Riassunto esame Management dei Sistemi Informativi

Management dei sistemi informativi

E-business globale: in che modo le aziende usano i sistemi informativi

Processi aziendali e sistemi informativi

Per funzionare, le aziende devono gestire molte informazioni diverse tra loro, relative ai fornitori, ai clienti, ai dipendenti, alle fatture, ai pagamenti e naturalmente ai loro prodotti e servizi. Esse devono organizzare le attività lavorative che impiegano queste informazioni per funzionare in modo efficiente e migliorare la performance aziendale nel suo complesso. I sistemi informativi fanno sì che le aziende riescano a gestire tutte le informazioni, possano prendere decisioni migliori e migliorino l'attuazione dei propri processi aziendali.

I processi aziendali e l'information technology

I processi aziendali si riferiscono al modo in cui il lavoro è organizzato, coordinato e concentrato sulla realizzazione di un prodotto o di un servizio di valore. La performance di un'azienda dipende in buona misura dalla progettazione e dal livello di coordinamento dei processi aziendali. Si può considerare un'impresa come un insieme di processi aziendali. In questo ambito, possiamo affermare che talvolta i processi aziendali possono essere trasversali a diverse funzioni, richiedendo così un coordinamento tra i diversi uffici. I sistemi informativi computerizzati non fanno altro che permettere uno scambio rapido di informazioni necessarie al corretto svolgimento del processo aziendale.

I sistemi informativi rendono automatiche molte fasi dei processi aziendali. Le nuove tecnologie modificano il flusso di informazioni, consentendo a molte più persone l'accesso e la condivisione delle stesse, sostituendo le fasi sequenziali con operazioni che possono effettuarsi simultaneamente ed eliminando i ritardi nelle decisioni.

Tipi di sistemi informativi

Una tipica organizzazione aziendale possiede sistemi che supportano i processi inerenti a ognuna delle principali funzioni aziendali. I sistemi per le singole funzioni che un tempo operavano in maniera autonoma stanno diventando un ricordo del passato, poiché non sono in grado di supportare i processi aziendali trasversali a più funzioni. Essi vengono sostituiti da sistemi transfunzionali che integrano le attività di processi aziendali collegati e appartenenti a diverse unità organizzative.

Un'azienda tipica possiede anche diversi sistemi di supporto alle decisioni dei manager appartenenti ai diversi livelli. Manager operativi, manager intermedi e senior manager utilizzano ognuno un tipo specifico di sistema a supporto delle decisioni che devono prendere per far funzionare l'azienda.

Sistemi di elaborazione delle transazioni

I sistemi di elaborazione delle transazioni (TPS) sono dei sistemi computerizzati che svolgono e registrano le transazioni di routine quotidiane necessarie per attuare l'attività aziendale, come vendite, inserimento ordini, prenotazione di alberghi, buste paga, archiviazione relativa ai dipendenti e spedizioni. I manager operativi usano questi sistemi per monitorare lo stato delle operazioni interne e le relazioni dell'azienda con l'ambiente esterno. I TPS sono anche i maggiori produttori di informazioni per altri tipi di sistemi.

Management dei sistemi informativi e sistemi di supporto alle decisioni

Il management dei sistemi informativi (MIS) viene definito come lo studio dei sistemi informativi per le aziende e per il management. Inoltre, il termine definisce una categoria specifica di sistemi informativi al servizio della dirigenza di livello intermedio alla quale fornisce rendiconti della performance dell'azienda. Queste informazioni sono impiegate per monitorare l'attività dell'azienda e prevedere la performance futura. I sistemi MIS riassumono e rendono conto delle operazioni di base di un'azienda, usando i dati forniti dai sistemi di elaborazione delle transazioni.

Generalmente i MIS forniscono risposte a domande di routine, definite in anticipo e utilizzano per le risposte procedure predefinite. Questi sistemi di solito non sono flessibili e hanno una scarsa capacità analitica.

