Riassunto esame Organizzazione e Gestione degli Eventi e dello Spettacolo, prof. Monno, libro consigliato Organizzare Eventi, Tavalazzi, Regina

IL ROI – RETURN ON INVESTIMENT

Valutare un investimento – CAPITALE INVESTITO (rendimento).

Valutare il rendimento ottenuto.

ROI = netto operativo/capitale investito * 100

La formula va contestualizzata nel momento in cui viene effettuato l’investimento – calcolabile solo nei

PERIODI MEDIO-BREVI e per SINGOLI INVESTIMENTI su specifici prodotti.

Variabili da considerare:

IMMATERIALI

- Rapporto tra investimento ed elevamento del livello di cultura della popolazione

- Soddisfacimento dei bisogni

- Gradimento degli stakeholder

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IL BUSINESS PLAN

Ron Johnson, creatore del business plan – PIANO DEGLI AFFARI.

Consiste nella preparazione, pianificazione e schematizzazione delle possibili fasi di organizzazione che

un’impresa deve prevedere e intuire per lo sviluppo del suo prodotto.

Il BP è uno strumento dinamico collegato a un numero imprevedibile di variazioni.

Necessario pianificare tutte le fasi prevedibili:

- Acquisizione e interpretazione delle info e definizione delle strategie di innovazione per rendere

competitivo il prodotto

- Trovare il giusto posizionamento sul mercato

- Accertarsi della qualità offerta e individuare il target di riferimento

L’innovazione è un fattore chiave del SUCCESSO DI UN EVENTO.

- Individuare competenze interne ed esterne nei vari settori aziendali

- Necessario avere almeno una struttura fisica

- Previsione dei dati per l’analisi del pubblico, fundraising e i fattori chiave esterni

- Definizione dei tempi della durata

- Stima dei costi e definizione dei prezzi e previsione dei ricavi

- Analisi dei rischi economici, tecnici e ambientali

Condizioni tecniche e climatiche possono complicare la realizzazione di un evento.

IL BUDGET

IL BILANCIO CONTABILE

Il budget è l’evoluzione della creazione di un BILANCIO CONTABILE di un’impresa pubblica e privata.

Bilancio di un’impresa: bilanciamento consiste nell’individuare la necessità di una spesa con somma

disponibile – entrate e uscite devono coincidere.

Bilancio di un ente pubblico/società di capitali: descrizione dello stato patrimoniale, del conto economico e

della nota integrativa.

IL BUDGET STRUMENTO DI GESTIONE E CONTROLLO

Modello di previsione che permette di trasformare indicatori di attività fisiche in valori economici.

- Programmare l’attività per obiettivi

- Prevederne i costi

- Valutarne i rischi

- Porsi obiettivi di ricavo

Azienda che adotta il metodo del BUDGETING deve organizzarsi per OBIETTIVI

Budget: strumento di gestione e controllo che ha per oggetto il movimento di risorse economico-

finanziarie.

Unità operative che gestiscono il budget:

- CENTRI DI COSTO (aree contabili in cui si parcheggiano le spese generali in attesa di imputarle in

proporzione a ciascun evento – operazione molto complessa, le variabili non sono quantificabili)

- CENTRI DI SPESA (unità operative che formano i budget ed effettuano le spese per la produzione

del prodotto di competenza – sono il luogo operativo in cui si preventivano le spese)

- CENTRI DI RICAVO (valutano i possibili profitti dalla produzione dell’azienda)

- CENTRI DI RESPONSABILITA’ (coordinano l’attività dei centri di costo e ricavo)

- CENTRI DI INVESTIMENTO

IL BUDGET DEGLI EVENTI

Budget – centro di spesa.

Inteso come preventivo, previsione di costi e di entrate da varie fonti (sponsor, contributi pubblici, vendite

di biglietti, merchandising ecc.) – il committente può stabilire una cifra entro la quale bisogna attenersi

nella scelta dei materiali ecc.

Si parte dagli obiettivi del promotore che fanno da guida di riferimento e il loro raggiungimento è

fondamentale – il promotore mette una somma e chiede un progetto.

Il processo di budgeting non termina con la realizzazione di un evento perché abbiamo il ritorno

dell’investimento (ROI – misura il ritorno sull’investimento) e il ROE – ritorno sulla strategia dell’azienda.

LA COMUNICAZIONE

DEFINIZIONE

L’evento è già di per se comunicazione e può essere scomposto in più componenti:

- Contenuto

- Luogo

- Allestimento

- Protagonisti

- Pubblico

Ciascuno di questi elementi può e deve essere oggetto di comunicazione – il comunicatore ha una cassetta

degli attrezzi da cui estrae quelli che sono più adatti all’evento da comunicare.

La comunicazione avviene anche attraverso l’ORGANIZZAZIONE e la FIDELIZZAZIONE del pubblico.

IL PROCESSO COMUNICATIVO

Comunicazione: insieme di azioni che lanciano un messaggio, lo fanno recepire e ottengono una risposta –

sinonimo di promozione.

Obiettivi: informare, far conoscere, formare.

Gli obiettivi della comunicazione culturale sono di formare e informare – il ricevente deve avere la

possibilità di rispondere rilanciando un messaggio di approvazione o disapprovazione o con modifiche e

proposte. Interattivo.

LE 5W… E ALTRE

Harold Lasswell – definì così la comunicazione:

“who says what to whom in what channel and with what effects”

“chi che cosa per chi con quale mezzo con quali effetti”

Teoria delle 5W:

WHO

WHAT

WHOM

WHAT channel

WHAT effects

Kipling affermò: “ho 6 servitori fedeli. Mi hanno insegnato tutto quello che so. I loro nomi sono: COSA e

PERCHE’ e QUANDO e CHI e DOVE”.

