Programmazione e controllo

Programmazione e controllo

Il ruolo dei sistemi di P&C in azienda

Il sistema di controllo aiuta a guardare avanti, è un sistema tendenzialmente orientato al futuro. Sempre più negli ultimi anni il controller assume un ruolo importante. È un sistema che aiuta le aziende a raggiungere i loro obiettivi delineando dei programmi, degli obiettivi intermedi e fornendo le informazioni necessarie.

La pianificazione e programmazione serve per definire gli obiettivi da conseguire nel tempo (breve, medio, lungo periodo) in funzione delle caratteristiche di ambiente e di impresa e la loro costante revisione nel tempo. Il controllo guida l’impresa verso gli obiettivi predefiniti e/o rivisitati.

La pianificazione strategica è il processo che definisce l’obiettivo finale. È il compito del vertice aziendale. Il controllo operativo è assicurarsi che le persone svolgano bene il proprio lavoro. In aula ci occupiamo del controllo direzionale. Verifica e misura i risultati ottenuti, comunicazione delle informazioni e discussione riguardo ai dati ottenuti.

Il sistema di controllo guarda al futuro attraverso programmazione, misurazione e comunicazione/analisi dei risultati. Se correttamente progettati, predisposti e fatti funzionare, i sistemi di controllo direzionale sono in grado di offrire un contributo indispensabile alla gestione di un’organizzazione in termini di:

• Supportare il processo decisionale: gestione, il ruolo del manager è decidere. Il controllo direzionale si occupa di selezionare le informazioni da comunicare al manager. Aiuta il responsabile a valutare le diverse opzioni e a scegliere le migliori fornendo quelle utili.
• Essere più efficienti: controllo esecutivo, serve per valutare la performance dei diversi manager. Spezzare i dati per unità organizzativa. Per fare ciò ogni manager deve avere degli obiettivi da raggiungere e si misurano i risultati in relazione a tali obiettivi.
• Controllo economico: scomposizione dei dati economici in base al risultato economico.

Il sistema di gestione può essere considerato come un sistema di ordine meno elevato del sistema organizzativo.

Fattori di input e output

Fattori organizzativi: missione aziendale, grandezza dell’azienda, di cosa si occupa, cultura aziendale

Fattori sociali

Fattori individuali

I risultati devono generare un sistema di controllo efficace. L’output di un sistema di controllo si compone di:

• Efficienza decisionale (cioè buone decisioni)
• Deve generare motivazione: deve creare e coinvolgere. Deve creare un’unità di intenti e congruenza di obiettivi all’interno dell’azienda.
• Morale.

Non numeri report e dati perché sono i mezzi.

Il sistema di controllo nasce per esigenza delle aziende. Ogni azienda ha il suo sistema di controllo che viene sviluppato in base all’azienda stessa. Esso viene creato perché l’azienda ritiene che sia conveniente, non c'è imposizione ma dipendono dalla volontà dell’azienda.

Esso si compone di:

• Struttura organizzativa: è data dall’insieme dei centri di responsabilità aziendali. Essi sono unità organizzative dotate di autorità decisionale. Il sistema di controllo deve aderire alla struttura aziendale delle unità dotate di autonomia decisionale. Il sistema di controllo deve supportare i manager dei centri di responsabilità. La struttura organizzativa del controllo rispecchia quella dei centri di responsabilità.
• Struttura tecno-contabile: è la strumentazione. Si divide in:
  • Contabilità generale
  • Contabilità analitica
  • Budget
  • Sistemi di reporting
• Processo: è come il motore della macchina. Viene gestito dal controller. Il processo è ciclico (vedi schema). Bisogna capire chi sono i soggetti coinvolti. Per descrivere il sistema di controllo bisogna capire che tipo di processo si ha.

Controllo direzionale

Intervengono nel processo decisionale, in tempi e con modalità diverse, diverse tipologie di attori:

• Top management
• Il responsabile dei diversi centri di responsabilità
• I collaboratori dei responsabili
• Il controller

Costi e decisioni

La classificazione dei costi e il margine di contribuzione

L’informazione economica è un’esigenza trasversale a tutte le organizzazioni. Vengono considerate le informazioni costo ricavo ma anche rischi. Il sistema di controllo deve fornire supporto al sistema decisionale, quindi deve fornire informazioni utili alle decisioni.