I sistemi di supporto alle decisioni (DSS) supportano i dirigenti intermedi nel prendere decisioni su problemi unici, soggetti a cambiamenti rapidi, per i quali la procedura necessaria per giungere alla soluzione non può essere totalmente predefinita in anticipo. Sebbene i DSS utilizzino le informazioni provenienti da TPS e MIS, spesso riportano informazioni ricevute da fonti esterne. I DSS sono progettati in modo da consentire agli utenti di poterci lavorare direttamente; si tratta di sistemi che comprendono anche software user-friendly. Talvolta i DSS sono anche denominati business intelligence systems perché hanno come obiettivo principale quello di far sì che gli utenti prendano decisioni di business migliori.

Sistemi di supporto direzionale per il senior management

I sistemi di supporto direzionale (ESS) servono da supporto a decisioni non di routine che richiedono giudizio, valutazioni e discernimento. Gli ESS presentano grafici e dati provenienti da fonti diverse attraverso un'interfaccia che i senior manager possono usare con facilità.

Sistemi a livello d'impresa

Applicazioni d'impresa

Una soluzione può essere l'implementazione delle applicazioni d'impresa, che spaziano in diverse aree funzionali, si focalizzano sull'esecuzione dei processi aziendali dell'intera organizzazione e comprendono tutti i livelli di management. Le applicazioni d'impresa più importanti sono quattro: sistemi d'impresa, sistemi per il supply chain management, sistemi per il customer relationship management e sistemi per la gestione della conoscenza.

Sistemi di impresa

I sistemi di impresa conosciuti anche come enterprise resource planning (ERP) raccolgono i dati dai diversi processi aziendali fondamentali per quanto concerne produzione, amministrazione e finanza, marketing e vendite, risorse umane, e conservandoli in un unico archivio centralizzato. Le informazioni un tempo disperse in diversi sistemi possono essere così facilmente condivise in tutta l'azienda per aiutare le diverse parti del business a collaborare in maniera più stretta.

Sistemi di supply chain management

I sistemi di supply chain management aiutano le aziende a gestire le relazioni con i loro fornitori. Questi sistemi servono a fornitori, acquirenti, distributori e aziende di logistica per condividere le informazioni relative a ordini, produzione, livelli delle scorte e consegne dei prodotti e dei servizi in modo che questi attori possano prendere decisioni migliori per quanto riguarda organizzazione, programmazione dei rifornimenti, produzione e distribuzione. I sistemi di SCM sono un tipo di sistema interorganizzativo perché automatizzano il flusso di informazioni verso l'esterno dell'organizzazione.

Sistemi di customer relationship management

I sistemi di customer relationship management aiutano le aziende nella gestione delle relazioni con i propri clienti. I sistemi di CRM consentono una visione a 360 gradi di ogni cliente. Questi sistemi sono in grado di fornire informazioni dettagliate che consentono di misurare i risultati di vendita relativi a offerte specifiche e di scegliere i target delle iniziative promozionali con maggiore precisione.

Sistemi di knowledge management

I sistemi di knowledge management (KMS) consentono alle organizzazioni di gestire meglio i processi di acquisizione e applicazione delle conoscenze e delle competenze. Questi sistemi raccolgono tutte le conoscenze e le esperienze importanti presenti in azienda e le rendono disponibili dove e quando serve per migliorare i processi aziendali e le decisioni del management. Inoltre connettono l'azienda alle fonti di conoscenza esterne.

Intranet ed extranet

Le reti intranet ed extranet, costruite con gli stessi standard di Internet, sono impiegate per la distribuzione interna delle informazioni ai dipendenti e come repository di policy aziendali, programmi e dati. Le extranet sono reti intranet il cui uso è stato esteso anche a utenti esterni all'azienda. Una rete intranet si basa di solito su un portale che, attraverso un'interfaccia web, fornisce un unico punto di accesso a informazioni e documenti provenienti da molti sistemi diversi tra loro. Le extranet velocizzano e snelliscono il flusso di informazioni tra l'impresa, i suoi fornitori e i suoi clienti.

