Sistemi organizzativi, parte 3 - La struttura organizzativa

1.3-STRUTTURA ORGANIZZATIVA

1.3.1-EVOLUZIONE DELLE TEORIE ORGANIZZATIVE E DEFINIZIONE DI STRUTTURA ORGANIZZATIVA

Un problema che è stato necessario affrontare riguarda proprio la specializzazione, che come abbiamo detto

nasce dalla delega. La delega si accompagna sempre al principio della responsabilità. Segue un esempio in

cui l’aver utilizzato una gerarchia eccessivamente ferrea e rigida non ha portato ad un risultato:

Nel corso della Prima guerra mondiale, il comandante italiano Cadorna aveva nella sua formazione militare

una struttura gerarchica molto rigida. Era dunque estremamente preciso con la linea di comando. Badoglio

era invece il capo dell’artiglieria. Nel corso della battaglia di Caporetto, austriaci e tedeschi riescono ad

aggirare l’armata italiana. Le terze file vennero prese alle spalle, mentre le seconde file aspettavano l’ordine

di combattere. Badoglio era stato isolato e l’esercito non aveva risposto al fuoco solo perché non aveva

ricevuto il comando e non perché fosse effettivamente impossibilitato a farlo. Nella battaglia decisiva, detta

del Piave, i soldati furono più autonomi e riuscirono a salvare l’Italia dall’invasione nemica. La gerarchia venne

successivamente resa più piatta e ciò permise di reagire meglio agli imprevisti.

In sintesi: nel caso di un contesto prevedibile una struttura organizzativa è più efficiente, mentre in

situazioni turbolente e facilmente variabili conviene dare maggiore potere anche alle linee più basse.

Da una divisione razionale e efficiente si passa ad una più autonoma.

Soffermandoci sulla prima divisione, parliamo di economie di scala organizzative, rese possibili da una

maggiore specializzazione che porta anche ad una maggiore velocità nell’eseguire le operazioni. Le strutture

organizzative hanno come base teorica le teorie razionali ed efficienti, formulate da Taylor, Fayol e Weber. I

concetti chiave riguardano sempre la specializzazione, l’idea già data di catena di montaggio. Ci sono dei casi

in cui conviene definire e organizzare tutto. Secondo questo approccio classico l’idea è quella della razionalità

assoluta, resa possibile grazie ad un contesto stabile. Gli approcci successivi a Taylor vedono le decisioni da

prendere come non del tutto prevedibili, ma dipendenti da situazioni e contesti (chiamati fattori contingenti,

eventi esterni all’azienda). Ciò che si sa per certo è che non esiste una situazione corretta in assoluto.

Una struttura organizzativa è l’insieme delle definizioni dei ruoli, delle linee gerarchiche, della

specializzazione e del dimensionamento di tutta la struttura.

Relativamente alla struttura organizzativa, consideriamo il seguente schema:

COMPITO

MANSIONE RUOLO

POSIZIONE UNITA’

ORGANIZZATIVA

STRUTTURA

ORGANIZZATIVA

Si parte da un Compito, cioè un’operazione elementare (avvitare un bullone, fare un conteggio ecc…).

Un insieme di compiti definisce una Mansione (ad esempio la gestione del magazzino composta da una

serie di compiti come controllare la merce in arrivo, registrare la merce al pc, controllo delle scadenze

ecc…)

Le cose non sono però automatiche. Il responsabile amministrazione potrebbe occuparsi di diversi compiti:

gestire i conti correnti con le banche, pagare i dipendenti. Per pagare i dipendenti ci sono una serie di

compiti da fare e la mansione è la gestione delle paghe dei contributi. I compiti sono ad esempio registrare

le immatricolazioni dei dipendenti, fare mandati di pagamento e versamento. Ma questo stesso

responsabile può anche occuparsi di contabilità generale. Se le dimensioni diventano grandi, può capitare

che la mansione di registrare la fattura dei fornitori la fa una persona e quella di registrare le fatture in

uscita dei clienti le fa un’altra. Ma cos’è la posizione in un’organizzazione?

Una serie di mansioni che spettano ad un individuo definisce una Posizione. Il Ruolo invece è ciò che

un’azienda si aspetta che faccia chi occupa una certa posizione. Viene definito con esattezza che cosa fa ad

esempio il responsabile dell’amministrazione del controllo in azienda (gestire paga contributi, fare

contabilità e gestire rapporti con le banche).

