Sistemi informativi Aziendali

L’AZIENDA
In un’economia sempre più competitiva e in un mercato sempre più globale, il mantenimento e la distribuzione delle conoscenze aziendali sono fattori chiave di successo; ed è rappresentato da informazioni e documentazioni di natura eterogenea (dati, numeri, norme, procedure, ..) che non sempre sono facili da organizzare, archiviare e rendere disponibili. Un’azienda che voglia raggiungere i propri fini deve dedicare particolare attenzione alle attività riguardanti la gestione delle informazioni.

INFORMAZIONI E DECISIONI
In azienda il flusso delle informazioni deve seguire determinate regole; i dati devono giungere dove sono necessari, senza ritardi, in modo semplice e comprensibile, e soprattutto in modo affidabile; ma in alcuni casi sono gli utenti che devono poter raggiungere le informazioni di cui hanno necessità tra quelle messe a disposizione di tutti. Vi sono, quindi, due casi:
- l’informazione quando è disponibile viene inviata a chi ne ha bisogno, adesso o in un immediato futuro (push);
- l’informazione viene messa a disposizione in luoghi prefissati e sarà l’utente ad accedervi quando ne avrà bisogno (pull).
Le decisioni che devono essere prese in azienda sono considerate di tre tipi:
- le decisioni strategiche sono quelle che definiscono le linee globali dell’azienda, vengono prese a livello dirigenziale e necessitano di informazioni globali ma sintetiche;
- le decisioni tattiche sono prese e gestite dai quadri intermedi che predispongono le strutture per il perseguimento delle decisioni strategiche, utilizzando informazioni a un livello intermedio;
- le decisioni operative, prese dal personale esecutivo sulla base di informazioni analitiche, sono quelle che permettono di gestire le risorse per il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
Dal punto di vista del personale l’azienda viene vista come una piramide alla cui base si possono collocare le persone con compiti esecutivi, mentre al vertice vi sono coloro che danno ordini. Il flusso delle informazioni va dall’alto verso il basso e viceversa, con un livello di dettaglio che varia a seconda della direzione.

Esistono procedure e applicazioni riguardanti l’aspetto decisionale come dei prodotti software denominati DSS, cioè programmi che consentono di raccogliere e rielaborare dati, anche provenienti da archivi e applicazioni diverse che possono servire da supporto nelle decisioni aziendali.

SISTEMA INFORMATIVO
I dati sono elementi oggettivi raccolti mediante l’osservazione o misure; le informazioni, invece, sono interpretazioni o collegamenti tra dati che permettono di prendere decisioni. Ogni decisone inoltre, è un’associazione di informazioni , basata su un processo informativo/decisionale, che parte dal rilevamento dei dati elementari e dopo averli selezionati per grado di interesse, ne produce delle associazioni e sinterizzazioni successive fino all’applicazione di opportuni criteri decisionali. Per poter gestire i dati e le informazioni in un azienda si fa uso del sistema informativo, cioè un insieme di elementi (persone, messi e procedure) che raccolgono , elaborano e scambiano dati allo scopo di produrre e di distribuire informazioni tra persone che ne hanno bisogno. Le attività da svolgere possono essere:
- raccolta dati: rappresenta la fase in cui i dati e le informazioni, provenienti dall’esterno, vengono acquisiti all’interno del sistema;
- elaborazione dati: la fase in cui i dati raccolti vengono elaborati per fornire output, verranno poi archiviati e distribuiti permettendo di prendere decisioni;
- archiviazione dati: la fase in cui tutti i dati e le informazioni vengono archiviate per una consultazione o rielaborazione;
- distribuzione dati: che avviene tra il personale dell’azienda fornendo gli strumenti per prendere decisioni.
Il sistema informativo e costituito da:
- flussi di informazione destinati a soddisfare le esigenze informative dei vari soggetti interni ed esterni all’azienda;
- le procedure per la raccolta e l’elaborazione dei dati e per l’archiviazione e le trasmissione delle informazioni;
- i metodi e gli strumenti con cui vengono raccolti i dati e trasmesse le informazioni;
- le persone che si occupano della raccolta, elaborazione e archiviazione dei dati.
Il sistema informativo non rappresenta la realtà aziendale, ma un modello della stessa. Le informazioni elaborate devono essere fornite in modo adeguato, avere un contenuto utile, arrivare in tempi utili ed essere facilmente disponibili.
Negli ultimi anni vi è stata una modifica negli obiettivi aziendali. Negli anni Ottanta si puntava all’efficienza, al controllo, alla riduzione dei costi utilizzando l’informatica per aumentare la produttività ma ora si punta più sull’innovazione, alla tempestività, alla qualità e ai servizi. Il supporto dei calcolatori nel lavoro di ufficio ha portato dei vantaggi, però questi vantaggi vengono ridotti o annullati dai colli di bottiglia rappresentati da altre attività collegate o dalle difficili comunicazioni tra i diversi enti interessati allo svolgimento del lavoro. L’introduzione del pc, della posta elettronica e delle reti permette di integrare le varie attività, consentendo lo scambio e il trasferimento delle informazioni in formato elettronico.

