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Requisiti sistemi informatici per amministrazioni



Accesso a sistema, ricerca, visualizzazione e stampa delle informazioni sono disciplinate da criteri di abilitazione stabiliti da responsabile di tenuta del servizio.
La ricerca di informazioni del sistema è effettuata secondo criteri di selezione basate su tutti i tipi di informazioni registrate.

PA che accedono a sistemi di gestione informatica di documenti attraverso rete unitaria delle PA usano funzioni minime e comuni di accesso per ottenere informazioni su:
- numero e data registrazione di protocolli di documenti, attraverso oggetto, data spedizione, mittente, destinatario
- numero e data registrazione di protocolli di documenti ricevuti, attraverso data e numero di protocollo attribuiti da PA
Ogni amministrazione istituisce servizio per tenuta del protocollo informatico, della gestione dei documenti e degli archivi in ogni grande area organizzativa omogenea. Al servizio è preposto dirigente o funzionario.

Servizio ha i compiti di:

- attribuire livelli di autorizzazione per accesso (consultazione, inserimento e modifica)
- garantisce che operazioni di registrazione e segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni
- garantisce corretta produzione e conservazione registro giornaliero di protocollo
- cura funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie da ripristinare in 24 ore o nel più breve tempo possibile
- conserva copie in luoghi sicuri e diversi
- garantisce funzionamento di strumenti e organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione documenti e flussi documentali, incluse funzionalità di accesso a attività di gestione degli archivi
- autorizza operazioni di annullamento
- vigila su osservanza delle disposizioni da parte del personale autorizzato e incaricati