Riassunto esame Management dei sistemi informativi, prof. Morabito, libro consigliato Management dei sistemi informativi, Laudon

Introduzione

Un Sistema Informativo è un insieme di elementi interconnessi che raccolgono, elaborano, memorizzano dati e distribuiscono informazioni per supportare le attività decisionali, di coordinamento, di controllo dei manager aziendali, al momento e nel luogo giusti.

IT = hardware + software
ICT = IT + TLC
SI = ICT + processi aziendali

Classificazione dei SI in base alle caratteristiche

• SI formale: basato su delle procedure operative esplicite e ben definite (formali) in relazione alle attività di acquisizione, elaborazione e distribuzione dei dati e delle informazioni
• SI informale: basato su delle procedure operative implicite e non ben definite (informali) in relazione alle attività di acquisizione, elaborazione e distribuzione dei dati e delle informazioni
• Computer based IS (CBIS): basato su hardware e software nello svolgimento dell’attività ⇒ SI formale

È un insieme formalizzato di elementi collegati per raccogliere, elaborare, archiviare e distribuire le informazioni al fine di supportare i processi decisionali e di controllo di un’impresa, utilizzando tecnologie computer-based.

• Sistema manuale: sistemi informativi basati sulla tecnologia della penna e matita

Architettura informatica: è costituita dalla forma concreta che il SI assume in un’azienda per soddisfare sia le esigenze funzionali, sia quelle dei diversi livelli aziendali.

Infrastruttura IT: è costituita dall’insieme di elementi che rappresentano la base tecnologica del SI (CBIS ⇒ HW, SW, NW, data & storage technology). È importante che soddisfi i business requirement, e permetta la gestione integrata del SI (deve quindi supportare l’integrazione aziendale).

Dati: fatti riferiti ad eventi interni o esterni all’azienda, che nella forma attuale non sono immediatamente utili e/o significativi.

Informazioni: dati trasformati in una forma significativa ed utile per i decisori aziendali.

Che cosa fa un sistema informativo?

I sistemi informativi e le aziende sono caratterizzate da una relazione di carattere reciproco, si influenzano l’un l’altro. Tale interazione è influenzata da diversi fattori di mediazione (ambiente, cultura, struttura organizzativa, meccanismi operativi, processi di business, caso).

Il concetto di azienda fa riferimento a due visioni: una tecnica (struttura sociale stabile, entità legale ben definita) e l’altra comportamentale (struttura sociale instabile, caratterizzata da conflitti e risoluzione degli stessi).

Capitolo 1 – L’evoluzione del ruolo strategico dei sistemi informativi: il valore di business del portafoglio IT

1.1 Il ruolo organizzativo dei sistemi informativi in azienda

Un approccio organizzativo e strategico ai sistemi informativi e all’Information Technology (SI/IT) si rivela significativo per comprendere l’evoluzione del ruolo dei sistemi informativi nelle aziende.

Numerosi fattori influenzano la frequenza e l’efficacia dei progressi nell’utilizzo dei SI/IT per incrementare il valore di business delle aziende. Tra di essi vi sono i seguenti:

• Le capacità “abilitanti” dei SI/IT;
• Le economie derivanti dall’implementazione dei SI/IT;
• Il portafoglio applicativo disponibile sul mercato;
• Le competenze disponibili per sviluppare/personalizzare le applicazioni;
• Le competenze e la propensione, interne all’azienda, all’uso delle applicazioni;
• Le pressioni aziendali o di settore dirette al miglioramento delle performance.

L’IT e i sistemi informativi in azienda: i primi modelli

I modelli sviluppati sul ruolo dei sistemi informativi e sulla loro evoluzione attesa erano in passato pesantemente fondati sui concetti di centralizzazione e di integrazione. Il più noto di questi modelli è quello sviluppato da Gibson e Nolan, ed è basato sul modello di portafoglio applicativo gerarchico descritto da Anthony, il quale ha definito una struttura per i sistemi informativi in azienda stratificando l’attività di gestione in pianificazione strategica, controllo di gestione e controllo operativo.

