Organizzazione aziendale

SECONDA FASE:

2)definizione delle linee di disegno →come l'azienda dovrebbe essere; come l'azienda

dovrebbe lavorare rispetto a come invece è organizzata oggi.

Nella prima fase noi ci siamo preoccupati di capire come l'azienda al tempo T0 è

organizzata, quali sono i processi aziendali, quali sono i compiti dei laboratori e qual è la

tecnologia che utilizzano allo svolgimento della loro attività.

Al tempo T1, proprio costruendo sulle aree di miglioramento la fase 2 si preoccupa di

,

sviluppare un nuovo modello organizzativo un nuovo modo di lavorare così da risolvere le

criticità, le problematiche riscontrate nella fase precedente. Perché si sviluppa un nuovo

modello organizzativo per superare i problemi che a priori ho identificato. Sarebbero le

aree di miglioramento. Il nuovo modello organizzativo dovrà essere coerente con la

tecnologia che vado ad implementare.

Quindi la fase TO BE è quella in cui si riprogetta l'azienda tenendo in considerazione le

aree di miglioramento identificate e la tecnologia che si va ad implementare.

Questa fase consente lo sviluppo di un nuovo modello di rischio diverso rispetto al

precedente che, utilizzando la nuova tecnologia, dovrebbe consentire all'azienda di essere

più performante.

Come faccio a capire qual è la portata del cambiamento organizzativo che sto per avviare

alla luce di queste prime due fasi; sono in grado a priori di definire cosa cambierà dentro

l'azienda, e se sì come?

La differenza tra TO BE e AS-IS mi identifica la portata del cambiamento cioè quando

l'azienda dovrà cambiare: più il nuovo modello è lontano dal precedente, da quello che sto

utilizzando, più l'azienda cambierà → più la portata del cambiamento sarà maggiore, più il

nuovo modello che vado a progettare sarà simile rispetto a quello precedente e minore

sarà la portata del cambiamento, cioè ci saranno meno cambiamenti all'interno

dell'organizzazione.

Dove sta il cambiamento organizzativo? Nel nuovo modello organizzativo e, volendo

misurare, la differenza tra il nuovo modello organizzativo e quello che sto utilizzando è

uguale alla portata del cambiamento organizzativo ci dice quanto l'azienda cambierà. Oltre

a sviluppare un nuovo modello organizzativo si sviluppano un prototipo della tecnologia. In

questa fase si sviluppa un prototipo del sistema ERP che dovrà essere implementato: le

software house sviluppano dei software SAP, Oracle; ci sono tante soluzioni ci sono dei

software →bisogna scegliere quel software che più si avvicina al modello organizzativo

prescelto e bisogna cercare di fare in modo che sia adeguato a quelle che sono le

caratteristiche dell'organizzazione fare in modo che il software sia coerente con

l'organizzazione: non solo l'organizzazione sia coerente con il software ma anche il

software sia coerente con l'organizzazione. Una volta sviluppato il nuovo modello

organizzativo e il modello tecnologico si passa alla fase 3.

TERZA FASE, configurazione del software cioè il prototipo che è stato sviluppato deve

essere configurato. Il prototipo vero e proprio si sviluppa nella fase tre, mentre nella fase

due avviene una scelta del software e si identificano le caratteristiche del software che

siano più coerenti alle caratteristiche dell'azienda. Nella fase tre quel software scelto che,

di fatto, rappresenta il primo modello di prototipo parametrizzato in base alle caratteristiche

dell'azienda -->la parametrizzazione viene adottata tenendo in considerazione delle tabelle

di configurazione con l'obiettivo di rendere il software coerente e in grado di supportare i

fabbisogni organizzativi dell'azienda. In questa fase, infatti, vengono presi i dati dai sistemi

legacy e processi aziendali creando un vero e proprio prototipo che viene testato nella

fase successiva.

Per non creare confusione, nella fase due oltre a sviluppare un nuovo modello

organizzativo, si sceglie il software nell'azienda che meglio aderisce al modello

organizzativo dell'azienda; questo perché esistono diverse soluzioni ERP: la scelta di

coerenza tra organizzazione e tecnologia viene effettuata nella fase due; nella fase tre

invece si effettua una configurazione del software tenendo in considerazione le peculiarità

del nuovo modello organizzativo aziendale. La nascita di un prototipo è un processo che

parte dalla scelta del software fino la sua messa a punto.

QUARTA FASE, test ed entrata in produzione del nuovo sistema --> ci sono due test

che dovranno essere effettuati per verificare la bontà del prototipo sviluppato:

- il test di accettazione: si preoccupa di capire se il prototipo sviluppato è coerente con i

fabbisogni informativi e organizzativi del nuovo modello d'impresa

-test di funzionamento: verifica se il sistema funziona effettivamente, se ci sono degli

errori, se è efficace e affidabile; quindi, un sistema è perfettamente funzionante se non

produce nessun tipo di errori. Quindi il primo test effettua una verifica sulla coerenza,

mentre il secondo sull'affidabilità.

*POSSIBILE DOMANDA: Quali sono i test per verificare se il prototipo sviluppato è

funzionante?

