Organizzazione

Organizzazione

Tratta dei processi organizzativi del lavoro in tutti i tipi di aziende (for profit e no profit). Le organizzazioni ci coinvolgono nella quotidianità e bisogna capire come fanno a funzionare nel modo corretto. Questa deve essere la domanda fondamentale per i manager, che sono i capi di un’organizzazione. Per ogni singolo aspetto c’è un manager di competenza, che fanno sempre riferimento a quello principale. Più un’organizzazione è grande e più saranno i manager per le singole funzioni.

Ambiente

L’organizzazione è definita, in modo astratto, da un perimetro e il manager deve operare dentro il perimetro. All’interno c’è l’organizzazione e all’esterno c’è l’ambiente, che è al di fuori dell’organizzazione ma può influenzarla. L’ambiente è composto dagli elementi esterni che, in modo diretto o indiretto, hanno influenza sull’organizzazione dal punto di vista della cultura organizzativa, del personale e di altri fattori. Possiamo affermare che le organizzazioni non sono chiuse ma, bensì, sono aperte.

Esiste anche un’influenza dell’organizzazione sull’ambiente. Più un’azienda è grande e più esercita influenze sull’ambiente. Certe aziende hanno ruoli istituzioni che hanno come compito di influenzare l’ambiente di riferimento.

Finalità

Tutte le organizzazioni hanno uno scopo (o finalità), cioè realizzare attività e raggiungere gli obiettivi; esse, infatti, nascono per perseguire una mission (obiettivo). Essa determina le modalità d’azione delle organizzazioni. Se lo scopo non è chiaro insorgono i primi problemi. Spesso le finalità da perseguire non sono decise dai manager. La finalità muove i comportamenti dei manager e di chi lavora nell’organizzazione.

L'interno dell’organizzazione

L’organizzazione, per raggiungere la finalità, deve raggiungere dei risultati. I risultati si perseguono tramite l’efficacia organizzativa, che è la capacità dell’organizzazione di perseguire le finalità. L’efficacia si deve esprimere attraverso una valutazione multidimensionale. La multidimensionalità riguarda molti aspetti, tra cui:

• Volumi di attività svolta: quantità di attività rispetto ai risultati. Sono i prodotti e servizi erogati per raggiungere la finalità.
• Costi: impiego di risorse e fattori produttivi, è un elemento significativo perché esprimono le quantità di risorse per raggiungere la finalità.
• Qualità: intesa come impiego di fattori produttivi coerenti con la mission, determina le politiche delle imprese.
• Customer satisfaction: quando le persone (stakeholders) sono soddisfatte e apprezzano l’organizzazione.
• Sviluppo del know-how: l’organizzazione deve generare le competenze necessarie perché essa prosegua la sua attività nel tempo.

Il manager ha come obiettivo di ottenere i risultati, perché è il responsabile dei risultati stessi.

Una seconda variabile importante dei risultati è la soddisfazione del personale. Se le persone sono soddisfatte dell’organizzazione in cui lavorano, aumenta la loro produttività. Soddisfazione e produttività sono due elementi strettamente collegati. Il comportamento organizzativo fa sì che le persone, all’interno dell’azienda, riescano a raggiungere gli obiettivi. I risultati sono determinati da questo comportamento. Per poter cambiare, bisogna modificare il comportamento organizzativo.

Ci sono 5 tipologie (o gruppi) di variabili che determinano questi comportamenti:

