Revisione dei sistemi informativi aziendali - il ciclo degli acquisti

Procedura di scadenziario fornitori

La procedura di scadenziario fornitori consiste nell'aggiornare la posizione debitoria dell'azienda nei confronti dei propri debitori, tenendo conto delle scadenze previste contrattualmente.

Le operazioni di acquisto possono essere suddivise in diverse categorie, tra cui:

• acquisti di beni nel mercato nazionale
• acquisti di beni nei mercati esteri
• acquisti di servizi
• acquisto di immobilizzazioni

Nel nostro elaborato ci concentreremo solo sulla prima categoria di acquisti.

Le attività associate al ciclo degli acquisti includono una serie di processi che coinvolgono diverse funzioni:

1. Emissione di una richiesta d'ordine da parte di un reparto dell'azienda
2. Emissione di un ordine d'acquisto
3. Controllo qualità
4. Approvazione del debito
5. Registrazione degli acquisti

I processi sopra descritti possono essere rappresentati graficamente come segue:

Fonte: D. Pradina, "Il Sole"

^{24 ORE, Milano, 1998, pag. 322;15 Cfr. Livatino – Pecchiari - Pogliani, op. cit. , EGEA, Milano, 2005, pag. 451-452;4Fonte: www.dicompds.it/dicom/europe/web_eur.nsf16Inoltre i processi così rappresentati possono essere, analiticamente, così suddivisi :
emissione di una richiesta d’ordine da parte di un reparto dell’azienda;
l’approvazione della richiesta d’ordine;
emissione di un ordine d’acquisto;
il ricevimento;
il controllo qualità;
approvazione del debito;
registrazione degli acquisti;
disposizioni di pagamento;
registrazione dei pagamenti.16 Cfr. Livatino – Pecchiari - Pogliani, ibidem , EGEA, Milano, 2005, pag. 451-452;5Come vedremo nel prosieguo dell’elaborato, il ciclo acquisti-debiti è caratterizzato da una
particolare complessità se si considerano tutta la serie di operazioni che, come abbiamo visto, lo
compongono e che fanno capo ad una serie di funzioni aziendali, a partire dalla pianificazione dei}dalla valutazione/gestione dei fornitori, quest'ultima propria della funzione acquisti, passando per la gestione del magazzino fino ad arrivare a tutte le procedure propriamente amministrative (registrazione contabili e pagamenti). Questa interfunzionalità del ciclo oggetto di studio la rappresenteremo con la seguente matrice compiti/responsabilità (Fig.1) che ci dà la possibilità di avere una visione più chiara della mappatura dei processi che compongono il ciclo. Nei paragrafi successivi delineeremo, in modo particolareggiato, le caratteristiche fisionomiche delle diverse fasi sopra indicate. 4.1 Emissione di richiesta ordine Ogni operazione d'acquisto ha origine, usualmente, da dei fabbisogni da soddisfare che si concretizza in una richiesta proveniente da un reparto aziendale sia esso produttivo che dedito al funzionamento della struttura operativa che di supporto (logistica, amministrazione, personale, etc.); pertanto i costi originati dalleacquistare, come ad esempio la descrizione del prodotto, la quantità richiesta, il prezzo unitario, il fornitore preferito, la data di consegna desiderata, ecc. Una volta ricevuta la richiesta d'acquisto, l'ufficio acquisti procederà con l'analisi e la valutazione delle offerte dei fornitori disponibili sul mercato. Verranno prese in considerazione diverse variabili, come la qualità del prodotto, il prezzo, la reputazione del fornitore, la disponibilità di stock, ecc. Una volta selezionato il fornitore più adatto, l'ufficio acquisti procederà con l'emissione dell'ordine d'acquisto. Questo documento conterrà tutte le informazioni necessarie per l'acquisto, come ad esempio i dettagli del prodotto, la quantità richiesta, il prezzo concordato, le condizioni di pagamento, ecc. Una volta ricevuto l'ordine d'acquisto, il fornitore provvederà alla preparazione e alla spedizione della merce. Al momento della consegna, sarà necessario effettuare un controllo qualitativo per verificare che la merce corrisponda alle specifiche richieste e che sia in buono stato. Infine, l'ufficio acquisti provvederà alla registrazione dell'acquisto nel sistema contabile dell'azienda e alla gestione dei pagamenti al fornitore. Sarà inoltre responsabile del monitoraggio dei tempi di consegna, della gestione delle eventuali problematiche legate agli acquisti e della valutazione della performance dei fornitori.

acquisire e dei servizi richiesti, oltre alle date di consegna. Per le aziende commerciali e di servizi saranno rilevanti, invece, le indicazione riguardanti i beni e i servizi richiesti con le relative quantità e date di consegna o esecuzione. Fra le diverse informazioni che devono essere contenute è indispensabile il codice-decodifica del centro richiedente, collegato all'approvazione del responsabile, e la situazione quantitativa e a valore del budget di costo, per attestare la coerenza e congruenza della richiesta.

Cfr. R. Colangelo, Supply chain management, IL SOLE 24 ORE, Milano, 2001, pag. 24;

Cfr. L. Lombardi, Il manuale delle procedure aziendali, FRANCO ANGELI, Milano, 2003, pag. 39;

Cfr. Champy J.-Hammer M., op. cit., SPERLING & KUPFER EDITORI, New York, 1993, pag.66;

Cfr. R. Battagliero, La gestione ordini fornitori e clienti: l'ottimizzazione dei processi d'acquisto e vendita tramite l'utilizzo dell'informatica, FRANCO ANGELI.

