Riassunto esame Organizzazione Aziendale, prof. Soda, libro consigliato Organizzazione: Teoria, Progettazione, Cambiamento, Jones

CAP.1 – ORGANIZZAZIONI ED EFFICACIA ORGANIZZATIVA:

CONCETTI BASE

CHE COSA E’ UN’ORGANIZZAZIONE?

L’organizzazione è uno strumento usato dalle persone per coordinare le proprie azioni al fine di ottenere

qualcosa che desiderano o apprezzano – vale a dire, per raggiungere i propri obiettivi. Nuove organizzazioni

nascono quando si rendono disponibili nuove tecnologie e si scoprono nuovi bisogni: e le organizzazioni

muoiono o si trasformano quando i bisogni che soddisfacevano non sono più importanti o sono stati

sostituiti da altri bisogni.

In linea generale, imprenditorialità è il termine che viene usato per descrivere il processo attraverso il quale

le persone individuano opportunità che consentono loro di soddisfare dei bisogni, e quindi assemblano e

utilizzano risorse a tale scopo.

Come fa un’organizzazione a creare valore?

La creazione di valore avviene in tre fasi: input, conversione e output. Ogni fase viene influenzata

dall’ambiente in cui opera l’organizzazione. L’ambiente dell’organizzazione è l’insieme delle forze e delle

condizioni che operano al di fuori dei confini di un’organizzazione, ma incidono sulla sua capacità di

acquisire e impiegare risorse per creare valore.

Perché l’organizzazione crea valore?

La produzione di beni e servizi avviene quasi sempre in un contesto organizzativo, perché coloro che

lavorano insieme per produrre beni e servizi sono generalmente in grado di creare più valore di coloro che

lavorano separatamente. Vediamo 5 ragioni che giustificano l’esistenza delle organizzazioni.

Accrescere la specializzazione e la divisione del lavoro. La natura collettiva delle organizzazioni consente

agli individui di concentrarsi su un’area specifica di competenza; ciò permette loro di diventare più esperti o

specializzati in ciò che fanno.

Usare una tecnologia adatta alla manipolazione di grandi volumi. Le organizzazioni sono in grado di trarre

vantaggio dalle economie di scala e di raggio d’azione che derivano dall’utilizzo di una moderna tecnologia

automatizzata a computerizzata. Per economie di scala d’intende il risparmio che si determina quando beni

e servizi vengono prodotti in grandi volumi che consentono un utilizzo ottimale ed efficiente delle risorse.

Per economie di raggio di azione si intende il risparmi che si determina quando un’organizzazione è in

grado di impiegare più efficacemente delle risorse perché si possono ripartire su più prodotti o su più

lavorazioni (come le economie di scala) e si conseguono, per esempio, quando è possibile utilizzare

un’unica linea di produzione per fabbricare simultaneamente vari tipi di prodotto.

Gestire l’ambiente esterno. Gestire ambienti complessi è un compito che va oltre le capacità di quasi tutti

gli individui. Ma un’organizzazione ha le risorse per sviluppare degli specialisti in grado di pervenire, o di

tentare di influenzare, le tante richieste che provengono dall’ambiente. Tale specializzazione le consente di

creare più valore per l’organizzazione nella sua totalità, per i suoi membri e per i suoi clienti.

Economizzare sui costi di transazione. Quando le persone cooperano per produrre beni e servizi, insorgono

inevitabilmente derti problemi. Man mano che imparano a svolgere il proprio compito e interagire

efficacemente con gli altri, devono decidere di comune accordo chi farà che cosa (la divisione del lavoro),

quale sarà la retribuzione di ciascuno, e come stabilire se ognuno sta facendo bene la sua parte. I costi che

si accompagnano alla negoziazione, al monitoraggio e al governo degli scambi tra le persone per la

soluzione di queste difficoltà relazionali si chiamano costi di transazione interni. La capacità delle

organizzazioni di controllare gli scambi che avvengono tra le persone riduce i relativi costi di transazione.

Esercitare potere e controllo. Le organizzazioni possono esercitare forti pressioni sugli individui affinchè si

adeguino agli standard operativi e di produttività, in modo da accrescere l’efficienza della produzione.

Poiché opportunità di impiego, promozioni e incrementi retributivi sono preziosi, e spesso anche rari, le

organizzazioni possono usarli per esercitare potere sugli individui.

