Organizzazione aziendale

Il Communication Manager

Il nuovo ruolo è l'esperto delle dinamiche comunicative, quindi tutte quelle dinamiche relative alla diffusione della comunicazione istituzionale e alla facilitazione dei messaggi che circolano all'interno dell'organizzazione, sfruttando il più possibile le nuove tecnologie messe a disposizione dai social web.

Più precisamente al communication manager viene richiesto di:

• Stimolare le discussioni e raccogliendo idee e contributi dalle persone, rispettando le culture organizzative
• Conoscere più a fondo le persone in termini di interessi e passioni ed individuare gli influencer da coinvolgere nella diffusione delle informazioni
• Sensibilizzare il personale nel mettere a fattor comune le loro competenze e esperienze
• Raccogliere e divulgare le notizie rilevanti
• Garantire la divulgazione dell'innovazione

Gli strumenti "freddi" della comunicazione interna

La comunicazione "fredda" ha la finalità di...

Informare e regolare i flussi informativi (orizzontali, verticali e/o interfunzionali) e/o trasmettere con efficacia notizie, procedure e disposizioni tese a essere conosciute da un gran numero di persone, in tempi rapidi, al fine di ottimizzare il processo organizzativo.

La logica della comunicazione "fredda" è analitica, descrittiva, asettica e oggettiva. È una comunicazione fondamentalmente ad una via (anche se per essere efficace richiede sempre un minimo di dialogicità).

1. Strumenti iconici:
   • logo e marchio: sono elementi iconici che caratterizzano un'azienda o qualsiasi altra organizzazione. Il logo è una particolare espressione grafica che, utilizzando il lettering appositamente elaborato, identifica il nome o la sigla di una organizzazione. Può essere dato dalla stesura grafica di una parola, un simbolo o disegno. L'obiettivo è quello di conferire alla ragione sociale il valore di un simbolo fisso nel quale

identificare l'immagine dell'organizzazione. Il logo sostituisce a volte la funzione del marchio spesso più caratterizzato da elementi visivi.

manifesti e cartellonistica: è la comunicazione basata sull'affissione di manifesti o cartelli nei luoghi di lavoro. Hanno un alto impatto di efficacia a breve/medio termine, vanno utilizzati soprattutto per attirare l'attenzione del pubblico su argomenti specifici e possono avere diverse forme.

modulistica e stampati: costituiscono il veicolo principale dell'identità visiva ed esigono un approccio raffinato in quanto il coordinamento visivo della modulistica e degli stampati è un momento decisivo per costruire l'immagine. Rientrano in questo ambito il dépliant, la brochure, il folder.

avvisi, bacheche, pannelli luminosi, Sms: gli avvisi sono notizie, annunci che, con diversi mezzi, trasmettono una pluralità di informazioni con molta celerità, se non

addirittura in tempo reale. Sono tra le modalità più semplici di comunicazione. L'obiettivo è, comunque, quello di comunicare, a un pubblico vasto, informazioni di grande importanza.

- lettere e circolari: comunicazioni scritte rivolte a più interlocutori all'interno di un'organizzazione per dare istruzioni o chiarimenti. Si presenta come un singolo foglio stampato che viene consegnato a mano o spedito in busta aperta.

2. Stampa aziendale:

• newsletter
• house organ ("giornale dell'organizzazione"): è una pubblicazione periodica edita dall'organizzazione e indirizzata a pubblici interni ed esterni. La sua periodicità è variabile ed è in funzione dei costi e di non disperdere in troppi numeri le informazioni particolarmente importanti. La consistenza di ciascun numero è variabile. Nonostante il boom informatico e telematico, resta ancora oggi il mezzo di comunicazione preferito dalle aziende.

Deve essere stampato su carta di buona qualità, per lo più a colori, e arricchito da immagini e illustrazioni. L'obiettivo è quello di diffondere l'idea globale dell'organizzazione. È una pubblicazione aziendale, normalmente con cadenza bimestrale, realizzata per aggiornare il personale interno all'organizzazione circa le attività e gli obiettivi a medio termine da raggiungere. Stimola la partecipazione e il coinvolgimento dei dipendenti rispetto all'organizzazione presso cui lavorano, tenendoli aggiornati circa le attività che si stanno realizzando. Favorisce la circolazione delle informazioni tra i vari uffici. Contiene informazioni circa: l'organizzazione e le sue attività; le principali novità che riguardano tali attività; le novità per l'immediato futuro; la gestione del personale; le notizie utili e i suggerimenti provenienti.

