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Organizzare Eventi 1

PRIMA PARTE!

1 EVENTI CULTURALI, DEFINIZIONE E SIGNIFICATI!

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Gli eventi possono essere raggruppati per generi:"

Artistico: appagare il gusto estetico-culturale (mostre, fotografie)"

• Culturale: elevare la conoscenza (opere artistiche, letterarie)"

• Informativo: far conoscere e informare e avviare percorsi di apprendimento"

• Intrattenimento: attirare l’attenzione e l’interesse del pubblico (giochi, musiche, balli)"

• Ludico: attività che distragga dalla vita quotidiana"

• No profit: obiettivo solidaristico con donazioni"

• Politico: concorrere alla formazione di una volontà collettiva"

• Promozionale: favorire la conoscenza di un prodotto commerciale"

• Religioso: favorire la partecipazione a eventi di devozione"

• Sociale: favorire la socializzazione"

• Spettacolare: indurre stupore, ammirazione e interesse"

• Sportivo: aderire a una comunità (fan club, occasioni ludiche)"

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Caratteristiche evento:"

1. Finalizzato: deve avere un oggetto, uno scopo, un tema, un titolo. Lo scopo deve essere

chiaro. La conoscenza dei tre elementi (oggetto, contenuto, scopo) è fondamentale per

individuare le modalità, le procedure e gli strumenti per costruire gli eventi."

2. Professionale: necessita di struttura organizzativa professionale e strumenti professionali.

L’evento ha le sue fasi (preparazione, verifiche, analisi pro e contro), i suoi strumenti attuativi

(palinsesto, programma), controllo sul campo, verifiche finali. L’evento è professionale se

vengono rispettati questi criteri."

3. Originale: l’evento deve avere un carattere di originalità e novità."

4. Comunicativo: ogni evento ha lo scopo di essere un processo tra l’evento e il suo

interlocutore. Ciò che l’evento comunica deve essere decodificato dal ricevente che ha le

possibilità di reagire all’istante (es. applauso)."

5. Dinamico: deve consentire una dialettica tra i protagonisti (es. documenti informativi, tour,

raduni)."

6. Spettacolare: qualsiasi evento ha nel suo DNA il format di spettacolo (attori, pubblico, scene,

testi)."

7. Socializzante: mettere insieme più persone per discutere, informarsi, ecc. Bisogna eliminare

tutte le barriere che impediscono la socializzazione ma favorirla (es. lavori di gruppo)."

8. Flessibile: bisogna calcolare imprevisti."

9. Multimediale: ogni evento ha strumenti di comunicazione (es. teleconferenze, simulazioni,

3D)."

10. Finanziato e retribuito: ogni evento ha un budget e la prestazione dell’organizzatore deve

essere retribuita."

11. Verificabile: presentare report finale nel quale vi sono tutte le fasi del lavoro svolto."

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Tipologie evento:"

1. Anniversario: si rinnova ogni anno."

2. Assemblea: adunanza di persona in un luogo per discutere o risolvere questioni."

3. Cene di gala: cene cui partecipano ospiti in abito di lusso, speso l’obiettivo sono beneficenza e

raccolta fondi."

4. Company day: giornata dell’azienda con obbiettivi legati alla fidelizzazione."

5. Conferenza: mettere insieme più persone attratte da un argomento trattato spesso da un

estraneo, ha l’obiettivo di far sapere qualcosa a qualcuno."

6. Congresso: persone già accomunate in partenza da una posizione condivisa con gli altri e che

concorrono ad un comune interesse."

7. Convegno: incontro di alto livello con la partecipazione di relatori esperti, coinvolgimento attivo

dei partecipanti."

8. Convention: primarie per elezioni di candidati pubblici. "

9. Convivio: ‘stare insieme a mensa’; partecipano varie persone giacché non ci sono relatori."

Organizzare Eventi 2

10. Eventi in house: eventi in casa per favorire la fidelizzazione dei lavoratori e dei clienti."

11. Evento no profit: ‘agire senza volontà di profitto’. "

12. Festa"

13. Festival: manifestazione di arte, cultura e musica con carattere periodico spesso nello stesso

loco."

14. Fiera: può essere campionaria, specializzata, aperta a tutti. I protagonisti sono produttore

consumatori. "

15. Inaugurazione: si annuncia che un certo evento è pronto per essere vissuto/visto. "

16. Matrimonio. "

17. Meeting: può essere un incontro ristretto tra pochi soggetto allargati a centinaia di persone.

Partecipano tutti gli iscritti alla associazione che lo indice ma può essere anche pubblica."