Bisogna capire come sono fatti i costi che dobbiamo maneggiare per fornire supporto al processo decisionale. I costi presi in considerazione sono di varia natura: energia elettrica, materie prime, affitto, stipendi ecc. Bisogna quindi capire che tipi di costi si considerano (se solo materie prime ecc. oppure se anche costi come gli stipendi).

Parlando di costo di un certo prodotto e servizio, non esiste il voto vero, ma esiste un costo parziale o influenzato da scelte di calcolo. Non tutti i costi sono uguali. È fondamentale classificare i costi.

Costi fissi e variabili

• Costi fissi: non variano, nel loro ammontare complessivo, al variare dei volumi di attività. [Es. affitto, bolletta della luce (varia in base a fattori diversi dalle quantità prodotte)]. Il costo fisso non necessariamente è costante in ogni periodo, ma può avere delle oscillazioni. Rimangono fissi indipendentemente dalle quantità prodotte. Fisso a livello totale, ma variabile a livello unitario. CF = K CF = f (V) CF / V_tot u_tot
• Costi variabili: variano nel loro ammontare complessivo proporzionalmente al variare dei volumi di attività. Se il volume di produzione è 0, allora il costo è nullo. [Es. il costo dell’energia, materie prime, il costo dei servizi esterni pagati a prestazione]. Il costo variabile unitario è costante, mentre a livello totale il costo variabile dipende dai volumi. È costante a livello unitario, ma variabile come importo complessivo. CV = K CV = f(V) = CV * V_{u tot}

Bisogna considerare alcune ipotesi quali:

• “Area di rilevanza” (ambito spazio/temporale): dividere fra costi fissi e variabile ha senso solo nel breve periodo e fra variazioni modeste della direzione spaziale.
• Assenza di economie di scala (costo marginale unitario decrescente all’aumentare numero dei volumi) o effetto esperienza.
• Assenza di variazioni di prezzo costo.

Il costo del lavoro

Il costo del lavoro si divide in:

• Amministrazione (staff): costo fisso perché non dipende dalle quantità prodotte.
• Commerciale (vendita, relazione con il cliente): costo fisso, mentre eventuali provvigioni e percentuali rappresentano un costo variabile.
• Produzione (industriale): chi si occupa di supervisione [es. caporeparto] e di automatizzazione dei processi sono costi fissi. Nel caso in cui la manodopera sia direttamente coinvolta nel processo si parla di costo variabile.

Il costo del lavoro è variabile se si può misurare il contributo della persona sul singolo prodotto e si chiama MOD (manodopera diretta).

Esempio:

Costo mensile 1.800 $

160 ore mensili

Costo medio orario = 1.800/160 = 11,25 $/h

Standard fisso unitario = 0,5 max 320 giacche/u

I costi della MOD assorbiti sono pari a (considerando giacche prodotte):

280 * 0,5 = 140

140 * 11,25 = 1575 $

La differenza fra il costo mensile e il costo della manodopera diretta assorbito è un costo fisso di inefficienza (1800-1575 = 225)

Il costo variabile invece è: 280 * 0,5 * 11,25 = 5,625 $/u

Costi specifici e comuni

Costo/ oggetto di calcolo (ODC)

• Costi specifici: costi che presentano una relazione diretta immediata rispetto a certi oggetti di calcolo e che in virtù di ciò risultano ad essi direttamente attribuibili.
• Costi comuni: il costo è in relazione con n oggetti di calcolo. Costi che presentano una relazione indiretta e immediata rispetto a predefiniti oggetti di calcolo che, in virtù di ciò, risultano ad essi attribuibili solo attraverso l’impiego di opportune basi di ripartizione.

L’oggetto di calcolo può essere un prodotto, un’unità organizzativa quale un reparto o un processo.

