Sistemi informativi aziendali

ERP AREA LOGISTICA

89. Descrivere i concetti base di un Sistema Informativo Aziendale che

implementa l'organizzazione della Logistica.

La parte del sistema informativo rivolta all’area logistica si occupa di svolgere

diversi compiti:

- definire le caratteristiche gestionali degli articoli trattati dall’azienda;

- controllare la movimentazione degli articoli;

- fornire analisi di disponibilità e giacenza degli articoli;

- fornire valutazioni inventariali con relative valorizzazioni.

Nei sistemi più evoluti, inoltre, sono disponibili ulteriori procedure per:

- identificare le ubicazioni fisiche degli articoli;

- tracciare le origini e le destinazioni di gruppi di articoli (lotti) o di singoli

articoli (matricole);

- operare con movimentazione parzialmente o completamente

automatizzata.

Per quanto riguarda la definizione delle caratteristiche gestionali degli articoli

trattati dall’azienda, il sistema si occupa di definire le anagrafiche degli

stessi articoli (cioè la descrizione dei prodotti su cui lavora l’azienda).

Gli articoli devono essere identificati in modo chiaro e preciso, sia

all’interno del sistema informativo, sia nelle normali attività aziendali. Nei

sistemi di logistica più semplici si utilizza una numerazione progressiva,

sufficiente da un punto di vista strettamente informatico, ma che

presenta una notevole difficoltà da parte degli operatori umani a

interpretare numeri e a distinguere così gli articoli. Per questo motivo si

ricorre quasi sempre ad un piano di codifica, cioè un modello

organizzativo che definisce il codice di un elemento in modo più

comprensibile e idoneo.

I sistemi informativi raggruppano nell’anagrafica prodotti tutte le

informazioni necessarie. I dati anagrafici sono numerosi e variamente

organizzati, a seconda dell’architettura dei sistemi e delle funzioni

disponibili. Le informazioni base contenute nell’anagrafica prodotti sono:

- il codice dell’articolo (inserito manualmente o generato

automaticamente);

- la descrizione dell’articolo (costruita manualmente o automaticamente),

che spesso può essere fornita in più lingue;

- unità di misura, in cui è movimentato il magazzino, ovvero l’unità di

misura logistica (nei sistemi più evoluti, per ogni flusso può essere

definita un’unità di misura diversa);

- imballo e confezione (specificano il tipo di imballo usato per l’articolo e

la modalità di composizione);

- approvvigionamento (specifica la metodologia di approvvigionamento

dell’articolo, cioè se è un articolo d’acquisto o di produzione);

- politica di gestione (identifica la politica con cui l’articolo è trattato

all’interno del sistema informativo e, più in generale, in azienda),

solitamente “a scorta” o “a fabbisogno”;

- movimentazione (definisce se l’articolo viene effettivamente usato dalla

logistica, quindi se ha regolare movimentazione o se è presente per pura

informazione anagrafica);

- stato, che identifica lo stato in cui si trova l’articolo (in esaurimento,

esaurito, di budget);

- attributi statistici e gestionali, che dipendono dalla struttura del

prodotto e lo qualificano meglio (dimensioni, peso netto, peso lordo e

volume, categoria merceologica e tipologia);

- scheda tecnica (spesso è possibile associare una o più schede

descrittive libere).

I sistemi ERP rendono disponibili anche altre informazioni di

approvvigionamento e produttive, a livello di anagrafica di prodotti:

- lead time, spesso chiamato tempo di approvvigionamento: è il tempo

necessario affinché l’articolo sia disponibile dal momento in cui viene

richiesto l’approvvigionamento;

- scorta minima: se la politica di gestione è a scorta, rappresenta la

quantità che serve a far fronte ad eventuali picchi di richiesta che

eccedono l’assorbimento medio;

- livello di riordino: se la politica di gestione è a scorta, rappresenta la

quantità di materiale sufficiente a coprire i consumi durante un periodo

lungo come il lead time (punto di riordino = scorta minima + livello di

riordino);

- scorta di sicurezza: se la politica di gestione è a fabbisogno, tale

quantità comunque è utilizzata per definire scorte di sicurezza e far

fronte a richieste immediate del mercato;

- lotto economico: è il lotto minimo di approvvigionamento considerato

economico per i processi aziendali;

- altri parametri di pianificazione: si tratta di una serie di parametri legati

alla definizione delle modalità operative con cui lavorano le procedure di

pianificazione. La funzione di questi parametri è di servire da eccezione

per i parametri standard scelti per il resto dell’azienda.

Se l’articolo è d’acquisto, vanno specificati i fornitori possibili con le loro

caratteristiche:

- fornitore che può approvvigionare l’articolo;

- codice articolo (spesso i fornitori richiedono l’identificazione dell’articolo

con il proprio codice);

- percentuale di assegnazione;

- lead time (il tempo di approvvigionamento generale dell’articolo può

variare a seconda del fornitore);

- lotto minimo.

