Sintesi Organizzazione aziendale

Organizzazione aziendale

Definizione di organizzazione

Senso soggettivo: qualunque gruppo operante in funzione di un fine predeterminato e accettato dai singoli membri e dotato di una struttura propria e di regole di condotta/comportamento.

Approccio oggettivo: attività o processo mediante il quale si perviene alla determinazione di un sistema di divisione dei compiti, dei rapporti, delle relazioni, delle regole e delle procedure.

In altre parole:

• Complesso delle modalità secondo le quali viene effettuata la divisione del lavoro in compiti distinti e viene realizzato il coordinamento fra tali compiti
• Coordinamento razionale delle attività di un certo numero di persone al fine del raggiungimento di uno scopo od obiettivo comune ed esplicito, mediante la divisione del lavoro e delle funzioni, e mediante una gerarchia di autorità e di responsabilità
• Ruolo che i singoli membri dell’organizzazione devono svolgere e le relazioni che devono intercorrere fra essi, perché il coordinamento del loro lavoro assicuri un contributo ottimale al conseguimento degli obiettivi organizzativi
• Sistema complesso: Soluzioni diverse, modalità dei modelli di analisi;
• Di persone/individui/membri: Comportamenti, personalità, attitudini;
• Associate per uno scopo: Coerenza tra obiettivi individuali, obiettivi dell’organizzazione, ed obiettivi dei gruppi;
• Si dividono le attività da svolgere: Specializzazione e coordinamento delle risorse;
• Secondo certe norme: Standardizzazione delle attività: procedure scritte, autonomia decisionale;
• Stabilendo dei ruoli: Autorità e responsabilità;
• In modo gerarchico: Accentramento/decentramento delle decisioni; dimensioni dell’organizzazione;
• In rapporto dinamico con l’ambiente esterno: Apertura o chiusura verso l’esterno.

Le organizzazioni sono quelle unità sociali, cioè quei raggruppamenti di individui che hanno le seguenti caratteristiche:

• Un fine determinato o determinabile;
• Un certo numero di meccanismi diretti ad assicurare che le attività svolte tendano a raggiungere quel fine;
• La possibilità di sostituire i propri componenti quando questo si riveli necessario.

Organizzazioni semplici e complesse

Organizzazioni semplici: si costituiscono tra individui estranei fra loro (gruppo) per un obiettivo elementare e contingente.

Organizzazioni complesse: sono caratterizzate da una certa stabilità e dalla determinazione – in modo più o meno formalizzato – di ruoli e norme che stabiliscono i vari compiti (esecutivi, decisionali e di controllo etc.) e regolano i rapporti tra i partecipanti.

L’essenza delle organizzazioni va colta nei principi di divisione e organizzazione; i caratteri distintivi delle organizzazioni complesse assumono una configurazione che varia secondo natura, scopi, grado di complessità. (Organizzazione familiare meno complessa di una multinazionale meno formalizzata oppure criteri di efficienza più spiccati in organizzazioni prettamente economiche).

Classificazione

Un primo criterio di classificazione può essere formulato in base al tipo di fine che un'organizzazione persegue, per esempio: commerciale, industriale, a fine di lucro, educativo, di trasporto merci e/o passeggeri, ecc.

Bisogna però in tale criterio identificare con cura il vero fine, in quanto essendo l’organizzazione formata da individui, ognuno di essi percepisce il fine dell’organizzazione in maniera diversa dagli altri e può adoperarsi per raggiungere quello che egli ritiene essere il fine, che non necessariamente può coincidere con quello istituzionale.

Natura: ci sono poi organizzazioni pubbliche o private, economiche, quando esiste un contratto di lavoro sia esso individuale o collettivo, associative, quando c’è volontarietà, coercitive, quando la partecipazione è obbligatoria.

Infine, possiamo pensare a un modello di tipo accademico o professionale che è quello cui si ispirano tutte le scuole di livello elevato, gli ospedali, le Università, le cliniche, le organizzazioni di ricerca e così via.

Organizzazione aziendale: cos'è?

È l'insieme delle componenti e dei meccanismi di un funzionamento di una struttura economica.

