Appunti completi di programmazione e controllo

Dispensa delle lezioni di programmazione e controllo

Primo parziale (Memmola)

Sistemi di programmazione e controllo

Cosa significa governare un’azienda? Prendere decisioni. Il management è l’esercizio del potere dell’impresa, l’esercizio del potere decisionale. L’attività di gestione di impresa può essere affrontata tramite due approcci antitetici:

• Day by day management (approccio non formalizzato)
• Approccio razionale e anticipatorio (sistemi di pianificazione, programmazione e controllo)

Day by day management

È un approccio al governo aziendale orientato al presente (si pone attenzione al problema aziendale più urgente in quel momento e si tenta di risolverlo nel miglior modo), destrutturato totalmente. Non ci sono le regole e procedure che definiscono chi deve decidere su quali questioni e come. Il processo decisionale è fortemente accentrato nelle mani di una sola persona: imprenditore, amministratore delegato ecc. Costui decide basandosi essenzialmente sull’intuito imprenditoriale, una dote che consiste nella propria capacità di leggere il mercato e motivare i collaboratori attraverso il proprio carisma. In questo approccio si cerca la soluzione migliore al problema del momento. Il ruolo di chi si occupa di programmazione e controllo è limitato in tal caso, non si ha bisogno di informazioni ulteriori rispetto a quelle semplicemente riscontrabili dall’imprenditore stesso. Tale approccio è definito anche “approccio imprenditoriale”, tipico delle imprese medio-piccole.

• Tendenza a inseguire tutte le opportunità
• Orientamento al presente
• Processo decisionale destrutturato e informale
• Processo decisionale accentrato e baricentro su poche figure chiave
• Mancanza di informazioni idonee a guidare il processo decisionale e a renderlo soggettivo

Approccio razionale e anticipatorio

È nettamente opposto: potrebbe essere definito il metodo del “pensare prima di fare”. Non è più importante fornire immediatamente la risposta al problema contingente, bensì diventa prioritario definire l’obiettivo di lungo termine o breve termine che si intende realizzare. Da quel momento tutte le azioni saranno orientate a raggiungere tale risultato che rappresenta la meta del viaggio, che viene raggiunto attraverso un processo di pianificazione strategica. Si anticipa l’accadimento stesso del problema, la priorità sono gli obiettivi di breve e lungo termine per anticipare i problemi che si presenteranno. È un approccio proattivo, non reattivo, per gestire i problemi prima che essi si realizzino. È un approccio strutturato perché basato sulla delega del potere decisionale; non decide più una sola persona ma tante a vari livelli e con varie responsabilità, seguendo procedure che definiscono di volta in volta chi decide su cosa e come. Un approccio razionale e anticipatorio richiede l’esistenza di un flusso strutturato di informazioni che è quello che attivano i sistemi di programmazione e controllo in azienda. In tal caso non ho un capo ma ho un leader che coinvolge nelle decisioni.

Passaggi da seguire:

• Pianificazione e programmazione: definizione degli obiettivi da conseguire nel tempo (breve, medio, lungo periodo) in funzione delle caratteristiche d’ambiente e d’impresa e loro costante revisione nel tempo. Deve essere definito un punto B (obiettivo) verso il quale si vuole guidare l’organizzazione nel medio-lungo periodo; da questo momento tutte le azioni e risorse dell’azienda dovranno essere finalizzate ad avvicinarsi all’obiettivo, che rappresenta la “meta ultima del viaggio” e tale processo che definisce l’obiettivo è detto pianificazione strategica. Questo percorso è “meglio di altri” perché è quello che consente di minimizzare il consumo delle risorse necessarie per arrivare a destinazione - il percorso attraverso il quale viene identificato il percorso (le azioni da intraprendere) per realizzare le strategie aziendali è definito programmazione.
• Controllo: guida dell’impresa verso gli obiettivi predefiniti e/o rivisitati. Questo processo di controllo direzionale è la sistematica verifica dell’allineamento tra obiettivi e risultati. È importante sottolineare che nessuna attività di controllo sarebbe possibile senza un processo di pianificazione e programmazione.