• Personali: la variabile umana, nelle organizzazioni, è sempre molto rilevante. Le persone sono portatori di valori, interessi, competenze e capacità. Il tema delle competenze sarà sempre più rilevante.
• Tecnologie: modalità che utilizza l’organizzazione per produrre ed erogare il servizio, il prodotto o l’attività. Negli ultimi anni si stanno sviluppando tecnologie legate alla robotica. I modi di lavorare sono influenzati dalla tecnologia disponibile. L’impegno della tecnologia è rilevante per capire il comportamento.
• Gruppi sociali: nelle organizzazioni ci sono persone che, operando in gruppo, si influenzano e ci sono persone che hanno opinioni che influenzano gli altri. L’appartenenza ad un gruppo determina il comportamento delle persone. Già negli anni '40 si iniziano a studiare gli effetti dei gruppi sociali sul comportamento organizzativo. Si scoprì che il gruppo tende a sostenere il comportamento delle persone. Le organizzazioni iniziano a vedere le persone come componente di un gruppo, un insieme di competenze che si “muovono insieme”. L’appartenenza ad un gruppo genera comportamenti condivisi e modi di fare. Per perseguire gli obiettivi, le organizzazioni, si basano spesso sui gruppi e se un gruppo è sfavorevole al management, esso cercherà di limitarlo. Le variabili sociali rappresentano un modo di essere dell’organizzazione e rappresentano la cultura organizzativa. Il management deve avere grande considerazione di queste variabili.
• Istituzionali: riguardano i regolamenti, le normative, i contratti di lavoro e le leggi sul lavoro. Determinano, sotto l’aspetto normativo, molti aspetti dell’organizzazione. Si riassumono in leggi, codici etici e comportamenti attesi.
• Organizzative: sono quelle leve che il management ha a disposizione per generare coerenza tra le variabili. Esistono 3 variabili organizzative:
  1. Struttura organizzativa: com’è diviso e com’è coordinato il lavoro dell’organizzazione. Sia divisione che coordinamento devono coesistere. La divisione del lavoro è alla base dell’organizzazione e porta al tema del ruolo, dove c’è la congiunzione della persona a quello che ci si aspetti che svolga. L’organizzazione ricerca le persone migliori per ogni ruolo. L’organizzazione è l’insieme dei ruoli.
  2. Sistemi operativi: sono le procedure, i processi e i modi di operare di un’organizzazione. Ci sono varie modalità attraverso cui si opera (procedure se formalizzate) nella realtà organizzativa. Sono modi di fare legati fortemente all’operato delle persone e i manager tendono a regolarli.
  3. Stile di direzione: modo con cui il management partecipa, o fa partecipare i collaboratori, alle decisioni dell’organizzazione. È il modo con cui il management ascolta colleghi e collaboratori.

Questo modo di vedere l’organizzazione è detto sistemico: l’efficacia organizzativa dipende da come si uniscono queste cinque variabili. Il sistema cambia e cambiano molti fattori, non è un sistema rigido ma si evolve. Non c’è una configurazione organizzativa migliore in assoluto ma dipende dal tipo di organizzazione.

Introduzione ai processi organizzativi

(Come si valuta un’organizzazione)

L’azienda come organizzazione

Un’organizzazione è l’insieme dei meccanismi di funzionamento di una struttura, è una delle risorse immateriali più importanti in un’azienda. L’azienda è definibile come un insieme di risorse umane, tecniche e finanziarie coordinate ed interagenti tra loro, per cogliere le opportunità del mercato e per il conseguimento del profitto.

L’azienda, in quanto organizzazione, si caratterizza per:

• Tensione:
• Diversità: ognuno ha il proprio compito definito. Un’organizzazione raggiunge efficacia ed efficienza se si riesce a rispondere alle domande chi, cosa e come.
• Complessità: ognuno ha il proprio ruolo, e questo crea complessità. Più un’organizzazione è ampia più è alta la complessità.

Organizzazione consente di aumentare la produttività. L’aumento della produttività consente di aumentare la divisione del lavoro e specializzazione (si sfruttano le economie di specializzazione), la tecnologia è adatta a manipolare i grandi volumi (i volumi sono direttamente proporzionali alla dimensione), gestire l’ambiente esterno (tutto ciò che circonda l’organizzazione, fornitori, dipendenti e utenti. Ambiente e organizzazione hanno bisogno l’uno dell’altro e si influenzano), economizzare su costi di transazione (sono quei costi, più o meno quantificabili, che nascono quando nasce l’ipotesi di uno scambio ed indicano sia lo sforzo dei contraenti per arrivare ad un accordo, sia i costi che insorgono per fare rispettare quanto stabilito. I costi di transazione diminuiscono se aumenta l’organizzazione) ed esercitare potere e controllo.