Ogni impresa ha la sua organizzazione che è funzione di:

• Obiettivi;
• Strategie;
• Risorse aziendali;
• Influenze provenienti dall’esterno.

Caratteristiche essenziali presenti in ogni organizzazione:

• Divisione del lavoro, del potere e delle responsabilità, finalizzata al raggiungimento degli obiettivi/scopi prefissati;
• Presenza di uno o più centri di potere, con funzione di controllo e direzione del lavoro per soddisfare esigenze di efficienza;
• Sostituibilità dei membri, qualora si mostrino inadeguati e insufficienti;
• Meccanismi di coordinamento, che definiscono le modalità di circolazione delle informazioni, i criteri di trasmissione degli ordini e le modalità di controllo dell’esecuzione degli ordini impartiti.

L’organizzazione si propone di definire:

• I centri decisionali da istituire al suo interno;
• L’autorità e la responsabilità da attribuire a ciascuno di essi;
• Le relazioni formali da attivare tra i centri in relazione alle funzioni svolte;
• Le procedure di decisione, informazione ed esecuzione necessarie per l’ordinato svolgimento della gestione;
• L’adeguamento della struttura ai mutamenti dell’ambiente (interno/esterno) in cui l’organizzazione opera.

Modelli organizzativi

L’organizzazione rappresenta un sistema complesso in cui ogni elemento interagisce con tutti gli altri e con l'esterno. La stretta interdipendenza tra le risorse interne e l'ambiente in cui opera la rende un sistema aperto, dinamico e contestualizzato. Non esiste un modello organizzativo perfetto: ogni organizzazione ha esigenze e obiettivi diversi, da cui dipende la propensione per un modello o per un altro. Ciò che conta è puntare all'eccellenza individuando la strada migliore per consentire all’organizzazione di raggiungere il risultato più elevato con il maggior grado di efficienza, definendo con attenzione i meccanismi di controllo e gli indicatori di performance.

Esistono poi delle forme intermedie, che si collocano tra un modello e l'altro. Non bisogna dimenticare che i modelli restano solo semplificazioni astratte, e che la realtà può presentare infinite variazioni sul tema o sfumature, soprattutto perché ogni organizzazione costituisce un microcosmo a sé.

1) Modello gerarchico

La struttura gerarchica è la più semplice e si basa su una separazione netta tra la base (nucleo operativo) e il vertice (direzione). Per le sue caratteristiche elementari, questa struttura può essere adottata solo in realtà di dimensioni molto piccole, in cui le decisioni strategico-operative e il controllo sono caratterizzati da un forte accentramento.

2) Modello funzionale

Nella struttura funzionale, tra la direzione e il gruppo operativo, esiste un gruppo intermedio con funzioni di coordinamento ma privo di potere decisionale. L’organizzazione viene suddivisa in aree funzionali in base al tipo di attività. Ogni area è dotata di un forte grado di specializzazione che permette di introdurre economie di scala e di verificare in modo stringente la qualità delle attività svolte. Per contro, con il modello funzionale si può assistere a una rigida suddivisione tra i comparti, che rende impossibile, ad esempio, gestire processi di produzione che implichino una partecipazione trasversale o un livello più elevato di interdipendenza.

3) Modello divisional

Rispetto al modello funzionale, cambiano i criteri di segmentazione, che non avviene più in base alle "funzioni" ma ad altre variabili (ad esempio i processi o le tipologie di membri, clienti, obiettivi). Le divisioni organizzative sono poi organizzate internamente secondo i criteri del modello funzionale, con una maggiore capacità di comunicazione tra le funzioni di una stessa divisione e tra la divisione e l'ambiente esterno. Il coordinamento tra le varie divisioni e le funzioni di controllo sono affidate alla Direzione generale, ma i processi decisionali non sono più accentrati al vertice, anzi si assiste al processo inverso. Il rischio è perciò quello di diminuire la possibilità di introdurre economie di scala.

