di energie rinnovabili. Ognuno ha

un proprio archivio.

La sfera di attività di un soggetto è l’area organizzativa omogenea.

STRUMENTI DI RICERCA

Repertorio -> serviva a non aprire fascicoli doppi

Schedari e rubriche -> obiettivo di ritrovare tutto ciò che era reperibile in archivio su un determinato affare. Siamo nella fase

di arrivo dei documenti -> si compilavano una o più voci a seconda della natura dell’oggetto del documento.

Nell’800 la funzione di ricerca in archivio viene affidata dalle rubriche.

Criterio delle schede mobili -> in grandi archivi.

800: secolo delle rubriche

900: secolo degli schedari

Esempio: schedari delle rubriche dell’archivio di gabinetto della Presidenza del Consiglio -> dopo Mussolini entrano in uso

altri strumenti. L’archivio era cresciuto.

Con la gestione digitale, la creazione dello strumento di ricerca è automatico -> importanza del linguaggio.

• Massimari di conservazione e di scarto

Criteri per la selezione della documentazione.

L’operazione di scarto/selezione è necessaria poiché la produzione cartacea determinata dall’espansione delle attività

burocratiche è enorme.

Attività di selezione/scarto sono necessari per conservare documenti archivistici che ha senso conservare.

Quali sono le giustificazioni teoriche per lo scarto?

-Scarto come un male necessario.

Anni 70 in poi -> lo scarto è visto come occasione per qualificare l’archivio come fonte di informazione e documentazione

(sia verso gli storici che verso gli altri utenti).

-Lo spazio di un archivio ha un valore (es. il valore di uno spazio in cantina è diverso da quello di uno in centro). Bisogna

investire nelle caratteristiche ambientali dello spazio usato come archivio -> necessario per una buona conservazione. Non

ha senso occupare spazio con carte di cattiva qualità.

-cattiva conservazione (fogne, roditori ecc) mettono a rischio l’archivio.

-la crescita illimitata di un archivio porta alla distruzione della qualità (più gli archivi sono voluminosi e disordinati, più è

facile far sparire delle carte)

Spesso la documentazione viene distrutta senza tener conto dei vincoli temporali.

Costo della gestione degli spazi -> il digitale non si conserva gratis,ingenti spese per far fronte al superamento tecnologico.

Criteri

Le operazioni di selezione e scarto si basano sulla selezione del materiale su cui si opera.

Bisogna conoscere le tipologie documentarie e l’attività del soggetto -> nella pubblica amministrazione esistono norme che

regolano selezione e lo scarto.

Non esistono criteri fissi, bisogna studiare il materiale assieme a persone con conoscenza e responsabilità adeguata.

Due classi di criteri:

- Vincoli di carattere giuridico amministr -> documenti da conservare obbligatoriamente, per legge, un tot di anni

Eliminare cose che non sono gravate da un obbligo di conservazione di

Legge o di normative interne al soggetto produttore.

- Esigenze di auto documentazione del sogg. Produttore-> - per esig. Di carattere produttivo decisionale come

L’orientarsi nei processi decisionali aziendali

- - Per esigenze di tipo identitario

Inquadramento normativo

Procedure che la p.a. deve seguire per scartare la documentazione.

Il privato non ha questi vincoli ma esistono organismi statali che vigilano sugli archivi privati poiché essi sono beni culturali.

L’archivio di un privato può essere di interesse storico. La sovrintendenza notifica l’interesse per un archivio e da quel

momento il privato deve concordare con essa tutte le procedure di scarto, riordino ecc.

Gli archivi pubblici sono vincolati a seguire procedure diverse a seconda del tipo di archivio:

- Pubblico -> producono soltanto archivi che fanno parte come organismi centro periferici dello stato

- Statale -> interviene il personale tecnico degli archivi di stato

Lo stato è un soggetto pubblico. Esistono soggetti pubblici che però non sono statali (prov, regione, comune, enti)

I soggetti pubblici non statali sono vigilati dalle sovrintendenze (come i privati). Di solito nominano una commissione che si

relaziona con la sovrintendenza attraverso la trasmissione di elenchi di scarto.