E-business, e-commerce ed e-government

Il termine e-business fa riferimento all'uso della tecnologia digitale e di Internet per eseguire i processi aziendali fondamentali. L'e-business include le attività interne rivolte al management interno dell'azienda e per il coordinamento con i fornitori e gli altri partner commerciali. Esso comprende anche l'e-commerce, la parte dell'e-business che ha a che fare con l'acquisto e la vendita di prodotti e servizi attraverso Internet, e include anche le attività di supporto a quelle transazioni, come pubblicità, marketing, supporto ai clienti, sicurezza, consegne e pagamenti. Il termine e-government fa riferimento all'impiego di internet e delle tecnologie di networking per consentire alla pubblica amministrazione di comunicare in modo digitale con i cittadini, le aziende e altri enti statali.

Migliorare il processo decisionale

Processo decisionale e sistemi informativi

Tipi di decisioni

Le decisioni vengono classificate come strutturate, semistrutturate e non strutturate. Le decisioni non strutturate sono quelle in cui occorre utilizzare parametri di giudizio, valutazione e analisi per risolvere il problema. Ciascuna di queste decisioni è del tutto nuova, importante e non di routine, e non si dispone di procedure note o consolidate per affrontarle. Esse sono tipiche dei livelli aziendali più elevati. Le decisioni strutturate, per contro, sono ripetitive e di routine, e comprendono una procedura definita per gestirle, e sono prevalenti nei livelli organizzativi inferiori. Molte decisioni presentano elementi di entrambi i tipi e sono quelle semistrutturate, in cui soltanto parte del problema ha una risoluzione chiara fornita da una procedura condivisa.

Il processo decisionale

Secondo Simon, il processo decisionale si articola in quattro fasi: studio, progettazione, scelta e implementazione. Lo studio è costituito dalla scoperta, dall'identificazione e dalla comprensione dei problemi che si verificano nelle imprese: perché un problema si presenta, in che settore, e che effetti crea nell'impresa. La progettazione implica l'identificazione e l'esplorazione di varie soluzioni al problema. La scelta consiste nell'individuazione della soluzione tra le alternative. L'implementazione è la fase in cui si mette in opera l'alternativa scelta e si prosegue monitorando il buon funzionamento della soluzione.

Manager e processi decisionali nel mondo reale

Secondo il modello classico di management le cinque funzioni classiche del manager sono: pianificare, organizzare, coordinare, prendere decisioni e controllare. Il modello classico definisce le funzioni formali ma non prende in considerazione le azioni precise che compiono i manager quando pianificano, prendono decisioni e controllano il lavoro degli altri. Per ovviare a questo problema, prendiamo in considerazione i modelli di comportamento che indicano che il comportamento effettivo dei manager pare essere meno sistematico, più informale, meno riflessivo, più reattivo e meno organizzato rispetto a quanto il modello classico vorrebbe far credere.

Gli osservatori notano che il comportamento manageriale presenta cinque caratteristiche che differiscono molto rispetto alla descrizione classica:

• I manager svolgono una grande quantità di lavoro a ritmo incessante.
• Le attività manageriali sono frammentate.
• I manager preferiscono disporre di informazioni attuali, specifiche e ad hoc.
• I manager preferiscono forme orali di comunicazione rispetto a quelle scritte.
• I manager danno una priorità elevata al mantenimento di una rete di contatti varia e complessa che funzioni come un sistema informativo informale e sia di aiuto per portare a termine i loro compiti personali e per raggiungere i loro obiettivi di breve e lungo termine. (Mintzberg)

Ruolo comportamento e sistemi di supporto

Il processo decisionale nel mondo reale

Nella vita di tutti i giorni, molto spesso i manager non possono sfruttare i diversi sistemi informativi e quando ve ne è la possibilità, essi possono dare esiti negativi. I motivi principali perché ciò accade sono tre: qualità dell'informazione, filtri del management e cultura aziendale.

• Qualità dell'informazione. Decisioni di alta qualità richiedono informazioni di alta qualità. Le dimensioni di qualità delle informazioni sono: precisione, integrità, coerenza, completezza, validità, puntualità, accessibilità. Se il risultato prodotto dai sistemi informativi non corrisponde a questi criteri di qualità, il processo decisionale ne risentirà.
• Filtri del management. I manager assorbono informazioni attraverso una serie di filtri per dare un significato al mondo circostante e hanno un'attenzione selettiva, focalizzata su alcuni tipi di problemi e soluzioni, e una varietà di pregiudizi che portano a rifiutare informazioni non conformi ai loro schemi precostituiti.
• Inerzia e politiche aziendali.