Se l’articolo è di vendita, bisogna tener conto di alcune particolarità

logistiche che dipendono dai clienti:

- codice articolo (spesso i clienti richiedono l’identificazione dell’articolo

con il proprio codice);

- descrizione articolo (spesso i clienti richiedono per particolari articoli

descrizioni proprie);

- imballi/confezioni speciali per il cliente;

- informazioni per etichettature tipiche del cliente.

Ci sono anche dati anagrafici che hanno rilevanza amministrativa:

- aliquota IVA a cui è soggetto l’articolo;

- nomenclatura combinata (standardizzata a livello CEE);

- contropartite contabili in vendita (utilizzate dai sistemi automatici di

vendita nel generare i movimenti contabili relativi);

- contropartite contabili in acquisto (simmetriche alle precedenti per i

flussi passivi).

Per quanto riguarda la movimentazione logistica, essa traccia i fenomeni

transazionali che vengono effettuati sugli articoli: indica che articolo

viene movimentato, il deposito da cui esce o in cui entra l’articolo, la

data dell’evento che genera il movimento, la quantità movimentata

espressa nell’unità di misura logistica. Indica anche se l’operazione è in

ingresso o in uscita e identifica la causale del movimento, con eventuali

informazioni.

L’analisi e le valutazioni della giacenza di ogni articolo avviene valutando

i movimenti di ingresso e di uscita per ogni deposito.

La movimentazione di magazzino ha, nella maggior parte dei casi, una

logica di partita semplice e i casi più comuni sono:

- ingresso per acquisto;

- uscita per vendita;

- ingresso per denuncia di produzione (ingresso di un articolo prodotto

dall’azienda);

- uscita per scarico di produzione (uscita di un articolo utilizzato in un

processo produttivo e che concorre alla creazione di un altro articolo);

- ingresso per movimentazione interna;

- uscita per movimentazione interna.

Le informazioni base presenti nel movimento sono:

- articolo movimentato;

- deposito movimentato;

- data movimento;

- quantità del movimento nell’unità di misura principale;

- tipologia, causale del movimento, descrizione aggiuntiva;

- riferimenti ai documenti che generano il movimento (i movimenti da e

verso l’esterno hanno documenti fiscali collegati, mentre i movimenti

interni, come quelli legati a un trasferimento fra due depositi interni

all’azienda, non necessitano di documenti effettivi;

- valore del movimento (per gli acquisti, il valore comprende il costo del

bene e i costi accessori collegati, mentre per la produzione, il valore

totale è dato dal valore delle componenti più il valore delle lavorazioni

effettuate);

- apertura/chiusura inventariale (usati per snellire le operazioni di analisi

di giacenza);

- numero e tipo giornale di magazzino.

I sistemi informativi per la logistica offrono procedure per il trattamento

delle informazioni anagrafiche degli articoli e per l’alimentazione

dell’archivio di movimentazione.

procedure di trattamento anagrafico,

Per quanto riguarda le esse sono

procedure interattive che permettono l’inserimento, la modifica e la

cancellazione di tutte le informazioni relative all’anagrafica degli articoli.

procedure di alimentazione,

Per quanto riguarda le invece, sono:

- interattive (dispongono di funzioni autonome di trattamento dei

movimenti).

La movimentazione di magazzino è, concettualmente, in partita semplice

e le casistiche di partita doppia sono spesso risolte con procedure

interattive per il trattamento accoppiato dei movimenti (movimenti

simmetrici). Un caso diverso è quello dei movimenti complessi, in cui a

un movimento ne sono collegati diversi altri;

- automatiche: la quasi totalità dei movimenti di magazzino viene

generata dai flussi operativi aziendali. Il flusso attivo genera

automaticamente i movimenti di uscita materiali collegati al documento

di trasporto per vendita, mentre il flusso acquisti genera i movimenti di

ingresso materiale collegati alla registrazione del documento di trasporto

del fornitore. Un’altra fonte di movimenti è il processo produttivo

(schematicamente a ogni passaggio del processo vengono scaricati i

componenti utilizzati e vengono caricati gli articoli prodotti).

Il sistema informativo offre anche diverse procedure di verifica delle

giacenze (onde evitare errori che potrebbero causare l’inevadibiltà delle

richieste o giacenze maggiori del necessario). Nei sistemi più semplici i

controlli sono limitati al reporting, mentre negli altri vengono offerte

procedure di verifica inventariale che permettono di pareggiare

automaticamente i dati disponibili sul sistema e quelli risultanti dal

conteggio fisico degli articoli.

Il layout aziendale ci permette ci avere informazioni per quanto riguarda

disponibilità e giacenze. In generale è possibile conoscere informazioni

quantitative di un articolo, solo quando esso è collegato almeno ad un

deposito. A livello di sistema informativo, i depositi hanno diversi

parametri che permettono il loro trattamento nei processi aziendali:

- codice identificativo;

- descrizione;

- deposito interno (in aree di proprietà dell’azienda) o esterno;

- utilizzo nelle valorizzazioni (spesso in azienda si gestiscono depositi che

non si desidera inventariare);

- utilizzo nei calcoli gestionali (ci sono depositi che non sono significativi<