Nel loro insieme, questi cinque fattori aiutano a spiegare perché si crea spesso più valore quando le

persone lavorano insieme, coordinando le proprie azioni in un sistema organizzato, che quando lavorano da

sole.

TEORIA ORGANIZZATIVA, PROGETTAZIONE ORGANIZZATIVA E CAMBIAMENTO ORGANIZZATIVO

La teoria organizzativa è lo studio del modo in cui funzionano le organizzazione e del modo in cui

influenzano, e vengono influenzate da, l’ambiente in cui operano. Schema pag. 9.

Struttura organizzativa

La struttura organizzativa è il sistema formale di compiti e relazioni di autorità che controllano il modo in

cui le persone coordinano le proprie azioni e utilizzano le risorse per conseguire gli obiettivi

dell’organizzazione. Le finalità principali della struttura organizzativa sono il controllo e il coordinamento.

Per qualunque organizzazione, la struttura appropriata è quella che facilita risposte efficaci ai problemi di

coordinamento che possono emergere per un’infinità di ragioni ambientali, tecnologiche o umane. Man

mano che le organizzazioni crescono e si evolvono, si evolve di conseguenza anche l’organizzazione. La

struttura organizzativa si può gestire attraverso il processo di progettazione organizzativa e di

cambiamento organizzativo.

Cultura organizzativa

La cultura organizzativa è l’insieme di valori e norme condivisi che controllano le interazioni dei membri

dell’organizzazione tra di loro e con i fornitori, i clienti e altri soggetti esterni all’organizzazione. La cultura

organizzativa è influenzata dalle persone che vi operano, dalla sua etica, dalle condizioni contrattuali che

regolano i rapporti di lavoro, e dal tipo di struttura che viene impiegata. Come la struttura organizzativa, la

cultura organizzativa influenza e controlla il comportamento che si tiene all’interno dell’organizzazione.

Influenza il modo in cui le persone reagiscono a una situazione, e interpretano l’ambiente che le circonda.

Le culture organizzative di imprese che forniscono gli stessi beni e gli stessi servizi possono essere

profondamente diverse. Al pari della struttura organizzativa, anche la cultura organizzativa si evolve; e può

essere gestita con la progettazione organizzativa e il cambiamento organizzativo.

Progettazione organizzativa e cambiamento organizzativo

La progettazione organizzativa è il processo attraverso cui i manager selezionano e gestiscono i vari aspetti

della struttura e delle cultura, in modo che l’organizzazione possa controllare le attività e i processi

necessari al raggiungimento dei suoi obiettivi. La struttura organizzativa e la cultura organizzativa sono i

mezzi che usa l’organizzazione per conseguire i suoi obiettivi; la progettazione organizzativa concerne il

come e il perché della scelta dei vari mezzi. Il comportamento di un’organizzazione è il risultato della sua

progettazione e dei principi che stanno alla base della sua operatività. È un compito che obbliga i manager a

trovare un equilibrio tra le pressioni dell’ambiente esterno e le pressioni interne derivanti, per esempio,

dalla tecnologia adottata.

Il cambiamento organizzativo è il processo con cui le organizzazioni passano dallo stato corrente a uno

stato futuro desiderato per accrescere la propria efficacia. Ancora una volta, la struttura organizzativa e la

cultura organizzativa sono i mezzi principali, o le leve principali, che usano i manager per cambiare

l’organizzazione in modo che possa conseguire lo stato futuro desiderato.

La progettazione organizzativa e il cambiamento organizzativo sono dunque fortemente interconnessi.

Anzi, il cambiamento organizzativo si può intendere come il processo di riprogettazione e trasformazione

dell’organizzazione. (le scelte di progettazione iniziali sono una determinante importante delle differenze

nella performance di lungo periodo).

L’importanza della progettazione organizzativa e del cambiamento organizzativo

Diverse ragioni specifiche spiegano perché progettare la struttura e la cultura di un’organizzazione, e

modificarle per accrescerne l’efficienza, sono compiti tanto importanti. Vediamole di seguito.

Affrontare le contingenze. Una contingenza è un evento che potrebbe verificarsi e in previsione del quale

bisogna studiare un piano opportuno. La struttura di un’organizzazione determina il grado di efficacia con

cui essa è in grado di reagire alle diverse pressioni esistenti nel suo ambiente, accaparrandosi di

conseguenza risorse scarsamente disponibili. Globalizzazione, cambiamento tecnologico… sono esempi di

contingenze?