Vantaggi di questo tipo di approccio:

• Quando si pensa al “viaggio” di un’azienda si fa riferimento a molti attori che devono contribuire e devono “giocare come una squadra”, ovvero agire in modo armonico e coordinato per spingere l’organizzazione verso i propri obiettivi strategici.
• Gli obiettivi aziendali sono condivisi con le persone che all’interno dell’organizzazione dovranno assicurare un contributo decisivo per il loro raggiungimento; gli obiettivi aziendali vengono disaggregati e distribuiti a diverse figure chiave all’interno dell’organizzazione: ogni figura dovrebbe così dare il proprio contributo al successo aziendale ed agire in modo assolutamente coordinato con i propri colleghi.
• L’allocazione delle risorse segue la distribuzione degli obiettivi: maggiori risorse sono destinate alle aree che si occupano di raggiungere obiettivi più difficili o ambiziosi, mettendo così le risorse (sempre limitate) là dove più servono.
• Grazie al controllo e monitoraggio dei risultati raggiunti si potrà verificare l’efficacia dei propri sforzi e decidere il da farsi in caso di necessità: si possono attivare dei processi di delega che consentono all’azienda di decentrare i propri processi decisionali.
• Rendendo visibili e oggettivi i risultati raggiunti dai diversi responsabili, i sistemi di programmazione e controllo creano le condizioni per orientare tutte le leve tipiche del governo delle risorse umane verso una logica “meritocratica”: create così premesse per incentivi e possibilità di carriera in relazione ai risultati concretamente ottenuti da parte dei singoli responsabili e del loro contributo al successo dell’intera organizzazione.

Cosa sono i sistemi di programmazione e controllo direzionale?

Sono strumenti che servono a sostenere l’attività di direzione di un’impresa, ovvero a guidare un’azienda verso le proprie finalità istituzionali. Non tutte le aziende, però, necessitano di questi strumenti. Per esempio, le aziende che utilizzano un approccio day by day non ne hanno bisogno, mentre risultano essenziali per le aziende che seguono un approccio razionale anticipatorio, che si basano sull'esigenza di dirigere l’azienda interiorizzando la necessità di utilizzare al meglio le risorse disponibili (approccio razionale) e di anticipare i problemi piuttosto che vederseli arrivare addosso.

• Profondo senso della direzione: obiettivi di breve e lungo periodo sono definiti con precisione e condivisi all’interno dell’organizzazione.
• Orientamento al futuro.
• Processo decisionale strutturato (definito nei tempi, modi e attori coinvolti) e formalizzato.
• Processo decisionale allargato che coinvolge e sposta il baricentro della gestione su diversi attori.
• Processo decisionale guidato dalle informazioni necessarie per decidere in condizioni di certezza.

È evidente che nessun tipo di gestione anticipatoria e razionale può esistere senza la disponibilità di sistemi che permettono all’azienda e al suo management di:

• Definire gli obiettivi da conseguire nel tempo (breve, medio, lungo periodo) in funzione delle caratteristiche dell’ambiente e dell’azienda e di mantenerli aggiornati nel tempo (sistemi di programmazione e controllo).
• Monitorare la marcia di avvicinamento verso gli obiettivi predefiniti (sistemi di controllo).

Definizioni

Governare o dirigere un’organizzazione verso il perseguimento delle proprie finalità istituzionali significa sviluppare e realizzare tre differenti tipologie di attività tra loro complementari:

• Pianificazione strategica: vengono definite sia le finalità dell’organizzazione sia le linee guida per il loro raggiungimento, si definisce quindi la strategia aziendale. La strategia è il sistema degli obiettivi di medio/lungo termine a valenza soprattutto qualitativa che l’azienda si propone di realizzare. Lo strumento che utilizzo nella fase di programmazione prende il nome di budget, con cui definisco gli obiettivi di breve termine che vanno sviluppati tenendo conto di criteri di efficienza minimizzando il più possibile le risorse impiegate per realizzarli.
• Controllo direzionale: vengono individuate le modalità attraverso le quali raggiungere gli obiettivi strategici e vengono realizzate le azioni a tal fine prescelte.
• Controllo operativo: si verifica che i compiti specificamente attribuiti vengano eseguiti in modo efficace ed efficiente.

