Progettazione Organizzativa - Riassunto Gestione del Personale

Digital competenze lavorative e trasversali

La peculiarità del linguaggio è che con la sua duttilità ha favorito la capacità di condividere informazioni sul mondo e su ciò che non esiste. L'organigramma con ruoli definiti e standardizzati è certamente utile in un sistema stabile nel tempo, ma in organizzazioni soggette a cambiamenti continui e sempre più rapidi non è più così fondamentale nella sua rigidità strutturale.

Progettazione e discrezionalità (Mintzberg)

È la modificazione dei comportamenti individuali che creano un sistema organizzativo. Progettare significa manovrare le leve che influenzano la divisione del lavoro e i meccanismi di coordinamento modificando il funzionamento dell’organizzazione. La specializzazione delle mansioni nella dimensione orizzontale è la forma prevalente di divisione del lavoro.

Progettazione delle posizioni

• Specializzazione della mansione
• Formalizzazione del comportamento
• Formazione ed indottrinamento
• Divisione del lavoro
• Standardizzazione dei processi

Sistemi di flussi regolamentati

• Standardizzazione delle capacità
• Pianificazione e controllo
• Meccanismi di collegamento
• Standardizzazione degli output
• Sistemi di flussi regolati
• Adattamento reciproco
• Sistemi di comunicazione informali e di processi decisionali ad hoc

La smartificazione

Dal 1993 si è instaurato e sviluppato un sistema relazionale planetario personale con l’ICT. Questa infrastruttura sta generando un’economia dei dati che sembra essere il centro per una società automatica.

Smartworking → self management : self monitoring → self assessment → self reinforcement (ciclo continuo)

La filosofia del "come se"

La teoria del "Come se" si è sviluppata tra la fine del XIX e l'inizio del XX secolo e si fonda su:

• La finzione è al centro di ogni personalità, l’essere umano cerca la propria costruzione razionale della realtà attingendo definizioni percepite con una visione individuale.

Con questo processo, gli esseri umani che ricoprono un ruolo organizzativo scelgono un loro "spazio" per essere facilitati nel migliorare la loro attività e il loro sviluppo professionale. La posizione si costruisce in funzione della singola percezione, sulle capacità e le competenze individuali non più standardizzate.

Con l’autogestione

• Il meccanismo di coordinamento principale è l’adattamento reciproco
• Sono rilevanti lo staff di supporto e il nucleo operativo
• L’organizzazione è di tipo organico, con decentramento selettivo e con specializzazione orizzontale delle mansioni
• È cruciale lo sviluppo individuale
• Si creano raggruppamenti contemporanei su base funzionale e di mercato
• Cresce la complessità e dinamicità ambientale

A poco servono nuove tecnologie e self management se non si realizza un reale cambiamento che sappia valorizzare i comportamenti collaborativi, sviluppare una cultura partecipata e condivisa da tutti i componenti l’organizzazione → change management.

A tal fine potrebbero essere utili il responsabile e il facilitatore dell’innovazione digitale, oltre al responsabile della protezione dei dati. Queste competenze sono indispensabili per la gestione dei mutamenti imposti dalla diffusione dei big data. La produttività è andata aumentando negli anni grazie allo sviluppo di nuove tecnologie. Le aziende sono persone giuridiche che non esistono in realtà, sono appunto una finzione giuridica. Il cambiamento è una costante ma la sua velocità non lo è.

Competenze digitali (digital skill)

Le competenze digitali sono una sorta di alfabeto linguaggio, da cui nessuno potrà prescindere, in assenza di queste competenze si corre il rischio di essere esclusi dal mercato del lavoro e dalla società.

Competenze/skill

Le competenze sono distinte tra skill:

• Hard, sono conoscenze approfondite ed abilità tecniche necessarie per una specifica professione.
• Soft: sono creatività, capacità di lavorare in team, abilità nella risoluzione di problemi o prendere decisioni, non appartengono ad una specifica professione. Si tratta infatti di attitudini trasversali che hanno a che fare con il modo di comportarsi, di interagire e di affrontare il lavoro.

La classificazione delle competenze digitali dipende dalla professione e dal tipo di competenze. Talvolta possono essere considerate competenze di base.

