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FORNITORI

GENERALE

RICHIEDENTE QUALITA'

ACQUISTI MAGAZZINO TESORERIA

CONTABILITA'

CONTROLLO CONTABILITA'

UFFICIO

REPARTO =

= G

C

=

B =

= =

D =

A E F

A1

1 = Emissione richieste d'acquisto B2

2 = Ricevimento richieste e selezione fornitori B3

3 = Emissione a approvazione ordine B4 C4

4 = Ricevimento beni/servizi C5

5 = Confronto DDT/ordini D6

6 = Controllo qualità E7

7 = Approvazione del debito E8

8 = Registrazione del debito G9

9 = Disposizione del pagamento E10

10 = Registrazione del pagamento B11 C11 F11

11 = Gestione dei resi B12 F12

12 = Gestione sconti, abbuoni e altre rettifiche

Figura 1

4.2 Approvazione della richiesta d’ordine

Le richieste in oggetto vengono inoltrate al responsabile dell’ufficio acquisti; questi dopo aver

controllato l’adeguatezza quali-quantitativa delle richieste stesse provvede ad autorizzare gli

22

acquisti ed emettere i conseguenti ordini . 23

I controlli suddetti riguardano prevalentemente :

la completezza informativa della richiesta d’acquisto;

22 Cfr. Livatino – Pecchiari - Pogliani, op,cit. , EGEA, Milano, 2005, pag. 452;

23 Cfr. R. Battagliero, op. cit. , FRANCO ANGELI, Milano, 1996; 7

la verifica della connessione tra le richieste d’acquisto e le strategie, i piani, i

processi e le finalità operative aziendali;

la verifica della corrispondenza della richiesta con le qualità fisiche e i valori

preventivati;

invio alla Direzione della richiesta d’acquisto, per l’approvazione, nell’ipotesi la stessa

superi l’importo originariamente preventivato o nell’ipotesi in cui il valore della

richiesta superi l’importo massimo di acquisizione per cui l’ufficio acquisti è

autorizzato a fornire il proprio benestare. Nell’ipotesi suddette, in caso di esito

negativo, sarà indispensabile procedere al suo annullamento o se non altro alla sua

sospensione, fornendo alla funzione richiedente, sullo stesso supporto informativo

(R.D.A), le motivazioni che hanno portato a respingerla o sospenderla.

4.3 Emissione dell’ordine d’acquisto

Riguardo alla fase di cui sopra c’è da dire che mentre in alcuni casi è il reparto richiedente a

fornire tutti i dati necessari all’emissione dell’ordine, in altri, ed quello che accade di solito, è lo

stesso ufficio acquisti a procedere nella ricerca del migliore fornitore presente sul mercato, in

termini di qualità dei prodotti, costi e tempi di consegna. La selezione suddetta viene effettuata

consultando le informazioni contenute nell’anagrafica fornitori, ma anche da quelle originate dai

24

feeback dello stesso ciclo passivo .

Effettuata scelta del fornitore ottimale, sulla base degli indicatori preventivamente definiti, si

procederà alla trattativa d’acquisto il cui risultato si concretizza nella preparazione e stampa

25

dell’ordine di acquisto che costituisce il documento ufficiale contrattuale , salvo la presenza dei

contratti quadro di fornitura, molto utilizzati nella realtà operativa, mediante i quali si stabiliscono

ex ante le clausole riguardanti le tempistiche e le entità degli approvvigionamenti che saranno

26

effettuati durante l’anno .

Talvolta il rapporto con il fornitore è regolato mediante altre modalità, come le seguenti:

ordine aperto: è un contratto con il quale si stabiliscono prezzo e modalità di

pagamento per quantità non definite da consegnare su richiesta da parte del cliente.

Quest’ultimo provvederà a richiedere le forniture con riferimento al contratto, senza

dover emettere ogni volta un ordine.

24 Cfr. Quagli A.-Dameri P.R.-Inghirami I.E., I sistemi informativi gestionali, FRANCO ANGELI, Milano, 2007, pag. 103;

25 Cfr. R. Battagliero, op. cit. , FRANCO ANGELI, Milano, 1996;

26 Cfr. Quagli A.-Dameri P.R.-Inghirami I.E., op. cit., FRANCO ANGELI, Milano, 2007, pag. 104; 8

accordo tariffario: è un accordo con il quale il fornitore riconosce genericamente al

cliente un prezzo massimo su alcuni beni o servizi, senza vincoli di acquisto.

accordo normativo: è la sottoscrizione di condizioni generali da rispettare in ogni

rapporto futuro per il periodo di validità dell’accordo. Una volta sottoscritto,

27

permette di semplificare al stesura di ordini o contratti .