Esempio:

Se si cambia solo una linea di prodotto è un costo specifico perché è solo su un prodotto (es. spaghetti). Se si cambiano due linee (penne + spaghetti) allora è un costo comune perché si lavora su più prodotti, questo se e solo se l’oggetto di calcolo è il prodotto. Questi costi dipendono da come è organizzato l’impianto. Più è ampio l’oggetto di calcolo, più è semplice trovare costi specifici. [es. ospedale: il costo di un cardiologo: rispetto all’azienda e al reparto di cardiologia è un costo specifico. Spazzando l’oggetto di calcolo in unità più piccole diventa un costo comune (opera in infarti ecc.)].

I costi variabili solitamente sono costi specifici. I costi fissi possono essere sia specifici sia comuni.

Costi diretti e indiretti

• Costi diretti: costi relativi a fattori di produzione che presentano una reazione immediata e diretta con l’unità di prodotto/servizio e che a questa possono essere oggettivamente attribuiti. Sono specifici dell’unità di prodotto.
• Costi indiretti: costi relativi a fattori di produzione che manifestano una relazione mediata con l’unità di prodotto/servizio, pur essendo riconducibili al processo di produzione dello stesso; l’attribuzione di questi costi all’unità di prodotto/servizio richiede l’individuazione di appropriati criteri di ripartizione. Sono comuni a diverse unità di prodotto.

In questa differenziazione si rivela un solo oggetto di calcolo. I costi diretti generalmente sono variabili a eccezione dell’energia per i fattori produttivi che è un costo variabile indiretto. Non è diretto perché c'è di mezzo la macchina che produce il prodotto.

Costi controllabili e non controllabili

• Costi controllabili: costi che possono essere influenzati dalle azioni e dalle decisioni dice ne ha la responsabilità all’interno dell’organizzazione. Il costo può cambiare in base alle scelte.
• Costi non controllabili: non influenzabili in misura significativa dalle azioni e dalle decisioni dice ne ha la responsabilità all’interno dell’organizzazione.

Costi standard e effettivi

• Costi standard: configurazioni di costo-obiettivo che esprimono il consumo di risorse richiesto per il raggiungimento di definiti risultati. È un valore obiettivo predefinito. [Esempio: per ogni giacca mi servono 0,5 h/u e per ogni ora ho un costo di 11,25 $/h. Il costo unitario standard della MOD è 5,625]
• Costi effettivi: configurazioni di costo-risultato che esprimono il valore consuntivo delle risorse utilizzate per il raggiungimento degli obiettivi prefissati. Dato che realmente si può misurare dai sistemi.

Costi eliminabili e non eliminabili

• Costi eliminabili: i costi che vengono meno se viene meno l’oggetto di calcolo associato. I costi sono eliminabili se si può eliminare il fattore produttivo a cui si riferiscono oppure se è possibile una riallocazione.
• Costi non eliminabili: costi che, anche eliminando l’oggetto di calcolo, bisogna continuare a sostenere.

Esempio costi

Analisi differenziale

Margine di contribuzione

Nasce dalla differenza di costi variabili e costi fissi. Supponiamo che un’azienda abbia 3 prodotti: A, B, C.

Schema a margini di contribuzione / schema dare costi semplice:

I prodotti hanno costi variabili unitari (materie prime unitarie, personale, lavorazioni esterne, provvigioni percentuali). Si può calcolare il margine di contribuzione unitario (MDC_u): indica il margine di ogni unità venduta. È data dalla differenza del prezzo unitario e del costo variabile unitario. Questi margini servono a coprire i costi fissi per ricavare del reddito.

Margine di contribuzione totale (MCD I^˚ tot): è dato dal prodotto del margine di contribuzione unitario e le quantità. MCD I^˚ tot = MDC_u * Q_un.

Considero ora i costi fissi che non sono ripartibili per ogni unità. Supponendo che essi siano 1,2ML. Il reddito operativo è 1,7mln - 1,2mln = 500.000.

