Riassunto esame Organizzazione e Gestione degli Eventi e dello Spettacolo, prof. Monno, libro consigliato Organizzare Eventi, Tavalazzi, Regina

Gli eventi culturali: definizione e significati

Tipi di eventi

Ogni genere può comprendere vari tipi di eventi di natura diversa e con una specifica finalità:

• Genere sociale: Assembla gli aderenti a un club ed è una festa con lo scopo di favorire integrazione e socializzazione.
• Genere spettacolare: Come uno spettacolo teatrale, produce stupore, ammirazione ed interesse.
• Genere politico: Congresso di un partito con finalità di informazione sulle posizioni politiche.
• Genere ludico: Comprende attività di gioco e ricreative.

Classificazione dei generi

Finalità e categorie costitutive:

• Artistico: Obiettivo di appagare il gusto estetico-culturale, mostre, rassegne, opere ecc.
• Culturale: Obiettivo è elevare la conoscenza attraverso esperienze interpersonali e comunicative.
• Informativo: Obiettivo far conoscere e informare di un avvenimento, processi di formazione della personalità e confronto di idee.
• Intrattenimento: Obiettivo attirare l’attenzione e l’interesse pubblico cercando occasione di divertimento attraverso giochi, musiche, balli.
• Ludico: Obiettivo sviluppare un hobby, evento non agonistico che distragga dalla vita quotidiana.
• Non profit: Obiettivo solidaristico e filantropico attraverso donazioni e raccolta fondi.
• Politico: Obiettivo concorrere alla formazione di una volontà collettiva e all’affermazione delle proprie idee.
• Promozionale: Obiettivo favorire la conoscenza di un prodotto commerciale attraverso la partecipazione a fiere, inaugurazione di showroom e sfilate.
• Religioso: Obiettivo la partecipazione ad eventi di devozione verso la propria religione.
• Sociale: Obiettivo favorire la socializzazione tra i partecipanti e indurre un senso di appartenenza.
• Spettacolare: Obiettivo è indurre stupore, ammirazione, interesse con eventi fantasmagorici.
• Sportivo: Obiettivo aderire ad una comunità il cui collante è la partecipazione alle attività del club.
• Tempo libero: Obiettivo trasformare il tempo libero da otium a tempo pieno.

Le caratteristiche

L'evento può essere:

1. Finalizzato: Deve avere oggetto, contenuto, scopo; tema, argomento e titolo devono essere dichiarati. La conoscenza dei tre elementi (oggetto, contenuto e scopo) è fondamentale per individuare modalità, procedure, strumenti per costruire l’evento.
2. Professionale: Deve essere organizzato da soggetti professionisti con struttura organizzativa e strumentazione di tipo professionale, capaci di affrontare necessità straordinarie e non previste. L’evento ha le sue fasi:
   • Preparazione
   • Verifiche di fattibilità
   • Analisi pro e contro
   • Sopralluoghi
   • Definizione di luogo, tempo e durata
   • Definizione di compiti
   • Definizione di budget
   • Gestione
3. Originale: Carattere di originalità e unicità; tutto cambia per diversi fattori e parte del lavoro è routine. L’esperienza di chi vive quell’evento è diversa dagli altri apparentemente uguali.
4. Comunicativo: Ciò che l’evento comunica ha bisogno di essere decodificato e deve dare la possibilità di reagire al messaggio in tempo reale.
5. Dinamico: Consentire una partecipazione e una dialettica tra i protagonisti, individuare luoghi che permettono la comunicazione, garantire informazioni sul dove, come e quando e garantire visibilità e sicurezza.
6. Spettacolare: Attori, scene, testi, pubblico; partecipanti, location, contenuti, documentazione, hanno in comune la necessità di utilizzare strumenti di comunicazione come musiche, effetti di luce, strumenti tecnici e tecnologici per creare un’esperienza unica con effetti speciali.
7. Socializzante: Mettere insieme persone per discutere, informarsi, formarsi, conoscere, divertirsi; originariamente l’organizzatore di eventi era l’animatore, togliere barriere che impediscono la socializzazione tra le persone.
8. Flessibile: Non tutto si può prevedere e bisogna sopperire agli imprevisti e imprevedibili incidenti di percorso.
9. Multimediale: Strumenti di comunicazione via internet, mainstream, teleconferenze, collegamenti satellitari.
10. Finanziato e retribuito: Aspetto che diversifica l’evento organizzato da un dilettante e da un professionista, un evento deve avere un budget perché ogni attività richiede un investimento.
11. Verificabile: Dimostrare con dati l’andamento dell’evento, l’esito finale e il gradimento dei partecipanti, il ritorno stampa e un report finale, press evaluation per investimenti pubblicitari.