L’ordine può essere effettuato attraverso differenti modalità:

lettera al fornitore;

fax al fornitore;

restituzione dell'offerta fatta dal fornitore controfirmata dall’azienda per accettazione;

telefonata solo in caso di ordini aperti. In quest’ultimo caso deve esserci un contratto

di base, aperto con il fornitore, valido per tutto l’anno e rinnovato periodicamente.

Una volta emesso l’ordine di acquisto vieni trasmesso a tutti gli uffici/reparti aziendali

coinvolti nell’operazione (magazzino, ufficio dedito alla gestione della contabilità fornitori,

contabilità generale).

Può accadere che in alcune situazioni una particolare copia, detta blind copy, viene inviata al

magazzino che obbliga gli addetti del reparto medesimo a procedere al controllo, ispezione e conta

28

fisica dei beni ricevuti .

Per un’analisi più attenta del ciclo in oggetto, in virtù di quanto già detto prima, sarà mostrato

graficamente (Fig.2) il flusso informativo delle prime tre fasi esaminate, ciò a garanzia anche di una

maggior intelligibilità.

4.4 Ricevimento dei beni

La fornitura è consegnata con modalità diverse, a seconda della sua tipologia e del tipo di

accordi.

Solitamente, fra il momento in cui si invia l’ordine e quello in cui i beni ordinati sono ricevuti

dall’azienda intercorre un certo lasso di tempo in cui le copie dell’ordine inviato rimangono

29 .

archiviate temporaneamente presso i vari uffici

Al momento dell’arrivo dei beni richiesti, o dell’esecuzione del servizio, generalmente

accompagnati dal DDT e da una fattura “immediata”, essi vengono ricevuti dal magazzino ed è da

qui sorge giuridicamente – e contabilmente – il debito verso il fornitore.

27 Cfr. R. Colangelo, op. cit., IL SOLE 24 ORE, Milano, 2001, pag. 33;

28 Cfr. Livatino – Pecchiari - Pogliani, op.cit. , EGEA, Milano, 2005, pag. 454;

29 Cfr. Livatino – Pecchiari - Pogliani, ibidem, EGEA, Milano, 2005, pag. 454; 9

Figura 2 10

All’avvenuto ricevimento dei beni, il personale addetto a suddetta operazione è quello di

effettuare un adeguato controllo – quantitativo e qualitativo – atto a verificare che i beni consegnati

siano effettivamente quelli previsti all’interno della copia dell’ordine d’acquisto o nella blind copy.

Solo se vi è una perfetta corrispondenza fra ciò che è stato spedito e ciò che è stato ordinato il

30

magazzino provvederà ad accettare gli input e allo stoccaggio degli stessi ; dopodichè il personale

in parola redige un documento - definito di ricevimento - da inoltrare, con la merce consegnata,

all’ufficio acquisti e all’ufficio contabilità fornitori, salvo la possibilità che vi siano presenti delle

difformità che indurranno l’impresa a procedere a delle rettifiche sulla fornitura, che verranno

trattate di seguito nel paragrafo 4.9.

Infine, si deve enfatizzare il fatto che tutti i documenti in entrata, di cui sopra, devono essere

31

numerati in ordine progressivo. A tale scopo ci si può orientare verso due procedimenti alternativi :

il magazzino dà luogo alla numerazione dei documenti al momento della loro

ricezione;

l’ufficio contabilità fornitori numera i documenti solo al momento della loro

registrazione.

Dopo aver effettuato i controlli di cui sopra il personale dedito al ricevimento dei beni si

preoccupa della loro collocazione in magazzino o, in alternativa, della consegna al reparto

richiedente.

4.5 Controllo qualità

In alcune imprese si registra la presenza di un apposito reparto/ufficio responsabile della

verifica dei prodotti ricevuti. In poche parole, i beni ricevuti vengono sottoposti ad un ulteriore

controllo per verificare che le specifiche qualitative degli stessi soddisfino determinati requisiti

32

standard definiti ex ante dall’azienda medesima .

Di seguito ( Fig.3) rappresenteremo il flusso di dati relativo alle fasi di ricevimento e

controllo qualità delle merci con aggiunta di quella relativa al confronto DDT/ODA, da come si può

evincere dalla separazione logica data nella matrice precedente relativa alla mappatura

processi/unità organizzative.

30 Cfr. Quagli A. - Dameri P.R .- Inghirami I.E., op. cit., FRANCO ANGELI, Milano, 2007, pag. 110;

31 Cfr. Livatino – Pecchiari - Pogliani, op.cit., EGEA, Milano, 2005, pag. 454;

32 Cfr. Livatino – Pecchiari - Pogliani, ibidem, EGEA, Milano, 2005, pag. 455; 11

4.6 Approvazione del debito

Successivamente alla ricezione dei beni forniti e, all’emissione del documento concernente la

stessa, si procede alla trasmissione dello stesso all’ufficio contabilità fornitori.

