Riassunto esame Organizzazione Eventi dello Spettacolo, prof. Monno, libro consigliato Guida Pratica, Monno

ROI!

Return of investment. È un indice che consente la valutazione in termini di capitale investito e

rendimento ottenuto. " "

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La formula va contestualizzata nel momento in cui viene effettuato l’investimento a causa della

fluttuabilità di fattori quali il costo del denaro o delle materie prime. Nel costruire il ROI bisogna tenere

anche conto di variabili immateriali come il rapporto tra investimento ed elevamento del livello di

cultura della popolazione, il gradimento degli stakeholder, ecc. Questi non sono verificabili sul breve

periodo quindi si usano strumenti di rivelazioni quali interviste. "

"

Business plan!

Preparazione, pianificazione e schematizzazione delle possibili fasi organizzative che un’impresa

deve prevedere e intuire per lo sviluppo del suo prodotto. Il business plan non è elemento statico ma

dinamico. "

Fattori chiave per organizzazione di eventi:"

Strategie di innovazione da adottare per rendere competitivo il prodotto, trovare il posizionamento,

• accertarsi della qualità e individuare il target. "

Individuazione delle competenze nei vari settori aziendali."

• Previsione e raccolta dei dati per l’analisi del pubblico, la promozione del prodotto, il fundraising e

• i fattori chiave esterni. "

Definire tempi e durata delle azioni necessarie per organizzare un evento."

• Stima dei costi, definizione dei prezzi e previsione dei ricavi."

• Analisi dei rischi economici, tecnici, ambientali."

•

"

Budget!

Bilancio contabile: il budget in senso tecnico è l’evoluzione di una metodologia di creazione di un

• ‘bilancio contabile’ di un’impresa pubblica o privata. "

Budget strumento di gestione e controllo: il budget permette di trasformare indicatori di attività

• fisiche in valori economici. Con l’individuazione di azioni necessarie, delle tempistiche e delle

responsabilità consente di programmare gli obiettivi, prevedere i costi e valutare i rischi. È un

processo partecipativo. Un’azienda che adotta il metodo del budgeting deve organizzarsi per

obiettivi di produzione, di ricavo, di valorizzazione delle risorse umane ed economiche. Il budget è

uno strumento di gestione e controllo. Le unità che gestiscono il budget sono:"

A. Centri di costo/spesa: nelle voci di spesa non sono compresi i costi indiretti relativi al

funzionamento dell’azienda (costi industriali). I centri di costo sono le aree contabili in

cui si parcheggiano le spese generali e industriali in attesa di imputarle in proporzione

a ciascun evento. I centri di spesa sono le unità operative che formano i budget

settoriali. Sono il luogo operativo in cui si prevedono le spese, si provvede agli

ordinativi, si controlla la produzione dell’evento, si autorizza la liquidazione ai fornitori. "

B. Centri di ricavo e profitto: valutano i possibili profitti provenienti dalla produzione

dell’azienda."

C. Centri di responsabilità: coordinano l’attività dei centri di costo e di ricavo sia nella fase

di determinazione del budget sia in quella operativa. "

Budget degli eventi: è il preventivo articolato nelle varie voci di spesa con una previsione realistica

• dei costi. Può esserci un budget predeterminato dal committente oppure viene definito in seguito. "

"

3 LA COMUNICAZIONE!

"

Definizione!

L’evento è già comunicazione e può essere scomposto in più contenuti: riguardo al contenuto, al

luogo, all’allestimento, ai protagonisti, ecc. Il comunicatore deve avere competenze sociologiche,

linguistiche, di retorica, deve conoscere l’aggetto di cui parla. "

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"

Il processo comunicativo!

La comunicazione è un’insieme di azioni che mirano a lanciare un messaggio e a ottenere una

risposta. I suoi obiettivi: informare, far conoscere, formare. "

Il processo comunicativo prevede un emittente che lancia un messaggio utilizzano dei codici

mediante alcuni canali che possono essere mezzi tecnici di trasmissione (tv, stampa) o mezzi dal vivo

che permettono un rapporto diretto con il ricevente, il quale decodifica il messaggio. In questo

processo possono esserci rumori di disturbo. Uno degli obiettivi è anche quello di formare, quindi il

ricevente dopo aver ricevuto il messaggio deve avere la possibilità di rispondere rilanciando un

messaggio di approvazione o meno. È quindi un processo interattivo. L’emittente utilizza analisi

qualitative (interviste, questionari, focus-group) per capire le motivazioni del consumatore e attraverso

un sistema informativo trae elementi per individuare il target potenziale e non solo. "

"

Le 5W!

Harold Lasswell negli anni ’40 definì:"

Who"

• What"

• Whom"

• What channels"

• What effects"

•

Kipling propose:"

Who - Chi"

• What - Che cosa"

• Whom - A chi"

• When - Quando"

• Where - Dove"

• Withwhat - Come"

• Why - Perchè"

•

Di buona regola si usa lo schema Lasswell+Kipling, es. in un

volantino deve esserci:"

Chi organizza l’evento."

