Archivistica Generale - lezioni

ARCHIVISTICA – PROF PAOLONI

Archivio -> complesso di documenti. Idea dell’organizzazione.

L’archivio è il complesso dei documenti prodotti o acquisiti durante lo svolgimento della propria attività da un soggetto

produttore.

Deve avere una certa organizzazione per poter essere fruibile da tutti.

Serve per tenere sotto controllo la struttura che usufruisce dell’archivio.

Foto e lettere fanno parte dell’archivio di famiglia -> senso identitario. Memorie care.

Negli archivi c’è sempre una finalità giuridico amministrativa ed una componente legata all’esigenza di conservare qualcosa

che definisca la loro identità.

Spediti/ricevuti in un archivio vi sono sia i documenti arrivati, sia quelli

Prodotti/acquisiti prodotti dal soggetto produttore.

Il soggetto produttore è il soggetto produttore dell’archivio, non necessariamente l’autore dei documenti contenuti al suo

interno.

Da il nome all’archivio. Ha una sua storia, una sua dinamica, nel corso del tempo può cambiare nome. Ad esempio: Archivio

Storico del Senato -> ove troviamo fondi di archivio prodotti da entità che esistevano prima del Senato attuale come

l’Archivio Storico del Senato del Regno.

Il soggetto più recente assorbe la memoria archivistica. E’ colui che produce l’archivio.

In un archivio vi è anche documentazione istruttoria -> quella che serve per formare una decisione.

Nell’archivio vi è una parte di missive/responsive -> corrispondenza con altri soggetti.

Documentazione ad uso proprio

Leggi eversive dell’asse ecclesiastico -> Lo Stato incamera beni ecclesiastici e con essi anche gli archivi.

Archivio è un termine ambiguo. Può avere questo significato ma spesso viene usato per indicare degli istituti di

conservazione degli archivi.

Vengono eliminati documenti dagli archivi? Tra archivio corrente e archivio storico vi sono varie fasi tra cui quella di selezione

dove vengono scelti documenti da conservare.

In base a quali criteri vengono distrutti i documenti? Attenzione sia alla parte giuridico amministrativa, sia alla parte

identitaria.

Secondo la parte identitaria non si dovrebbe distruggere niente. Molta documentazione dei Ministeri nel periodo fascista è

andata distrutta poiché gli archivi venivano posti ai primi piani seminterrati e soggetti a frequenti allagamenti ->

collocazione intenzionale.

Distruzioni d’archivio riguardano:

• gli apparati repressivi degli stati dittatoriali -> documenti a volte conservati per scelta, altre per caso. Esempio,

l’Archivio della polizia politica tedesca (stasi) era pubblico e ognuno poteva accedere ad informazioni sul proprio

conto.

• Dittature militari

La scelta di conservare o distruggere è una scelta politica.

STRUTTURA DELL’ARCHIVIO

Quando gli archivi si formano nascono con una struttura che gli viene data sin dalla sua nascita.

La struttura dell’archivio è un’informazione storica (che si sviluppa durante la vita dell’archivio) e dice cose dell’archivio che

sono indipendenti dal contenuto dei documenti.

Il soggetto produce l’archivio perché questo gli serve per svolgere la sua attività (esempio conserviamo le bollette per

certificare che le abbiamo pagate)

L’archivio si forma per ragioni pratiche -> esempio, l’archivio dell’ufficio tecnico del comune serve per consultare le licenze

edilizie e valutarne la legittimità -> questo dal punto di vista del cittadino. Il punto di vista del comune è quello di tutelarsi e

mostrare la legittimità delle proprie azioni.

L’archivio nasce a supporto di un’attività istituzionale Deve essere gestito in maniera efficiente e funzionale.

IMPORTANZA DELL’ELEMENTO STRUTTURALE DI UN ARCHIVIO

La normativa archivistica dedica attenzione alla tutela della struttura di un archivio.

Presso un ufficio dello Stato esiste una commissione di sorveglianza che decide cosa deve essere distrutto, trasferito ecc.

Accade che si trovi della documentazione storica che non dovrebbe esserci -> ci si chiede “da dove provengono questi

documenti?” e allora si svolge attività di identificazione.