Ottenere un vantaggio competitivo. Le imprese scoprono sempre più frequentemente che la progettazione,

il cambiamento e la riprogettazione delle strutture organizzative sono fonti di vantaggio competitivo

protratto nel tempo. Il vantaggio competitivo è la capacità di un’azienda di fare meglio di un’altra, perché i

suoi manager sono in grado di creare più valore con le risorse che hanno a disposizione. Il vantaggio

competitivo deriva dalle competenze distintive, ossia le competenze e le capacità dei manager in attività

finalizzate alla creazione di valore. Le competenze distintive consentono a un’azienda di sviluppare una

strategia per fare meglio dei concorrenti e fabbricare prodotti migliori, o prodotti identici a un costo più

basso. La strategia è il modello specifico delle decisioni e delle azioni che prendono e intraprendono i

manager per ottenere un vantaggio competitivo e fare meglio dei concorrenti. Il modo in cui i manager

progettano e modificano la struttura organizzativa è una componente importante del valore che crea

l’organizzazione perché incide sul modo in cui implementa la strategia. Molte fonti di vantaggio

competitivo, come ad esempio la capacita di R&S, vengono meno perché sono relativamente facili da

imitare per i concorrenti. La globalizzazione sta accentuando il tutto. È invece molto più difficile imitare un

modello organizzativo efficiente e un cambiamento ben gestito che dà origine a una struttura organizzativa

e a una cultura organizzativa di successo. L’imitazione di questi elementi è difficile, perché la struttura e la

cultura sono insite nel modo in cui i membri di un’organizzazione interagiscono e coordinano le proprie

azioni per portare a termine un lavoro. Inoltre, poiché le strutture e le culture di successo si formano presto

e ci mettono molto tempo a svilupparsi e consolidarsi, le aziende che le possiedono possono assicurarsi un

vantaggio competitivo di lungo termine.

La strategia di un’organizzazione è sempre in divenire, a fronte dei cambiamenti che intervengono

nell’ambiente. La progettazione organizzativa deve essere un’attività manageriale in continua evoluzione,

per consentire all’azienda di restare davanti ai concorrenti. Non c’è mai un assetto ottimale o perfetto, che

corrisponda esattamente ai bisogni di un’organizzazione. I manager devono valutare costantemente

l’efficacia della struttura e della cultura della propria organizzazione affinchè siano sempre migliorate.

Gestire l’eterogeneità. Poiché oggi le aziende operano sempre più internazionalmente, in paesi che hanno

culture profondamente diverse, la progettazione organizzativa diventa ancora più importante per

armonizzare la cultura nazionale con la cultura aziendale.

Promuovere efficienza, rapidità e innovazione. La progettazione e l’utilizzo di strutture organizzative nuove

e più efficienti sono importanti. Nell’ambiente di oggi, per esempio, la concorrenza di paesi che hanno costi

della manodopera più bassi costringe le aziende di tutto il mondo a diventare più efficienti per ridurre i

costi o migliorare la qualità. La capacità delle imprese di competere con successo nell’ambiente

competitivo di oggi è sempre più funzione della loro capacità di innovare e della rapidità con cui

introducono nuove tecnologie. La progettazione organizzativa ha un ruolo importante in questo.

Analogamente, la cultura di un’organizzazione può incidere sul desiderio delle persone di essere innovative.

Le conseguenze di una cattiva progettazione organizzativa

La conseguenza di una cattiva progettazione organizzativa o della mancanza di attenzione agli assetti

organizzativi è il declino. I collaboratori più bravi se ne vanno per assumere nuovi incarichi in aziende forti e

in crescita. Le risorse diventano sempre più difficili da acquisire, e l’intero processo di reazione del valore

rallenta. Ripensamento di organizzazione risolleva aziende in merda come FIAT con Marchionne.

COME FANNO I MANAGER A MISURARE L’EFFICACIA ORGANIZZATIVA?

I ricercatori che hanno studiato l’attività dei CEO e dei manager indicano nel controllo, nell’innovazione e

nell’efficienza i tre processi più importanti che impiegano i manager per valutare e misurare la propria

efficacia, e quella delle loro organizzazioni, nella creazione di valore.