Tutte le varie posizioni organizzative possono formare delle Unità Organizzative. Ad esempio, la parte

amministrazione e finanza si occupa di rapporti con i dipendenti, con le banche, con i fornitori, con i clienti

e con lo stato. Si ha un responsabile dell’unità organizzativa “amministrazione”, dove ci sono 5 posizioni,

ognuna che possiede diverse mansioni.

Una Struttura Organizzativa:

• Indica i rapporti di dipendenza formale tra le unità organizzative (livelli gerarchici e span of control)

• Indica il raggruppamento di individui in unità organizzative e le unità nella totalità

dell’organizzazione

• Comprende la progettazione di sistemi di comunicazione, coordinamento e integrazione

La Struttura Organizzativa è l’insieme delle persone, degli strumenti e delle relazioni formali che si

instaurano fra questi in seguito ai seguenti passi progettuali:

1. DEFINIZIONE DEI COMPITI

Si deve comprendere chi fa che cosa.

La definizione dei compiti può essere più o meno formale (molto formale quando si precisano nel

dettaglio i compiti, meno formale quando la definizione è più vaga e gli individui possono svolgere

anche compiti differenti).

Come documento, si elabora una Mappatura di Procedure/Processi. Le procedure sono le

operazioni che devono essere portate avanti per svolgere un compito.

2. DEFINIZIONE DELLE RISORSE: L’ORGANICO

Vengono poi definite le risorse (Quante persone servono in amministrazione? Per realizzare questa

produzione quanti operai sono necessari?)

Si definisce l’Organico, cioè il numero di persone (da un punto di vista quantitativo) che fanno parte

di una certa organizzazione e le loro competenze (da un punto di vista qualitativo): queste

informazioni sono inserite nella cosiddetta Pianta Organica.

3. ASSEGNAZIONE DEI COMPITI (E DEFINIZIONE DEI RUOLI)

A questo punto, bisogna assegnare i compiti ai vari individui.

Con l’assegnazione si definisce anche un certo grado di specializzazione.

Non è automatico che ci compie dei compiti simili sta sotto lo stesso responsabile: il criterio

funzionale non è l’unico che può essere considerato (approfondiremo in seguito).

Si elabora un Funzionigramma (o Job Description), nel quale vengono segnate le mansioni che deve

svolgere chi si occupa di un certo lavoro e ha un certo ruolo.

ESEMPIO DI FUNZIONIGRAMMA

Amministratore

Delegato Amministratore Delegato

Responsabile Responsabile

Produzione Vendite Responsabile Responsabile

Responsabile Vendite

Approvvigionamenti Produzione

Responsabile

Approvvigionamenti

In questo caso gli Approvvigionamenti sono una In questo caso ciò che viene acquistato è

sottofunzione della Produzione: chi si occupa di indipendente da ciò che viene prodotto.

produzione controlla e decide cosa viene I compiti del responsabile approvvigionamenti

acquistato. sono:

•

I compiti del responsabile approvvigionamenti Evasione Richieste Materiali

sono: (Negoziazione tempi e costi)

• •

Evasione Richieste Materiali (rispetto Aggiornamento Lista Fornitori

•

tempi e costi) Sviluppo accordi con fornitori di medio

• Aggiornamento Lista Fornitori periodo (sviluppati nel caso precedente

• Trasmissione Documentazione a uffici da chi si occupava di produzione)

•

amministrativi Collegamento richieste materiali alle

esigenze produttori

• Istituzione di un sistema di controllo

qualità materiali

4. RAGGRUPPAMENTO IN UNITA’ ORGANIZZATIVE

Gli individui vengono raggruppati in unità organizzative in modo da garantire:

• Facilità di coordinamento e rapidità di intervento

• Apprendimento (se si lavora insieme a chi compie lo stesso lavoro si apprende di più)

• Possibilità di ulteriore specializzazione

• Ruolo dell’autorità del dirigente

5. GERARCHIA

Si definiscono le relazioni gerarchiche, in base alle quali è possibile comprendere chi è meno o più

importante. Quali sono i responsabili organizzativi che parlano direttamente con l’amministratore

delegato? E chi sono coloro che stanno al di sotto di tali responsabili?

Il superiore gerarchico:

• Definisce e controlla gli obiettivi

• Assegna gli incentivi (intesi non solo come forma di denaro ma anche come un complimento,

una targa, una gratificazione ecc…)

• Decide della carriera

Nella gerarchia si stabilisce il Grado di Centralizzazione.

Inoltre, quando si parla di Livello Gerarchico, più alto è il livello e maggiore è l’autonomia (a li