Progettazione organizzativa e digital trasformation - Appunti

COORDINAMENTO

L’obiettivo di questo capitolo è quello di spiegare perché la maggior parte delle organizzazioni,

inizialmente, opta per una struttura funzionale e perché, con l’andar del tempo, emergono dei

problemi che le obbligano a passare a una struttura più complessa.

Discernere fra tre strutture divisionali di tipo diverso (per prodotto, per area geografica, per

segmento).

Descrivere il funzionamento di una struttura divisionale. Spiegare perché molte organizzazioni

usano tale struttura per coordinare le attività e accrescere la propria efficacia.

Spiegare le differenze fra la struttura a matrice e quella di team di prodotto, nonché quando e

perché vengono scelte per coordinare le attività e i processi.

Conoscere le proprietà specifiche della struttura a rete o network e le condizioni in cui hanno più

probabilità di emergere come strutture organizzative efficaci.

Dalla forma semplice alla struttura funzionale

La forma semplice è legata all’azienda familiare (es. ristorante con marito, moglie e un cameriere).

Lo sviluppo della dimensione orizzontale nasce quanto, specializzando il lavoro, nascono le funzioni

con conseguente divisione del lavoro.

Con lo sviluppo della dimensione verticale si introducono i livelli gerarchici e la delega decisionale.

Infine, si sviluppa anche il concetto di linea manageriale intermedia, cioè una linea che collega il

vertice con chi produce ed il coordinamento avviene attraverso la standardizzazione. Si introducono

organi per standardizzare processi, metodi di lavoro e processi decisionali.

La STRUTTURA FUNZIONALE è costituita da unità dipartimentali, o da gruppi, identificati da una

singola specializzazione – come gli acquisti, la produzione, la parte commerciale, il marketing, o le

risorse umane - che sono controllate dal livello superiore del management. La struttura funzionale

è stata progettata secondo il concetto che un'alta specializzazione e un controllo mirato possano

portare ad una maggiore efficienza del lavoro.

Esempio di struttura Funzionale in generale: La funzione acquisti, produzione e

commerciale sono line (linea) con la

direzione generale. “Line” vuol dire

che c’è un controllo gerarchico. (es.

la funzione acquisti dipende

direttamente dal direttore generale).

L’ufficio amministrativo è in staff

(personale) alla direzione generale e

alla funzione di produzione, acquisti

e commerciale. “Staff” vuol dire che

è una funzione di supporto e non una

funzione operativa diretta.

La linea manageriale intermedia in questa struttura è rappresentata dalla funzione di acquisti,

produzione e commerciale, perché si trovano appunto nella metà della struttura (tra la direzione

generale e le aree produzione e magazzino). 18

Esempio di struttura Gerarchico Funzionale in un piccolo comune:

Che cosa sono le funzioni aziendali?

Le funzioni aziendali sono vere e proprie scuole, questo perché sviluppo competenze specialistiche

(se si lavora nella funzione vendite allora ci si specializza in quell’area specifica). Si sviluppano e

diffondono comuni orientamenti culturali e cognitivi, questo vuol dire che diventando esperti in un

determinato settore si riesce ad approfondire tutte le conoscenze legate a quel mondo. Ciò

permette di raggiungere delle economie di specializzazione, che vuol dire essere particolarmente

esperti in un determinato ambito. La comunicazione ed il coordinamento generano effetti positivi.

Da un lato la focalizzazione facilita economie di specializzazione, dall’altro però un eccesso di

focalizzazione (specializzazione) può scontrarsi con esigenze di flessibilità, generare costi di

coordinamento (se non ci si coordina con le altre aree) e risultare non coerente con le esigenze dei

lavoratori.

La linea manageriale intermedia

La linea manageriale intermedia collega il vertice con la linea operativa (es. la fabbrica),

“traducendo” le indicazioni del vertice stesso. Trasmette e raccoglie informazioni sia verso il basso

sia verso l’alto, permettendo all’azienda di funzionare correttamente. Inoltre, interviene nel flusso

delle decisioni, per cui dettaglia e precisa gli ordini “incentrandoli” sul flusso di lavoro.

La forma gerarchico-funzionale

Le forme gerarchico-funzionali presentano un’unità di comando, nel senso che la linea gerarchica è

molto chiara, per cui, gli ordini impartiti provengono dall’alto verso il basso. Si segue un principio

scalare, per cui vi è una precisa catena di comando che definisce il flusso di comunicazione verso il

basso. Inoltre, vi è una centralizzazione dei processi decisionali in un unico punto

dell’organizzazione.

Prendere decisioni nella forma gerarchico-funzionale:

▪ →

Direzione generale Include tutti gli attori che partecipano alle decisioni strategiche.

▪ →

Direzione di funzione Includono i manager della linea manageriale intermedia (es. funzione

acquisti, produzione, commerciale, …), le funzioni sono quelle di presidio delle aree di specifica

responsabilità, coordinamento con le altre direzioni di funzione, decisioni tattiche e operative.

▪ →

Nucleo operativo Area che incluse le operazioni elementari relative alla specializzazione

della propria funzione. 19

Direzione generale Direzioni funzionali

Definisce i criteri di specializzazione delle Programmano, coordinano le attività

attività e individua i modelli di coordinamento funzionali e valutano le prestazioni.

più idonei.