Teoria e progettazione organizzativa

Comprendere il funzionamento per influenzare il cambiamento:

• Struttura: è il modo in cui l’azienda funziona e la forma che assume. Più l’organizzazione è grande, e più è complessa. Nella struttura sono compresi anche i meccanismi organizzativi.
• Cultura: è l’insieme di norme e valori che caratterizzano il funzionamento di un’organizzazione.
• Progettazione: si svolge un’attività, definendo un obiettivo.
• Cambiamento: l’azienda nasce per soddisfare un bisogno, cerca di lavorare per soddisfare il bisogno e, infine, lo soddisfa. A quel punto l’organizzazione o muore o deve cercare di mutare.

Rilevanza della progettazione organizzativa

Ci consente di affrontare le contingenze: tutto ciò che concerne ambiente e nuove tecnologie, facendole proprie, e riuscire a svolgere il ruolo;

• Consente di realizzare un vantaggio competitivo rispetto a uno o più concorrenti;
• Gestire l’eterogeneità: È la diversità che caratterizza l’ambiente. Più è grande l’organizzazione più è possibile rispondere a bisogni diversi;
• Promuovere efficienza, rapidità e innovazione: con le competenze distintive si riesce a consumare meno risorse, ad essere più veloci e ad accedere a nuove tecnologie con più facilità.

Misurare l’efficacia organizzativa

Vengono creati rapporti per provare a misurarla. L’efficacia gestionale si misura attraverso controllo sull’ambiente esterno, il grado di innovazione e l’efficienza. Le risorse esterne si acquisiscono più facilmente riducendo i costi degli input (sfruttare il potere contrattuale), il valore della propria azione (capacità di avere più influenza sull’ambiente esterno), acquisire risorse umane e materiali, le alleanze esterne e l’appoggio degli stakeholders.

Sistemi interni

I sistemi interni (innovazione): progettare sistemi che permettano di svolgere le attività in tempi brevi. Approccio tecnico: tradurre le competenze in servizi prodotti.

Come fa un’organizzazione a creare valore

Ci sono tre fasi con cui avviene la creazione:

• Input: includono risorse umane, informazioni e conoscenze, materie prime e risorse finanziarie. Il modo in cui un’organizzazione sceglie, e ottiene, dall’ambiente di riferimento, gli input di cui ha bisogno per produrre beni e servizi, determina il valore che crea in fase di input.
• Conversione: è il modo in cui l’organizzazione utilizza le risorse umane, materiali e la tecnologia per trasformare gli input in output. Questo è il valore creato nella fase di conversione.
• Output: è il risultato del processo di conversione. È ciò che l’organizzazione immette nel proprio ambiente, dove vengono acquistati ed utilizzati dai clienti per soddisfare i propri bisogni.

Teoria, progettazione e cambiamento organizzativo

Teoria organizzativa: studio del modo in cui funzionano le organizzazioni e come influenzano, e vengono influenzate, l’ambiente in cui operano.

Struttura organizzativa: sistema formale di compiti e relazioni di autorità che controlla il modo in cui le persone coordinano le proprie azioni e utilizzano le risorse per conseguire gli obiettivi dell’organizzazione. Le finalità principali sono controllo e coordinamento.

Cultura organizzativa: è l’insieme dei valori e norme condivisi che controllano le interazioni dei membri dell’organizzazione tra di loro e con i soggetti esterni.

Progettazione organizzativa: processo attraverso cui i manager selezionano e gestiscono i vari aspetti della struttura e della cultura, in modo che l’organizzazione possa controllare le attività e i processi necessari al raggiungimento dei suoi obiettivi.

Cambiamento organizzativo: è il processo con cui le organizzazioni passano dallo stato corrente a uno stato futuro desiderato per accrescere la propria efficacia.

Struttura e cultura sono i mezzi principali che usano i manager per cambiare l’organizzazione in modo che possa conseguire lo stato futuro desiderato. Progettazione e cambiamento sono fortemente interconnessi. Il cambiamento organizzativo può essere inteso come il processo di riprogettazione e trasformazione dell’organizzazione.