Una volta ricevuta la fattura, il personale dell’ufficio suddetto provvede a controllare tutta la

documentazione in suo possesso avente ad oggetto la specifica fornitura (copia dell’originario

ordine d’acquisto, DDT, documento di ricevimento) e a verificare, nel contempo, il rispetto dei

termini commerciali, il prezzo dei beni acquistati e la loro quantità; nel momento in cui le citate

condizioni convergono, si procede all’autorizzazione del debito e alla contestuale e conseguente

rilevazione. Affinché rimanga evidenza del debito, tutti i documenti connessi all’acquisto verificato

devono essere “vistati” per far sì che essi non vengano più riconsiderati in futuro.

Successivamente l’ufficio contabilità fornitori provvede a informare la tesoreria

dell’insorgenza dell’obbligazione verso il fornitore in modo che questa possa disporre il pagamento.

4.7 Registrazione acquisti

La fattura, una volta ricevuta, viene registrata nel libro giornale dall’ufficio contabilità

generale.

La registrazione contabile della fattura rappresenta semplicemente l’ultimo passaggio di un

processo basato sul controllo delle condizioni d’acquisto (fase di ordinazione e ricevimento delle

33

merci) .

Esistono due diverse tipologie di contabilizzazione seguite dalle imprese, che sono le

seguenti: registrazione antecedente allo svolgimento dei controlli documentali (confronto della

medesima con ordine di acquisto/documento di ricevimento/DDT, ecc.);

registrazione successiva all’approvazione del debito.

In forma ormai completamente automatizzata, poi, la fattura è riportata contabilmente nei

competenti conti di mastro e in quelli analitici intestati ai singoli fornitori.

Si originano quindi rilevazioni dell’acquisto:

nei mastri dei costi, dei debiti vero fornitori e i altri mastri dedicati, come ad esempio

IVA su acquisti);

33 Cfr. Quagli A. - Dameri P.R .- Inghirami I.E., op. cit., FRANCO ANGELI, Milano, 2007; 12

nei conti accessi ai singoli fornitori (partitario);

Figura 3

CICLO ACQUISTI – DEBITI (sottoprocesso II)

REPARTO UFFICIO CONTROLLO CONTABILITÀ’ CONTABILITÀ’

MAGAZZINO

OPERATIVO ACQUISTI QUALITA FORNITORI GENERALE

RICEVIMENTO

MERCI T Ricevimento

merci e controllo

qualità

Controllo MERCI

qualità Fattura FORNITORE

D.D.T

N

FATTURA NO MANCATA

CONFORME ACCETTAZIONE CONFRONTO

DDT/ODA

STOCCAGGIO

MERCI

2 D.R.

1 Documento di

ricevimento

2 1 Documento di

Documento di ricevimento

ricevimento INVIO MERCI

MERCI A REPARTO 13

nello scadenzario fornitori (mediante l’apertura di una partita di debito che sarà

successivamente chiusa in occasione del pagamento o a fronte dell’emissione di una

nota di credito).

Infine si aggiorna il registro IVA sugli acquisti, che consiste in un libro cronologico degli

acquisti effettuati in cui questi ultimi risultano essere ordinati in base al numero progressivo

attribuito dall’azienda alle fatture ricevute.

4.8 I pagamenti

L’ultima fase del ciclo passivo riguarda il pagamento della fattura ricevuta e registrata.

34

Relativamente a suddetta fase si possono verificare i seguenti casi :

pagamento del debito senza ottenimento di abbuono o sconto: a tal proposito si rileva:

l’uscita di denaro dalla cassa o dalla banca;

l’ estinzione del debito medesimo.

pagamento del debito con ottenimento di abbuono o sconto: in tal caso, invece, si rileva:

l’uscita di denaro dalla cassa o dalla banca;

l’estinzione del debito;

l’iscrizione del provento relativo allo sconto o abbuono.

35

Il regolamento può differenziarsi in funzione :

del tempo in cui dovrà essere effettuato (regolamento anticipato, a pronti o differito);

della modalità o strumenti adottati per realizzarlo (denaro, assegni bancari o circolari,

RI.BA, bonifici bancari, lettera di credito, ecc.).