Milano, 1996;21 Cfr. R. Battagliero, ibidem, FRANCO ANGELI, Milano, 1996; 6FORNITORIGENERALERICHIEDENTE QUALITA'ACQUISTI MAGAZZINO TESORERIACONTABILITA'CONTROLLO CONTABILITA'UFFICIOREPARTO == GC=B == =D =A E FA11 = Emissione richieste d'acquisto B22 = Ricevimento richieste e selezione fornitori B33 = Emissione a approvazione ordine B4 C44 = Ricevimento beni/servizi C55 = Confronto DDT/ordini D66 = Controllo qualità E77 = Approvazione del debito E88 = Registrazione del debito G99 = Disposizione del pagamento E1010 = Registrazione del pagamento B11 C11 F1111 = Gestione dei resi B12 F1212 = Gestione sconti, abbuoni e altre rettifiche

Figura 14.2 Approvazione della richiesta d'ordine

Le richieste in oggetto vengono inoltrate al responsabile dell'ufficio acquisti; questi dopo aver controllato l'adeguatezza quali-quantitativa delle richieste stesse provvede ad autorizzare gli 22acquisti ed emettere i conseguenti ordini . 23I controlli suddetti

riguardano prevalentemente: la completezza informativa della richiesta d'acquisto;²² la verifica della connessione tra le richieste d'acquisto e le strategie, i piani, i processi e le finalità operative aziendali; la verifica della corrispondenza della richiesta con le qualità fisiche e i valori preventivati; invio alla Direzione della richiesta d'acquisto, per l'approvazione, nell'ipotesi la stessa superi l'importo originariamente preventivato o nell'ipotesi in cui il valore della richiesta superi l'importo massimo di acquisizione per cui l'ufficio acquisti è autorizzato a fornire il proprio benestare. Nell'ipotesi suddette, in caso di esito negativo, sarà indispensabile procedere al suo annullamento o se non altro alla sua sospensione, fornendo alla funzione richiedente,

Sullo stesso supporto informativo (R.D.A), le motivazioni che hanno portato a respingerla o sospenderla.

4.3 Emissione dell'ordine d'acquisto

Riguardo alla fase di cui sopra c'è da dire che mentre in alcuni casi è il reparto richiedente a fornire tutti i dati necessari all'emissione dell'ordine, in altri, e quello che accade di solito, è lo stesso ufficio acquisti a procedere nella ricerca del migliore fornitore presente sul mercato, in termini di qualità dei prodotti, costi e tempi di consegna. La selezione suddetta viene effettuata consultando le informazioni contenute nell'anagrafica fornitori, ma anche da quelle originate dai feedback dello stesso ciclo passivo.

Effettuata scelta del fornitore ottimale, sulla base degli indicatori preventivamente definiti, si procederà alla trattativa d'acquisto il cui risultato si concretizza nella preparazione e stampa dell'ordine di acquisto che costituisce il

Documento ufficiale contrattuale, salvo la presenza dei contratti quadro di fornitura, molto utilizzati nella realtà operativa, mediante i quali si stabiliscono ex ante le clausole riguardanti le tempistiche e le entità degli approvvigionamenti che saranno effettuati durante l'anno. Talvolta il rapporto con il fornitore è regolato mediante altre modalità, come le seguenti:

• Ordine aperto: è un contratto con il quale si stabiliscono prezzo e modalità di pagamento per quantità non definite da consegnare su richiesta da parte del cliente. Quest'ultimo provvederà a richiedere le forniture con riferimento al contratto, senza dover emettere ogni volta un ordine.

24 Cfr. Quagli A.-Dameri P.R.-Inghirami I.E., I sistemi informativi gestionali, FRANCO ANGELI, Milano, 2007, pag. 103;

25 Cfr. R. Battagliero, op. cit., FRANCO ANGELI, Milano, 1996;

26 Cfr. Quagli A.-Dameri P.R.-Inghirami I.E., op. cit., FRANCO ANGELI, Milano, 2007, pag.

104; 8accordo tariffario: è un accordo con il quale il fornitore riconosce genericamente al cliente un prezzo massimo su alcuni beni o servizi, senza vincoli di acquisto.

accordo normativo: è la sottoscrizione di condizioni generali da rispettare in ogni rapporto futuro per il periodo di validità dell'accordo. Una volta sottoscritto, permette di semplificare la stesura di ordini o contratti. L'ordine può essere effettuato attraverso differenti modalità: lettera al fornitore; fax al fornitore; restituzione dell'offerta fatta dal fornitore controfirmata dall'azienda per accettazione; telefonata solo in caso di ordini aperti. In quest'ultimo caso deve esserci un contratto di base, aperto con il fornitore, valido per tutto l'anno e rinnovato periodicamente. Una volta emesso l'ordine di acquisto viene trasmesso a tutti gli uffici/reparti aziendali coinvolti nell'operazione (magazzino, ufficio dedito alla gestione

dine di acquisto al fornitore e il momento in cui i beni vengono effettivamente ricevuti, passa un certo periodo di tempo. Durante questo periodo, possono verificarsi diverse situazioni che richiedono un'attenta gestione e controllo. Una delle situazioni che può verificarsi è l'invio di una copia del documento di acquisto, chiamata blind copy, all'almagazzino. Questo documento obbliga gli addetti dell'almagazzino a controllare, ispezionare e fare una conta fisica dei beni ricevuti. Per comprendere meglio il ciclo di ricevimento dei beni, verrà mostrato graficamente (Fig.2) il flusso informativo delle prime tre fasi esaminate. Questo permetterà una maggiore chiarezza e comprensione del processo. Una volta che i beni sono stati ricevuti, la modalità di consegna può variare a seconda del tipo di fornitura e degli accordi presi.