Le tipologie

• Anniversario: Evento senza limiti di quantità e qualità, organizzati dagli stessi protagonisti oppure da esperti e si concretizzano in feste con dj, buffet ecc.
• Assemblea: Possono parteciparvi persone con interesse della discussione, aperta a chi ne ha diritto e ciascuno può intervenire liberamente. Spesso non è permesso a estranei.
• Cene di gala/gran gala: Cene cui partecipano ospiti in abiti ricercati e di lusso, obiettivo sociale di beneficenza e di raccolta fondi. Nel gran gala è previsto anche intrattenimento con premiazione, spettacolo, recital che precedono o seguono la cena.
• Company day: Giornata dell’azienda, più produttivo se vissuto in maniera informale per facilitare la comunicazione e la partecipazione, prevista anche partecipazione di famigliari. Incentive travel (viaggio premio per chi si è distinto per fatturato ecc.).
• Conferenza: Consiste nel mettere insieme più persone attratte dall’argomento che un altro soggetto tratterà in base alla sua professione, spesso un solo argomento, obiettivo di far sapere qualcosa.
• Congressi: Si discutono affari pubblici ed importanti, comune interesse, sempre organizzati per eleggere organi statuari di organizzazioni sia private che pubbliche. Partecipa solo chi ne ha diritto, ammessi estranei senza diritto di intervento e voto.
• Convegno: Incontro di alto livello che prevede la partecipazione di relatori esperti, coinvolgimento attivo dei partecipanti, informazioni e conoscenze fornite dai relatori. Non ci sono contrapposizioni ma solo domande consapevoli.
• Convention/primarie: Accordo tra privati cittadini su come gestire una comunità, può partecipare chi ne ha diritto e ammessi visitatori.
• Convivio: Feste, banchetti, misti a discorsi e iniziative culturali, possono partecipare persone di varie esperienze e conoscenze e non ci sono relatori esperti ma persone che parlano liberamente.
• Event in house: Favorire la fidelizzazione dei lavoratori e clienti, eventi ludici e culturali organizzati dalle aziende nell’azienda e fuori orario.
• Event no profit: Organizzare eventi nei quali i ricavi vengono destinati a fini benefici, realizzati dal vivo con raccolta diretta delle donazioni oppure con strumenti di raccolta via telematica.
• Festa: Tutte le manifestazioni che riguardano un evento da festeggiare con musiche, canti, danze.
• Festival: Manifestazione di arte, cultura, musica con carattere periodico che si svolge nello stesso luogo con un format consolidato ed animato da vari artisti ed intellettuali.
• Fiera: Importante motore dell’economia di scambio, campionaria se espone campioni, specializzata se riferita a certe merci, aperta a tutti/b2b/b2c, veri quartieri fieristici. Essenziale l’attenzione al budget di allestitore e visitatore.
• Inaugurazioni: Momento in cui si annuncia che un certo evento può essere vissuto, partecipazione ad invito o pubblica, obiettivo di farlo sapere a più gente possibile.
• Matrimonio: Differenze a seconda della religione e agli usi e costumi, wedding planner (organizzatore di tutto o parte dell’evento).
• Meeting: Incontri ristretti tra soggetti che affrontano un argomento in maniera informale, incontri allargati al quale possono partecipare centinaia di persone.
• Mostra: Prodotto artistico che viene presentato a un pubblico perché veda, osservi e critichi il prodotto.
• Open day: Necessità di aprire le porte delle istituzioni per rendere visibile e accessibile luoghi che in genere non lo sono, rendere partecipe il visitatore di quello che c’è dentro.
• Presentazione: Modalità di rapporto con il pubblico al quale si vuol far conoscere qualcosa o qualcuno, in luoghi deputati per creare empatia tra oggetto e ambiente con scopo informativo o promozionale per comunicare agli interessati eventi futuri.
• Rally/rallie: Limitato alle gare automobilistiche lungo un percorso stradale, sfilate di automobili senza spirito agonistico ma di ostentazione del nuovo mezzo e dello status che ne deriva, anche turistico perché la carovana di auto fa tappe in vari luoghi.
• Recital: Poeta che declama le sue poesie alla cantante che canta per un intero spettacolo, minimo allestimento perché è tutto incentrato sul protagonista.
• Road show: Evento lungo la strada che prevede soste-evento in più luoghi, assistere all’evento nella forma conclusa e anche nel suo farsi, ogni tappa è evento perché si assiste a tutte le fasi.
• Sagra: Festa strapaesana che unisce spirito di festa dove vengono venduti prodotti artigianali e opere di artisti locali, vi partecipa tutta la popolazione.
• Seminario: Casa ecclesiastica dove i giovani seguono un rigido percorso di studi religiosi, si rivolge a pubblici specializzati e la partecipazione è ristretta a chi vuole partecipare a un evento di studio.
• Sfilate: Militari (parate), di automobili (fiere o raduni), di moda, obiettivo di far vedere messi in fila uomini o cose con prodotti finiti di un certo settore.
• Symposium: Banchetto durante il quale i commensali discutono, recitano, assistono a spettacoli, evento in cui si partecipa a un momento di cultura alta. Possono assistere tutti quelli che hanno interesse all’argomento ma senza intervenire sulla statura intellettuale dei combattenti.
• Spettacolo: Tutto è spettacolo, tutto fa spettacolo, azioni sceniche in determinati luoghi e con determinati attori, danza, teatro, musica. Il pubblico fa come a teatro: rumoreggia, fa smorfie e gesti e interventi dalla platea.
• Tavola rotonda: Tavolo rotondo intorno al quale si riuniscono personalità di diverso parere per confutare o confermare e integrare le affermazioni degli altri commensali.
• Tour: Spostamento fisico dell’evento in più zone urbane o territoriali, organizzazione complessa perché il format deve essere adatto alla location e serve attrezzatura.
• Workshop: Lavoro inteso come esperienza reale, esperienze di gruppi ristretti accomunati dallo stesso interesse. Può durare poche ore o mesi con periodi di pause, le persone che hanno lo stesso interesse si impegnano con costanza e disciplina.