Il come si può tradurre in WITHWHAT.

Ampliato il numero delle W:

WHEN CHI

WHAT CHE COSA

WHOM A CHI

WHEN QUANDO

WHERE DOVE

WITHWHAT COME

WHY PERCHE’

In latino iniziano tutte con la Q – nella comunicazione è buona regola attenersi alla sequenza delle

informazioni secondo lo schema LASSWELL + KIPLING:

- Chi organizza l’evento

- Di che cosa si tratta

- Quando si svolge

- Dove si svolge

- Perché si svolge

- Come si svolge

IL PIANO DI COMUNICAZIONE

Punto di partenza per avviare un’attività di comunicazione – definisce gli obiettivi generali e particolari della

comunicazione.

UFFICIO STAMPA

Svolge attività principali per comunicare un evento – strumenti:

- COMUNICATO STAMPA (si informano i giornalisti della prossimità di un evento e delle sue

caratteristiche – 1)allertare i mass media, 2)save the date, 3)info sull’evento e fare notizia)

- CONFERENZA STAMPA (si invitano i giornalisti a partecipare ad un incontro nella sede della società

organizzatrice dell’evento per presentare l’iniziativa – comunicazione biunivoca)

- NEWSLETTER (strumento per raggiungere il pubblico sul territorio locale e comunicare via e-mail o

cartacea)

- E-MAIL (invio di informazioni sul pc)

- SMS (formula più aggiornata di rapporto diretto con il destinatario finale)

GLI STRUMENTI DI COMUNICAZIONE INTEGRATA

- LOGOTIPO/MARCHIO: necessità di caratterizzare la componente visiva della comunicazione –

logotipo: carattere tipografico che si sceglie in base allo stile che il committente vuole dare alla sua

immagine, marchio: disegno che riprende un’immagine reale o fantasiosa con il quale il

committente vuole caratterizzare la sua immagine.

- IMMAGINE COORDINATA: dare precisa visibilità a tutti i mezzi che il soggetto utilizza per

comunicare.

- BROCHURE: deve avere una grafica, un formato, un tipo di carta sobria, elegante o appariscente a

seconda del target e contenere informazioni e messaggi espliciti.

- DEPLIANT: pieghevole contente informazioni sul soggetto e prodotto e i tipi di attività e servizi.

- LEAFLET: foglietto, volantino.

LA PUBBLICITA’

- Classica: inserzioni su quotidiani nazionali e locali, manifesti, poster ecc.

- In tv: mezzo di comunicazione di massa più diffuso, spot pubblicitari.

- Nei cinema: nato quasi insieme al cinema.

- Radiofonica: trasmessa sulle radio, molto ascoltata da tutti, parole-chiave ripetute.

- Mobile: sui mezzi pubblici, treni, metropolitane, taxi.

IL MARKETING

- Mobile marketing: cellulari, ipad, tablet ecc. Stanno allargango le frontier della comunicazione e

dell’informazione.

- Direct marketing: comunicazione rivolta al destinatario con un rapporto personale o con la

spedizione di materiale a casa o all’account di posta elettronica – necessita di una maining

list/database.

- Co-marketing: banche e aziende possono essere interessate a posizionarsi come partner di agenzie

o società non concorrenti per un’espansione di business.

- Gadget/merchandising: oggetti che servono per ricordo di un certo avvenimento al quale si è

assistito.

- Data base: archivio di nomi e indirizzi.

L’ANALISI DEL CONTENUTO

Tecnica che permette di individuare i punti di forza e debolezza della comunicazione – messaggio che gli

organizzatori di un evento inviano al potenziale pubblico ha una FORMA NARRATIVA – racconto.

- Analisi testuale: sottotesto che può contenere messaggi subliminali, parole ambigue o occulte –

ricerca delle parole chiave che restano nella memoria del lettore.

- Analisi di misura: quanto spazio della pagina il direttore ha destinato alla notizia.

LA PRESS (E)VALUATION

Problema: come valutare il ROI della campagna stampa avviata sui mass media – la rassegna stampa finale

è un documento sul quale riflettere.

Formazione del pubblico, rapporto tra mission e validità dell’offerta, consenso pubblico ecc. – dall’analisi

quantitativa possiamo ricavare anche elementi economici – valutare i risultati della comunicazione.

ORGANIZZARE MOSTRE

LE COMPETENZE DELL’ORGANIZZATORE

Deve avere una cultura di base, egli è l’interlocutore dei vari protagonisti dell’evento – competenze

specifiche e know-how sul sistema dell’arte.

Deve conoscere leggi e regolamenti per la gestione degli spazi espositivi e avere capacità relazionali.

Manager che opera nel settore culturale.

LE RISORSE UMANE

Le figure professionali sono:

- CURATORE (figura chiave, specialista della materia con conoscenze particolareggiate dell’artista –

talvolta è lo stesso artista o il titolare della galleria privata. Interviene nella comunicazione tra

artista e visitatore con una sua chiave di lettura. Il visitatore comunica con la mostra)

- ARCHITETTO/DESIGNE/SCENOGRAFO (cura l’allestimento della mostra in collaborazione col

curatore – è colui che mette in relazione spazi e opere con ricerche stilistiche)

- LIGHTDESIGNER (uso ragionato delle luci e delle ombre, correlato alle opere a all’ambiente,

posizionamento dei corpi per luminosità, qualità, intensità, densità, potenza inducono un’emozione

o esaltano il messaggio che l’artista ha voluto