Video appunto: Preparazione di un evento speciale

La preparazione di un evento speciale



La pianificazione del lavoro



Quando si organizza un evento speciale gli strumenti organizzativi principali sono:
- la check list, cioè un riepilogo dettagliato dell’evento, dove saranno specificati il giorno, il numero degli ospiti, il menu concordato, le attrezzature necessarie, il tovagliato scelto e gli addobbi floreali.
È il documento di riferimento per il trasporto delle attrezzature dal magazzino alla location;
- job description, cioè uno schema di servizio che riporta tutte le azioni da effettuare, sia precedenti al servizio sia durante il servizio;
- il briefing, cioè una riunione preliminare al servizio.

La preparazione della sala



Uno dei momenti più importanti durante la preparazione di un evento speciale è la preparazione della sala, che inizia con la lettura della job description, la sistemazione dei tavoli e se previsto la sistemazione dei buffet. La scelta dell’allestimento dei tavoli può variare a seconda:
- del contesto;
- delle preferenze del cliente;
- del numero dei commensali;
- dello stile del servizio.

Il buffet



Il buffet viene predisposto unendo più tavoli per esporre e appoggiare diverse pietanze e bevande. Si tratta di una soluzione che viene preferita quando ci sono molti invitati. Secondo lo spazio a disposizione, il numero degli invitati e il tipo di servizio previsto si decide la forma da dare al buffet, da quelle più lineari a quelle più scenografiche. Le dimensioni dei tavoli da utilizzare per i buffet sono standard sia per nell’altezza sia nella larghezza, ma possono variare nella lunghezza, in genere si calcola un buffet lungo 1,5 m per ogni 10 coperti. I buffet possono essere coperti da tovaglie normali o con le skirts.
La mise en place del buffet deve creare una scenografia di effetto, curata ed elegante, seguendo alcune regole di riferimento, cioè:
- verificare che tutto il materiale occorrente per il servizio sia stato predisposto;
- sistemare piatti, portate e piatti puliti a 20 cm dal bordo;
- se il tavolo è unico, sistemare i piatti più bassi in primo piano e quelli più alti sullo sfondo;
- alzare qualche portata con piedistalli o alzatine;
- predisporre addobbi floreali in armonia con il tovagliato, oppure con composizioni di frutta.

Il servizio di sala



La preparazione di un evento speciale richiede l’organizzazione del servizio che può essere:
- al tavolo, che ha inizio con la fase dell’accoglienza e si conclude con lo sbarazzo;
- al buffet, che può essere con servizio, self-service, con o senza aiuto del personale.