Esercitazioni di progettazione, processi e comportamenti organizzativi

Il Business Process Reengineering radicale ha l'obiettivo di realizzare un miglioramento notevole dei

risultati, e di conseguirlo tramite l’abbandono completo delle linee organizzative e strategiche precedenti,

in un'ottica implementativa “rivoluzionaria”: dopo aver definito gli obiettivi da raggiungere con chiarezza,

s’individuano soluzioni che partono tabula rasa e riprogettano i processi abbandonando le modalità

operative del passato, anche mentalmente.

Esercitazioni Lezione 9

Qual è il senso della mappatura dei processi?

dei processi si definisce l’applicazione di una metodologia formalizzata di identificazione

Con mappatura

degli output principali (prodotti, servizi, informazioni, regole, procedure, principi, norme) di un’impresa al

Consiste quindi nello scomporre un’organizzazione

fine di ricostruire i processi che li hanno generati.

complessa in attività elementari facili da gestire, definire un modello di riferimento per i processi

gestionali e ricostruire, attraverso apposite tecniche di modellizzazione, una mappa dei legami di tipo

logico tra le attività lungo i processi gestionali. Attraverso la mappatura di un processo si ricerca qual è lo

stato attuale dell’azienda e, di conseguenza, quali sono i cambiamenti da introdurre per migliorarne i

risultati ed accrescere la soddisfazione del cliente. La mappatura dei processi ha un ruolo centrale nella

gestione e organizzazione aziendale. Una mappa ben costruita e adeguatamente condivisa e comunicata

può avere funzioni e vantaggi.

I vantaggi possono essere: (attività) svolte nell’ organizzazione. Strumento di comunicazione con

- Panoramica di tutti i processi

collaboratori, partner, clienti, fornitori;

- Base di partenza per descrizione di dettaglio dei processi;

- Supporto per assegnare responsabilità e definire ruoli organizzativi;

- Schema per la gestione della documentazione. Tutta la documentazione (cartacea ed elettronica) può

essere strutturata numerata sulla base della mappa dei processi.

Supporto per definizione di indicatori di performance:

- Punto di partenza per certificazioni ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001;

- Base per identificare i processi critici e significativi per sistemi di controllo interno;

- Base per una gestione sistematica dei rischi.

L’analisi della mappatura dei processi ha inizio con la fase di raccolta delle informazioni sulle attività e sui

processi, realizzando interviste alla direzione e ai responsabili di tutti i processi aziendali. Grazie ai dati

raccolti, si circoscrivono tutti i processi aziendali e si analizzano singolarmente specificando le attività

svolte all’interno di ognuno. A questo punto si delimitano i processi critici e successivamente i sotto-

processi e le attività, anche se la fase di mappatura dei processi ha coinvolto tutta la realtà aziendale,

e gli eventuali miglioramenti verranno eseguiti sui processi che sono stati definiti critici.

l’analisi

Qual è il ruolo delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione (ICT) nella gestione dei

processi? and Communication Technology) cioè Tecnologie dell’Informazione e della

Per ICT (Information

Comunicazione, intendiamo un insieme di metodi e tecnologie (componenti, sistemi e programmi

software) che consentono la trasmissione, ricezione ed elaborazione di dati e informazioni (tecnologie

digitali comprese). Le informazioni possono essere numeriche, testuali, visive, sonore o combinazioni di

esse, dette contenuti multimediali. Quando i computer entrarono nelle grandi aziende nessuno si rese

conto dell’impatto che in futuro avrebbero esercitato sulla gestione aziendale e sui benefici che avrebbero

comportato; adesso, sulla scorta delle esperienze passate, si può affermare che l’avvento dei computer

ha cambiato per i lavoratori le modalità di lavorare e per l’azienda il metodo di proporsi al mercato. Il

primo beneficio apportato dagli elaboratori si è manifestato nel migliorare notevolmente la qualità del

lavoro rendendo le operazioni aziendali più sicure, veloci ed affidabili. Attualmente, grazie soprattutto alla

rapida diffusione di Internet e delle sue applicazioni (commercio elettronico, posta elettronica, ecc.),

l’Information Technology (IT) sta assumendo un peso sempre più significativo nelle realtà imprenditoriali,

consentendo alle stesse di sviluppare un nuovo modo di fare impresa. Il ruolo delle tecnologie

dell’informazione e della comunicazione è fondamentale nella gestione dei processi perché:

- molti principi di gestione per processi possono essere implementati principalmente o addirittura

esclusivamente tramite il supporto di adeguate tecnologie;

- il rapporto fra tecnologia e organizzazione è da sempre al centro degli studi organizzativi;

- la nascita stessa del Reengineering movement è collegata alle opportunità offerte dalle ICT di migliorare

i processi aziendali (Davenport, 1993).

Esercitazioni Lezione 10

Che cos'è il modello sequenziale?