Stakeholders e manager

Gli stakeholders sono le persone che hanno un interesse verso, una pretesa o una partecipazione nell’organizzazione, in ciò che fa e nella qualità delle performance. Essi sono motivati a contribuire ad un’organizzazione se si aspettano degli incentivi superiori al valore dei contributi che sono chiamati a fornire. Gli stakeholders si dividono in interni ed esterni.

Stakeholders interni

Sono persone molto vicine all’organizzazione, che hanno una maggiore e più diretta pretesa sulle risorse dell’organizzazione. Questi sono azionisti, manager e forza lavoro.

• Azionisti: Sono i proprietari dell’organizzazione e la loro pretesa sulle risorse dell’organizzazione è superiore a quella di tutti gli altri stakeholders. Contributo: il loro è l’investimento nell’organizzazione, tramite risorse finanziarie. Incentivo: il loro è il reddito tramite dividendi e/o l’incremento del valore azionario.
• Manager: sono i dipendenti che coordinano le risorse organizzative e devono garantire il raggiungimento degli obiettivi dell’organizzazione. Contributo: il loro è quello di apportare competenze, che utilizzano, per dirigere l’organizzazione. Incentivi: gli sono le retribuzioni monetarie. Stipendi, stock option e la soddisfazione psicologica di coordinare l’organizzazione.
• Forza lavoro: è composto da tutti i dipendenti dell’organizzazione, ad esclusione del management. Contributi: i della forza lavoro sono le competenze apportate e lo svolgimento del lavoro nel miglior modo possibile. Incentivi: gli sono i salari, eventuali bonus, la stabilità d’impiego e la possibilità di promozione.

Stakeholders esterni

Sono persone che non partecipano alla proprietà dell’azienda e non dipendono da essa, che hanno un interesse rilevante nei suoi confronti. Essi sono clienti, fornitori, governo e autorità e comunità locale.

• Clienti: sono coloro che scelgono di usufruire del bene o del servizio prodotto dall’organizzazione. Contributo: il è il denaro che pagano per usufruire di un bene o di un servizio. L’incentivo è il vantaggio che ottengono dalla fruizione del bene o del servizio.
• Fornitori: sono coloro che forniscono all’organizzazione le materie prime necessarie. Contributi: i sono la fornitura delle materie prime e le risorse di qualità. L’incentivo è il ricavo derivante dalla vendita all’organizzazione.
• Governo e autorità: sono le istituzioni, di riferimento, che possono avere diverse pretese dall’organizzazione. Contributi: i sono norme e regole. L’incentivo è una concorrenza libera ed equa.
• Comunità locale: è rappresentata dalla popolazione di riferimento. Contributi: i sono un’infrastruttura sociale ed economica e sostegno morale. Incentivi: gli sono occupazione, benessere e una società migliore.
• Opinione pubblica: Contributi: i sono lealtà e reputazione. L’incentivo è l’orgoglio nazionale.

Efficacia organizzativa

L’organizzazione per essere definita efficace, deve soddisfare, come minimo, gli interessi di tutti i gruppi che ne sono partecipi. Se così non fosse, il gruppo di stakeholders potrebbe ritirare l’appoggio all’organizzazione, pregiudicandone la performance futura. Per poter contemperare gli interessi di tutti gli stakeholders, l’organizzazione deve fare delle scelte su quali obiettivi soddisfare e su come allocare le ricompense tra i diversi gruppi di stakeholders.

Management e autorità organizzativa

• Azionisti: hanno l’autorità di responsabilizzare le persone sulle loro azioni e di influenzare direttamente ciò che fanno e come lo fanno.
• CdA: controlla le attività dei manager e premiano i dirigenti che perseguono attività in grado di soddisfare gli obiettivi degli stakeholder.
• Top management: ha la responsabilità di stabilire gli obiettivi dell’azienda e allocare le risorse organizzative.

Rapporto organizzazione e ambiente

L’ambiente è l’insieme delle forze che circondano un’organizzazione e possono incidere sul suo modo di operare e sul suo accesso alle risorse scarse. L’organizzazione è l’insieme specifico di beni e servizi dell’azienda, i clienti e gli altri stakeholders. L’ambiente specifico è costituito da gruppi di stakeholder.