Riassunto esame Progettazione, prof. Luppi, libro consigliato Ideare e gestire progetti nel sociale, Plebani, Lorenzi

Capitolo 1: Introduzione al lavorare per progetti

Lavorare per progetti

Da qualche anno, per far fronte al dinamismo degli attuali contesti sociali, sia le organizzazioni pubbliche che quelle private hanno deciso di «lavorare per progetti».

Nuova metodologia adatta ad una società dinamica

«Lavorare per progetti» ha portato a due necessari cambiamenti:

• Chi presenta i progetti ha dovuto acquisire specifiche competenze nell'ambito della progettazione;
• Chi valuta i progetti ha sentito l'esigenza di introdurre metodologie e strumenti che diano garanzie in termini di efficacia e di miglioramento dei meccanismi stessi di progettazione e gestione.

Questo insieme di strumenti è noto a livello internazionale come «Project Cycle Management» (PCM, in italiano: gestione del ciclo di progetto). La metodologia PCM induce i proponenti in fase di progettazione a fare attenzione a: alla pertinenza del progetto (progettazione basata sui reali bisogni dei beneficiari), alla sua coerenza interna (legami logici tra attività, risultati e obiettivi) e alla sua sostenibilità (benefici anche dopo la conclusione del progetto).

Perché si lavora per progetti

Valori propri della progettazione:

• Efficacia e concretezza: modalità organizzativa fondata sulla scelta di un obiettivo specifico, limitato, raggiungibile in un tempo medio-breve e verificabile.
• Responsabilità condivisa e empowerment delle persone: l'intero gruppo di lavoro è protagonista del progetto e fa tesoro delle competenze di ciascuno dei suoi membri. Ciò significa, anche, che l'intero team è responsabile del successo del progetto.
• Efficienza: raggiungere l'obiettivo nei tempi e nei costi previsti, senza sprechi.

Lavorare per progetti permette di rispondere in maniera più flessibile ai cambiamenti del contesto in cui il progetto viene realizzato. Ma, soprattutto, lavorare per progetti è un potente fattore di creatività e innovazione: ogni progetto è un caso unico, pensato per raggiungere un determinato obiettivo in una specifica situazione.

I diversi tipi di progettazione

La letteratura individua generalmente tre diversi approcci alla progettazione:

Approccio sinottico-razionale

Il progetto viene costruito partendo dagli assunti che il contesto di riferimento non possa mutare, che il problema individuato sia chiaro e conosciuto, che gli obiettivi siano prefissati e non siano soggetti a modifiche. Questo implica che tutte le tappe del progetto sono state fissate a priori, considerando remote le possibilità di cambiamento lungo il percorso. I destinatari sono esclusi dal processo di progettazione.

Approccio concertativo/partecipato

Qui il progetto è frutto di una concertazione (a partire da un'idea, si avvia un percorso partecipato da parte di tutti i soggetti interessati). Dunque, vi sono step di negoziazioni, dibattiti e confronti con gli interessati portando ad una sorta di responsabilità condivisa tra coloro che prendono parte al progetto.

Approccio euristico

La progettazione è un'attività permanente, che viene continuamente aggiornata e aggiustata a seconda del contesto, dei bisogni e delle opportunità che si manifestano.

Capitolo 2: Progetti e project management

Cosa è un progetto?

Un progetto si può definire come «una serie di attività miranti a obiettivi chiaramente stabiliti entro un periodo temporale limitato e con un budget definito.» Un progetto è quindi caratterizzato da:

• Orientamento ad un risultato specifico
• Un inizio, una fine e una durata prestabiliti
• Risorse professionali, strumentali e finanziarie predeterminate messe a disposizione del progetto.

Quindi, un progetto implica sempre dei vincoli tra obiettivo, tempo e risorse che regolano il progetto (monITORAGGIO DEL PROGETTO). Il monitoraggio diventa una funzione chiave nella gestione del progetto: se si rende necessario un cambiamento in uno di questi fattori, anche gli altri ne risentiranno.