Elabora ed esplicita la strategia a livello Gestiscono il flusso delle comunicazioni top-

generale, determinando gli indirizzi di fondo. down e bottom-up.

Gestisce i conflitti dell’organizzazione (con Gestiscono i conflitti delle funzioni (con le altre

l’ambiente esterno) (es. se l’organizzazione funzioni ed eventualmente con l’ambiente

vuole operare solo in Europa o a livello esterno).

internazionale).

Nella forma gerarchico-funzionale c’è bisogno di coordinamento perché se gli individui sono

specializzati nelle loro funzioni corre il rischio di fare bene il proprio lavoro ma di non far lavorare

tutta l’organizzazione (es. se produco jeans che il mercato non vuole, anche se sono bravissimo ed

efficiente nel produrli poi non li vendo, quindi in questo caso la funzione produzione e la funzione

marketing si devono parlare). Gli strumenti per potenziare le capacità di coordinamento sono:

• Standardizzazione, ovvero, regole e procedure per rendere più efficaci ed efficienti i processi

operativi e il lavoro, oltre a generare una stabilità dei comportamenti.

• Inserire un nuovo “riporto gerarchico”

• Introdurre organi di coordinamento, per abbattere la troppa differenziazione e permettere di

integrare, perché se le persone non si parlano allora l’organizzazione non funziona e si generano

costi inutili, questo è il rischio delle forme gerarchico-funzionali.

Vantaggi e svantaggi della forma gerarchico-funzionale:

Caratteristiche Vantaggi Difficoltà Correttivi

Unità di comando e Visione unitaria Razionalità limitata Organi di staff (aiutano a

di direzione Sovraccarico della prendere delle decisioni)

direzione (tutte le

decisioni arrivano a

questa unità e ci si

ferma, c’è un tappo)

Articolazione della Delega di attività Opportunismo del Sistemi di monitoraggio

linea intermedia operative e direttive management (quando Incentivi

non trasmette Cultura aziendale

correttamente le

informazioni)

Specializzazione Sviluppo di elevate Sviluppo di linguaggio e Organi di integrazione

funzionale e competenze orientamenti specialistici

focalizzazione degli gestionali che rendono difficoltosa

ambiti di azione l’interazione orizzontale

Trasposizione dei fini

Conflitti funzionali

Formalizzazione Esplicitazione, Rigidità di Autocontrollo

Ricorso a procedure conservazione e comportamento, Formazione

standard e saperi trasferimento dei difficoltà con il cliente

standard saperi taciti interno ed esterno

Facilitazione di

coordinamento e

controllo 20

Diverse forme gerarchico-funzionali presenti nel nostro territorio:

❖ La forma gerarchico funzionale meccanica: riguarda medie e grandi imprese industriali e di

servizi che hanno attività ripetitive. L’obiettivo è quello dell’efficienza in ambienti stabili,

attraverso:

• la specializzazione per input delle unità di primo livello (nelle imprese industriali);

• la specializzazione accentuata dei compiti operativi (nelle imprese di servizi), dove il

coordinamento delle attività operative avviene tramite standardizzazione di azioni e

comportamenti;

• meccanismi di controllo di tipo gerarchico;

• sistemi operativi di comunicazione ad alto grado di formalizzazione;

• l’accentramento decisioni e comunicazione.

Organigramma di una funzionale meccanica: Organi

di staff

Organi di line

21

❖ La forma gerarchico-funzionale professionale: riguarda grandi imprese di servizi professionali

(principalmente consulenza) e “knowledge intensive” (ad alta intensità di conoscenza),

università, ospedali. L’obiettivo è quello di erogare prestazioni che richiedono competenze

complesse ma relativamente stabili nel tempo, attraverso:

• Membri del nucleo operativo raggruppati in unità omogenee dal punto di vista delle

competenze;

• Elevata qualificazione e autonomia dei membri del nucleo operativo;

• Standardizzazione delle conoscenze;

• Linea intermedia poco articolata;

• Staff di supporto sviluppati.

L’organigramma di una funzione professionale: un ospedale Organi

di staff

Organi di line

Vantaggi di una struttura funzionale:

▪ Offre ai dipendenti l’opportunità di apprendere gli uni dagli altri, mediante scambio di

conoscenze, e accrescere la specializzazione e la produttività. Le competenze altamente

specializzate permettono di ridurre le tempistiche e la percentuale di errori.

▪ I dipendenti raggruppati in base alle competenze in comune possono supervisionarsi gli uni con

gli altri, permettendo così di regolare vicendevolmente e in modo efficiente il loro

comportamento.

▪ Le persone sviluppano delle norme e dei valori che consentono loro di svolgere più

efficacemente i propri compiti.

▪ In generale, la presenza di un dipartimento rende ottimale la comunicazione e la

cooperazione all’interno dello stesso. 22

Problemi di controllo in una struttura funzionale

▪ Problemi di comunicazione: man mano che si sviluppano più funzioni organizzative, ciascuna

con la propria gerarchia, esse si distanziano sempre