Tesi, Contabilità su PC e organizzazione aziendale

CPU.

Le prestazioni elaborative della CPU crescono in base al tipo di macchina utilizzata. Si parte dai PC,

notebook e tablet fino ai supercomputer che sono più veloci e con supporto multiutente. Quindi abbiamo i

minicomputer da una parte e i mainframe dall’altra, tipici delle grandi imprese.

Fase di output

I dati elaborati possono essere messi a disposizione degli utenti tramite la stampa, visualizzazione a video o

salvataggio su supporti di memorizzazione, quali hard disk, DVD.

La memorizzazione dei dati

Nella fase di elaborazione i dati vengono memorizzati nella memoria RAM. Essa è detta anche memoria

volatile in quanto il suo contenuto viene perso in caso di assenza di alimentazione elettrica.

Per rendere i dati e le informazioni disponibili anche per un momento futuro si utilizzano le memorie di

massa. I principali dispositivi di memoria di massa sono: hard disk, CD, DVD, chiavette USB ed altre

memorie flash.

1.1.2 La gestione delle informazioni tramite i SCI

1.1.2.1 La contabilità generale nei sistemi informativi

Le attività amministrative contabili sono tipicamente ripetitive e ciò ha favorito la loro automatizzazione su

sistemi informatizzati. La contabilità generale è stata la prima attività ad essere automatizzata grazie alla

sua semplicità.

Gli strumenti informatici sono fattori produttivi che permettono una gestione più efficiente delle

informazioni.

Bisogna precisare che un sistema contabile non rileva solo dati economico-finanziari (quantitativi) ma

anche dati tecnici, qualitativi.

La contabilità generale rappresenta il centro di un’impresa in quanto attraverso la sua logica razionale si dà

sistematicità ed accuratezza al processo di raccolta dei dati. A partire da essa si progetta il sistema

informativo.

Oggi, si parla di sistemi contabili integrati, che consentono la raccolta e l’elaborazione di dati ad un livello di

dettaglio elevato grazie all’integrazione della contabilità generale con la quella gestionale e affiancando dati

extracontabili-statistici. Tale integrazione è attuabile tramite l’uso di un unico piano dei conti con conti

civilistici, gestionali e comuni.

1.1.2.2 Dalla contabilità manuale a quella su PC

Dal punto di vista delle metodologie la contabilità manuale non presenta differenze significative con quella

su PC. La differenza principale è la maggior efficienza, accuratezza e tempestività del lavoro.

La complessità della gestione informatica della contabilità generale dipende dalla presenza o meno di

collegamenti software/hardware tra procedure contabili e le altre procedure. 4

Documenti originari:

Fatture, note di credito, distinte

di pagamento, ecc.…

Immissione dati

Controllo errori

Elaboratore Database

Altri output:

Output periodici: Output annuali: Scadenziario,

Libro giornale, bilancio di verifica,

Bilancio annuale

registri IVA, ecc. ecc.

Figura: flusso dei dati e delle informazioni per la gestione informatica della contabilità generale

Il primo livello di complessità consiste nell’immissione manuale o elettronica in un’unica volta di una prima

nota. Dopo aver convalidato i dati, il sistema aggiorna in automatico tutti gli archivi contabili, consentendo

di generare i relativi output in base alla richiesta. Il processo di contabilizzazione risulta molto più veloce di

quella manuale in quanto basta una immissione per compilare le registrazioni cronologiche e sistematiche, i

registri IVA e altri libri contabili. Quindi la prima nota è l’input, mentre il libro giornale è l’output.

Il secondo livello si realizza integrando le procedure contabili con altre procedure, es. magazzino,

fatturazione, incassi e pagamenti, ecc.

In questo caso alcune operazioni possono essere rilevate in prima nota in automatico con il collegamento a

procedure di immissione di documenti originari (fatture di vendita, Ri.BA., cambiali, ecc.). Il processo

contabile viene così decentralizzato agli uffici che gestiscono i rapporti con i soggetti esterni. Esempio:

l’ufficio fatturazione emette una fattura di vendita e la contabilizza generando la prima nota e aggiornando

i registri IVA in modo automatico, cioè senza ulteriori inserimenti di dati.

L’ultimo livello si realizza scambiando i dati e i documenti con soggetti esterni (clienti, fornitori, banche,

ecc.) utilizzando le moderne tecnologie di comunicazione (es. e-mail). 5

L’integrazione fra procedure interne ed esterne all’azienda non investe solo aspetti informatici ma anche

economico-aziendali connessi alla definizione di operazioni, procedure amministrative. La responsabilità di

immissione dei dati nel sistema si distribuisce anche nei luoghi dove si sono formati i dati.

All’aumentare del livello di complessità si possono fare le seguenti riflessioni:

 Dematerializzazione dei documenti contabili;

 Maggiore razionalizzazione delle procedure;

 Maggiore accuratezza dei dati dovuta alla riduzione di operazioni di immissione;

 Maggiori rischi e quindi necessità di maggiori controlli del sistema informativo dovuti all’apertura

verso l’esterno e quindi al maggior numero di utenti che partecipano al processo.

I software gestionali sono costituiti da moduli. Ogni modulo gestisce un’attività particolare.

