Organizzazione aziendale

AMMINISTRAZIONE E FINANZA

Si occupa del funzionamento dell'organizzazione, della gestione delle procedure amministrative e garantisce l'equilibrio finanziario di breve e medio periodo, fornisce i supporti di pianificazione e controllo necessari per la gestione aziendale. Chi lavora in questa funzione deve avere delle competenze organizzative, contabili (si lavora con excel, gestionali...).

Essa è una funzione di raccordo tra la direzione generale, infatti il direttore di questa funzione è il direttore amministrativo, ovvero vice direttore generale, perché è il braccio operativo della direzione generale. Si occupa delle procedure amministrative, ovvero come deve essere svolta un'attività, e degli aspetti economici e fiscali, ovvero gestione dei costi di funzionamento.

Concorre alla definizione della strategia aziendale, della sua organizzazione e delle sue principali politiche. Definisce, introduce e modifica le procedure amministrative, contabili...

fiscali, finanziarie e di controllo in accordo con le politiche aziendali, con l'evoluzione delle norme vigenti e si assicura che tutti gli enti aziendali le rispettino. Anche dal punto di vista legale e fiscale, alcune procedure devono essere progettate secondo le norme vigenti (es: iscrizione in un servizio vi è la privacy, corretta tenuta dei dati sensibili...). Ad esempio, per il rimborso spesa in trasferta, come taxi, ristoranti ecc., vi è una procedura in cui devo specificare tutto ciò che ho fatto e se ne occupa appunto questa funzione. Il problema è quando una procedura è gestita da un soggetto esterno regolatore. Ad esempio, nelle pratiche automobilistiche per il cambio di targa è il ministero dei trasporti che attraverso le norme decide, non l'ACI sotto casa. Ha la responsabilità della realizzazione della politica finanziaria dell'azienda in funzione della quale si approvvigiona di mezzi finanziari e gestisce la liquidità.

La struttura comprende uffici che verificano la presenza o meno della copertura finanziaria (senza questa non si fa nulla). Spesso si verifica la situazione in cui vi è una grande differenza tra budget assegnato, previsionale (quello che noi prevediamo di usare per le singole voci) e consuntivo (quello che effettivamente abbiamo usato e quello rimasto inutilizzato - fare delle modifiche ad hoc a fine anno). Assicura il funzionamento del sistema di controllo di gestione attraverso sistemi di rilevazione dei costi per prodotto/linee di prodotto, per divisione - questo perché è evidente che se le procedure sono gestite bene, l'organizzazione funziona. Ovviamente se ci sono delle richieste mai fatte prima, bisogna vedere volta per volta, per questo siamo in logica di visione aperta e pronta al cambiamento. Coordina le operazioni di preparazione, assemblaggio e raccolta dei dati di budget (anche pluriennali - di solito 24-36 mesi), che fornisce alla Direzione Generale.

assistendola per l'analisi gestionali sia sugli scostamenti (ritardi di attività genera una proroga quasi sempre, che viene concessa e richiede uno slittamento delle voci di costo spalmandole su un periodo temporale più ampio) che le loro cause e per l'impostazione delle azioni correttive (proroghe). Predispone i bilanci nel rispetto delle disposizioni aziendali (interne) e delle normative civilistico-fiscali vigenti, ed è responsabile della tenuta della documentazione relativa (libri e scritture -> inobbligatorie, certificazioni varie etc. tutte le organizzazioni vi è l'obbligo di tenuta di queste). Ad es le cliniche sono tenute a tenere le documentazioni per 50 anni, le banche per 5 -> quindi in base al settore ognuno ha le proprie norme da seguire. Sovrintende e coordina le attività di contabilità generale, di contabilità clienti e fornitori, di gestione della tesoreria e del recupero crediti. Gestisce i rapporti con gli Istitutidi Credito, Organizzazioni Finanziarie, Ministeri ed Enti in Italia ed all'estero, con professionisti e con le società di revisione per quanto di sua competenza. A questa funzione tocca il compito di fare il mandato di pagamento degli stipendi mese per mese; l'ufficio del personale elabora i cedolini (buste paga), ma poi lei materialmente li manda in pagamento. O anche il pagamento di tasso o versamenti di contributi. RISORSE UMANE è una funzione che opera sempre sotto il cappello della direzione generale. Ha la responsabilità di gestire il capitale umano. Le risorse umane assicurano tutte le attività atte alla valorizzazione del personale, alla corretta assegnazione dei compiti, allo sviluppo della motivazione delle risorse, al controllo del loro operato e alle attività di formazione indispensabili per lo svolgimento dei compiti assegnati dall'organizzazione. La funzione delle risorse umane si occupa del trasferimento (nelle grandi organizzazioni)

C'è un sistema di richiesta. Es. la guardia di finanzia ha all'interno un sistema informativo dove i dipendenti una volta l'anno possono fare richiesta di trasferimento in un altro ufficio o sede (che è un loro diritto).

Bisogna individuare le professionalità necessarie a coprire tutti i ruoli della struttura. Le organizzazioni crescono nel tempo e quindi quando è nata non avevo previsto alcune posizioni specifiche e successivamente emerge la necessità di un nuovo sviluppo. Quindi i fabbisogni cambiano nel tempo.

I fabbisogni formativi sono la capacità di ascolto (attento a capire se la mia organizzazione ha delle difficoltà in modo tale da acquisire nuove competenze o personale).