A differenza dello schema precedente c'è la differenza fra:

• Costi fissi specifici: possono essere associati in modo preciso e oggettivo a un oggetto di calcolo; sono attribuiti alla linea di prodotto e non alla quantità.
• Costi fissi comuni: non possono essere suddivisi.

Margine di contribuzione di secondo livello (MDC II): è dato dalla differenza del margine di contribuzione totale di primo livello e dei costi fissi specifici. Indica quale è il contributo netto della linea di prodotto, considerando anche i costi di quella specifica linea. Quindi:

Il margine di contribuzione di primo livello non considera i costi fissi e può essere calcolato sia come valore unitario, sia come valore totale. Il margine di contribuzione di secondo livello, invece, esiste solo a livello totale.

Il sistema decisionale

Bisogna innanzitutto differenziare le decisioni di lungo e breve periodo. Le decisioni di medio/lungo periodo sono nell’ambito della pianificazione strategica e richiedono tecniche di valutazione tipiche dell’area di finanza. Noi parleremo dunque di decisioni di breve periodo che sono strategiche. Per sviluppare queste decisioni uniamo solo informazioni quantitativo-monetarie, non quelle qualitative.

Le decisioni vengono prese su una serie di fattori economici, non su uno in particolare. La decisione serve quando ci sono più opzioni e se ne deve scegliere una. Questo accade confrontando le varie scelte, cioè mettendo in relazione ad ognuna costi e ricavi differenziali. L’analisi differenziale quindi considera esclusivamente ricavi costi differenziali, cioè la differenza tra i valori futuri che caratterizzano i differenti corsi alternativi d’azione. I valori differenziali possono essere:

• Valori emergenti: valore che emerge passando da un’alternativa all’altra (costi o ricavi).
• Valori cessanti: valore che viene meno passando da un’alternativa all’altra (costi o ricavi).

Esempio:

L’azienda Beta ha stipulato per il biennio 2001-2002 un contratto di affitto di un macchinario per €10.000 annui. Tale impianto consente di ottenere il prodotto finito con un costo variabile unitario di €6. Le quantità prodotte e vendute annualmente sono di 10.000 pezzi ad un prezzo-ricavo di €10. Alla fine del 2001 viene offerto all’azienda da un altro fornitore un impianto che garantisca la possibilità di ridurre il costo variabile unitario del prodotto a €3,5, al canone di affitto di €20.000 annui. Per il 2002 conviene sottoscrivere questo nuovo contratto?

Vecchio impianto: (10 - 6) * 10.000 = 40.000 (non considero l’affitto del primo macchinario perché è un costo storico).

Nuovo impianto: (10 - 3,5) * 10.000 = 65.000; 65.000-20.000 = 45.000 MDC II. Ho 50.000 a favore del nuovo impianto. I differenziali si possono mettere in entrambe le alternative, ma non aggiungo nulla, l’errore sarebbe mettere 10.000 solo nella prima alternativa. Si può usare anche il metodo in tabella.

Il costo di affitto del primo macchinario, in quanto storico, non è rilevante per la decisione.

Decisioni di breve periodo

a. Conviene continuare a produrre o eliminare una linea di prodotto?

Questo problema si pone chiedendosi se una linea di prodotto è conveniente. Si deve confrontare il prezzo unitario (Pu) con il costo pieno unitario (CPu). Il costo pieno unitario (CPu) è un costo che attribuisce alle unità di prodotto sia i costi variabili unitari sia i costi fissi unitari. I costi fissi vengono assegnati unitariamente con metodi di calcolo.

Se il prezzo fisso è 80, sembrerebbe che il prodotto non sia conveniente, ma in realtà non sarebbe una decisione corretta perché il costo pieno è un dato soggettivo e ibrido in cui i costi fissi vengono resi unitari. Prendere una decisione solo sui CPu non sarebbe corretto.

Eliminando B si eliminano i ricavi e i costi variabili. Se per ipotesi facciamo che tutto è eliminabile, allora non conviene. Allora eliminando B, i costi fissi non si eliminano. I costi fissi comuni (890) continuano a essere sostenuti e saranno coperti da A e da C. Per questo il confronto è importante.