Riassunto esame Organizzazione aziendale, prof Di Mascio, libro consigliato Organizzazione aziendale, 4 edizione, Daft

*LA STRUTTURA ORGANIZZATIVA

É ormai fuori da ogni dubbio che numerose organizzazioni siano diventate più complesse rispetto al passato.

Le aziende oggi ricorrono anche ad altre innovazioni strutturali(come i team e le strutture a matrice) per

conseguire la flessibilità di cui hanno bisogno e nonostante ciò, altre imprese continuano ad avere successo

affidandosi a strutture funzionali tradizionali, coordinate e controllate mediante una catena gerarchica.

Le organizzazioni utilizzano una grande varietà di soluzioni strutturali per raggiungere gli obiettivi e le

finalità prefissate e quasi ogni azienda deve passare attraverso una riorganizzazione per rispondere alle nuove

sfide e questi cambiamenti nelle strutture si rendono, appunto necessari, per assecondare nuove strategie o

rispondere a cambiamenti negli altri fattori contingenti(ambiente,tecnologia,dimensioni,ciclo di vita e

cultura).

Ciò di cui parleremo adesso sono i concetti di base della struttura organizzativa e mostreremo come

progettare una struttura così come appare rappresentata in un organigramma.

La struttura organizzativa = è lo strumento attraverso il quale l'organizzazione può realizzare i suoi

obiettivi. Essa:

-indica i rapporti di dipendenza formale(compresi il numero di livelli gerarchici e lo span of control di

manager e supervisori);

-identifica il raggruppamento di individui in unità organizzative;

-comprende la progettazione di sistemi che assicurino una comunicazione e un coordinamento efficaci e

l'integrazione degli sforzi fra le unità organizzative.

Questi tre elementi strutturali si riferiscono ad aspetti sia verticali e sia orizzontali dell'attività di

un'organizzazione.

Non è possibile “vedere” la struttura interna di un'organizzazione nel modo in cui si possono vedere i suoi

strumenti di produzione,gli uffici o i prodotti. Possiamo di certo osservare i dipendenti eseguire i propri

compiti, svolgere diverse mansioni e lavorare in diversi modi ma l'unico modo per vedere effettivamente la

struttura organizzativa è attraverso l'' ORGANIGRAMMA.

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=

è la rappresentazione grafica della struttura organizzativa.

L'organigramma può essere utile per comprendere il modo in cui un'azienda funziona e lo fa mostrando:

-le varie parti di un'organizzazione;

-il modo in cui sono collegate e come ogni posizione e unità si collochi nell'insieme.

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Esempio di come si fa e di com'è un' organigramma:

Come è illustrato nell'immagine sopra:

-l'amministratore delegato → veniva posto al vertice e svolge il lavoro intellettuale e prende decisioni;

-e tutti gli altri erano collocati in livelli inferiori;

-il lavoro fisico è svolto dai dipendenti, che sono organizzati in unità funzionali distinte.

Questa struttura ha caratterizzato il mondo del business, delle organizzazioni militari,ecc.

Tuttavia, questo tipo di struttura verticale(quella sopra rappresentata) non è sempre efficace, soprattutto in

ambienti in rapido cambiamento e nel corso degli anni, le organizzazioni hanno sviluppato altre strutture

organizzative e molte delle quali tendenti a incrementare il coordinamento e la comunicazione orizzontale e a

incoraggiare l'adattamento ai cambiamenti esterni. Pagina 16

*COLLEGAMENTI VERTICALI e/o COLLEGAMENTI ORIZZONTALI

L'organizzazione dovrebbe essere progettata per fornire un flusso di informazioni sia

verticale sia orizzontale,per raggiungere gli obiettivi generali dell'organizzazione.

Se la struttura non soddisfa le esigenze informative dell'organizzazione, le persone avranno

troppe poche informazioni oppure spenderanno tempo nell'elaborare informazioni che non

sono importanti per i propri compiti, riducendo quindi l'efficacia. ↴

Le organizzazioni, possono tranquillamente scegliere se orientarsi:

-verso → con collegamenti verticali →

un'organizzazione tradizionale

progettata per l'efficienza ed enfatizza la comunicazione ed il controllo verticale.

I collegamenti verticali vengono proprio utilizzati per coordinare le attività tra il

vertice e la base dell'organizzazione(nucleo operativo) e sono progettati

principalmente ai fini del controllo dell'organizzazione:

a)i dipendenti dei livelli inferiori devono svolgere attività coerenti con gli obiettivi

dei livelli superiori;

b)gli alti dirigenti devono essere a conoscenza delle attività e dei risultati relativi ai

livelli inferiori.

Le organizzazioni possono utilizzare uno dei qualsiasi dei meccanismi strutturali per

ottenere collegamenti verticali, compresi la:

*la gerarchia =

È il principale meccanismo verticale.

Se emerge un problema che i dipendenti non sanno risolvere, esso può essere

riportato verso l'alto al successivo livello gerarchico.

Quando il problema è risolto, la risposta viene ritrasmessa ai livelli inferiori.

Nell'organigramma, le linee rappresentano i canali di comunicazione.

*le regole e i piani =

Se i problemi e le decisioni sono ripetitivi, è possibile stabilire una regola o una

procedura che faccia sì che i dipendenti sappiano come reagire senza bisogno di

comunicare direttamente con i propri dirigenti.