• Di cosa tratta."

• Quando si svolge."

• Dove si svolge."

• Perché si svolge."

• Come si svolge."

•

Il comunicatore deve tenere presente che il suo messaggio si

confronta con i livelli logici di apprendimento del suo

interlocutore. Dilts usa gli item di Lasswell collocandoli in una

scala piramidale in corrispondenza con i livelli logici di

apprendimento. Il livello superiore acquisisce e ingloba quello inferiore."

"

Piano di comunicazione!

È il punto di partenza per avviare un’attività di comunicazione, definisce gli obiettivi generali e

particolari della comunicazione. "

1. Ufficio stampa: svolge una delle attività principali per comunicare l’evento. Gli strumenti a

disposizione sono:"

Comunicato stampa: si informano i giornalisti della prossimità di un evento. Può essere

• inviato una prima volta per avvisare e una seconda volta più ravvicinato nel tempo (deve

essere più dettagliato del primo). Devono essere emessi in modo tale che i mass media

possano valutare l’importanza o meno."

Conferenza stampa: si invitano i giornalisti a partecipare ad un incontro nella sede della

• società organizzatrice dell’evento. Rispetto al primo qui c’è biunivocità (i giornalisti

possono porre domande e intervenire). L’obiettivo è quello di raggiungere una visibilità

della notizia sui quotidiani e media televisivi locali e nazionali."

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Newsletter: serve per comunicare in forma di magazine ridotto per numero di pagine e

• contenuti. Può essere cartaceo o via e-mail."

E-mail: bisogna che il mittente sia subito riconoscibile e che abbia come oggetto un

• termine che usciti interesse; devono essere brevi e persuasive. "

Sms."

•

2. Gli strumenti di comunicazione integrata:"

Logotipo/Marchio: il logotipo è il carattere tipografico che si sceglie in base allo stile che

• il committente vuole dare alla sua immagine, il marchio è un disegno con il quale il

committente vuole caratterizzare la sua immagine."

Immagine coordinata: serve a dare una precisa visibilità a tutti i mezzi che il soggetto

• utilizza per comunicare (dai prodotti cartacei, al look, agli arredi, al format)."

Brochure: prodotto cartaceo di presentazione di un’azienda. Ha grafica, formato e tipo di

• carta sobria, eleganti e appariscenti a seconda del target. Deve informare, inviare un

messaggio e contenere interventi istituzionali/articoli."

Depliant: è un pieghevole a tre o quattro ante che contiene informazioni di base per la

• riconoscibilità del soggetto/prodotto. Ha carattere informativo."

Leaflet: volantino a larga tiratura per la diffusione di iniziative, anche detto flyer."

•

3. La pubblicità:"

Pubblicità classica: inserzioni su quotidiani nazionali o locali. Le inserzioni a pagamento

• sono costose quindi bisogna studiarle bene. Possibile utilizzare anche manifesti, poster e

striscioni in città."

Pubblicità in tv: mezzo di comunicazione di massa più diffuso e più influente. "

• Pubblicità nel cinema: nacque con l’avvento del cinema quindi ancor prima degli spot in tv,

• sta andando in disuso."

Pubblicità per radio: gli spot devono essere brevi ma ripetuti spesso e con parole

• chiaviche restino nella mente dell’ascoltatore. "

Pubblicità mobile: sui mezzi pubblici. Sono molto visibili ma in maniera fugace. "

•

4. Il marketing:"

Mobile marketing: c’è il rischio di invadere la privacy."

• Direct marketing: è rivolta direttamente al destinatario con un rapporto personale o la

• spedizione di un cartaceo o di una e-mail."

Operazioni di co-marketing: banche o aziende leader sono interessate a posizionarsi

• come partner di agenzie o società. Così si può accedere a un’altro bacino di utenza. "

Gadget e merchandising: penne, matite, gomme, portachiavi, ecc. "

• Data base: è necessario per ogni forma organizzativa. È l’archivio di nomi, indirizzi, e-mail,

• ecc. "

5. L’analisi del contenuto: permette di individuare i contenuti di forza e debolezza della

comunicazione:"

Analisi testuale: il messaggio ha una leggibilità naturale se i codici sono condivisi da

• emittente e ricevente. Le tecniche comprendono anche fasi come scomposizione di frase

principale e incidentale, l’uso di verbi al presente, passato o futuro, l’uso di aggettivi e

avverbi."

Analisi di misura: quanto spazio della pagina il direttore ha destinato alla notizia, caratteri,

• font, immagini, titolo, sottotitolo, ecc. "

6. La press-evaluation: un problema è come valutare il ROI della campagna stampa avviata sui

mass media."

" "

"

SECONDA PARTE!

"

1 ORGANIZZARE MOSTRE!

"

Competenze dell’organizzazione!

L’organizzatore deve avere una cultura di base almeno generalista, deve avere competenze

specifiche e un know how sul sistema dell’arte. Deve conoscere gli adempimenti, il sistema di prestiti,

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le leggi, il regolamento. Deve essere al corrente delle mostre in quel momento,