Sistemi di supporto alle decisioni

Ci sono 4 tipi di sistemi utilizzati a supporto dei diversi livelli e tipi di decisioni. Oltre al MIS, al DSS e all'ESS vi sono anche i sistemi a supporto delle attività decisionali dei gruppi (GDSS).

Sistemi di gestione delle informazioni (MIS)

I sistemi MIS sono di ausilio ai manager per monitorare e controllare l'impresa fornendo informazioni sulle prestazioni aziendali. Tipicamente producono report fissi e a cadenza regolare su dati estratti e riepilogati che si basano sui sistemi di elaborazione delle transazioni. I MIS considerano principalmente i problemi strutturati.

Sistemi di supporto alle decisioni (DSS)

I sistemi DSS supportano l'analisi dei problemi semistrutturati e non strutturati. I primi sistemi DSS erano fortemente basati su modelli, che utilizzavano per effettuare analisi del tipo what-if e altri tipi di analisi, quindi si parla di sistemi DSS guidati da modello. Alcuni sistemi DSS attuali sono guidati dai dati, con l'utilizzo di sistemi OLAP e di datamining per analizzare grandi quantitativi di dati. Le applicazioni di business intelligence sono esempi di questi DSS guidati dai dati. Essi supportano le attività decisionali consentendo agli utenti di estrarre informazioni utili.

Componenti dei sistemi DSS

I componenti principali del sistema DSS, l'interfaccia utente e il sistema software DSS. Il database DSS può essere sia di piccole dimensioni che essere una data warehouse.

Visualizzazione dei dati e sistemi informativi geografici

Presentando i dati in una forma grafica, gli strumenti di visualizzazione dei dati aiutano a individuare schemi e relazioni su grandi quantità di dati, che sarebbero difficili da individuare se i dati venissero presentati sotto forma di testo. I sistemi informativi geografici (GIS) sono una speciale categoria di sistemi DSS che utilizza tecniche grafiche per analizzare e visualizzare i dati di pianificazione e delle attività decisionali sotto forma di mappe digitali. I sistemi GIS sono anche dotati di funzionalità di modellazione che consentono ai manager di cambiare i dati e verificare automaticamente gli scenari conseguenti per trovare le soluzioni migliori. I sistemi GIS possono pertanto essere utilizzati per supportare decisioni che richiedono conoscenze relative alla distribuzione geografica delle persone o di altre risorse.

Sistemi di supporto alle decisioni del cliente basati sul web

I sistemi di supporto delle decisioni del cliente (CDSS) supportano il processo decisionale di un cliente esistente o potenziale. I sistemi DSS basati sul web sono particolarmente diffusi nell'area dei servizi finanziari, in quanto sono molte le persone che tentano di gestire in proprio i servizi finanziari e i piani di accantonamento.

Sistemi di supporto alle attività decisionali dei gruppi (GDSS)

Un sistema GDSS è un sistema interattivo basato su computer utilizzato per facilitare la soluzione di problemi non strutturati da parte di un gruppo decisionale che lavora insieme nella stessa sede o in sedi diverse.

Sistemi di supporto direzionale e balanced scorecard

Attualmente, la metodologia principale per la comprensione delle informazioni veramente importanti per i livelli direzionali di un'impresa è il framework balanced scorecard. Una volta che il modello scorecard è sviluppato da esperti e senior executive, il passo successivo è l'automatizzazione di un flusso di informazioni verso i manager operativi e gli altri manager aziendali per ognuno degli indicatori di prestazione chiave.

Il ruolo dei sistemi di supporto direzionale nell'impresa

L'utilizzo dei sistemi informativi ESS si è diffuso attraverso vari livelli aziendali in maniera tale che dirigenti e dipendenti possono accedere agli stessi dati con le stesse modalità. I sistemi ESS offrono la possibilità di approfondire, passando da un dato riassuntivo a livelli di dettaglio sempre più precisi.

Valore aziendale dei sistemi di supporto direzionale

Gran parte del valore dei sistemi ESS risiede...