Competenze di base

La peculiarità delle competenze di base è che variano al variare dell’evoluzione della società. Una competenza può emergere specificatamente per una professione e in seguito diventare trasversale, come per esempio la scrittura. Le competenze digitali si sviluppano con un percorso simile a quello della scrittura. Sono nate come hard skill, per l’èlite di tecnici, ma con il tempo hanno sviluppato un’alta trasferibilità diventando soft e stanno diventando oggigiorno competenze di base. La scuola dovrebbe insegnare i rudimenti delle abilità digitali come accadde per la scrittura, la lettura e contare.

L’acquisizione trasversale delle competenze per la programmazione e il coding dovrebbe essere più diffusa. Il coding aiuta nella ricerca di soluzioni dei problemi in modo diverso da quello tradizionale e favorisce lo sviluppo di una nuova creatività. La conoscenza delle basi favorisce il passaggio rapido da hard skill a soft skill, per poi trasformarle in conoscenze di base.

Competenze digitali

Le competenze digitali sono quindi abilità di base e l’alfabetizzazione digitale è indispensabile. Le competenze non sono definite ma cambiano con l’evolversi delle tecnologie. L’UE ha cercato di standardizzarle definendole “abilità di base nelle tecnologie dell’informazione e della comunicazione: l’uso del computer per reperire, valutare, conservare, produrre, presentare e scambiare informazioni nonché per comunicare e partecipare a reti collaborative tramite Internet”.

• Competenze di base: Comprendono la conoscenza hardware, software e delle operazioni di base online. Queste conoscenze consentono di interagire e di essere persone digitali.
• Competenze intermedie: Comprendono le conoscenze per essere in grado di utilizzare le tecnologie digitali, saperle valutare e creare contenuti, ovvero le competenze per svolgere.
• Competenze avanzate: Comprendono le conoscenze richieste agli specialisti delle professioni dell’ICT.

Digital soft skill → competenze di tipo relazionale e comportamentale che consentono alle persone di utilizzare efficacemente i nuovi strumenti digitali: risolvere problemi tecnici, tutela dei propri dati, social media, netiquette (regole volte a favorire rispetto reciproco tra utenti).

Le digital skill si classificano in

• Knowledge Networking: capacità di identificare, salvare, organizzare, dare valore e condividere informazioni disponibili online e nelle comunità virtuali.
• Virtual Communication: capacità di comunicare efficacemente, coordinare i progetti e gestire la propria identità digitale.
• Digital Awareness: capacità di usare gli strumenti digitali con equilibrio tra vita professionale e quella privata.
• Self empowerment: capacità di usare le conoscenze necessarie per padroneggiare gli strumenti digitali e risolvere i problemi complessi attraverso un utilizzo consapevole degli strumenti digitali.

Sia soft che hard skill nascono dalla teoria per poi svilupparsi grazie all’esperienza, diventando vere e proprie capacità individuali non più conoscenze/competenze. In particolare, le hard skill si basano sull’induzione, mentre le soft skill sulla deduzione. La combinazione di hard e soft skill è essenziale per lo sviluppo della digitalizzazione. Le competenze digitali crescono in un ambiente caratterizzato dalla libertà di sperimentare. Qualora non esistesse sperimentazione ne risentirebbe negativamente l’innovazione.

Contesto lavorativo

In un futuro non lontano, 9 lavori su 10 richiederanno competenze digitali. È opportuno acquisire il mix di skill tecnologiche, manageriali e soft in tempi brevi e sono quindi necessari percorsi di studio innovativi, basati su tecniche di apprendimento accompagnate da esperienze.

Le competenze per i manager sono

• Contesto, non solo contenuto: devono possedere una vision imprenditoriale e capacità di adattamento.
• Ascoltare, non solo parlare: devono essere in grado di monitorare le comunicazioni e di creare una propria identità riconosciuta.
• Conoscere ed utilizzare i principali strumenti digitali: in particolare quelli più rilevanti per la propria impresa.
• Analisi ed intuizione: devono essere focalizzati sulla gestione dei big data e saper formulare le giuste domande per ottenere le informazioni corrette.
• Agilità, integrabilità e precisione: devono essere in grado di fornire soluzioni flessibili ai cambiamenti del business e di lavorare con precisione e a ritmi sostenuti.

