Concetti Chiave
- L'accesso e l'utilizzo delle informazioni nei sistemi informatici delle amministrazioni sono regolati da criteri di abilitazione decisi dal responsabile del servizio.
- Le amministrazioni pubbliche utilizzano funzioni comuni per accedere ai sistemi di gestione documentale attraverso la rete unitaria, permettendo di ottenere informazioni chiave su protocolli e documenti.
- È obbligatorio per ogni amministrazione istituire un servizio di gestione del protocollo informatico e degli archivi, supervisionato da un dirigente o funzionario.
- Il servizio di gestione documentale deve garantire la corretta esecuzione delle operazioni di protocollo, la sicurezza dei dati e l'efficienza del sistema, ripristinando eventuali guasti entro 24 ore.
- Il servizio è responsabile dell'attribuzione dei livelli di autorizzazione, della conservazione sicura delle copie e dell'organizzazione delle attività di gestione documentale e degli archivi.
Accesso e criteri di abilitazione
Accesso a sistema, ricerca, visualizzazione e stampa delle informazioni sono disciplinate da criteri di abilitazione stabiliti da responsabile di tenuta del servizio.
La ricerca di informazioni del sistema è effettuata secondo criteri di selezione basate su tutti i tipi di informazioni registrate.
Funzioni minime e comuni
PA che accedono a sistemi di gestione informatica di documenti attraverso rete unitaria delle PA usano funzioni minime e comuni di accesso per ottenere informazioni su:
- numero e data registrazione di protocolli di documenti, attraverso oggetto, data spedizione, mittente, destinatario
- numero e data registrazione di protocolli di documenti ricevuti, attraverso data e numero di protocollo attribuiti da PA
Compiti del servizio di tenuta
Ogni amministrazione istituisce servizio per tenuta del protocollo informatico, della gestione dei documenti e degli archivi in ogni grande area organizzativa omogenea. Al servizio è preposto dirigente o funzionario.
Servizio ha i compiti di:
- attribuire livelli di autorizzazione per accesso (consultazione, inserimento e modifica)
- garantisce che operazioni di registrazione e segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni
- garantisce corretta produzione e conservazione registro giornaliero di protocollo
- cura funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie da ripristinare in 24 ore o nel più breve tempo possibile
- conserva copie in luoghi sicuri e diversi
- garantisce funzionamento di strumenti e organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione documenti e flussi documentali, incluse funzionalità di accesso a attività di gestione degli archivi
- autorizza operazioni di annullamento
- vigila su osservanza delle disposizioni da parte del personale autorizzato e incaricati
Domande da interrogazione
- Quali sono i criteri di abilitazione per l'accesso al sistema di gestione documentale?
- Quali sono i compiti principali del servizio di tenuta del protocollo informatico?
L'accesso al sistema, la ricerca, la visualizzazione e la stampa delle informazioni sono regolati da criteri di abilitazione stabiliti dal responsabile del servizio.
Il servizio di tenuta del protocollo informatico ha il compito di attribuire livelli di autorizzazione, garantire la corretta registrazione e conservazione dei documenti, ripristinare il sistema in caso di guasti, conservare copie in luoghi sicuri, e vigilare sull'osservanza delle disposizioni da parte del personale autorizzato.
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