IL SISTEMA INFORMATICO
Il sistema informatico è la parte computerizzata del sistema informativi, quindi possiamo dire che esso è l’insieme delle macchine, delle persone, dell’organizzazione che si preoccupano di raccogliere, archiviare, elaborare e distribuire i dati relativi ai processi aziendali.
Il sistema informativo viene gestito utilizzando strumenti informatici. Questo sistema prende il nome di EDP* (Electronic Data Processing) e può essere visto come un insieme di dati memorizzati su supporti elettronici e di applicazioni informatiche utilizzate per agevolare il raggiungimento degli obiettivi di un'azienda. Da adesso in poi quando parleremo di sistemi informativi intenderemo quelli gestiti attraverso strumenti informatici.
Negli ultimi anni (dal 1995 in poi) la combinazione delle tecnologie di comunicazione, l'aumento della potenza di calcolo e della capacità di memorizzazione ha favorito inoltre lo sviluppo di tutte le precedenti tecnologie verso una loro integrazione mirata ad automatizzare tutte le attività aziendali senza discontinuità e con garanzie di unicità dei dati elementari. I moderni sistemi permettono ora di:
- eseguire rapidamente e senza errori i lavori di tipo ripetitivo;
- effettuare simulazioni e calcoli personali sui dati;
- accedere ai dati comuni in momenti differenti;
- scambiare dati tra le varie persone.
Tramite questi sistemi è possibile agevolare l'integrazione tra i vari elaboratori,sistemi operativi e programmi applicativi utilizzati in azienda migliorando di fatto la comunicazione tra i vari settori aziendali: il marketing, la progettazione, le tecnologie, la produzione, la logistica, le vendite, l'assistenza.
Le applicazioni di e-business hanno permesso di modificare e di rivoluzionare i modelli strategici e operativi delle aziende. In particolare si sono avuti cambiamenti con l’introduzione di Internet e delle tecnologie note come intranet ed extranet. Con l’avvento di Internet è cambiato anche il modo di lavorare. Le distanze e i tempi si sono quasi ridotti a zero. Quando su una rete aziendale locale vengono impiegati e protocolli Internet, senza aprirla completamente al resto del mondo, si parla di intranet. La caratteristica consiste nella limitazione dell’accesso ai siti aziendali alle sole persone abilitate. Ciò che distingue un extranet da un’intranet è l’abilitazione, data ad attori esterni all’azienda, di accedere a certe informazioni e applicazioni presenti nell’intranet aziendale. In un extranet i requisiti sono più stringenti.

LA SICUREZZA
Uno dei principali problemi dei sistemi informatici è la sicurezza nel tempo delle apparecchiature hardware, dei programmi e dei dati. Dal punto di vista economico bisogna riuscire a formulare un piano che riduca il costo e il rischio di esposizione. Le misure da adottare si possono classificare in due categorie:
- riguardanti la sicurezza fisica del sistema basata sul controllo dell'ambiente;
- riguardanti la sicurezza dei dati e dei programmi.

SICUREZZA FISICA DEL SISTEMA
I primi tipi di rischio sono quelli accidentali. come ad esempio gli incendi, le alluvioni, i terremoti ecc. il rischio di incendio è il più diffuso e quindi tutti gli ambienti devono essere dotati di sistemi per la rilevazione degli incendi e di sistemi antincendio. Più complesso il problema delle manomissioni e dei sabotaggi. L'unico sistema è controllare l'accesso alle aree con porte chiuse e apribili solo con particolari sistemi. Sistemi particolarmente importanti (ad esempio sistemi militari) possono essere protetti controllando le impronte digitali per autorizzare gli accessi.

SICUREZZA DEI DATI E DEI PROGRAMMI
Per quanto riguarda la sicurezza dei dati si può fare una suddivisione tra danni accidentali e danni dolosi. Un altro problema frequente è la caduta di tensione della corrente dovuta a problemi di alimentazione, e quindi i
dati non risultano consistenti. Un primo tipo di soluzione è quella di dotare questi sistemi di gruppi di continuità, cioè particolari apparecchiature che permettono di fornire corrente all'elaboratore per un certo periodo di tempo anche a fronte di un blackout o creare dei file di LOG che contiene tutte le operazioni fatte sino a quel momento. Per evitare l'uso fraudolento dei dati bisogna invece provvedere a fornire il sistema di protezioni sull'accesso. Si possono utilizzare metodi semplici,
come la digitazione di un codice identificativo e di una password oppure si possono dotare i personal computer di lettori di badge o di riconoscitori di firma.

SISTEMI DI BACKUP/RESTORE
I rischi di perdita dei dati sui dischi magnetici possono, in parte, essere prevenuti attraverso una corretta manutenzione degli stessi. Per risolvere questo problema sono nati sistemi appositi, che si articolano in due componenti: la funzione di backup e quella di restore. l'operazione di backup, permette di copiare il contenuto dei dischi magnetici su supporti rimovibili che possono essere archiviati in luogo sicuro. Il restore è l'operazione inversa, quella cioè che permette di ricostruire, se necessario, il contenuto dei dischi magnetici dai supporti rimovibili preventivamente prodotti. I dati inseriti nel sistema tra un backup e l'altro verranno però perduti.

VIRUS E ANTIVIRUS
I virus informatici sono programmi che si installano in un computer e la cui esecuzione può provocare dei danni al sistema. Un primo metodo per eliminare i virus è quello di cercare di avere copie dei dischi di sistema e dei propri dati in modo da poter ripristinare situazioni pulite un caso di contagio eliminando i file infetti e sostituendoli con file originali. Un altro metodo di prevenzione e di pulizia è l’uso di antivirus.