La comunicazione interpersonale

Comunicazione

La comunicazione è la “conditio sine qua non” della vita umana e dell’ordinamento sociale. Dal latino, comunicare è mettere in comune, condividere. La comunicazione è un processo in cui le persone si scambiano significati tramite un sistema comune di simboli o segnali e comportamenti.

Processo comunicativo: emittente (elabora) → mezzo → destinatario (decodifica).

Ogni organizzazione ha un linguaggio specifico, possiede un gergo, slang e metafore e tutto questo consente di comunicare chiaramente tra le persone e in modo specifico. Con l’utilizzo di questi linguaggi specifici si definisce e si riconosce anche l’esistenza di una cultura specifica che favorisce un migliore rapporto interpersonale e quindi una migliore collaborazione.

I soggetti, ovvero colui che comunica e chi riceve, possono essere individui o gruppi. I soggetti devono essere predisposti alla comunicazione sia fisicamente che psicologicamente, devono essere in sintonia. Il contenuto deve essere chiaro, preciso, tempestivo, ed espresso in un linguaggio comune ad entrambi i soggetti.

La causa è la necessità di affetto, dipendenza, appoggio, approvazione e riconoscimento caratteristici di un essere sociale. Lo scopo è il soddisfacimento del bisogno per cui si comunica. Il mezzo permette la comunicazione e la facilita, è in funzione del contenuto del messaggio e chi lo riceve. Nelle organizzazioni le informazioni si diffondono seguendo diverse direzioni:

• Dall’alto al basso: è tipica l’informazione che il manager indirizza ai collaboratori.
• Dal basso all’alto: è il feedback che ritorna al manager.
• Lateralmente: avviene tra persone di pari livello, come nel caso del responsabile del personale che fornisce ai manager informazioni sui candidati selezionati per ricoprire le posizioni vacanti dell’area di loro responsabilità.
• In modo diffuso: come nel caso di pettegolezzi o di "sentito dire".

Nella vita le modalità di comunicazione possono essere molteplici e impiegate per differenti scopi e a diversi livelli: verbale, scritta o tramite linguaggi specifici. A partire dalla nascita siamo continuamente coinvolti in un processo di apprendimento di regole della comunicazione.

L'interazione tra le persone è uno degli elementi dell'analisi sociologica: nel secolo molti studiosi hanno cercato di formulare delle teorie sull'interazione interpersonale, per spiegare come si comportano tra di loro le persone.

I principi dell’interazione tra persone (G.Homas)

• Quanto più spesso un comportamento è ricompensato, tanto più è probabile che venga ripetuto.
• Nel caso in cui alcuni aspetti “ambientali” sono stati collegati ad un comportamento ricompensato, è probabile che venga ricercato quell’ambiente particolare o uno analogo.
• Quanto più è consistente la ricompensa per un dato comportamento, tanto più è probabile che questo venga ripetuto.
• Quanto più spesso le esigenze o i desideri vengono soddisfatti, tanto meno si dà valore ad ogni ulteriore ricompensa.

L’interazione è l’insieme di una serie di messaggi. L’interazione tra le persone è il comportamento. La comunicazione avviene grazie alle interazioni tra le persone. La comunicazione è un insieme di messaggi, nel caso in cui un messaggio non generi possibilità di confusione è, esso stesso, una comunicazione.

Assioma

Proposizione, posta a base di un ragionamento, che non ha bisogno di dimostrazione perché evidente di per sé. Non si può non comunicare, poiché il comportamento è comunicazione stessa e ha valore di messaggio.

La comunicazione è

• Percezione: È la presa di coscienza nell'ambito dell'esperienza sensibile oppure delle possibilità o delle disponibilità dell'intuizione.
• Aspettativa: È l'attesa per la riuscita di qualcosa, o meglio la proiezione di un progetto, di una speranza.
• Partecipazione: Non è certezza, né pretesa di certezza. È la fede nella possibilità di conoscere come va il mondo, di come vanno le persone, lungi dall'essere pretenziosa.

