Concetti Chiave
- I registri di protocollo cartacei vengono sostituiti con sistemi informatici per migliorare l'efficienza e l'integrazione tra le aree organizzative delle pubbliche amministrazioni.
- Il sistema informatico deve garantire sicurezza, integrità, e una registrazione di protocollo corretta e puntuale, oltre a facilitare il reperimento e l'accesso alle informazioni sui documenti registrati.
- La registrazione di protocollo memorizza dati non modificabili come numero e data di protocollo, mittente o destinatario, oggetto e impronta del documento, assicurando una tracciabilità completa.
- Il sistema deve produrre un registro giornaliero di protocollo e include l'obbligo di protocollare tutti i documenti ricevuti e inviati, con alcune esclusioni specifiche come gazzette e materiali pubblicitari.
- La segnatura di protocollo consiste nell'associare in modo permanente e non modificabile informazioni essenziali al documento originale, come numero progressivo, data e identificazione dell'amministrazione.
Indice
Sostituzione dei registri cartacei
Sostituzione registri di protocollo cartacei con sistemi informatici.
Ogni PA individua uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri di uniformità nella classificazione e archiviazione e comunicazione interna tra le aree.
Requisiti del sistema informatico
Sistema di gestione informatica di documenti deve:
- garantire sicurezza e integrità del sistema
- garantire corretta e puntuale registrazione di protocollo
- fornire informazioni su collegamenti tra i documenti
- consentire reperimento di informazioni su documenti registrati
- consentire accesso a informazioni del sistema da soggetti interessati
- garantire corretta organizzazione dei documenti
Dettagli sulla registrazione di protocollo
Registrazione di protocollo deve memorizzare, e non modificabili:
- numero di protocollo, generato automaticamente da sistema e non modificabile
- data di registrazione del protocollo
- mittente o destinatario
- oggetto del documento
- data e protocollo del documento ricevuto, se presenti
- impronta del documento informatico
Il sistema deve permettere produzione di registro giornaliero di protocollo.
Esclusioni e annullamenti
Oggetto di protocollo obbligatorio documenti ricevuti e inviati da amministrazione e tutti documenti informatici. Esclusi gazzette ufficiali, bollettini ufficiali, notiziari PA, note di ricezione di circolari e altre disposizioni, materiali statistici, atti preparatori interni, giornali, riviste, libri, materiali, pubblicitari, inviti a manifestazioni e documenti già soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione.
Le informazioni non modificabili del protocollo sono annullabili, rimanendo comunque memorizzate nel data base per essere sottoposte a elaborazioni previste dalla procedura.
Segnatura di protocollo = apposizione o associazione all’originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni ad esso riguardanti.
Informazioni minime previste:
- numero progressivo di protocollo
- data di protocollo
- identificazione sintetica dell’amministrazione o area organizzativa
Può includere:
- identificativo dell’ufficio
- classificazione
- ogni altra informazioni utile o necessaria
Operazione di segnatura di protocollo effettuata contemporaneamente ad operazione di registrazione di protocollo.
Numero di protocollo progressivo e costituito da almeno sette cifre numeriche, numerazione rinnovata ogni anno solare.
Domande da interrogazione
- Quali sono i requisiti fondamentali per un sistema di gestione informatica dei documenti amministrativi?
- Quali informazioni devono essere memorizzate nella registrazione di protocollo?
- Quali documenti sono esclusi dall'obbligo di protocollo?
Il sistema deve garantire sicurezza e integrità, registrazione corretta e puntuale di protocollo, fornire informazioni sui collegamenti tra documenti, consentire il reperimento di informazioni e l'accesso ai soggetti interessati, e garantire una corretta organizzazione dei documenti.
Devono essere memorizzati il numero di protocollo generato automaticamente, la data di registrazione, il mittente o destinatario, l'oggetto del documento, la data e il protocollo del documento ricevuto, e l'impronta del documento informatico.
Sono esclusi gazzette ufficiali, bollettini ufficiali, notiziari PA, note di ricezione di circolari e altre disposizioni, materiali statistici, atti preparatori interni, giornali, riviste, libri, materiali pubblicitari, inviti a manifestazioni e documenti già soggetti a registrazione particolare.
Accedi a tutti gli appunti
Tutor AI: studia meglio e in meno tempo