Finalità di questi sistemi

Se essi sono correttamente progettati, predisposti e “fatti funzionare”, i sistemi di controllo direzionale sono in grado di offrire un contributo indispensabile alla gestione di un’organizzazione in termini di:

• Controllo economico: migliore comprensione dei meccanismi che portano l’organizzazione a raggiungere o mancare certi risultati; il contributo di questi sistemi si concretizza nella possibilità del management di capire meglio e prima il perché delle performance realizzate. Grazie ad essi è dunque possibile spezzare la complessità dell’organizzazione in modo da capire in che misura i risultati aziendali complessivi sono attribuibili a diverse determinanti.
• Controllo esecutivo: migliori opportunità di valutare (su basi oggettive) il contributo alle performance aziendali da parte delle figure-chiave a cui è affidata la responsabilità di importanti aree dell’organizzazione; il contributo di questi sistemi si concretizza nella possibilità di valutare e incentivare le performance dei manager, permettono dunque (su basi oggettive) di valutare la misura in cui le diverse unità che compongono l’organizzazione hanno tenuto comportamenti o raggiunto risultati coerenti con gli obiettivi prescelti.
• Supporto al processo decisionale: possibilità di elevare l’efficacia e la tempestività del proprio successo decisionale; il contributo di questi sistemi si concretizza nella possibilità da parte del management di decidere meglio e prima, si tratta di decidere non più ad intuito ma attraverso un processo razionale e strutturato.
• Motivazioni morali: opportunità di creare miglior clima organizzativo, diffondendo una cultura meritocratica (vengono premiati i risultati migliori); il contributo di questi sistemi si concretizza nella possibilità da parte del management di orientare i comportamenti individuali verso le finalità dell’organizzazione, stimolano le persone a tirare tutte nella stessa direzione.

Si può essere contenti del fatto che qualcosa o qualcuno:

• Identifichi gli obiettivi strategici verso i quali l’azienda è protesa.
• Definisca gli obiettivi da raggiungere nel breve coinvolgendo le persone che saranno chiamate a raggiungerli.
• Crei le premesse per evitare inutili conflitti, rendendo coerenti gli obiettivi assegnati ai diversi responsabili.
• Realizzi un effettivo decentramento del processo decisionale, delegando il “come” raggiungere gli obiettivi dopo averli definiti.
• Distribuisca le risorse disponibili in funzione delle difficoltà degli obiettivi assegnati ad ogni unità organizzativa.
• Permetta di capire a tutti coloro che sono impegnati nella realizzazione degli obiettivi se e in quale misura stanno facendo centro.
• Renda oggettiva la misurazione delle performance ottenute dai singoli responsabili ed orienti le politiche di gestione delle risorse umane.

Esempio di 3 aziende che ne formano una: JC + Tom Ford + YSL

• Controllo economico: capacità di identificare i driver dei risultati economici aziendali, di capire come i diversi prodotti, aree strategiche aziendali (ASA), stiano contribuendo alla formazione dei risultati economici aziendali. Es. Jimmy Choo quanto contribuisce in un EBIT (reddito ante oneri finanziari) di 1.500.000€ rispetto a YSL o Tom Ford?
• Controllo esecutivo: un CDR (centro di responsabilità) è una unità organizzativa che viene assegnata a un responsabile che negozia degli obiettivi di budget, che riceve risorse per perseguire tali obiettivi (a cui devono essere correlate), che pone in essere delle azioni che produrranno dei risultati. Su tali obiettivi si potrà attuare una valutazione delle performance dei responsabili dei diversi centri di responsabilità. JC, Tom Ford e YSL saranno 3 centri di responsabilità distinti.
• Supporto alle decisioni
• Controllo morale: logica organizzativa che porta il controllo di gestione in azienda, il coordinamento basato sui risultati impatta pesantemente sul modo di lavorare e vivere l’azienda, sugli aspetti motivazionali delle persone in azienda. Il controllo di gestione impatta tanto sul modo di fare azienda, ovvero il modo in cui ciascuna persona percepisce il proprio lavoro in azienda. Il controllo di gestione rende disponibile una notevole mole di informazioni che possono supportare il processo decisionale nei più diversi momenti.