La temporalità

Gli eventi possono essere una tantum, ripetibili e/o ricorrenti:

1. Una tantum: Progetto richiesto una sola volta, problema è il grado di coinvolgimento di cui possiamo disporre.
2. Ripetibile: L’evento che è stato già rodato da altri o da noi stessi che dobbiamo replicare, l’abitudine del cliente, la riconoscibilità dell’evento induce lo spettatore ad una condivisione verso il progetto perché è ben disposto verso di noi.
3. Ricorrente: Si ripete costantemente, annuale, biennale, triennale, pluriennale. Si deve cambiare formato e adattarlo alle richieste delle nuove esigenze in cui l’evento viene vissuto.
4. Tempo e temperatura: Influenzano la realizzazione dell’evento nella progettazione e organizzazione, un evento al chiuso pone problemi se affollato con conseguenze sul pubblico e sulle opere, prevedere accorgimenti tecnologici per equilibrare il rapporto tra cose e persone.
5. Durata: Può variare da pochissimo a moltissimo, ci sono eventi che durano anche un anno.

Team operativo dell’evento

Team artistico

Capacità di ricerca, organizzative, conoscenze specifiche e internazionali:

• Curatore: Competenza massima, indica e garantisce la professionalità degli altri componenti del team artistico.
• Comitato scientifico: Composto da persone che supportano o integrano il lavoro del curatore.
• Relatori, artisti, opere: Persone o cose che agiscono sulla scena dell’evento.
• Art director: Regista dell’evento, cura l’omogeneità dei linguaggi, coordina i lavori e controlla l’esecuzione dei vari step.
• Architetto: Veste l’evento usando strutture, sovrastrutture, strumenti tecnologici che guidino lo spettatore ed esaltino le caratteristiche visive.
• Designer per merchandising: Figura recente che crea oggettistica prendendo spunto dal contenuto dell’evento, gli oggetti creati possono essere venduti o regalati come ricordo dell’esperienza.
• Grafico: Crea il loro, l’immagine coordinata e la segnaletica, comunica con il pubblico mediante il segno.
• Videomaker e fotografo: Documentano l’evento con video e immagini.
• Webmaster: Cura l’informazione via internet nella fase preparatoria e attuativa, sito continuamente aggiornato.

Team organizzativo

Capacità di relazionarsi con il team artistico, di instaurare relazioni pubblico e deve:

• Collaborare con il team: Stabilire un feeling tra i creatori dell’evento e l’organizzazione.
• Definire il budget di massima: Adempimento fondamentale determinato dal committente e può essere elaborato dall’organizzatore di eventi, deve avere competenze amministrative e finanziarie, essere aggiornato sui prezzi e i costi, indire gare e assegnare appalti. Controllare costi e ricavi pianificazione di operazioni attraverso il business plan.
• Trovare la location: Adatta al tipo di evento, coerenza con il contenuto.
• Definire i tempi e la tempistica: Per avere un quadro complessivo delle operazioni da fare e anche dei tempi di inattività, cronoprogramma ci tiene al corrente dei periodi e del tempo necessario per un’operazione, diagramma di Gantt ci dice chi fa cosa, quanto tempo ci mette e il collegamento tra prima e dopo.
• Verificare la fattibilità: Dai vari punti di vista tecnico, logistico e finanziario, fare sopralluoghi.
• Gestire il personale: Applicazione di aspetti normativi su diritti e doveri, coinvolgimento nelle varie fasi, trasmissione di conoscenze, fare di ogni addetto una persona convinta ed entusiasta del proprio lavoro.
• Gestire i rapporti burocratici: Per il rispetto di norme e adempimenti che danno ordine al lavoro e la loro applicazione tutela eventuali rischi e sensazioni.
• Promuovere attività di marketing: Valorizzazione dell’evento attraverso la comunicazione, pubblicità, siti internet e i social network, destinatari delle operazioni di marketing sono il pubblico e gli sponsor.
• Stabilire rapporti con gli sponsor, gli stakeholder e avviare attività di fundraising: Obiettivo di ottenere finanziamenti per il progetto, cercare punti di contatto che inducano l’interesse a partecipare all’evento, ritorno di immagine (sponsor), gli stakeholder sono portatori di interesse e hanno un obiettivo simile agli sponsor ma senza interessi economici diretti.