Organizzazione aziendale - Appunti

I CICLI AZIENDALI

Possiamo considerare il fatto che in economia aziendale si è sempre parlato di cicli aziendali, ovvero:

• Sequenze predefinite di attività, collegate tra di loro
• Caratterizzate da Input ed Output
• Partendo dai Dati in Input, si producono Informazioni, Documenti, Prodotti e Servizi in Output
• Sono necessari per standardizzare la Gestione Aziendale e favorirne il successivo controllo

I CICLI AZIENDALI CARATTERISTICI

1. Ciclo Attivo: dall'ordine del cliente all'incasso della fattura attiva
2. Ciclo Passivo: dall'ordine del fornitore al pagamento
3. Ciclo produttivo: dall'ordine di produzione alla consegna in magazzino

Tutte le aziende implementano tutti e 3 i cicli (o per lo meno attivo e passivo). Nelle aziende solamente il primo ed il solo che viene informatizzato è il ciclo attivo.

PROCESSI E CICLI

Si può intravedere una composizione tra processi e cicli:

particolare ordine/cliente.

Spedizione Merce + opzioni

1. Documento di Trasporto: faremo poi successivamente la fatturazione
2. Fattura Accompagnatoria: la fattura è già stata prodotta

Eventuali resi: ci potrebbero essere discrepanze tra ciò che è stato ordinato e ciò che è stato consegnato

Fatturazione:

• [Operazioni di Rettifica]
• [Solleciti]: in caso di scadenza del termine senza provvedimento da parte del cliente di pagare
• Incasso: chiude l'operazione dal punto di vista del ciclo

LA DUPLICE FINALITÀ DEGLI ARCHIVI CLIENTI E FORNITORI

I clienti ed i fornitori sono due archivi distinti. Possono essere utili per due finalità:

1. CONTROLLO OPERATIVO
2. CONTROLLO DI GESTIONE

All'interno ci sono informazioni riguardanti:

• Dati anagrafici utili per controllare:
• Dati contabili
• Controllo stato dei fidi (pagano/non pagano)
• Condizioni di pagamento

1. Ammontare fatturato
2. Specifiche di fatturazione
3. Andamento degli acquisti/vendite
4. Controllo operazioni ciclo attivo
5. Analisi degli scostamenti (vendite a budget)
6. Controllo operazioni ciclo passivo vendite effettive

collegamento con archivio fatture (storico ordine)

I DOCUMENTI DEL CICLO ATTIVO

Il ciclo attivo scatena una serie di azioni

FASI DEL CICLO ATTIVO

UFFICI che gestiscono queste fasi

FUNZIONAMENTO DEL CICLO ATTIVO: DAL CONTATTO ALL'ORDINE DEL CLIENTE

Il prodotto è presente in magazzino?

Il FIDO è una quantità di credito che viene concesso al cliente, che si utilizza con ordini, che rientra mano a mano che

DAL MAGAZZINO ALLA FATTURAZIONE (ATTIVA)

DALLA FATTURAZIONE AL PAGAMENTO

LA FORMAZIONE DEL PREZZO

Tra le variabili più importanti nel ciclo attivo è il prezzo. Questo è estremamente variabile.

Una parte importante è la gestione dei LISTINI.

che contengono i prezzi differenziati, che possono variare per una serie di motivi infatti la formazione del prezzo dipende da:

• Politiche Aziendali
• Campagne speciali (saldi, promozioni, ...)
• Campagne periodiche (Natale, ...)

Politiche Prodotto

• Campagne specifiche sul Prodotto (prodotto appena immesso/in dimissione sul mercato prezzo speciale di lancio o prezzo fine serie)

Politiche Cliente

• Importanza Cliente
• Categoria Cliente: fascia A, B, C
• A: clienti importanti a cui vendo molto, oppure sono opinion leader (danno indicazioni di mercato agli altri, es. influencers)

Politiche Offerta

• Quantitativi Offerta (es. arrivato a 60 pz, se arrivi a 100 pz ti faccio lo sconto)
• Importo totale Offerta (es. se arrivi a 100€ ti omaggio qualcosa/sconto)

ARCHIVIO CLIENTI

INSERIMENTO NUOVO CLIENTE

Chi inserisce un nuovo Cliente ? Di solito esiste un documento interno con tutti i campi e le informazioni della maschera 40

Proposto dall'Ufficio Commerciale
Verificato dall'Amministrazione

MODIFICA DATI CLIENTE

Chi modifica i dati di un Cliente ? →L'Ufficio Commerciale modifica i dati di sua competenza Informazioni generali, sedi di consegna, sconti commerciali, ecc. →L'Amministrazione modifica i dati di sua competenza Informazioni amministrative, affidabilità, fido, ecc.