In questo contesto, controllo significa avere sotto controllo l’ambiente esterno ed essere in grado di

attrarre risorse e clienti. Innovazione significa sviluppare le competenze e le capacità di un’organizzazione

in modo che possa scoprire nuovi prodotti e nuovi processi. Efficienza significa rendere snelli e veloci i

processi di generazione del lavoro, ridurre i costi di coordinamento e di scambio delle informazioni,

ottimizzare l’impiego delle competenze e del capitale umano disponibili, sviluppare moderne unità

produttive usando tecnologie di gestione delle informazioni che consentano di produrre e distribuire i

prodotti dell’azienda in maniera puntuale ed economica.

Per valutare l’efficacia con cui un’organizzazione affronta ognuna di queste tre sfide, i manager possono

adottare uno dei seguenti tre approcci.

L’approccio basato sulle risorse esterne: controllo

Consente ai manager di valutare l’efficacia con cui l’organizzazione gestisce e controlla il proprio ambiente

esterno. Per esempio, la capacità dell’organizzazione di influenzare a proprio favore le percezioni degli

stakeholder e di ricevere una valutazione positiva dagli stakeholder esterni è molto importanti per i

manager e per la sopravvivenza dell’organizzazione.

Per misurare l’efficacia del controllo che esercitano sull’ambiente, i manager usano indicatori come il

prezzo dell’azione, la profittabilità e il ritorno sull’investimento, che confrontano le performance della loro

organizzazione con quella di altre.

L’approccio basato sui sistemi interni: innovazione

Consente ai manager di valutare l’efficacia con cui opera e funziona un’organizzazione. Per essere efficace,

un’organizzazione ha bisogno di una struttura e di una cultura che promuovano l’adattabilità e risposte

rapide al mutare delle condizioni ambientali e della strategia. L’adattabilità deve accompagnarsi alla

flessibilità organizzativa, ossia la capacità di cambiare e accelerare i processi decisionali, creare

rapidamente prodotti e servizi e le condizioni migliori per poterli realizzare e offrire ai clienti. Gli indicatori

“organizzativi” della capacità di innovazione di una organizzazione includono il tempo che occorre per

prendere una decisione, la migliore combinazione tra l’unità in cui la decisione è assunta e le competenze

disponibili, la quantità di tempo necessaria per portare i nuovi prodotti sul mercato, e la quantità di tempo

dedicata al coordinamento delle attività dei diversi reparti.

L’approccio tecnico: efficienza

Consente ai manager di valutare l’efficienza con cui un’organizzazione può convertire un determinato

quantitativo di competenze e risorse in prodotti finiti e servizi. L’efficacia tecnica si misura in termini di

produttività e di efficienza (ossia il rapporto tra output e input). Le misure di produttività sono indicatori

obiettivi dell’efficacia delle operation produttive di una organizzazione. Dunque è normale che i manager di

produzione misurino la produttività in tutte le fasi del processo di produzione usando indicatori come il

numero dei pezzi difettosi o degli scarti di materiali. Nelle imprese di servizi, dove non si producono beni

tangibili, i manager di linea misurano la produttività usando indicatori come il fatturato per dipendente o il

rapporto tra servizi venduti e mercato potenziale.

Misurare l’efficacia: obiettivi dell’organizzazione

Due tipologie di obiettivi usati per valutare l’efficacia organizzativa sono gli obiettivi ufficiali e quelli

operativi. Gli obiettivi ufficiali sono linee guida che l’organizzazione esplicita formalmente nel suo report

annuale e in altri documenti pubblici. In genere tali obiettivi esprimono la mission dell’organizzazione:

spiegano i motivi per cui esiste e le attività che dovrebbe svolgere.

Gli obiettivi operativi sono obiettivi specifici a lungo termine e a breve termine che guidano i manager e i

dipendenti nello svolgimento delle attività dell’organizzazione. I manager possono utilizzare gli obiettivi

operativi per misurare il grado di efficacia con cui stanno facendo fronte alle dinamiche ambientali e

dell’organizzazione. Oppure, possono misurare il grado di efficacia organizzativa misurando il tempo

necessario per prendere una decisione o il grado di dei conflitti che sorgono tra i membri della struttura.

Infine, possono misurare il proprio grado di efficienza fissando obiettivi operativi che consentano loro di

valutarsi rispetto ai concorrenti.

CAP.2 – STAKEHOLDER,