4) Modello a matrice

Si tratta di una formula evoluta, che si adatta alle realtà organizzative di grandi dimensioni e di elevata complessità. Prevede una compenetrazione tra la struttura divisionale e la struttura funzionale e ciò significa che sono presenti due livelli di direzione: le direzioni delle singole funzioni e le direzioni delle singole divisioni (cioè i processi, o progetti, in cui è stata suddivisa l'attività dell'azienda). Ogni risorsa risponde perciò a due diverse direzioni, in base alla divisione e alla funzione in cui ricade la sua attività. È impossibile stabilire a priori quale sia il modello organizzativo più indicato per una realtà, perché la risposta può dipendere dalle dimensioni e dal grado di complessità della struttura, dalla forma societaria, dalla natura, dai fini, ma anche dalla tipologia di prodotto e dal mercato di riferimento.

Prodotti e mercati diversi richiedono diversi livelli di specializzazione e flessibilità, che possono tradursi a loro volta in differenti modelli di gestione. L'organizzazione aziendale (modello organizzativo) poi, non è immutabile, e può variare in funzione delle trasformazioni dello scenario o della crescita o del ridimensionamento dell’organizzazione. Per raggiungere i fini è necessaria una efficiente ed efficace struttura organizzativa in relazione all’ambiente esterno ed interno. Un’organizzazione efficiente permette di conseguire risultati migliori a parità di energia impiegata, oppure eguali risultati ma con minore dispendio di energia.

L’efficienza è dunque il rapporto tra le prestazioni effettive e lo standard fissato.

L’efficacia è la misura del rapporto tra i risultati raggiunti e gli obiettivi prefissati.

In sintesi: L'efficacia indica la capacità di raggiungere l'obiettivo prefissato, mentre l'efficienza valuta l'abilità di farlo impiegando le risorse minime indispensabili.

Key takeaway

L’organizzazione è una unità sociale deliberatamente costruita e ricostruita, dotata di una struttura di ruoli funzionali al perseguimento di determinati fini.

1) Organizzazione formale

• Organizzazione in cui due o più persone si riuniscono per raggiungere un obiettivo comune con un rapporto legale e ufficiale.
• L'organizzazione è guidata dal management e ha una serie di regole e regolamenti da seguire.
• L'obiettivo principale dell'organizzazione è raggiungere obiettivi prefissati.
• Di conseguenza, il lavoro viene assegnato a ciascun individuo in base alle sue capacità.
• In altre parole, esiste una catena di comando con una gerarchia organizzativa e le autorità sono delegate per svolgere il lavoro.
• Inoltre, la gerarchia organizzativa determina la relazione di autorità logica dell'organizzazione formale e la catena di comando determina chi segue gli ordini.
• La comunicazione tra membri avviene solo attraverso canali pianificati.
• Ogni organizzazione presenta una serie di elementi costitutivi, di sistemi operativi generali e ricorrenti interdipendenti tra loro.

2) Organizzazione informale

• Si riferisce a una struttura sociale ad incastro che regola il modo in cui le persone lavorano insieme nella vita reale.
• È possibile formare organizzazioni informali all'interno delle organizzazioni. Inoltre, questa organizzazione consiste nella comprensione reciproca, nell'aiuto e nell'amicizia tra i membri a causa della relazione interpersonale che costruiscono tra loro.
• Norme sociali, connessioni e interazioni regolano il rapporto tra i membri, diversamente dall'organizzazione formale.
• Sebbene i membri di un'organizzazione informale abbiano responsabilità ufficiali, è più probabile che si colleghino con i propri valori e interessi personali senza discriminazioni.
• La struttura di un'organizzazione informale è piatta.
• Inoltre, le decisioni vengono prese da tutti i membri in modo collettivo.
• L'unità è la migliore caratteristica di un'organizzazione informale in quanto vi è fiducia tra i membri.
• Inoltre, non ci sono regole e regolamenti rigidi all'interno delle organizzazioni informali; le regole e i regolamenti rispondono e sono adattabili ai cambiamenti.

Relazioni tra organizzazione formale e informale

• Entrambi i concetti organizzativi sono correlati.
• Esistono molte organizzazioni informali all'interno di organizzazioni formali. Pertanto, si escludono a vicenda.
• L'efficacia di un'organizzazione formale dipende dall'organizzazione informale al suo interno in quanto le interrelazioni, la fiducia e la coesione all'interno dell'organizzazione informale sono altamente efficaci per il successo di un'organizzazione.
• In altre parole, un'organizzazione formale che ha il supporto di molte organizzazioni informali è un'organizzazione efficiente e soddisfacente.