Un progetto è unico e irripetibile, in quanto mira alla realizzazione di un determinato obiettivo che deve essere raggiunto entro la sua conclusione. Il team di persone coinvolte è costituito di volta in volta e la sua organizzazione interna è stabilita in base alle esigenze del piano di lavoro.

Il ciclo di vita di un progetto

Ogni progetto segue un ciclo di vita. Le fasi del ciclo di vita di un progetto sono essenzialmente:

• Ideazione del progetto inizia con la prima formulazione di un'idea ed è dedicata all'analisi preliminare del problema e degli obiettivi, dei partner, della tipologia di attività e dei risultati attesi. Questa prima formulazione del progetto dà origine alla scheda di progetto (concept note): un documento riassuntivo che illustra le sue linee strategiche.
• Pianificazione: In questa fase vengono definiti il piano dettagliato di attività, risorse professionali, mezzi necessari, sviluppo temporale del progetto, budget economico-finanziario. Si giunge così al piano dettagliato di progetto, che nel caso di richiesta di finanziamento è un formulario strutturato.
• Realizzazione rappresenta la parte operativa vera e propria. Vengono qui realizzate le attività pianificate, rispettando i vincoli temporali e finanziari prefissati. L'obiettivo è la creazione di prodotti e servizi (detti anche deliverable) previsti nel piano entro la conclusione del progetto.
• Chiusura è dedicata alla valutazione retrospettiva del progetto e dei risultati conseguiti. Essa, inoltre, è caratterizzata da una serie di attività amministrativo gestionali per la conclusione di tutti gli adempimenti (report di attività e rendicontazione). Qui si decide cosa del progetto rimane come esperienza positiva (competenze apprese, relazioni instaurate, visibilità acquisita) da valorizzare in futuro e quali sono gli aspetti critici sui quali è necessario riflettere e apportare delle modifiche, in caso di progetti futuri analoghi. In questo modo si giunge alla chiusura del ciclo: la conclusione di un progetto è – nel migliore dei casi – l'occasione propizia per l'avvio di un nuovo progetto.

Ciclo di vita di una programmazione

La programmazione segue un ciclo di vita del tutto analogo a quello presentato nel paragrafo precedente.

• In una prima fase di programmazione, l'istituzione stabilisce l'ambito di intervento in cui intende operare, i problemi più rilevanti e gli obiettivi strategici che intende perseguire: analisi del contesto, analisi dei problemi, analisi degli obiettivi, analisi degli stakeholder: si intende chiunque, persona o gruppo è toccato dal problema e, quindi, può influenzare la realizzazione del progetto o positivamente (sostenendolo) o negativamente (ostacolandolo).
• A questa segue la fase di identificazione, in cui si definiscono gli interventi principali, le modalità, gli stakeholder da coinvolgere e gli strumenti finanziari da mettere a disposizione.
• La fase della formulazione corrisponde alla pianificazione temporale, organizzativa e finanziaria degli interventi. Vengono stabiliti i calendari di intervento, la quantità delle risorse finanziarie e le loro destinazioni, nonché le strutture operative necessarie.
• La realizzazione degli interventi (diretti e indiretti) corrisponde alla fase dell'implementazione.
• Infine, la valutazione e l'audit chiudono il ciclo di vita della programmazione, attraverso un'attenta disanima dei risultati ottenuti, dell'efficienza degli interventi e la riflessione complessiva per la futura programmazione.

Il finanziamento per un progetto: come e perché avviene

Il punto di contatto tra un progetto di un'organizzazione del terzo settore e il programma dell'istituzione finanziatrice avviene attraverso un processo di co-progettazione che sta alla base di un bando. L'ente finanziatore stabilisce gli obiettivi generali che intende raggiungere, l'ambito dei progetti da finanziare, le procedure per la richiesta di finanziamento e di valutazione e un insieme di criteri di ammissibilità dei progetti. L'organizzazione richiedente è invece responsabile dell'individuazione del problema e degli obiettivi specifici di progetto, della sua pianificazione e realizzazione.