Archivio di Stato di Roma -> è provinciale

Archivio Centrale dello Stato -> si occupa degli uffici centrali. E’ un ARCHIVIO DI CONCENTRAZIONE.

Negli altri archivi, il soggetto produttore è anche colui che custodisce ed organizza i documenti.

Corredo: inventari, indici, guide e schedari.

Soggetto produttore: colui che ha una propria documentazione e per necessità la organizza proprio in un archivio.

Archivi di deposito: la documentazione transita per 40 anni. Ci devono essere gli atti e non oggetti. Più è grande l’ente e più

la gestione dell’archivio è difficoltosa.

Archivioeconomia: il modo economicamente corretto con il quale si organizza e gestisce un archivio in quanto, questo può

essere una fonte di reddito.

Preunitario: segue il concetto che si rifà a quello di unità amministrativa (1865) e non al concetto di Unità d’Italia. La

periodizzazione deve avere un riscontro con la conclusione storico amministrativa del nostro periodo.

Postunitario: con il periodo della Repubblica si da una numerazione alla serie. Inizia poi una nuova fase dalla storia, vi è un

cambiamento istituzionale.

Registro di protocollo

Ha origine napoleonica. Ha 4 elementi giuridici e un elemento archivistico. Oggi è elettronico

Quali sono gli elementi giuridici? Numero progressivo, Mittente/Destinatario, Data e Oggetto.

Quali errori si facevano su un registro cartaceo?

- Scrivere a fronte (inficiare la qualità del registro di protocollo)

- bianchetto (perdeva validità)

- venivano lasciati numeri vuoti nei fogli di protocollo

Registro giornaliero -> deve essere organizzato secondo la giornata. Viene chiuso ogni volta che scatta la mezzanotte e un

minuto. Viene però stampato su richiesta o a fine anno. Non viene stampato tutti i giorni.

L’assegnazione delle informazioni è effettuata in un un’unica operazione.

Quali atti vengono protocollati? Protocollazione obbligatoria per documenti ricevuti/spediti.

Le delibere vengono protocollate. Ogni delibera esce sull’albo pretorio.

I contratti vengono messi a REPERTORIO che ha la stessa funzione del registro di protocollo.

Quali si possono non protocollare? Esclusi bollettini, gazzette, materiali statistici, atti preparatori interni, inviti a

manifestazioni senza risvolto economico istituzionale.

Registro provvisorio o d’emergenza è un registro cartaceo che si utilizza in caso di indisponibilità del sistema informatico ->

protocollare l’essenziale.

Legge 445/2000: regole per la pubblica amministrazione per organizzare la propria documentazione. Prevede introduzione

del manuale di gestione del protocollo informatico.

Si parla di documento in generale -> non specifica se giuridico o meno.

La schedatura deve essere più analitica possibile. Ragionare su ogni documento.

Elenco di consistenza: è un lavoro propedeutico alle schede dell’inventario. Non si parte dalla schedatura. Tenere sempre

d’occhio la finalità.

Documento informatico: registrazione su supporto informatico e trasmissione per mezzo di strumenti telematici.

Documenti – leggi dello Stato

Elementi: - chi emana la legge (Esempio, Vittorio Emanuele)

- Premessa

- Gransigillo dello stato (timbro a secco)

- Necessaria un’ulteriore firma del ministro quale assunzione di responsabilità politica.

- Numero in alto a sinistra (esempio 2364) è il numero che assume il decreto all’interno della raccolta. E’

l’ultimo elemento che viene inserito.

Una copia del decreto va a far parte del registro degli atti di governo registrato dalla corte dei conti.

IL DOCUMENTO ARCHIVISTICO SECONDO L’ARCHIVISTICA CONTEMPORANEA

-Atti formali di natura giuridica

-scritture informali relative a fatti giuridicamente rilevanti

-testimonianze scritte che riflettono fatti non giuridici -> soprattutto archivi privati.