Differenze tra organizzazione formale e informale

• In primo luogo, la differenza chiave tra organizzazione formale e informale è che le regole, i regolamenti e le procedure governano le organizzazioni formali, mentre le norme sociali, le credenze e i valori governano le organizzazioni informali.
• Inoltre, nelle organizzazioni formali, i lavori di tutti i membri sono molto ben definiti e le autorità sono delegate.
• Tuttavia, nelle organizzazioni informali, le relazioni interpersonali che si verificano quando i membri si confrontano sono la base di tutti i compiti.
• Inoltre, nelle organizzazioni formali, il management prende tutte le decisioni, mentre le decisioni delle organizzazioni informali è un approccio collettivo.
• L’obiettivo di un'organizzazione formale è il raggiungimento di obiettivi specifici, mentre l'obiettivo di un'organizzazione informale è quello di soddisfare le esigenze sociali e psicologiche dei membri.
• La natura dell'organizzazione formale è permanente mentre l'organizzazione informale ha natura temporanea.
• Un'altra grande differenza tra organizzazione formale e informale è che l'organizzazione formale ha una struttura gerarchica, mentre l'organizzazione informale ha una struttura piatta.
• Le organizzazioni formali sono guidate dalle prestazioni, mentre le organizzazioni informali si basano su relazioni e comunicazioni interpersonali.

Interdipendenza

L’interdipendenza è il rapporto di intima connessione e di reciproca dipendenza tra più individui, cose, fatti, fenomeni.

• Si parla di interdipendenza positiva quando il rapporto, il legame e la relazione con le altre persone sono una condizione fondamentale per il conseguimento di un risultato, di un obiettivo, o di una ricompensa. Essere in interdipendenza positiva con qualcuno significa infatti che, per realizzare qualcosa o raggiungere uno scopo, non è possibile agire da soli e che gli altri sono dunque necessari e indispensabili.
• Si parla di interdipendenza negativa quando vi è comunque una relazione con gli altri, ma il raggiungimento da parte di un individuo del risultato si traduce con l’impossibilità del conseguimento dello stesso da parte degli altri. (Es. un concorso, una competizione sportiva individuale).
• Si parla di assenza di interdipendenza quando i soggetti non sono né in competizione con altri né stabiliscono con essi una qualsiasi forma di collaborazione, perché sono interessati a raggiungere da soli un proprio obiettivo.

Risultati

Dal principio di interdipendenza deriva che l'impegno condiviso per raggiungere un obiettivo comune promuove positive relazioni tra i membri dell’organizzazione, nel loro tentativo di ascoltare il punto di vista dell'altro, apprezzare o criticare una posizione, condividere un'esperienza comune. Oltre a ciò, l'interdipendenza promuove un impegno maggiore nel raggiungimento dell'obiettivo, in quanto lavorare con gli altri aumenta il senso di responsabilità verso l'obiettivo da raggiungere, a condizione che sussista tra i membri un atteggiamento di stima e attenzione reciproco.

Lezione 2: Teorie dell’organizzazione

L’analisi delle teorie dell'organizzazione dimostra come nel tempo si siano sviluppate molteplici e concorrenti modalità di concepire l'organizzazione. Sono soprattutto le due concezioni dell'organizzazione come macchina e come organismo vivente a segnare, anche attraverso la loro contrapposizione, l'evoluzione del pensiero organizzativo sia a livello degli studi e della ricerca, che a quello di intervento nelle organizzazioni stesse.

• Paradigma classico organizzazione: macchina Nell’800 e nei primi decenni del ‘900 i criteri di efficiente organizzazione del lavoro si sono affermati parallelamente agli sviluppi dell'industria e ai grandi incrementi di produttività derivanti dalla meccanizzazione dei processi. In questo contesto è naturale che la macchina sia il riferimento concettuale di fondo anche delle teorie organizzative: ricondurre l'impiego del lavoro umano a sequenze di attività.