18. Mostra: prodotto artistico presentato al pubblico."

19. Open day: lo scopo è rendere partecipe il visitatore a ciò che c’è dentro."

20. Presentazione: modalità di rapporto con un pubblico cui si vuole far conoscere qualcosa. "

21. Rally. "

22. Recital: eventi con diverse varietà di contenuti: poeta, cantante, attore. "

23. Road show: si svolge lungo un percorso stradale, che prevede soste evento."

24. Sagra: festa paesana, vi partecipa tutta la popolazione."

25. Seminario: casa ecclesiastica dove dimorano giovani che seguono un rigido percorso di studi

religiosi. Nell’accezione laica il seminario è un’esperienza di studio e approfondimento di

tematiche complesse con spirito di apprendimento."

26. Sfilate."

27. Simposium: banchetto durante il quale i commensali discutono, assistono a spettacoli. É

l’incontro di persone di alta cultura."

28. Spettacolo: manifestazioni in cui su una scena agiscono dei personaggi."

29. Tavola rotonda: si riuniscono persone di pari grado portatori di interessi e pareri."

30. Tour: spostamento fisico dell’evento in più zone. "

31. Workshop: confronto e discussione in cui alla parola viene privilegiato il lavoro come

esperienza."

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Temporalità:"

1. Una tantum: progetto che ci viene richiesto una sola volta. "

2. Ripetibile: evento che dobbiamo replicare, può essere già sperimentato o innovativo."

3. Ricorrente: si ripete costantemente."

4. Tempo: influenza la realizzazione dell’evento (es. evento all’aperto ricede previsioni di caldo/

freddo, sole/pioggia)."

5. Durata: può variare da pochissimo a moltissimo."

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Team operativi dell’evento:"

1. Team artistico: "

Curatore: ha competenza massima nel settore, ha la responsabilità scientifica e culturale."

• Comitato scientifico: persone di curata competenza che supportano il lavoro del curatore."

• Relatori, artisti, opere: sono persone/cose che agiscono sulla scena."

• Art director: regista dell’evento."

• Architetto: cura l’allestimento, veste l’evento."

• Designer per merchandising: crea l’oggettistica prendendo spunto dal contenuto dell’evento."

• Grafico: crea il logo, l’immagine, la segnaletica."

• Videomaker o fotografo: documenta l’evento."

• Webmaster: cura l’informazione via internet."

2. Team organizzativo che deve:"

Collaborare con il team artistico e stabilire una collaborazione."

• Definire un budget: può essere determinato dal committente che mette a disposizione una

• certa somma o può essere sviluppato dall’organizzazione in base all’esigenze del

committente. "

Trova le location."

Organizzare Eventi 3

Definisce i tempi: uso del cronoprogram per tenerci al corrente dei tempi necessari per le

• operazioni."

Verificare la fattibilità: dai vari punti di vista come tecnico, logistico, finanziario. "

• Gestire il personale."

• Gestire i rapporti burocratici."

• Promuovere attività di marketing."

• Stabilire rapporti con gli sponsor, gli stakeholder e avviare attività di fundraising: obiettivo di

• ottenere finanziamenti."

Prevedere al suo interno il merchandiser: figura mista tra creatore e organizzatore."

• Prevedere il responsabile di ‘cantiere’: segue sul campo la realizzazione dell’evento nelle

• sue fasi. Coordina tutto il lavoro e garantisce la coerenza del prodotto con gli obiettivi

generali."

Prevedere l’addetto stampa: può essere interno lo staff o esterno. É la voce dell’evento che

• trasmette al mondo i contenuti dell’evento. "

3. Team amministrativo che prevede:"

Il gestore del budget: deve avere conoscenze di tipo contabile e ragionieristico."

• L’addetto ai contatti: garantisce il rispetto delle prestazioni e corrisponde il dovuto a tutti.

• deve conoscere bene la normativa nazionale ed europea. "

Il contabile: gestisce la cassa, i rapporti con le banche, emette fatture, ordina pagamenti. "

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2 LA STRUMENTAZIONE!

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Project Managment!

Russel Archibald scrisse ‘Project manager’, libro vademecum dei manager delle aziende orientate al

cambiamento e innovazione. Il significato letterale di project manager è inteso come gestione per

progetti. Il PM è un’attività razionale, ha obiettivi chiari, è determinato nel tempo, è pianificato nei vari

step operativi e controllabile mediante verifiche intermedie. Deve avere costi determinati e

raggiungere i livelli di qualità richiesti."

Fasi necessarie per la realizzazione di un progetto:"

Inizio - Definizione - Impostazione - Costruzione - Installazione - Conclusione."

Nel caso di eventi culturali:"

1. Ideazione: sviluppo dei contenuti dell’evento."

2. Attivazione: si verifica la fattibilità."

3. Pianificazione: nella predisposizione delle azioni concrete da svolgere."

4. Attuazione: nel lavoro sul campo."

5. Completamento: con la chiusura degli impegni."

6. Valutazione: dei risultati raggiunti."

P 47 SCHEMA"

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Work Breakdown Structure!

