Concetti Chiave
- La posta elettronica è essenziale per comunicare rapidamente in ambiti come scuola, lavoro e istituzioni, soprattutto dopo la digitalizzazione accelerata dalla pandemia.
- Un indirizzo email formale, preferibilmente composto da nome e cognome, è cruciale per trasmettere professionalità.
- Il soggetto della mail deve essere breve e incisivo per attrarre l'attenzione del destinatario, evitando l'uso di lettere maiuscole.
- La presentazione iniziale è fondamentale se il destinatario non ci conosce; il testo deve essere diretto per evitare ridondanze.
- Esistono diverse tipologie di email, tra cui formali, di reminder e newsletter, ognuna con abbreviazioni specifiche da utilizzare.
Questo appunto di Italiano riguarda la stesura e scrittura di una mail, cercando di capire come evitare errori e disattenzioni.
Indice
Perché usare lo strumento digitale per inviare messaggi?
In un momento storico come il nostro, in cui la tecnologia sembra aver investito il 90% delle nostre vite, ci troviamo spesso di fronte alla necessità di comunicare in modo veloce, sfruttando la posta elettronica.
Chiaramente, il processo di digitalizzazione è stato accentuato ancora più a causa dell’insorgere della pandemia, che ci ha costretto per un lungo periodo ad usare solo gli strumenti informatici.
La mail è sicuramente più veloce in molti ambiti:
- scuola
- lavoro
- uffici
- istituzioni
La conseguenza più immediata è che si rivela quindi fondamentale imparare a scrivere una mail correttamente, evitando errori di distrazione, ortografia o una poca fluidità della lingua scritta.
Come scrivere una mail di lavoro
Il primo passo per scrivere correttamente una mail è avere un indirizzo di posta elettronica formale, per dare un’impressione positiva e professionale già nell’immediatezza. Più semplicemente, possiamo anche solo usare nome e cognome separati da un punto. Questo consiglio è valido soprattutto per evitare che si possano usare indirizzi mail creati magari in un momento più leggero, come in caso il periodo scolastico. Non dimentichiamo poi l’oggetto della mail, perché spesso non viene inserito: da esso si deve subito avere la percezione di ciò che andiamo a chiedere, per spingere chi riceve la mail ad aprirla immediatamente. Deve essere breve e d’effetto, nonché evitare le parole in maiuscolo perché, come sappiamo, quando usiamo i meccanismi dell’online, non dà mai feedback positivi. Il contesto a cui inviamo la mail è molto importante per determinare anche il tipo di saluto:
- Buongiorno
- Ciao
- Caro
- Egregio
- Chiarissimo
Queste espressioni sono seguite dal nome e cognome del destinatario. Se invece, non si conosce il destinatario direttamente, è sufficiente l’espressione “Alla cortese attenzione di…”.
È importante presentarsi subito se la persona cui inviamo la mail non la conosciamo: la presentazione deve essere inserita dopo il saluto iniziale.
Esempio: “Sono Paolo Rossi, responsabile del reparto logistica di…”
Quando si scrive il testo, è meglio essere molto diretti ed evitare giri di parole, proprio perché nell’oggetto si è già specificato tutto e si risulterebbe ridondanti.
Esempio: “Le scrivo per chiederle informazioni a riguardo di…. In oggetto”
Alla conclusione della mail, è importante ringraziare il destinatario e specificare se ci si aspetta una risposta. Si può aggiungere anche “Grazie per l’attenzione” oppure “In attesa di una risposta, le auguro buon proseguimento”. Questi sono segnali di cortesia e professionalità.
Dopo questa parte, si può inserire:
- Cordiali Saluti
- Distinti Saluti
- Cordialmente
E aggiungere il proprio nome e cognome.
Le tipologie di e-mail e abbreviazioni
Ci sono diversi di mail:
- e-mail formali = mail per candidarsi ad un concorso, che mandi a un medico, che scrivi a un professore
- e-mail di reminder = sono mail che si mandano ai clienti per vedere se essi si siano solo dimenticati di scrivere
- e-mail di newsletter = sono mail che comunicano offerte e promemoria inviati a chi si registra ad un sito o è scritto ad una mail list
Ci sono delle abbreviazioni importanti quando si scrive una mail:
- a.c = anno corrente
- ad.es = ad esempio
- p.c = per conoscenza
- all. = allegati
- amn = amministrazione
- arch. = architetto
- egr.i = egregi
- CA = Cortese attenzione
- P.S = post-scriptum
- P/C = per conto
- Cav = Cavaliere
- c/c banc = conto corrente bancario
- c.c.p = conto corrente postale
Per ulteriori aprofondimenti sulle email vedi anche qua
Domande da interrogazione
- Qual è l'importanza di utilizzare strumenti digitali per inviare messaggi?
- Quali sono i passaggi chiave per scrivere una mail di lavoro correttamente?
- Quali sono le diverse tipologie di e-mail menzionate nel testo?
- Quali abbreviazioni sono comunemente usate nelle e-mail?
- Come si dovrebbe concludere una mail di lavoro?
L'uso di strumenti digitali come la posta elettronica è fondamentale per comunicare rapidamente, specialmente in un'epoca in cui la tecnologia pervade il 90% delle nostre vite, accentuata dalla pandemia.
È importante avere un indirizzo email formale, inserire un oggetto chiaro e conciso, utilizzare saluti appropriati, presentarsi se necessario, essere diretti nel testo e concludere con ringraziamenti e saluti formali.
Le tipologie di e-mail includono e-mail formali, e-mail di reminder e e-mail di newsletter, ognuna con scopi specifici come candidature, promemoria ai clienti e comunicazioni di offerte.
Alcune abbreviazioni comuni includono a.c (anno corrente), ad.es (ad esempio), p.c (per conoscenza), all. (allegati), e CA (Cortese attenzione).
Una mail di lavoro dovrebbe concludersi con ringraziamenti, un'espressione di attesa per una risposta, e saluti formali come "Cordiali Saluti" o "Distinti Saluti", seguiti dal proprio nome e cognome.
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