Si deve vedere: - a chi sono indirizzati i documenti in entrata

- Si cerca la copia dei documenti che sono usciti.

La provenienza di un documento è sempre importante e va ricostruita quanto più possibile

TEMPI DI CONSULTABILITA’

Si intendono usi non amministrativi mentre il diritto di accesso agli altri è svolto nella tutela dei propri interessi legittimi.

Quando avviene che un documento diventa liberamente accessibile e consultabile? Dipende dal produttore.

La documentazione amministrativa normale diventa liberamente consultabile dopo 40 anni (non riservata).

La documentazione riservata riguardo politica e sicurezza esterna e interna diventa consultabile dopo 50 anni (diversa dai

servizi segreti o dai segreti di stato) riguarda la pubblica amministrazione e il rischio che la divulgazione di tali documenti

possa metterla in pericolo.

Originariamente erano previste deroghe quindi il ricercatore che voleva vedere documentazione riservata può fare una

richiesta attraverso organi amministrativi degli archivi.

Per tradizione storica la deroga riduce il limite da 50 a 30 anni. Accade che la documentazione riservata viene mostrata dopo

30 anni, quella normale dopo 40 -> non ha deroghe.

Ci sono limiti alla consultabilità per la tutela della privacy quando il documento contiene notizie private delle persone

(esempio malattie, sessualità, affari di famiglia). Esiste un limite di 70 anni, inderogabile.

Limite 50 anni -> sicurezza dello Stato

Limite 70 anni -> diritto delle persone. Lo stato non ha il diritto di concedere deroghe.

L’archivio è un complesso di documenti prodotti o acquisiti dal soggetto produttore nell’esercizio delle sue funzioni.

L’archivio è funzionale all’attività che svolgono.

Archivio corrente: insieme dei documenti correnti. Si forma sulla base di determinate regole stabilite dalla pubblica

amministrazione -> la normativa rende queste regole obbligatorie negli enti pubblici. Per gli altri enti queste regole sono un

punto di riferimento.

Archivio di deposito: documenti semi-attivi.

Archivio storico: insieme dei documenti storici.

Archivi dei censimenti: in forma aggregata. Non è possibile risalire all’autore delle singole risposte. L’Istat vuole conoscere la

realtà delle cose per stabilire le politiche future.

Uso più frequente degli archivi -> per ricerche storiche e genealogiche.

Per ricerca medica (cartelle cliniche utilizzate per studiare patologie)

GLI STRUMENTI DI GESTIONE DEGLI ARCHIVI IN AMBIENTE TRADIZIONALE (DOC. CARTACEI)

• Le pubbliche amministrazioni hanno l’obbligo della tenuta di un registro di protocollo che è uno strumento di

certificazione.

A cosa serve tenere un registro di protocollo? Finalità di dimostrare che un documento esiste. Attesta che un documento fa

parte dell’archivio di quel soggetto produttore.

Un protocollo ci da una sicurezza di natura temporale -> ricevuto/spedito alla tale data e ora (es. utile nelle gare d’appalto)

• Strumenti di ricerca

Oggi lo strumento di ricerca è informatico (purchè ben organizzato). Quando arrivava un documenti si compilavano schede

relative ai soggetti, ai fatti interessati ecc. Con l’evoluzione tecnologica i dati si dispongono da soli.

• Massimario di conservazione e di scarto (o quadri di selezione)

Nell’archivio di deposito arrivava il momento di selezionare la documentazione. Procedimento che si basa sull’analisi della

documentazione prodotta -> selezionare sensatamente il materiale da conservare. Ad esempio, nel mondo delle

assicurazioni -> non si possono conservare milioni di polizze scadute ma si conserva la memoria dei prodotti creati (vengono

campionate delle polizze per far degli studi).

• Regole interne (formalizzate e non formalizzate)

La normativa tecnica della p.a. prevede la formalizzazione di tutte le regole e prevede anche un manuale di gestione

(strumento di garanzia per l’accesso alla documentazione).

Ha una parte pubblica che si occupa di relazioni con il pubblico (URP). La parte interna ha regole di gestione dei documenti

talvolta accessibili soltanto a persone che si trovano ad un certo livello di gestione del sistema documentario.