Nella prassi aziendale, generalmente, i fornitori consegnano alle aziende un particolare tipo

36

di documentazione denominata estratto-conto che può assumere :

34 Cfr. D. Pradina, op.cit., IL SOLE 24 ORE, Milano, 1998, pag. 334;

35 Cfr. Livatino – Pecchiari - Pogliani, op.cit., EGEA, Milano, 2005, pag. 456;

36 Cfr. Livatino – Pecchiari - Pogliani, ibidem, EGEA, Milano, 2005, pag. 456; 14

carattere periodico, quale riepilogo di tutte le operazioni in essere;

carattere di sollecito, a fronte del mancato pagamento di una fornitura entro i termini

contrattualmente accordati.

Concretamente le operazioni legate al saldo degli acquisti effettuati si articolano in due

37

momenti distinti: quello del pagamento in senso stretto e quello della registrazione dello stesso .

4.8.1 Disposizioni di pagamento

Una volta ricevuta la documentazione atta a verificare l’approvazione del debito, la tesoreria

si occupa della preparazione della documentazione necessaria ad onorare l’obbligazione verso il

fornitore. 38

L’azienda può provvedere al pagamento attraverso :

contante o mezzi di pagamento considerati assimilati;

emissione di un assegno bancario (rinviando al fornitore l’avviso di pagamento

incluso in fattura) e/o di un effetto.

girata di effetti in portafoglio;

bonifico bancario o MAV;

accettazione di una RI.BA.

4.8.2 Registrazione dei pagamenti

Il pagamento è rilevato dall’ufficio contabilità generale movimentando i conti accesi alle

risorse liquide, da un lato, e quelli intestati ai singoli fornitori dall’altro.

In particolare:

per i pagamenti in contanti e con assegni la registrazione avviene nel momento in cui

l’operazione si perfeziona materialmente;

37 Cfr. Livatino – Pecchiari - Pogliani, ibidem, EGEA, Milano, 2005, pag. 456;

38 Cfr. Livatino – Pecchiari - Pogliani, ibidem, EGEA, Milano, 2005, pag. 456; 15

in caso di bonifici, si dà luogo alla registrazione sulla base della contabile bancaria

ricevuta dalla banca;

le RI.BA e la cambiali, invece, sono registrate nel momento si riceve la comunicazione

dalla banca (tramite contabile di addebito) dell’avvenuto pagamento.

Le fasi relative al debito (approvazione e registrazione) e quelle relative al pagamento

(disposizione e registrazione) sono rappresentate graficamente attraverso il flow-chart nella Figura

4. 4.9 Le rettifiche

Come per le vendite anche per gli acquisti potrebbero verificarsi degli scostamenti quali -

quantitativi tra quanto richiesto e quanto è stato effettivamente ricevuto; come per esempio l’invio

di merci sbagliate, oppure danneggiate. A tal proposito l’azienda richiederà la sostituzione della

39

merce o il reintegro delle quantità scartate . 40

Le rettifiche agli acquisti possono originarsi da :

resi di materie a fornitori;

premi di quantità ottenute da fornitori.

I primi possono derivare da ritardi di consegna, merce non conforme all’ordine, divergenze

qualitative dei beni ecc.

Se le materie oggetto di restituzione sono imponibili occorre rilevare: lo storno del costo e del

debito verso l’Erario, la diminuzione del debito verso il fornitore. Viceversa si procederà alla sola

rettifica del costo e del debito verso il fornitore.

Per quel che concerne, invece, i premi di quantità, essi vengono concessi quando l’azienda

acquista da un medesimo fornitore una determinata quantità di merce.

Relativamente al campo di applicazione e la rilevazione vale quanto visto per i resi.

Per le aziende appare opportuno, quindi, dotarsi di un sistema di gestione di queste

discrepanze che avvii una procedura che porti al blocco dei pagamenti verso il fornitore, alla

richiesta di resa dei prodotti non conformi oppure di sconti ed abbuoni e, se del caso, all’istituzione

41 .

di un contenzioso nei confronti dello stesso

39 Cfr. R. Colangelo, op. cit., IL SOLE 24 ORE, Milano, 2001, pag. 65;

40 Cfr. D. Pradina, op.cit., IL SOLE 24 ORE, Milano, 1998, pag. 325;

41 Cfr. Livatino – Pecchiari - Pogliani, op.cit., EGEA, Milano, 2005, pag. 457; 16

Figura 4 17

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DETTAGLI
Corso di laurea: Corso di laurea in economia aziendale
SSD:
Università: Torino - Unito
A.A.: 2009-2010

I contenuti di questa pagina costituiscono rielaborazioni personali del Publisher melody_gio di informazioni apprese con la frequenza delle lezioni di Revisione dei sistemi informativi aziendali e studio autonomo di eventuali libri di riferimento in preparazione dell'esame finale o della tesi. Non devono intendersi come materiale ufficiale dell'università Torino - Unito o del prof Devalle Alain.

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