RIFLESSIONI SUL CICLO ATTIVO

CICLO PASSIVO

DEFINIZIONE

Comprende tutte le operazioni che riguardano i rapporti con i Fornitori ai fini dello svolgimento delle operazioni di acquisto dei fattori produttivi necessari all'attività dell'Azienda

Definizione Acquisto: stabilisco e definisco le specifiche di fattori produttivi e altro che devono essere acquistati. Potrebbe farlo l'ufficio acquisto per prodotti generici (es. cartoleria), ma ci sono anche acquisti molto tecnici che necessitano di supporto da parte della funzione che l'ha richiesta.

Definizione Fornitori:

Il ciclo passivo degli acquisti

Bisogna vedere i fornitori su un certo item, che condizioni e tempo di consegna fanno, valutazioni di tipo qualitativo.

Richiesta di Offerta:

Le offerte potrebbero essere uguali dal punto di vista quantitativo, ma ci sono anche fattori qualitativi. Non tutte le aziende implementano.

Comparazione Offerte:

Scelta del fornitore più interessante in maniera completa il ciclo passivo.

Selezione Fornitore:

In quanto buona parte del ciclo passivo è abbastanza complessa da automatizzare in forma completa.

Ricevimento Merce:

Da questo punto in poi la procedura è perfettamente automatizzabile.

Eventuali resi:

Se non soddisfa le nostre pretese, ci sono delle problematiche.

Eventuali discrepanze:

Prima invece ci sono delle problematiche.

Ricevimento Fattura:

La procedura è perfettamente automatizzabile.

Pagamento:

La procedura è perfettamente automatizzabile.

I DOCUMENTI DEL CICLO PASSIVO

41 FASI DEL CICLO PASSIVO

CHI PUÒ EFFETTUARE GLI ACQUISTI?

Gli acquisti a livello di organigramma aziendale possono essere fatti tipicamente partendo dai manager di più basso livello.

livello fino all'amministratore delegato. Si ha tutta una graduatoria di possibilità di acquisto (fino ad una certa cifra) → FUNZIONAMENTO DEL CICLO ATTIVO: DAL FABBISOGNO ALLA FATTURAZIONE (PASSIVA) DALLA FATTURAZIONE AL PAGAMENTO 42 ARCHIVIO FORNITORI INSERIMENTO NUOVO FORNITORE

Chi propone un nuovo Fornitore ? Di solito esiste un documento interno con tutti i campi e le informazioni della maschera → Proposto - dall'Ufficio Acquisti - dall'Ufficio Tecnico/Progett./Produz. - autoproposto (GDO, ecc.) → Verificato dall'Amministrazione

RIFLESSIONI SUL CICLO PASSIVO

CICLO PRODUTTIVO 43

DEFINIZIONE

Comprende tutte le operazioni che riguardano la produzione e la gestione interna di beni o servizi dell'Azienda.

 Piano produttivo generale: decidiamo cosa deve essere fatto a livello generale, annualmente.

 Piano produttivo esecutivo: molto dettagliato, arriva alla singola macchina/ora per ora

 Ordini di lavorazione: dicono esattamente ciò che deve

produrre il singolo impianto produttivo

Prelievo materie: dai magazzini delle materie prime

Bolla uscita: dal magazzino materie prime

Produzione: dei beni

Bolla entrata: carico nel magazzino dei prodotti finiti

Carico in magazzino PF→ Ancora meno aziende installano il ciclo produttivo, in quanto abbiamo 2 possibilità:

1. il ciclo produttivo c’è, ma è molto semplificato (es. assemblaggi)
2. in alcuni casi la produzione è molto complessa e per mettere appunto questi sistemi molto complessi e costosi,→necessitano di grandi investimenti li possiamo trovare ma con soluzioni di ERP pesanti (per poi gestire tuttal’azienda)

IL CICLO DI LAVORAZIONE

REPARTI E CENTRI DI LAVORO Bisogna impostare sia i piani, chel’organizzazione della produzione,andando a svolgere una sorta diorganigramma per identificare lesingole macchine in una strutturasimile a questa (fatta per aree direparto)

Programmazione sia rispetto allemacchine che