Ogni volta che comunichiamo trasmettiamo almeno sei messaggi:

• Ciò che vogliamo dire
• Ciò che realmente diciamo
• Ciò che l’altro ode
• Ciò che l’altro ritiene di aver udito
• Ciò che l’altro dice
• Ciò che riteniamo che l’altro abbia detto

La comunicazione è di due tipi:

1. A una via → è rapida e non ha interferenze, ma il ricevente non può retroagire.
2. A due vie → c’è compartecipazione e coinvolgimento ma è ridondante.

I comportamenti umani sono tre: aggressivo, passivo o assertivo.

Il meccanismo di difesa della persona aggressiva è imporre la propria superiorità annullando ragioni, bisogni e desideri dell’altro. Il meccanismo di difesa della persona passiva è evitare ogni eventuale rischio e attacco cercando ad ogni costo di andare d’accordo. La persona assertiva risolve problemi e ottiene risultati, utilizzando in modo sinergico le risorse personali ed altrui.

Ostacoli alla comunicazione

Gli ostacoli alla comunicazione sono le barriere di posizione, le ambiguità di ruolo, le differenze di linguaggio, i malintesi, emozioni e sentimenti e i tipi di organizzazione.

• Barriera di posizione determinata dalla differenza di informazione e ruolo → Nelle organizzazioni il capo e il collaboratore, come tutte le persone, hanno timori reciproci, ovvero il primo teme la perdita di prestigio e l’altro la disapprovazione del suo operato.
• Barriera di ostilità interpersonale → le diversità di temperamento e di carattere non portano ad avere una comunicazione efficace, poiché i problemi sono personalizzati e non vengono trattati oggettivamente. Le due parti si sentono minacciate.
• Ambiguità di status e di ruolo → coloro che hanno responsabilità ed autorità possono commettere l’errore di non ascoltare e considerare le idee altrui, mentre essere acquiescenti con il proprio capo o superiore può portare a difficoltà nell’esprimere le proprie opinioni. Inoltre, se si ritiene di avere uno status inferiore si è portati ad essere troppo critici verso le proprie idee. La diversa formazione e cultura può determinare differenze di linguaggio portando difficoltà comunicative.
• Emozioni e sentimenti → barriere che generano repressione o eccessivo coinvolgimento e impediscono o complicano la relazione

La tattica ostruzionista (più usata) consiste nel fingere incomprensione e evitare in questo modo coinvolgimento nella relazione tanto da impedire comunicazione. La tendenza a valutare è naturale: approvare o disapprovare affermazioni o esprimere giudizi valutativi.

Migliorare la comunicazione

Si comunica sempre a due livelli:

• Contenuto (gestione di informazioni/notizie)
• Relazione (gestione di disposizioni)

Una buona comunicazione per essere efficace si deve porre diverse domande riguardo le conoscenze utili per comprendere il contenuto, il carattere dell’altro, la mia predisposizione nei confronti dell’altro e lo sforzo di immedesimazione nei pensieri e nelle visioni altrui. È indispensabile comprendere l’altra persona per entrare nel suo mondo individuale e cercare di vedere con gli occhi dell’altro evitando di esprimere preventivamente giudizi di valore.

La comunicazione si divide: comunicazione verbale (7%), comunicazione non verbale (%) e comunicazione paraverbale (38%). La comunicazione paraverbale, ovvero il modo in cui si dicono le cose, e la comunicazione non verbale, ovvero il linguaggio del corpo, coprono una fetta molto più ampia della comunicazione verbale, ovvero quello che viene effettivamente detto, poiché vengono ricevuti prima dal destinatario del messaggio e sono quelli che colpiscono di più a primo impatto.

La direzione e la gestione del personale

Gestione di una organizzazione: “Fare le cose mediante altre persone, i manager le informano e le collegano facendo in modo che acquisiscano le capacità necessarie per sviluppare progetti e persone.” Nel corso degli ultimi anni, i cambiamenti delle organizzazioni sono stati epocali, si è passati dalla rigidità gerarchica più ferrea ad una condizione che potremmo definire liquida. Le nuove tecnologie e le nuove regole del mercato del lavoro non richiedono, come avveniva nel passato, la presenza delle persone in un luogo fisico per svolgere le loro attività.