Gran parte della documentazione nei fascicoli d’archivio è documentazione di supporto ai processi decisionali.

Oggi gli archivi sono misti: cartacei, digitali, audiovisivi ecc.

La posizione di un documento in archivio è storicamente rilevante.

L’ORDINAMENTO

“Obiettivo è la ricostruzione della struttura originaria dell’archivio” (Pavone) -> secondo il metodo storico.

Non è un lavoro semplice. Il principio della ricostruzione della struttura originaria è da tempo professato universalmente ma

ha delle complicazioni concettuali e pratiche -> l’ordinamento non è un elemento statico -> la struttura dell’archivio è

dinamica e varia del corso del tempo.

La struttura originaria è un obiettivo -> a volte è netta e definita, a volte è difficile da afferrare.

Si parla di ordinamento su base alfabetica, cronologica e di provenienza.

700 -> tentativo di organizzare gli archivi per argomento. Tentativo poi abbandonato.

In questo secolo non c’è il senso della storia. Esigenza di rapidità, efficacia amministrativa.

Tentativo di organizzare le carte antiche -> unica cosa da fare. Tentativo dal punto di vista della riclassificazione di tutta la

documentazione superstite (periodi di grandi scarti a causa dell’ingente quantità di documenti).

A partire dagli anni 20 e 30 si è affermato il criterio del metodo storico (o principio di provenienza).

Riclassificare il patrimonio documentario secondo criteri di classificazione messi in uso dall’amministrazione corrente.

Fino alla rivoluzione francese -> archivi considerati strumento di governo. Erano segreti.

Ogni esperienza di gestione dell’archivio si confronta su scala diacronica con la gestione precedente -> no al confronto con

altri archivi. Autoreferenzialità.

Tentativi di gestione archivistica razionale.

In Italia (e anche nel resto d’Europa) le operazioni di riordinamento non vengono mai portate completamente a termine.

Metodo peroniano: ordinamento della 2^ metà del 700.

Operazione di classificazione portata a termina a Milano.

Difficoltà:

- la documentazione poteva essere spostata in punti diversi della griglia di classificazione. Ci si chiedeva dove inserire

determinati documenti poiché potevano essere inseriti in varie categorie.

-Operazioni che, dinnanzi ai primi ostacoli sembravano non poter essere portate a termine. A Milano fu portato a termine

grazie al mandato politico fortissimo.

Qualcuno propose sistemi di ordinamento oggettivi -> cronologico, alfabetico -> criteri che hanno dato luogo ad

inconvenienti. Esempio, documentazione non datata.

Gli ordinamenti peroniani hanno distrutto la struttura originaria degli archivi di provenienza. Hanno diminuito

l’interpretabilità critica dei documenti -> la griglia di classificazione li ha sottratti al loro contesto di produzione.

Metodo storico.

Tappe:

-importanza della storia, cambiamenti avvenuti con la rivoluzione francese, romanticismo ecc.

-molta documentazione d’archivio non era mai stata lavorata (Archivio di Lucca e Venezia non avevano mai subito tentativi

di riordino).

Bonaini è a caso di questo metodo. Parte dal rispetto dei fondi e dal principio di provenienza.

I documenti devono essere ordinati secondo i tempi di produzione -> contesto storico.

Inizio 800: circolare che vieta la riclassificazione. Principio del rispetto dei fondi: Bisogna mantenere documenti

archivistici all’interno dei documenti in cui si sono formati -> non mischiare documenti di soggetti produttori diversi.

Rispetto della struttura originaria del fondo. Non ci sono ambiguità -> unico obiettivo è la ricostruzione della struttura

originaria che però non è sempre facilmente individuabile.