*i sistemi informativi verticali =

essi comprendono: i report periodici, le informazioni scritte e le comunicazioni

interne che vengono diffuse tra i manager.

I sistemi informativi fanno procedere le informazioni verso l'alto o il basso della

gerarchia in maniera più efficiente. oppure Pagina 17

-verso → con collegamenti orizzontali

una moderna learning organization

→ che enfatizza la comunicazione e il coordinamento orizzontale.

I collegamenti orizzontali consente di superare barriere tra le unità organizzative e

fornisce opportunità di coordinamento tra i dipendenti.

I meccanismi di collegamento orizzontale spesso non sono tracciati all'interno

dell'organigramma, ma nonostante ciò sono parte fondamentale della struttura

dell'organizzazione.

Ci sono vari meccanismi che possono migliorare il coordinamento orizzontale e il

flusso comunicativo e ciascuno di questi meccanismi permette proprio alle persone di

scambiare informazioni.

I meccanismi sono: *i sistemi informativi interfunzionali =

i sistemi informativi permettono ai dirigenti o ai lavoratori di tutta l'organizzazione di

scambiarsi costantemente informazioni su problemi, opportunità, attività o decisioni.

*il contatto diretto =

tra manager o dipendenti interessati da un problema.

Un modo per promuovere il contatto diretto è la creazione di un ruolo di

collegamento:

una persona viene collocata in un'unità organizzativa, ma ha la responsabilità di

comunicare e raggiungere un coordinamento con un'altra unità.

I ruoli di integrazione si trovano spesso tra le funzioni di progettazione e quelle di

produzione, poiché la progettazione deve elaborare e testare i prodotti per adattarsi

alle limitazioni poste dalle strutture produttive.

*le task force =

i ruoli di integrazione mettono in relazione solitamente solo due unità organizzative.

Quando il collegamento coinvolge diverse unità, si rende necessario un meccanismo

più complesso,come quelle task force = è un comitato temporaneo composto da

rappresentanti di ogni unità interessata al problema.

Ogni membro rappresenta l'interesse della propria unità interessata da un problema.

Le task force sono:

-un efficace meccanismo di collegamento orizzontale per aspetti temporanei;

-risolvono i problemi attraverso il coordinamento orizzontale diretto;

-riducono il carico informativo all'interno della gerarchia verticale.

Tipicamente vengono sciolte dopo lo svolgimento del loro compito.

*l'integratore full-time =

un meccanismo di collegamento orizzontale più potente consiste nel creare una

posizione full-time o un'unità organizzativa adibita esclusivamente al coordinamento.

Un integratore full-time ha spesso una denominazione,ad esempio quella di:

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-product manager, project manager, program manager o brand manager.

A differenza della persona di collegamento(descritta in precedenza), l'integratore non

riporta a una delle unità funzionali che vengono coordinate ma si colloca al di fuori

delle unità e ha la responsabilità di coordinare diverse unità.

Inoltre, l'integratore può essere responsabile di un progetto di innovazione o

cambiamento(come il coordinamento del progetto, il finanziamento e il marketing di

un nuovo prodotto).

Gli integratori devono essere in possesso di eccellenti capacità relazionali ed essi

nella maggior parte delle aziende hanno molta responsabilità ma poca autorità e

devono far uso di competenza e persuasione per ottenere il coordinamento.

*i team =

sono task force permanenti e vengono spesso utilizzati congiuntamente a un

integratore full-time:

-quando le attività tra le unità organizzative richiedono un forte coordinamento per un

lungo periodo di tempo → la soluzione è spesso rappresentata da un team inter-

funzionale;

-quando le organizzazioni presentano un progetto su larga scala, un'innovazione di

grande portata o una nuova linea di prodotto → possono essere utilizzati i team di

progetto speciali. Pagina 19

*ALTERNATIVE DI PROGETTAZIONE ORGANIZZATIVA

La progettazione generale della struttura organizzativa evidenzia 3 cose:

1) le attività di lavoro necessarie = le unità organizzative sono create al fine di svolgere compiti

considerati strategicamente importanti per l'azienda.(Ad esempio: in una tipica azienda

manifatturiera, le attività di lavoro includono una gamma di funzioni che aiutano l'organizzazione a

raggiungere i suoi obiettivi; come anche un'unità acquisti per ottenere le forniture e le materie prime;

ecc..).

Quando l'organizzazione cresce in dimensioni e complessità, i manager rilevano la necessità di

svolgere un numero sempre maggiore di funzioni.

2) le relazioni di reporting = una volta definite le attività di lavoro e le unità organizzative, bisogna

poi capire come queste attività debbano inserirsi all'interno della gerarchia organizzativa.

Le relazioni di reporting(spesso chiamate “catena del comando”) vengono rappresentate in un

organigramma da linee verticali. → La linea del comando è costituita da una linea di autorità senza

soluzione di continuità che collega ogni persona nell'organizzazione e mostra chi riporta a chi.

3) opzioni per il raggruppamento delle attività = esso ha effetti sui dipendenti poiché in questo modo

essi condividono un supervisore comune e risorse comuni e sono entrambi responsabili del