Come funzionano questi sistemi?

Si parla di approccio sistemico: il controllo di gestione può essere considerato come un sistema di ordine meno elevato del sistema organizzativo ed è rappresentabile con:

Modello di Brunetti (orale + prova intermedia: sul libro non è più riportato come tale, il testo analizza solo la colonna centrale)

Ogni azienda necessita un modello di controllo di gestione differente, basato su 3 elementi:

• Struttura organizzativa: individuo i centri di responsabilità.
• Struttura tecnico contabile (informativa): individuo strumenti che animano il controllo di gestione visti prima (CoGe, contabilità analitica, budget, sistemi di reporting).
• Come si sviluppa il processo di governo aziendale.

Struttura organizzativa

Comprendere come è organizzata un’impresa per lo svolgimento della propria attività istituzionale è indispensabile per comprendere come sia possibile assegnare responsabilità (di tipo prevalentemente economico) alle diverse unità organizzative. Un concetto chiave è quello di centro di responsabilità. Esso può essere definito come un’unità organizzativa costituita da un gruppo di persone che opera impiegando determinate risorse ed ottenendo definiti risultati sotto la guida di un dirigente che si assume la responsabilità delle azioni intraprese; l’efficacia e efficienza del suo operato è apprezzabile valutando la relazione che esiste tra risultati ottenuti e risorse utilizzate a tale scopo. Nell’ambito di una gestione razionale ed anticipatoria, ai centri di responsabilità viene attribuita la responsabilità di raggiungere certi obiettivi a fronte dell’autonomia decisionale concessa nell’impiego delle risorse ad essi attribuite.

Struttura tecnico-contabile (informativa) del controllo

Gli strumenti di controllo sono:

• Contabilità generale (CoGe)
• Analisi differenziale: tecnica di indagine che mi permette di capire di volta in volta se conviene commettere una determinata azione
• BEP: permette di comprendere quanto devo produrre per pareggiare i miei costi
• Contabilità analitica (COAN)
• Sistemi di reporting
• Analisi scostamenti (differenza tra obiettivi fissati e risultati ottenuti)
• Sistemi di reporting

Per portare l’azienda dal punto iniziale verso l’obiettivo si utilizzano:

• Informazioni necessarie per definire gli obiettivi da perseguire e i programmi di azione da intraprendere: lo strumento che rende possibili queste informazioni è il budget, che rappresenta l’espressione economico-finanziaria dei programmi di azione aziendali, disaggregati fino ad arrivare alle unità organizzative elementari. Attraverso questo strumento è possibile verificare la fattibilità dei programmi di azione prescelti e formalizzare gli obiettivi assegnati alle diverse unità organizzative.
• Informazioni necessarie per misurare le performance effettivamente raggiunte nel complesso ed alle unità organizzative elementari, queste informazioni sono rese disponibili da:
  • Contabilità generale CoGe: sistema di rilevazione che ragiona sui valori durante gli scambi tra l’impresa e i terzi e rappresenta la sintesi economico-finanziaria della gestione d’impresa.
  • Contabilità analitica COAN: sistema di rilevazione che parte dai dati della contabilità generale ma li spezza e riaggrega in relazione ad oggetti di calcolo diversi (prodotti, aree geografiche, mercati…).
• Informazioni necessarie per comprendere se e in quale misura stiamo andando nella direzione giusta e se dobbiamo intervenire per correggere qualcosa; i sistemi di reporting sono strumenti attraverso i quali è possibile realizzare un confronto organico e sistematico tra obiettivi predefiniti e risultati ottenuti.

Processo di controllo direzionale

Tutti gli attori coinvolti dovranno impegnarsi nel raggiungimento dell’obiettivo, il loro lavoro li porterà a:

• Definire i migliori programmi di azione strumentali al raggiungimento degli obiettivi aziendali