Il modello evolutivo di Nolan e Gibson conteneva inizialmente 4 fasi, a cui Nolan ne aggiunse 2:

1. Inizializzazione
2. Contagio
3. Controllo
4. Integrazione
5. Amministrazione dei dati
6. Maturità

Da un punto di vista più generale, il modello di Nolan si può suddividere in due macro-fasi, separate da un punto di transizione, posizionato tra la fase 3, cioè la fase di management dei computer (data processing, DP) e la fase 4, quella di management dei sistemi informativi aziendali.

Il portafoglio applicativo inizialmente è molto ridotto, cresce lentamente e la tecnologia informatica utilizzata è semplice e meno evoluta, gli schermi organizzativi supportati sono semplici.

Successivamente, a mano a mano che l’uso dei sistemi informativi si diffonde, in azienda si manifestano richieste via via crescenti di nuove applicazioni, la tecnologia adottata diviene più avanzata e complessa e gli schemi organizzativi supportati sono sempre più complessi. Da un certo punto in poi la domanda di applicazioni si stabilizza e ci si orienta all’ottimizzazione / rinnovo delle applicazioni esistenti.

Alla fine di questo ciclo di vita diventano possibili due alternative:

• Declino: obsolescenza tecnologica del portafoglio applicativo e del sistema informativo globale;
• Spostamento verso l’alto della curva che rappresenta il ciclo di vita, con nuovi traguardi da raggiungere.

La validità e l’utilità del modello a sei fasi sono state analizzate da molti ricercatori.

Drury sostenne che la valutazione non considerava adeguatamente le fasi come proposte dal modello originale; in particolare, le ultime fasi sembravano semplici e non in grado di riflettere la complessità del mondo reale.

King e Kraemer credevano che l’evidenza empirica per ciascuna fase era inconsistente e molte delle assunzioni erano troppo semplicistiche per essere utili.

La debolezza e la semplicità del modello probabilmente sono allo stesso tempo la chiave della sua notorietà.

Nelle fasi iniziali la preoccupazione dei manager era rivolta alla gestione delle attività operative, di programmazione, di raccolta dati e così via, quindi gli sforzi erano focalizzati prevalentemente sulle difficoltà tecniche e applicative piuttosto che sul valore di business delle applicazioni.

L’orientamento a un sempre maggiore valore di business dei sistemi informativi è invece il cardine della fase di management dei sistemi informativi. Si tratta di una fase in cui è prioritaria la comprensione del ruolo dei sistemi informativi nell’azienda che, a sua volta, dipende dal ruolo dei sistemi informativi nell’ambiente esterno.

Alcune ricerche hanno studiato i problemi connessi al management dei sistemi informativi in azienda. I problemi di tale gestione sono stati descritti facendo riferimento a un modello a tre fasi:

1. Erogazione dei servizi applicativi: i problemi dei SI sono principalmente interni alla funzione sistemi informativi. Si tratta di problemi prevalentemente connessi alla capacità di erogazione dei servizi e al supporto dei sistemi informatici. Si tratta dei requisiti minimi che assicurano la credibilità nei confronti del top management, ma che non sempre assicurano la soddisfazione delle esigenze funzionali degli utenti;
2. Ridefinizione dell’orientamento: è la fase in cui è necessario stabilire buone relazioni con le principali funzioni aziendali e con gli uomini di business. Il focus sui problemi si estende all’esterno della funzione sistemi informativi e gli obiettivi diventano quelli di fornire servizi e applicazioni ad alto valore aggiunto per le diverse funzioni aziendali;
3. Riorganizzazione: è la fase in cui l’elevato livello di consapevolezza creato, sia a livello di top management sia a livello di singola funzione o di middle management, determina la necessità di una riorganizzazione/revisione delle responsabilità con l’obiettivo di integrare/sincronizzare gli investimenti in SI sia con la strategia aziendale, sia con quella delle varie funzioni aziendali.