Legge 241 del 1990 per la trasparenza amministrativa -> la p.a. doveva rispondere ad ogni richiesta. Tutela interesse

legittimo.

Le normative scritte hanno un vantaggio rispetto alla trasmissione orale -> se non sono scritte sono difficili da modificare e

così si formalizza il cambiamento per renderlo percepibile a tutti.

• Registri di protocollo

Funzione di certificazione.

Come funziona un registro di protocollo?

Il soggetto produttore di un archivio svolge una serie di attività nelle quali forma e riceve dei documenti. Ogni volta che un

documento entra ed esce dai confini dell’attività entra in funzione il registro di protocollo.

Registrare sul protocollo significa identificare ciò che registro -> mittente, destinatario, data (spesso ora e minuto), oggetto,

numero di protocollo assegnato dal mittente.

Una volta identificati i vari elementi, assegno un numero all’interno del mio sistema di protocollo.

Il protocollo elettronico è una banca dati digitale che contiene gli elementi del registro tradizionale.

• Il titolario è detto anche quadro di classificazione.

A cosa serve un titolario? L’archivio è un complesso di documenti e si struttura con il quadro di classificazione che permette

di arrivare ad organizzare serie, sottoserie fino al singolo fascicolo.

Progettare un archivio significa dargli una struttura.

E’ uno strumento basato sull’analisi delle funzioni svolte dal soggetto produttore. Quest’analisi faceva elaborare indici

alfanumerici con delle numerazioni a matrice (es. 17 a.c.). Queste matrici erano dette “categorie” “titoli” “posizioni” e danno

luogo alla formazione di serie archivistiche che fanno risalire ad un certo tipo di attività.

Esempio del Ministero dell’Industria -> nel suo archivio vi sono serie dedicate alle attività minerarie ma una di queste è

dedicata alle concessioni per la ricerca nel sottosuolo. All’interno potrebbe esserci una serie di richieste e una sottoserie di

richieste rifiutate o sottoserie per tipo minerale.

La struttura di un archivio da informazioni sull’attività del sogg. Produttore -> fa capire come cambia il modo di operare.

Il soggetto produttore usa il titolario per definire la struttura del suo archivio.

Gli archivisti, prima di tutto, cercano una copia del titolario oppure cercano di ricrearlo.

La percezione di titolari, documenti, fascicoli è legata all’importanza che se ne attribuisce.

Il titolario riguarda le attività del soggetto produttore in quanto, attività diverse, danno luogo a serie diverse.

Gli archivi privati seguono l’interesse del soggetto. Ad esempio, negli archivi di una soc. SPA troviamo serie che vengono

previste per legge come i verbali delle assemblee, i bilanci ecc.

L’attività di classificazione si svolge con il titolario e investe tutto l’archivio dando una collocazione ad ogni singolo

documento.

Il titolario, rispetto al protocollo, è uno strumento di ampie vedute che porta alla formazione ordinata di tutto l’archivio.

Perché è importante il titolario?

- Dal punto di vista della finalità culturale -> interpretare i documenti all’interno di un contesto. Il documento viene

contestualizzato per poter essere interpretato.

- Dal punto di vista della ragione pratica -> l’ordine è importante per rendere facile la ricerca. Sapere come è ordinato

l’archivio aiuta ad informarsi circa la presenza o meno di un documento.

- Dal punto di vista informativo -> per conoscere la storia dell’archivio, di avere info sulla struttura.

Il livello più basso è rappresentato dai singoli documenti, il livello più alto dalle varie serie.

Un fascicolo è un elemento costitutivo di una serie archivistica -> è una scala gerarchica. Una serie non può essere

contenuta in un fascicolo.

Tra il fondo archivistico e i singoli documenti, qual è l’unità costitutiva?

L’unità costitutiva non è il singolo documento ma è il fascicolo. Un documento assume rilevanza logica se inserito nel suo

contesto.

Il registro di protocollo si pone al livello del singolo documento mentre il titolario si pone al livello del fascicolo.