Ma ci sono almeno altri due momenti in cui l'ente finanziatore e l'ente finanziato si incontrano, ossia in cui progettazione e programmazione si influenzano:

• Il primo si realizza quando un ente pubblico sta programmando le proprie politiche, spesso chiede agli stakeholder di contribuire con idee e stimoli a questa fase e di dare il proprio consiglio per poter meglio individuare i limiti del problema, l'area di intervento e le migliori strategie.
• Il secondo momento si colloca, invece, alla fine del ciclo di vita del progetto. La relazione finale preparata dall'organizzazione che ha ricevuto il finanziamento viene letta non solo con l'ottica di analizzare se il progetto ha avuto successo e se il finanziamento è stato utilizzato secondo le regole prestabilite, ma anche per trarne consigli utili circa la futura programmazione.

La valutazione condivisa

Quando è possibile dire che il progetto è un buon progetto? La Commissione Europea ha sviluppato un quadro della qualità (quality frame) basato su tre attributi chiave:

• La rilevanza: in che misura un progetto risponde a bisogni reali, dimostrati e di assoluta priorità. Corrisponde alle analisi condotte durante la fase di ideazione.
• La fattibilità si ha quando un progetto è stato ben pianificato e porterà benefici durevoli ai destinatari. Corrisponde alle analisi condotte durante la fase di pianificazione.
• L'efficacia e la corretta gestione sono criteri per valutare in che misura è lecito attendersi i benefici previsti dal progetto e una corretta gestione del progetto durante la fase di realizzazione.

Capitolo 3: L'ideazione del progetto

L'ideazione

L'ideazione del progetto è una fase molto importante alla quale bisogna dedicare attenzione e tempo. In questo stadio si selezionano e individuano le problematiche a cui si vuol dare risposta e si inizia a ipotizzare le possibili strategie d'intervento per risolverle. Gli esiti di queste analisi costituiscono la base da cui si sviluppa il progetto, le sue fondamenta.

Analisi del contesto

Questa analisi viene effettuata per conoscere le caratteristiche, i bisogni, le risorse del contesto geografico, demografico, sociale, culturale ed economico in cui si situa il progetto, in modo tale da centrare l'obiettivo.

Analisi del problema

Il problema è inteso come situazione negativa vissuta dai beneficiari, cui si intende dare risposta attraverso il progetto. Un problema non è mai isolato. Infatti, per identificare il problema centrale del progetto dobbiamo inserirlo in un sistema gerarchico di problemi più ampio. Nella fase di ideazione di un progetto viene adottato un diagramma detto «albero dei problemi», attraverso il quale si possono cogliere gli effetti di un problema e le sue cause e permette di identificare le radici di una situazione insoddisfacente in atto.

Analisi degli obiettivi

Una volta individuati i problemi, si stabiliscono gli obiettivi del progetto. Questa analisi consiste nel tradurre in positivo la realtà negativa rappresentata nell'albero dei problemi. Gli obiettivi, in quanto ribaltamento dei problemi individuati, sono organizzati anch'essi in un diagramma ad albero che segue una logica di mezzo-fine: «l'albero degli obiettivi». N.B. gli obiettivi identificati nell'albero non rappresentano ancora gli obiettivi del progetto, in quanto non sarebbe possibile intervenire su tutti i problemi individuati. Ne consegue che bisogna eliminare gli obiettivi che non rientrano nell'ambito del progetto e operare delle scelte sugli ambiti di intervento.

Analisi degli stakeholder

L'analisi degli stakeholder viene attuata per comprendere chi può giocare un ruolo determinante nella riuscita del progetto, permettendo di prevedere i possibili intoppi allo svolgimento del progetto e di identificare potenziali alleati e sostenitori dello stesso.

Attività del progetto

In fase di ideazione si iniziano a definire le attività: con attività intendiamo il piano di lavoro, l'insieme di azioni e interventi che...