Concetti Chiave
- L'accesso e l'utilizzo delle informazioni nei sistemi informatici delle amministrazioni sono regolati da criteri di abilitazione decisi dal responsabile del servizio.
- Le amministrazioni pubbliche utilizzano funzioni comuni per accedere ai sistemi di gestione documentale attraverso la rete unitaria, permettendo di ottenere informazioni chiave su protocolli e documenti.
- È obbligatorio per ogni amministrazione istituire un servizio di gestione del protocollo informatico e degli archivi, supervisionato da un dirigente o funzionario.
- Il servizio di gestione documentale deve garantire la corretta esecuzione delle operazioni di protocollo, la sicurezza dei dati e l'efficienza del sistema, ripristinando eventuali guasti entro 24 ore.
- Il servizio è responsabile dell'attribuzione dei livelli di autorizzazione, della conservazione sicura delle copie e dell'organizzazione delle attività di gestione documentale e degli archivi.
Accesso e criteri di abilitazione
Accesso a sistema, ricerca, visualizzazione e stampa delle informazioni sono disciplinate da criteri di abilitazione stabiliti da responsabile di tenuta del servizio.
La ricerca di informazioni del sistema è effettuata secondo criteri di selezione basate su tutti i tipi di informazioni registrate.
Funzioni minime e comuni
PA che accedono a sistemi di gestione informatica di documenti attraverso rete unitaria delle PA usano funzioni minime e comuni di accesso per ottenere informazioni su:
- numero e data registrazione di protocolli di documenti, attraverso oggetto, data spedizione, mittente, destinatario
- numero e data registrazione di protocolli di documenti ricevuti, attraverso data e numero di protocollo attribuiti da PA
Compiti del servizio di tenuta
Ogni amministrazione istituisce servizio per tenuta del protocollo informatico, della gestione dei documenti e degli archivi in ogni grande area organizzativa omogenea. Al servizio è preposto dirigente o funzionario.
Servizio ha i compiti di:
- attribuire livelli di autorizzazione per accesso (consultazione, inserimento e modifica)
- garantisce che operazioni di registrazione e segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni
- garantisce corretta produzione e conservazione registro giornaliero di protocollo
- cura funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie da ripristinare in 24 ore o nel più breve tempo possibile
- conserva copie in luoghi sicuri e diversi
- garantisce funzionamento di strumenti e organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione documenti e flussi documentali, incluse funzionalità di accesso a attività di gestione degli archivi
- autorizza operazioni di annullamento
- vigila su osservanza delle disposizioni da parte del personale autorizzato e incaricati
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