Destrutturazione dell’unitarietà del progetto in tante sottospecie che ne indicano il processo

costruttivo dall’ideazione alla conclusione. Nel PM questa attività viene raffigurata con uno schema ad

albero nel quale ci sono attività principali per il cui raggiungimento sono necessarie attività secondarie

ecc."

Organizzare Eventi 4

Es. l’organizzazione deve reperire risorse umane, trovare sponsor, definire un budget, la

comunicazione deve contattare giornalisti, organizzare conferenze, preparare il sito web ecc."

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Organigramma e Matride di responsabilità!

Sono strumenti imprescendibili del PM. Aggiungendo alle varie caselle del Work Breakdown Structure

i nominativi o l’unità organizzativa deputata da effettuare quell’operazione si ha l’Organizational

Breakdown (organigramma dei settori e degli addetti con l’indicazione del responsabile e tutto il team

operativo)."

Distinzione responsabilità delle azioni:"

Culpa in vigilando: mancato controllo di chi doveva vigilare."

• Homo ejusdem professionis et condiciones: colui che ha agito scrupolosamente ma è stato

• sopraffatto da cause esterne."

Culpa levis o gravis: colui che ha fatto più o meno bene il suo lavoro."

Gradazione di responsabilità (da 1 a 10) riferibili al grado di autonomia:"

Responsabilità diretta di chi è addetto specificatamente alla gestione di un’azione."

• Responsabilità diretta di chi deve informare il soggetto superiore."

• Responsabilità indiretta di chi è stato informato dell’azione."

• Responsabilità diretta di chi ha autorizzato l’operazione."

• Responsabilità indiretta di chi è all’apice dell’operazione."

Diagramma di Gantt!

Questo diagramma va utilizzato all’interno di una metodologia di lavoro per progetti per i quali sono

previsti inizio e fine e non per un tipo di routine. Il problema per un gestore di lavoro è di avere un

quadro organizzativo delle fasi organizzative in un determinato periodo (chi e quando). È utile per

visualizzare quando un settore dell’azienda è in attivo o non sta svolgendo alcuna mansione. "

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Es. diagramma per una mostra. 4 mesi con celle di 10 giorni, tot 12 celle."

Organizzare Eventi 5

Definiamo le attività necessarie per la realizzazione:"

1. Attività preparatorie."

Attività staff di agenzia: briefing con il committente circa i contenuti, il budget, il brainstorming."

• Attività ufficio mostre: reperimento opere, contatti con collezionisti, condizioni per il prestito."

• Attività ufficio tecnico: definizione allestimento e immagine."

• Attività ufficio amministrazione: contatti con esperti, tipografi, ditte allestimento, definizione

• budget."

Attività ufficio studi: raccolta materiali, saggi, articoli e foto per catalogo."

• Attività ufficio stampa: campagna stampa e pubblicitaria."

2. Inizio lavori e allestimento mostra."

Attività impresa di allestimenti: approntamento cantiere con materiali, addetti, disegni

• esecutivi, lavori di tinteggiatura, posizionamento opere, rimozione cantiere, pulizia."

Attività società gestione del personale: formazione del personale guida."

• Attività ufficio tecnico: controllo impianti e verifica agibilità."

3. Apertura mostra."

Attività ufficio stampa: preparazione comunicati stampa, inviti."

• Attività ufficio relazioni pubbliche: contatti e mailing-list, opinion-leader, esperti, sponsor e VIP."

4. Inaugurazione mostra."

Attività ufficio presidenza: accoglienza pubblico, discorso inaugurale, visita guidata."

5. Chiusura mostra."

Attività impresa allestimenti: disinstallamento, recupero opere, chiusura cantiere."

6. Post evento."

Attività ufficio amministrativo: pagamenti, chiusura conti."

• Attività ufficio stampa: analisi articoli e recensioni, rassegna stampa."

• Attività ufficio mostre: feedback organizzazione, report per committente."

P 55 SCHEMA"

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SWOT Analysis!

Nel cominciare a lavorare a un progetto è necessario trovare i possibili elementi di disturbo oppure

valorizzare gli elementi positivi per fare leva su di essi. La Swot

Analysis è rappresentata da uno schema con 4 comparti cui

sono riportati gli elementi che contrastano/agevolano il

raggiungimento degli obiettivi: Strenghts, Weakness,

Opportunities, Threats (minacce)."

Gli elementi che compongono questo quadro possono essere di

aiuto (helpful) o dannosi (harmful)."

Es. mostra d’arte."