Nel modello sequenziale il processo di trasformazione dall'idea innovativa al prodotto finito si concretizza

per passaggi successivi fra le singole funzioni aziendali: dopo aver acquisito l'input dalla funzione

precedente e aver collaborato con la propria competenza specialistica alla creazione del valore, ogni

funzione trasferisce l’output a quella successiva. si verifica la compatibilità dell’output rispetto

Ad ogni passaggio, attraverso meccanismi di retroazione,

alle esigenze della funzione che l'acquisisce; nel caso in cui le peculiarità non fossero rispettate, si

procederebbe alle correzioni e alle modifiche.

Il modello sequenziale, prevede la separazione del processo in singole fasi gestite dalle specifiche funzioni

con ottica specialistica e con propri obiettivi organizzativi.

Questa logica porta a ripetizioni e negoziazioni, spesso troppe numerose nelle relazioni interfunzionali, ed

esigenze di coordinamento che si riflettono sulla lunghezza del periodo intercorrente fra l'identificazione

dell'idea innovativa e il momento del lancio sul mercato; questa condizione è chiaramente incompatibile

con le caratteristiche dell'attuale contesto competitivo, che esige massima brevità del time-to-market,

cioè del tempo necessario per lo svolgimento del processo che va dall’ideazione e sviluppo di un prodotto

o servizio fino ad arrivare alla sua commercializzazione.

Che cos'è l'approccio parallelo?

L’approccio parallelo si contrappone a quello sequenziale perché prevede l'istituzione di team

interfunzionali ai quali sono attribuite le responsabilità di gestione dell'intero processo.

Pertanto:

- non è necessario attendere la conclusione delle fasi precedenti per portare a compimento quelle

successive;

- è ottimale nel caso di modelli organizzativi che favoriscono la generazione e la diffusione delle

conoscenze e delle competenze.

La sovrapposizione delle attività comporta vantaggi evidenti che derivano dall'eliminazione di

trasferimenti (di materiali e di informazioni), permettendo di valorizzare i contributi specialistici e

innovativi in ogni momento della conduzione del progetto.

La semplificazione dei processi, che si acquisisce evitando l'eccessiva burocratizzazione della sequenza di

attività, consente di perseguire anche l'obiettivo dell'adattabilità dei processi, indispensabile per

conseguire la personalizzazione delle risposte alle aspettative individuali di ogni cliente.

Esercitazioni Lezione 11

Quali sono i protagonisti della riprogettazione?

I principali attori della riprogettazione sono:

leader, colui che fra il top management sa “coinvolgere e appassionare”, trasmettendo lo scopo e il

1. Il

senso della missione e sostenendo la motivazione nelle diverse fasi di un percorso che può apparire

faticoso; egli dedica le sue energie a stabilire, sostenere e partecipare la definizione degli obiettivi

strategici, incoraggiando e sollecitando la corresponsabilità degli altri protagonisti del progetto.

Inoltre il leader:

- fornisce le indicazioni strategiche;

- guida l'attuazione delle fasi previste;

- effettua la progettazione dell'intervento;

- alloca le risorse ai progetti;

- approva gli stati di avanzamento;

- esamina e approva le proposte di reengineering del gruppo di lavoro;

- assicura la comunicazione;

- si espone in prima persona per appianare le barriere al cambiamento;

- esamina i risultati del cambiamento;

2. Il process owner, ossia il detentore, il proprietario del processo. Impegna tutte le sue energie e tempo

nel formare e coordinare il gruppo di reengineering, sceglie e negozia le risorse necessarie, le sostiene

tutelando il gruppo dalle ingerenze esterne e assicurandosi la collaborazione degli altri manager

funzionali;

3. Il team di reengineering, cioè il gruppo di lavoro che se ne occupa. Costituito da un numero di

componenti limitato (dai cinque ai dieci), è guidato da un team leader ed è chiamato ad eseguire

effettivamente il lavoro di produzione e di realizzazione di idee e programmi. Ne fanno parte membri

interni, ossia figure provenienti dalle diverse funzioni aziendali che condividono il progetto, e membri

esterni al processo (a volte anche esterni all' azienda);

4. Il comitato direttivo è costituito dal leader e dai process owner, che si riuniscono per individuare, ad

l'ordine di priorità dei progetti, l'assegnazione

esempio, la strategia globale del reengineering dell’azienda,

delle risorse e, eventualmente, per dirimere i conflitti fra proprietari di processi;

5. Il coordinatore, è un collaboratore del leader e ha il compito di: assistere i proprietari dei processi e i

loro gruppi; coordinare tutte le attività in corso; provvedere allo sviluppo delle strutture di supporto che

hanno caratteristiche e compiti diversi, finalizzati però al conseguimento di un obiettivo comune.

Quali sono le figure aziendali che possono ricoprire il ruolo di process owner strategico?

Un elemento essenziale per il conseguimento degli obiettivi di processo consiste nell’individuare un re-

sponsabile di processo, il Process Owner ossia il detentore, il proprietario del processo.

nominato dal leader, che normalmente lo sceglie all’interno della funzione pi