Dagli anni ’60 ai primi anni ’80, i SI e l’IT e la loro diffusione nelle aziende hanno visto il più importante processo di transizione, riconducibile a tre stadi fondamentali:

• Dal 1960 al 1970, il management dei computer (CM) o data processing (DP);
• Dal 1970 al 1980, il management dei sistemi informativi (MIS);
• Dal 1980, la fase dei sistemi informativi strategici (SIS) o di governance dei sistemi informativi (GIS).

In sintesi, tre sono stati sostanzialmente gli elementi di contesto la cui evoluzione ha consentito lo sviluppo della concezione dei sistemi informativi e, dunque, il passaggio da un concetto di CM/DP a uno di MIS:

• Hardware: i sistemi informativi risultano più a portata di mano grazie, da una parte, alla riduzione del costo e della dimensione dell’hardware e, dall’altra, al miglioramento dell’affidabilità e della connettività;
• Software: è possibile sviluppare applicazioni aziendali più rapidamente, con maggiore precisione, anche utilizzando personale non necessariamente esperto. Questo grazie all’evoluzione dei software di base, divenuti più flessibili e con maggiori funzionalità, al miglioramento dei linguaggi di sviluppo e di programmazione e allo sviluppo dei software per la gestione delle basi dati. Inoltre, si verifica un aumento della disponibilità di pacchetti applicativi già pronti da installare e utilizzare;
• Metodologia: modi di organizzare ed eseguire diverse attività, in modo più coordinato, sincronizzato ed efficiente, facilitando/abilitando sia l’implementazione di sistemi più complessi, sia la gestione di progetti di dimensioni maggiori.

L’evoluzione progressiva dei tre elementi di contesto determina numerose conseguenze con riferimento ai due approcci. L’approccio del computer management (CM) o dell’elaborazione dei dati (DP), prevalentemente orientato a migliorare l’efficienza aziendale attraverso l’automazione delle singole attività di business, rileva i suoi limiti:

• Nello sviluppo di una visione informativa globale a livello aziendale;
• Nell’assenza di una serie pianificata di legami tra le diverse procedure applicative;
• Nell’uso di un approccio di programmazione, test e documentazione più strutturato;
• Nella produttività aziendale e non solo nella singola procedura.

L’approccio di management dei sistemi informativi (MIS), prevalentemente focalizzato sul valore di business delle applicazioni, presenta dei limiti in merito:

• Alla difficoltà di giustificare il ritorno sull’investimento con parametri alternativi a quelli economico-finanziari;
• Alla necessità di intraprendere grandi progetti di revisione delle architetture informative orientate alla creazione di un’unica base dati;
• Alla necessità di coinvolgere un congruo numero di utenti chiave nei progetti applicativi;
• All’orientamento del passaggio dell’erogazione di un servizio applicativo a quello di on-demand information in cui ogni utente ha a disposizione la possibilità di accedere/configurare le informazioni secondo le proprie esigenze;
• Alla necessità di basare lo sviluppo del SI su linee guida organizzative e non solo tecnologiche.

Per superare tali problemi evolutivi e per controllare e coordinare le diverse esigenze complesse e in crescita, furono introdotte procedure, pianificazione e strutture organizzative e processi di sviluppo dei sistemi.

I sistemi informativi strategici

Nei primi anni ’80 si afferma il modello dei “sistemi informativi strategici”. Secondo questa nuova concezione dei sistemi informativi, scopo degli investimenti in SI/IT è quello di migliorare la competitività, cambiando la natura o il modo di condurre il business, creando una fonte di vantaggio competitivo. Tale scopo include gli obiettivi delle precedenti due fasi (che sono quindi un sottoinsieme dell’obiettivo dei SIS, cioè il miglioramento della competitività):

• Migliorare l’efficienza operativa automatizzando l’elaborazione dei dati connessi ai processi basati sulle informazioni;
• Aumentare l’efficacia di gestione attraverso una maggiore disponibilità di informazioni a supporto dei processi decisionali.