LA CLASSIFICAZIONE

Consiste nell’organizzare i documenti raggruppandoli in fascicoli (entità in primo luogo logiche). Il fascicolo ha la sua

centralità.

“entità in primo luogo logiche” -> definizione figlia dell’evoluzione tecnologica.

L’UNITA’ ARCHIVISTICA

Il fascicolo è un raggruppamento organico di documenti relativi ad uno stresso oggetto (procedimento, processo, materia,

forma e/o tipo di documento) che si costituisce nel corso dell’attività amministrativa ed è identificato con un codice

alfanumerico composto di 2 elementi:

- Indice di classificazione

- Numero progressivo del fascicolo stesso

Il registro è un documento costituito dalla registrazione in sequenza secondo criteri predefiniti (tendenzialmente

cronologici) in un unità identità documentaria di una pluralità di atti giuridici.

Il registro è una sequenza di documenti rilegati

Perché è un’identità in 1° luogo logica? Nell’ambiente cartaceo i documenti sono ordinati dal punto di vista logico e dal

punto di vista fisico -> corrispondenza tra unità logica e unità di conservazione fisica.

Con l’evoluzione tecnologica alcuni documenti sono cartacei e altri digitali -> dal punto di vista della gestione dell’archivio,

la valenza logica diventa prevalente -> ci interessa l’aspetto strutturato dell’archivio, la sua struttura logica.

STRUMENTI DI GESTIONE

A che livello si colloca la gestione dell’archivio?

In un ambiente non pubblico siamo nei confini dell’azienda. Diverso il discorso nella pubblica amministrazione.

Struttura amministrativa individuata da settori che (per tipologia di mandato istituzionale, di funzione amministrativa

perseguita, di obiettivi e attività svolta) presentano esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e corretto.

RUPA -> Rete unitaria pubblica amministrazione. Progetto di costruire una rete unitaria della p.a.

Un soggetto produttore è unitario ma in una realtà complessa non è facile individuarlo.

Ad esempio. Area Organizzativa -> L’ENEL è il soggetto principale. Green Power si occupa di energie rinnovabili. Ognuno ha

un proprio archivio.

La sfera di attività di un soggetto è l’area organizzativa omogenea.

STRUMENTI DI RICERCA

Repertorio -> serviva a non aprire fascicoli doppi

Schedari e rubriche -> obiettivo di ritrovare tutto ciò che era reperibile in archivio su un determinato affare. Siamo nella fase

di arrivo dei documenti -> si compilavano una o più voci a seconda della natura dell’oggetto del documento.

Nell’800 la funzione di ricerca in archivio viene affidata dalle rubriche.

Criterio delle schede mobili -> in grandi archivi.

800: secolo delle rubriche

900: secolo degli schedari

Esempio: schedari delle rubriche dell’archivio di gabinetto della Presidenza del Consiglio -> dopo Mussolini entrano in uso

altri strumenti. L’archivio era cresciuto.

Con la gestione digitale, la creazione dello strumento di ricerca è automatico -> importanza del linguaggio.

• Massimari di conservazione e di scarto

Criteri per la selezione della documentazione.

L’operazione di scarto/selezione è necessaria poiché la produzione cartacea determinata dall’espansione delle attività

burocratiche è enorme.

Attività di selezione/scarto sono necessari per conservare documenti archivistici che ha senso conservare.

Quali sono le giustificazioni teoriche per lo scarto?

-Scarto come un male necessario.

Anni 70 in poi -> lo scarto è visto come occasione per qualificare l’archivio come fonte di informazione e documentazione

(sia verso gli storici che verso gli altri utenti).

-Lo spazio di un archivio ha un valore (es. il valore di uno spazio in cantina è diverso da quello di uno in centro). Bisogna

investire nelle caratteristiche ambientali dello spazio usato come archivio -> necessario per una buona conservazione. Non

ha senso occupare spazio con carte di cattiva qualità.

-cattiva conservazione (fogne, roditori ecc) mettono a rischio l’archivio.

-la crescita illimitata di un archivio porta alla distruzione della qualità (più gli archivi sono voluminosi e disordinati, più è

facile far sparire delle carte)

Spesso la documen