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Concetti Chiave

  • L'accesso e l'utilizzo delle informazioni nei sistemi informatici delle amministrazioni sono regolati da criteri di abilitazione decisi dal responsabile del servizio.
  • Le amministrazioni pubbliche utilizzano funzioni comuni per accedere ai sistemi di gestione documentale attraverso la rete unitaria, permettendo di ottenere informazioni chiave su protocolli e documenti.
  • È obbligatorio per ogni amministrazione istituire un servizio di gestione del protocollo informatico e degli archivi, supervisionato da un dirigente o funzionario.
  • Il servizio di gestione documentale deve garantire la corretta esecuzione delle operazioni di protocollo, la sicurezza dei dati e l'efficienza del sistema, ripristinando eventuali guasti entro 24 ore.
  • Il servizio è responsabile dell'attribuzione dei livelli di autorizzazione, della conservazione sicura delle copie e dell'organizzazione delle attività di gestione documentale e degli archivi.

Indice

  1. Accesso e criteri di abilitazione
  2. Funzioni minime e comuni
  3. Compiti del servizio di tenuta

Accesso e criteri di abilitazione

Accesso a sistema, ricerca, visualizzazione e stampa delle informazioni sono disciplinate da criteri di abilitazione stabiliti da responsabile di tenuta del servizio.

La ricerca di informazioni del sistema è effettuata secondo criteri di selezione basate su tutti i tipi di informazioni registrate.

Funzioni minime e comuni

PA che accedono a sistemi di gestione informatica di documenti attraverso rete unitaria delle PA usano funzioni minime e comuni di accesso per ottenere informazioni su:

- numero e data registrazione di protocolli di documenti, attraverso oggetto, data spedizione, mittente, destinatario

- numero e data registrazione di protocolli di documenti ricevuti, attraverso data e numero di protocollo attribuiti da PA

Compiti del servizio di tenuta

Ogni amministrazione istituisce servizio per tenuta del protocollo informatico, della gestione dei documenti e degli archivi in ogni grande area organizzativa omogenea. Al servizio è preposto dirigente o funzionario.

Servizio ha i compiti di:

- attribuire livelli di autorizzazione per accesso (consultazione, inserimento e modifica)

- garantisce che operazioni di registrazione e segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni

- garantisce corretta produzione e conservazione registro giornaliero di protocollo

- cura funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie da ripristinare in 24 ore o nel più breve tempo possibile

- conserva copie in luoghi sicuri e diversi

- garantisce funzionamento di strumenti e organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione documenti e flussi documentali, incluse funzionalità di accesso a attività di gestione degli archivi

- autorizza operazioni di annullamento

- vigila su osservanza delle disposizioni da parte del personale autorizzato e incaricati


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