Periodo, autunno o inverno? In inverno l’opportunità è data dal

farlo in luoghi chiusi, la minaccia può essere la non voglio di

uscire di casa, in estate l’opportunità è di fare eventi a cielo

aperto e la minaccia è il possibile mal tempo."

Arte classica o contemporanea? L’opportunità del primo è che

tutti conoscono gli artisti classici e la minaccia è di perdere il

pubblico più colto che visita musei. Nel secondo caso l’opportunità è di mostrare opere nuove e la

minaccia è che rischia di richiamare un pubblico meno colto."

Luogo? L’opportunità è di farlo in un luogo importante in centro, la minaccia può essere il parcheggio

o la ZTL."

Prezzo? L’eccessivo costo è una minaccia, lo sconto è un’opportunità."

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ROI!

Return of investment. È un indice che consente la valutazione in termini di capitale investito e

rendimento ottenuto. " "

Organizzare Eventi 6

La formula va contestualizzata nel momento in cui viene effettuato l’investimento a causa della

fluttuabilità di fattori quali il costo del denaro o delle materie prime. Nel costruire il ROI bisogna tenere

anche conto di variabili immateriali come il rapporto tra investimento ed elevamento del livello di

cultura della popolazione, il gradimento degli stakeholder, ecc. Questi non sono verificabili sul breve

periodo quindi si usano strumenti di rivelazioni quali interviste. "

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Business plan!

Preparazione, pianificazione e schematizzazione delle possibili fasi organizzative che un’impresa

deve prevedere e intuire per lo sviluppo del suo prodotto. Il business plan non è elemento statico ma

dinamico. "

Fattori chiave per organizzazione di eventi:"

Strategie di innovazione da adottare per rendere competitivo il prodotto, trovare il posizionamento,

• accertarsi della qualità e individuare il target. "

Individuazione delle competenze nei vari settori aziendali."

• Previsione e raccolta dei dati per l’analisi del pubblico, la promozione del prodotto, il fundraising e

• i fattori chiave esterni. "

Definire tempi e durata delle azioni necessarie per organizzare un evento."

• Stima dei costi, definizione dei prezzi e previsione dei ricavi."

• Analisi dei rischi economici, tecnici, ambientali."

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Budget!

Bilancio contabile: il budget in senso tecnico è l’evoluzione di una metodologia di creazione di un

• ‘bilancio contabile’ di un’impresa pubblica o privata. "

Budget strumento di gestione e controllo: il budget permette di trasformare indicatori di attività

• fisiche in valori economici. Con l’individuazione di azioni necessarie, delle tempistiche e delle

responsabilità consente di programmare gli obiettivi, prevedere i costi e valutare i rischi. È un

processo partecipativo. Un’azienda che adotta il metodo del budgeting deve organizzarsi per

obiettivi di produzione, di ricavo, di valorizzazione delle risorse umane ed economiche. Il budget è

uno strumento di gestione e controllo. Le unità che gestiscono il budget sono:"

A. Centri di costo/spesa: nelle voci di spesa non sono compresi i costi indiretti relativi al

funzionamento dell’azienda (costi industriali). I centri di costo sono le aree contabili in

cui si parcheggiano le spese generali e industriali in attesa di imputarle in proporzione

a ciascun evento. I centri di spesa sono le unità operative che formano i budget

settoriali. Sono il luogo operativo in cui si prevedono le spese, si provvede agli

ordinativi, si controlla la produzione dell’evento, si autorizza la liquidazione ai fornitori. "

B. Centri di ricavo e profitto: valutano i possibili profitti provenienti dalla produzione

dell’azienda."

C. Centri di responsabilità: coordinano l’attività dei centri di costo e di ricavo sia nella fase

di determinazione del budget sia in quella operativa. "

Budget degli eventi: è il preventivo articolato nelle varie voci di spesa con una previsione realistica

• dei costi. Può esserci un budget predeterminato dal committente oppure viene definito in seguito. "

"

3 LA COMUNICAZIONE!

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Definizione!

L’evento è già comunicazione e può essere scomposto in più contenuti: riguardo al contenuto, al

luogo, all’allestimento, ai protagonisti, ecc. Il comunicatore deve avere competenze sociologiche,

linguistiche, di retorica, deve conoscere l’aggetto di cui parla. "


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Corso di laurea: Corso di laurea in Comunicazione, Media e pubblicità
SSD:

I contenuti di questa pagina costituiscono rielaborazioni personali del Publisher killer_style di informazioni apprese con la frequenza delle lezioni di Organizzazione e gestione degli eventi e dello spettacolo e studio autonomo di eventuali libri di riferimento in preparazione dell'esame finale o della tesi. Non devono intendersi come materiale ufficiale dell'università Libera Università di Lingue e Comunicazione - Iulm o del prof Monno Saverio.

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