Mentre l’obiettivo dei SIS è immediatamente riflesso nei risultati di business, non si ha uguale immediatezza nel caso degli obiettivi del DP e del MIS, nonostante possano contribuire notevolmente al successo del business.

Così come un buon MIS fa affidamento su un buon sistema DP per avere informazioni accurate e al momento opportuno, un SIS fa affidamento su buoni DP o MIS per ottenere le informazioni o le elaborazioni necessarie.

Come i vantaggi strategici dell’uso dell’IT risultano dal maggiore grado di cambiamento (e quindi di rischio) del business ⇒ tre tipologie di utilizzo rivoluzionario dell’IT, le quali richiedono trasformazioni significative in termini di quello che l’azienda fa o di come lo fa:

• Ridefinizione dei processi di business: i SI/IT consentono di riallineare le attività di business e le loro relazioni per migliorare le performance ⇒ livello business;
• Ridefinizione delle relazioni aziendali: cambiando sia il modo in cui l’azienda e i suoi partner commerciali utilizzano le informazioni, sia il modo con cui il settore esegue/gestisce i processi che forniscono valore aggiunto ⇒ livello aziendale;
• Ridefinizione degli obiettivi di business: estendendo il mercato o l’insieme dei prodotti offerti, basati sulle informazioni o cambiando il ruolo dell’azienda nel settore di appartenenza ⇒ livello di settore.

Livello business

L’IT offre nuove abilità per:

• Ridurre i costi ⇒ leadership di costo, gestione della supply chain, risposte efficienti ai clienti

Con riferimento alla catena del valore, l’IT abilita una migliore gestione delle attività dovuta ad un migliore coordinamento, sia interno sia con i partner (clienti e fornitori).

Il modello della catena del valore vede l’azienda come una catena di attività (primarie e di supporto) che aggiungono un margine di valore a prodotti e servizi.

Inoltre, l’IT abilita la creazione di reti del valore in cui aziende indipendenti si coordinano per produrre insieme un prodotto o un servizio. Si creano quindi ecosistemi di business dinamici sincronizzando i processi di business di tutti i partecipanti.

Le reti del valore abilitano i sistemi di gestione della supply chain e i sistemi di risposta efficiente ai clienti. Richiedono forti investimenti ma permettono di passare ad un sistema di produzione guidato dalla domanda.

Volendo sintetizzare potremmo dire che l’IT ha un forte impatto sia sui processi intra-organizzativi sia su quelli inter-organizzativi;

• Innovare ⇒ differenziazione, diversificazione

L’IT ed i sistemi informativi possono permettere di creare nuovi prodotti o servizi sganciandosi dalla concorrenza di costo (aggiungere informazioni ai prodotti esistenti; nuove informazioni, servizi on-line, nuovo canale di distribuzione, servizi innovativi per i prodotti nuovi);

• Focalizzare meglio il target, analizzare e personalizzare ⇒ focalizzazione

L’IT ed i sistemi informativi possono favorire la strategia di focalizzazione attraverso l’analisi di dati e l’incrocio degli stessi con altre fonti. Le aziende che usano in modo intelligente i dati sui clienti si concentreranno sull’identificazione dei clienti più importanti e utilizzeranno i dati tratti da varie fonti per conoscere le loro esigenze. In tal modo le aziende potranno adattare con precisione le campagne pubblicitarie e di marketing a mercati sempre più piccoli o fare cross-selling di altri prodotti.

Livello aziendale

• Promuovere sinergie tra divisioni diverse della stessa azienda o tra aziende del gruppo;
• Migliorare le core competence promuovendo la condivisione ed il trasferimento della conoscenza tra le diverse divisioni.

Livello di settore

A livello di settore l’IT e i sistemi informativi permettono di spostare il baricentro dal concetto di competizione a quello di cooperazione.

Partenership informativa: le aziende possono unire le proprie forze condividendo le informazioni.

L’IT contribuisce ad aumentare la collaborazione con altre aziende, aumentando così le barriere all’ingresso e riducendo le probabilità di sostituzione.