Ci possono essere diversi moduli: modulo clienti/vendite, modulo fornitori/acquisti, gestione finanziaria,

incassi, Ri.BA., ammortamenti cespiti. Tali moduli sono indipendenti in modo da permettere all’impresa di

automatizzare i processi in modo graduale in base alle proprie esigenze. Essi sono collegati ai moduli di

contabilità gestionale e generale. Si realizza così un sistema contabile integrato.

Il modulo di contabilità si avvale di alcuni archivi:

 Archivi anagrafici: contengono dati anagrafici relativi a clienti, fornitori, prodotti, ecc. (piano dei

conti, anagrafica clienti e fornitori);

 Tabelle di base: contengono record costituiti da due campi base: codice e descrizione (codici IVA,

causali contabili);

 Archivi dinamici: dati elementari e sintetici aggiornati in tempo reale (movimento contabili, saldi

conti, ecc.).

La struttura di questi archivi va definita al momento dell’implementazione del sistema gestionale. L’uso di

archivi permette di fare riferimento a dati tramite un codice chiave, semplificando le procedure di raccolta

ed elaborazione, oltre al risparmio di memoria di massa utilizzata.

1.1.2.3 L’evoluzione dei sistemi informatizzati

I sistemi informativi aziendali moderni sono il frutto di una continua evoluzione dovuta all’evoluzione dei

mercati, della tecnologia e della gestione aziendale.

In particolare si possono identificare tre stadi.

Stadio iniziale

Fino agli anni Sessanta i sistemi informativi gestivano solamente le procedure aziendali di base (contabilità

generale, magazzino, ordini, ecc.) e rilevavano gli avvenimenti una volta accaduti (ex-post) al fine di

redigere un rapporto annuale sulla situazione aziendale. Tutto ciò è dovuto al fatto che a quei tempi c’era

scarsa competizione e le tecnologie non erano molto sviluppate. I controlli erano pochi e gestiti da coloro

che operavano in amministrazione.

Stadio intermedio

La crescita delle capacità manageriali e la maggiore competitività tra le aziende negli anni Settanta e

Ottanta ha reso necessario lo sviluppo di nuovi strumenti in grado di fornire maggiori informazioni 6

principalmente su costi, rapporti con clienti/fornitori. Così si iniziò ad utilizzare sistemi di rilevazione

analitica, reporting e analisi di dati extra-contabili.

Stadio di maturità

Dagli anni Novanta fino ad oggi si assiste all’uso sempre maggiore delle tecnologie informatiche quali

client/server e Internet. Nascono i sistemi ERP che percorrono orizzontalmente l’impresa, organizzando i

processi aziendali.

1.1.2.4 Dal sistema informativo contabile a quello gestionale

I sistemi aziendali si sono evoluti soprattutto grazie al progresso della tecnologia, ma non bisogna

dimenticare le capacità manageriali. Infatti, senza l’evoluzione di quest’ultime, le tecnologie sarebbero

inutili.

Il passaggio ad un sistema gestionale avviene tramite il cambiamento dell’ottica di gestione dei sistemi

contabili. Si passa dall’ottica ex-post, con rilevazione degli eventi dopo il loro accadimento, all’ottica ex-

ante, al fine di effettuare previsioni, proiezioni facendo divenire il sistema un supporto alle decisioni.

Questo passaggio è possibile attraverso:

 Una rivisitazione delle procedure aziendali;

 Investimenti in tecnologie informatiche;

 Formazione, addestramento e riqualificazione del personale.

1.1.2.5 La logica dei processi

In un ambiente competitivo è indispensabile per un’impresa saper rispondere alle esigenze del cliente,

essere flessibili in termini organizzativi e produttivi, cioè sapersi adattare ai mutamenti del mercato.

Le funzioni verticali di un’impresa rappresentano una forma organizzativa, ma quello che crea valore è

rappresentato dai processi, quell’insieme di attività con scopo comune che attraversano trasversalmente

l’organizzazione.

Dal punto di vista informatico, la realizzazione della gestione orizzontale richiede la definizione di altri

oggetti di misurazione necessari per il miglioramento dei processi (esempio consumo di risorse, livello

qualitativo raggiunto, ecc.). L’azienda deve valutare l’utilità della gestione orizzontale in quanto

l’organizzazione, i sistemi di controllo e il sistema informativo aziendale vanno rivisti. Il sistema informativo

deve considerare le esigenze informative di tutte le unità aziendali, anche per le informazioni scambiate

con l’esterno.

Le informazioni devono essere disponibili nei tempi e nella forma richiesta in base alle esigenze

informative.

Un processo può produrre beni e servizi necessari ad altri processi aziendali e perciò è importante la

presenza di sistemi che facilitino la distribuzione di informazioni.

È quindi necessario stabilire le informazioni utili alla gestione dei processi e i fattori critici di successo che

permettano all’impresa di realizzare un sistema efficace di controllo dei processi.

L’uso delle tecnologie informatiche facilita il raggiungimento di tali obiettivi, infatti è possibile:

 Raccogliere informazioni elementari interne ed esterne;

 Memorizzare le decisioni e le azioni intraprese; 7

 Aggregare e fornire informazioni in base al destinatario;

 Un operatore può generarsi autonomamente le informazioni a lui utili.

Per un migliore sfruttamento dell’IT è bene non utilizzare i sistemi legacy, cioè sistemi informativi separati

che comportano inserimenti multipli generando ridondanza, perdita di te