Concetti Chiave
- I documenti amministrativi come decreti e certificazioni sono redatti per garantirne la conservazione nel tempo.
- Gli atti pubblici devono essere privi di errori o alterazioni per mantenere la loro validità.
- Le rappresentanze diplomatiche italiane seguono norme specifiche per la trasmissione di atti e dati per la cittadinanza.
- La riservatezza dei dati personali è tutelata limitando le informazioni trasmesse ad altre pubbliche amministrazioni.
- La dichiarazione sostitutiva attesta la conformità di copie di atti o documenti agli originali, anche per documenti fiscali.
Documentazione amministrativa
Decreti, atti ricevuti da notai, atti pubblici e certificazioni sono redatti per garantire conservazione nel tempo.
Gli atti pubblici non devono contenere lacune, aggiunte, abbreviazioni, correzioni, alterazioni o abrasioni.
Per trasmissione di atti o copie di atti o dati per cittadinanza da parte di rappresentanza diplomatiche e consolari italiane, si osservano disposizioni speciali su funzioni e poteri consolari.
Per tutelare riservatezza dati personali, certificati e documenti trasmessi ad altre PA possono contenente solo informazioni su stati, fatti e qualità personali previsti da legge o regolamento, strettamente necessarie per perseguimento delle finalità per le quali sono acquisite
Copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che garantisca riproduzione fedele e duratura.
Autenticazione può essere fatta da pubblico ufficiale che ha emesso o presso cui è depositato originale o al quale deve essere prodotto i documento o da notaio, cancelliere, segretario comunale o funzionario incaricato da sindaco.
Contiene attestazione di conformità con l’originale (a fine copia), indicante data, luogo di rilascio, numero di fogli, proprio nome e cognome, qualifica rivestita, propria firma per esteso e timbro ufficio. Se più fogli firma a margine di ciascun foglio.Se interessato deve presentare a PA copia autentica di documento , autenticazione può essere fatta da responsabile del procedimento o altro dipendente competente a ricevere documentazione, su esibizione dell’originale e senza obbligo di deposito. Tale copia usata solo per procedimento in corso.
Dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà può riguardate che copia di atto o documento o copi di pubblicazioni e titoli siano conformi all’originale. Dichiarazione valida anche per copia di documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservate dai privati.
Dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà può essere apposta in calca alla copia stessa.
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