• dai dipendenti:
  • le novità contrattuali
  • i concorsi interni
  • ecc....
• riviste
• opuscoli e libri
• rassegna stampa
• l'agenda del Quadro*
• libretto di accoglimento
• i business creeds
• Info-points:
  • luoghi fisici, aree dedicate ed attrezzature posti all'interno delle strutture adibiti a centri di informazione dove le persone possono trovare ed acquisire le informazioni più importanti riguardo all'organizzazione, mediante manifesti, circolari, ecc...
  • possono essere dotati anche di postazioni video che presentano filmati su notizie istituzionali, informazioni di qualità, iniziative, ecc...
  • per la loro efficacia è preferibile averli nei luoghi dove generalmente sono ubicati i punti di ristoro; in posti gradevoli e puliti; in spazi funzionali.
• Audiovisivi:
  • televisione a circuito chiuso (casi di Tv aziendali più noti: Enel, Monte dei Paschi di Siena, Tele Pubblica Amministrazione

Vodafone, Hewlett Packard); - film e video istituzionali; - videoconferenza (corso di meeting, cicli di formazione integrati da materiali cartacei, comunicazione di messaggi aziendali). 5. Strumenti telematici: - posta elettronica (e-mail); - CD-ROM e cataloghi elettronici; - internet, intranet e le reti telematiche (comunicazione globale). 6. Blog aziendale (o corporate blog): - è uno strumento tipico del Web 2.0 applicato alle aziende; - è una operazione di cultura organizzativa che richiede soltanto voglia di confrontarsi, di cogliere l'occasione offerta dalla rete (lo ha fatto Microsoft con "Channel9"; lo hanno fatto in Italia: Fiat, Ducati, Benetton, ecc...). Gli strumenti "caldi" della comunicazione interna La comunicazione interna non è solo trasferimento di informazioni, ma è anche e soprattutto attivazione di atteggiamenti, comportamenti, strategie e tecniche mirate a fluidificare i flussi.

comunicativi che si muovono sia orizzontalmente che verticalmente tra gli attori dell'organizzazione. La comunicazione interna è, quindi, anche ascolto organizzativo ossia un insieme di tecniche e metodi strutturati che si utilizzano al fine di realizzare sia l'audit dei bisogni che il monitoraggio dell'efficacia delle azioni di comunicazione in/di una organizzazione. Gli strumenti definiti "caldi" si fondano sostanzialmente sulle strategie psicosociali, sulla considerazione della forte rilevanza che hanno le variabili emotive legate all'interazione tra le persone (colloqui individuali e/o di gruppo, riunioni, convention, ecc...). Sia che si tratti di colloqui individuali e/o di gruppo o riunioni e convention, il rapporto face to face è la leva comunicativa che consente di accorciare l'organizzazione, di renderla più vicina alla persona, di farla sentire più coinvolta.

La comunicazione interpersonale indica

Ogni modalità di comunicazione verbale e non verbale tra 2 o più persone e in essa rientrano tutte le forme di trasmissione di un messaggio che non richiedono l'utilizzo di un mezzo non fisiologico. Se è vero che la condizione umana primaria è l'interdipendenza, la comunicazione interpersonale appare la vera dimensione sostanziale della condizione umana e implica reciprocità. Trasmettere o ricevere, farsi capire o comprendere sono condizioni senza le quali non si esisterebbe socialmente. Il problema reale di tutti i processi comunicativi è che dal momento in cui i messaggi vengono generati da una fonte, codificati mediante un codice, inviati attraverso un mezzo o canale fino ad essere riprodotti in una forma più o meno fedele presso il destinatario, si creano una serie di interazioni tra gli attori del sistema. Questi, unitamente ai segni usati, all'ambiente, ai mezzi, introducono modifiche che possono trasformarsi in vere e proprie

di decodificare correttamente il messaggio. Inoltre, è importante considerare che durante la comunicazione possono verificarsi interferenze o barriere che possono influenzare la corretta comprensione del messaggio. Queste interferenze possono essere di diverso tipo, come ad esempio rumori ambientali, distorsioni nella trasmissione del segnale o differenze culturali tra l'emittente e il ricevente. Per superare queste interferenze, è necessario adottare strategie di comunicazione efficaci, come ad esempio utilizzare un linguaggio chiaro e semplice, fare uso di esempi o metafore per facilitare la comprensione, e prestare attenzione alla comunicazione non verbale, come gesti o espressioni facciali. In conclusione, la comunicazione efficace richiede la consapevolezza delle differenze individuali e la capacità di adattarsi al codice di lettura del destinatario, al fine di garantire che il messaggio venga trasmesso e compreso correttamente.di raccogliere fedelmente il messaggio; compilare il messaggio chiarendo il più possibile il significato che si dà alle parole e cercando di distinguere i fatti dalle proprie interpretazioni e dalle proprie sensazioni o sentimenti. Altro elemento da considerare è che il messaggio è formato da tutti i suoni o immagini inviati dall'emittente; indipendentemente dalla sua intenzionalità comunicativa, in essi vi è sempre un contenuto e una relazione/contesto, e non si può dimenticare che lo stesso messaggio assume significati diversi in contesti diversi. Watzlawick afferma che in qualunque messaggio vi è una metacomunicazione, ossia una comunicazione riguardo alla comunicazione. La metacomunicazione fornisce sempre il reale contesto per interpretare la comunicazione in corso e può avvalorare, rinforzare, modificare e/o smentire radicalmente ciò che si intende comunicare.