Se il sistema supera i test può essere adottato dall'organizzazione, si chiama entrata in

produzione; quindi, verrà rilasciato agli utenti che lo dovranno utilizzare. Questa fase si

chiama GO LIVE. Prima del GO LIVE, si fa la formazione --> i consulenti o i formatori

trasferiscono agli utenti le conoscenze e competenze per permettere di utilizzare la nuova

tecnologia. La formazione si fa prima del go live per ridurre lo sforzo cognitivo che l'utente

farà nella formazione. Dopo la formazione, il personale inizierà ad utilizzare il sistema. Nei

primi tempi ci sarà un periodo di affiancamento che si chiama BABY SITTING, in cui i

consulenti sono a disposizione degli utenti per rispondere alle proprie richieste nel caso in

cui ci saranno delle difficoltà.

C'è in realtà un'altra fase che si chiama planning: nella fase di planning, una fase di

pianificazione, cosa succede? Di solito i manager si rivolgono a dei consulenti, consulenti

aziendali così da essere indirizzati nella scelta del sistema e anche nell'interpretazione.

La prima cosa che si fa è la creazione di un team di progetto.

Cos'è un team di progetto? --> Una squadra, una squadra di lavoro, è un gruppo di

lavoro al cui interno sono inseriti sia personale interno all'azienda che personale

esterno all'azienda, appunto i consulenti aziendali. Quindi è un gruppo di lavoro ibrido

perché prevede la presenza di persone interne all'organizzazione ma anche di persone

interna all'organizzazione.

Chi sono gli attori che fanno parte di questo team? Chi sono i componenti, i membri

del team di progetto? Per quanto riguarda gli attori interni, le persone interne

all'organizzazione, abbiamo dei rappresentanti dell'area manageriale, sicuramente

dovranno far parte di un progetto, ma anche dei rappresentanti delle funzioni coinvolte,

questo è molto importante. Cioè se io so di dover implementare il sistema ERP per

supportare una particolare area dell'azienda, io dovrò inserire necessariamente i

responsabili delle funzioni all'interno del team di progetto. Così come dovrei almeno uno

degli end user, come rappresentante, cioè uno delle persone che poi sarà chiamato ad

utilizzarlo.

Spesso si inseriscono anche degli utenti chiave, key user. Sono quelli che sono

particolarmente bravi all’interno della tecnologia e che potrebbero farsi porta voci con i

produttori della tecnologia, di quelle che sono un po' le istanze del team, quelle che sono

le istanze che provengono, di chi poi si occuperà dell'implementazione del progetto.

Quindi per quanto riguarda il team di progetto, composta da personale interno e personale

esterno --> il personale esterno, abbiamo i consulenti aziendali, che sono persone

particolarmente competenti circa la tecnologia che deve essere implementata.

-il personale interno abbiamo manager executive, manager di primo e secondo

livello, che di solito sono i responsabili funzionali, key user e gli end user. I key user

sono coloro che sono particolarmente bravi ad utilizzare la tecnologia, che conoscono la

tecnologia gia e che sono in grado di comunicare con i lavoratori, con la base

dell'organizzazione. Quindi hanno un ruolo molto cruciale, perché da una parte prendono

le istanze della base, quelle che sono i fabbisogni, e li portano nel team di progetto. D'altro

canto, prendono quelle che sono le decisioni del team di progetto e le comunicano alla

base. Ecco perché i key user sono una figura importante, perché se l'implementazione

sarà di successo, oppure se è un fallimento, molto dipende anche dalla capacità che i key

user hanno di vincolare le decisioni che fanno il team di progetto, quindi il management

dell'azienda, e di portare all'attenzione del team di progetto quelle che sono i fabbisogni

che provengono dalla base dell'organizzazione.

Per i consulenti esterni invece abbiamo diversi tipi di consulenti. Di solito sono consulenti

che hanno un background manageriale, ma potremmo trovare, sicuramente troviamo, due

consulenti che sono degli analisti, oppure funzionali, alcuni che potrebbero essere degli

sviluppatori software, potrebbero essere inseriti all'interno del team di progetto. Diventa

poi la scelta ovviamente dell'azienda di consulenza che ha la quale servono.

Qual è il ruolo del team di progetto? Il ruolo del team di progetto è quello di seguire

tutte le fasi del BPR; quindi, il team di progetto si occupa del BPR e di tutte le sue

fasi. Tutte le attività di riprogettazione dei processi aziendali, sarà svolta sotto la decisione

e l'attenzione del team di progetto, sono loro i responsabili dell'implementazione, se

l'implementazione sarà di successo, se sarà un fallimento, molto dipenderà dal ruolo che i

componenti del team di progetto svolgeranno. Sono i responsabili del fallimento e del

successo dell'implementazione.

LEZ 9

Spesso all’interno delle organizzazioni ci sono dei mutamenti dei cambiamenti che

derivano da qualcosa che accade internamente all'organizzazione o qualcosa che accade

all'esterno dell'organizzazione.

Ora, indipendentemente che la funzione del cambiamento sia interna, cioè qualcosa che

avviene all'interno dell'organizzazione magari anche per scelta del manager, o che sia

esterna, quindi non per scelta dell'organizzazione ma per qualcosa che succede nel

mercato, come ad esempio l'introduzione di una nuova tecnologia, il