ARCHIVI DOVE SONO PRESENTI ORDINAMENTI DIVERSI TRA LORO

44/46 l’Italia passa da regime dittatoriale -> no libertà di stampa a regime dove la stampa era controllata -> dava la carta,

sovvenzioni ai giornali -> questi interventi erano svolti da alcuni uffici che, ovviamente, dettero luogo a formazione di serie

archivistiche relative ai rapporti con le testate e con i singoli giornalisti.

Cambiano normative e quindi le fisionomie degli archivi -> i fascicoli vengono riclassificati sulla base di ordinamenti diversi.

Mancanza di carta -> spesso le copertine dei fascicoli venivano riciclate -> ci si trova davanti ad un fascicolo contenuto nella

copertina di un altro fascicolo -> sorta di doppio fascicolo , uno di questi era “vuoto, virtuale”.

Oggi non avviene perché queste cose si gestiscono a mezzo informatico.

INVENTARIO

L’inventario è un elenco che illustra il rapporto del soggetto produttore con le carte.

Consultabile via internet. Presuppone l’ordinamento perché deve seguire linee visibili a chi fa la ricerca.

Obiettivo: massima utilità per l’utente che è obiettivo dell’elaborazione di uno strumenti di ricerca.

La redazione di un inventario porta via molto tempo.

Fase di ordinamento -> capire come funzione l’archvio.

Sapere di quali mezzi di corredo era dotato quanto è giunto presso l’istituto di conservazione.

Dopo gli inventari chi chiediamo: “qual è la fruibilità effettiva per gli utilizzatori?”. L’archivista ha sempre come punto di

riferimento la massima efficienza.

Il massimo di utilità per l’utente è quello che si ottiene adottando il criterio della struttura invece di quello tematico.

Inventario secondo la struttura:

- Conserva la polisemia intrinseca che così garantisce una possibilità d’uso più ampia per i ricercatori -> se

faccio un inventario a tema privilegio soltanto una fetta di questi.

- Ci sono delle serie che contengono info di tipo seria (numeri, statistiche). Sono fruite da utenti che fanno

elaborazioni di vario genere. Se preparo un inventario che evidenzia la serietà dei dati, agevolo il lavoro

di queste persone oltre a quello di chi cerca dati testuali ed evita la consultazione di fascicoli fatti di soli

numeri.

- Permette di fare ricostruzioni virtuali.

L’inventario deve fornire un prospetto generale dell’archivio con una descrizione analitica o sommaria delle unità che lo

contengono.

Secondo gli olandesi, l’inventario non deve rendere superflua la consultazione dell’archivio stesso -> deve rendere

accessibile la documentazione senza sostituisce a questa. Non si deve trascrivere l’archivio ma soltanto mettere le persone

in condizione di usufruirne.

Gli inventari tradizionali devono essere forniti di indici. Rimandano direttamente a determinati fascicoli di nostro interesse.

Sono descrizioni semantiche, devono seguire delle strutture.


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Appunti di Archivistica generale per l'esame del professor Giovanni Paoloni sull'archivio: complesso di documenti. Idea dell’organizzazione. L’archivio è il complesso dei documenti prodotti o acquisiti durante lo svolgimento della propria attività da un soggetto produttore. Deve avere una certa organizzazione per poter essere fruibile da tutti. Serve per tenere sotto controllo la struttura che usufruisce dell’archivio. Foto e lettere fanno parte dell’archivio di famiglia: senso identitario.


DETTAGLI
Corso di laurea: Corso di laurea in scienze archivistiche e librarie (Facoltà di Lettere e Filosofia e Scuola Speciale per Archivisti e Bibliotecari)
SSD:
A.A.: 2013-2014

I contenuti di questa pagina costituiscono rielaborazioni personali del Publisher albascura87 di informazioni apprese con la frequenza delle lezioni di Archivistica generale e studio autonomo di eventuali libri di riferimento in preparazione dell'esame finale o della tesi. Non devono intendersi come materiale ufficiale dell'università La Sapienza - Uniroma1 o del prof Paoloni Giovanni.

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