Effettuare le valutazioni delle prestazioni del personale in coerenza con le politiche definite con la direzione risorse umane. Viene fatta dalle risorse umane con dei software ad ogni singola persona e per ognuna cambiano gli approcci in base al ruolo.

che occupa. Gestire la comunicazione interna (con il personale). E quindi affinché siano costantemente informati sui risultati della struttura a cui appartengono, sulle loro performance, sugli obiettivi aziendali posti dalla direzione e soprattutto affinché siano correttamente e sufficientemente motivati verso il raggiungimento degli obiettivi posti. Verificare che il personale rispetti, durante lo svolgimento delle attività, le procedure aziendali definite da tutte le funzioni e rispettino le norme di sicurezza. Avere una costante cura dello sviluppo delle carriere affinché il personale sia sempre motivato e fidelizzato. CONTROLLO DI GESTIONE Il controllo di gestione riguarda la verifica del rispetto delle procedure e soprattutto si occupa dell'ottimizzazione di esse. A fine mese il controllo di gestione chiede di compilare dei form (ore straordinarie). Assiste la direzione generale o il direttore amministrativo finanza e controllo nel processo di

ottimizzazione economica dell'azienda coadiuvando, a livello analitico e informativo, nel processo decisionale. Assicura alle diverse funzioni aziendali sistemi ed informazioni adeguate alla presa delle decisioni di competenza, attraverso la predisposizione e la gestione di strumenti di pianificazione, controllo e reporting. Supporto alla preparazione, consolidamento e controllo dei dati necessari per il budget annuale. Collabora alla definizione delle principali scelte economiche e finanziarie aziendali. Sulla base dei piani pluriennali, coordina l'attività di preparazione dei vari budget. Supporto alla preparazione, consolidamento e controllo dei dati necessari per il budget annuale e analizza ed interpreta i risultati a consuntivo, ne verifica gli scostamenti rispetto al budget, ne ricerca le cause e propone le correzioni. Si occupa anche della contabilità industriale e quindi supportando quelli che sono i vari meccanismi o sistemi di rilevazione dei costi.

elaborano statistiche che vengono inviate al direttore generale.

FUNZIONE COMMERCIALE E MARKETING

Assicura il conseguimento degli obiettivi di posizionamento competitivo dell'azienda e garantisce il margine di contribuzione concordato.

Contribuisce all'elaborazione delle strategie aziendali ed è responsabile dei piani di sviluppo commerciale. Propone e presenta alla direzione generale il budget dei costi della struttura commerciale e propone i piani di carriera, premi e incentivi per le singole risorse.

Propone piani di business di linee di prodotti e di prodotto, a breve e medio termine, che diano esecuzione alla strategia aziendale ed assicura la realizzazione degli obiettivi di marketing e di vendita da questi previsti. Valorizza le varianti dei prodotti.

Definisce le politiche di marketing, le strategie di prodotto e di prezzo e la politica commerciale in accordo con le politiche aziendali.

Segue l'andamento dei mercati di interesse e il comportamento dei concorrenti.

in ciascuna area di business.

1. Struttura e mantiene un'organizzazione di vendita che assicuri la necessaria pressione quantitativa e qualitativa sulla clientela.
2. Partecipa direttamente alle trattative più importanti.
3. ASSISTENTE MARKETING

Assicura un'efficiente gestione dei servizi di marketing aziendali. Si occupa di fare un accordo tra il commerciale e il marketing, gestisce quella che è l'analisi del mercato. Verifica la presenza di concorrenti che inizialmente non ci sono ma dopo vengono stimolati. Ci sarà uno studio di mercato per vedere se è conveniente continuare a produrre il prodotto. Ad esempio, la televisione 8k (diffusa in Cina che hanno canali con quella definizione) è sconsigliata vederla, oggi, nel mondo occidentale perché non esistono ancora canali con quella definizione.

Imposta e tiene costantemente aggiornato il sistema di marketing information, garantendo le necessarie informazioni relative al mercato.

alla concorrenza e all'andamento delle attività commerciali aziendali. Cura direttamente o attraverso istituti specializzati, la realizzazione di studi di mercato, ricerche quantitative e qualitative sul consumatore, indagini sul trade. Cura i rapporti con le agenzie di pubblicità e promozione, fornitori di spazi pubblicitari... di questi rapporti coordina gli aspetti contrattuali definendo le condizioni economiche. Analizza costantemente il mercato dei servizi di marketing mantenendo aggiornata l'azienda su nuove metodologie di ricerca, tecniche promo-pubblicitarie, mezzi di comunicazione. Mantiene rapporti con associazioni di utenti e gestori di servizi di marketing. FUNZIONE QUALITA Ruolo: fondamentale per il punto di vista della gestione dei processi lavorativi aziendali ma soprattutto la conformità dei prodotti/servizi agli standard di qualità (anche dette norme nazionali e internazionali; vedi ISO 14000 nel settore ambientale, HACCP nel settore alimentare, ecc.).re il tuo ristorante deve rispettare determinati standard di qualità e sicurezza alimentare. Inoltre, è importante che il tuo locale sia accessibile a persone con disabilità e che rispetti le norme igieniche. Per ottenere la certificazione necessaria, dovrai seguire una serie di procedure e adottare determinati protocolli. Ad esempio, potrai essere sottoposto a ispezioni periodiche da parte di enti di controllo e dovrai tenere traccia di tutte le tue attività e dei tuoi processi di produzione. Inoltre, dovrai formare il tuo personale in materia di sicurezza alimentare e igiene, e assicurarti che tutti i tuoi fornitori rispettino gli stessi standard. Una volta ottenuta la certificazione, potrai partecipare a gare di appalto e offrire i tuoi servizi a enti pubblici e privati. In questo modo, potrai ampliare la tua clientela e aumentare la visibilità del tuo ristorante. Ricorda che la certificazione è un processo continuo: dovrai mantenere gli standard di qualità nel tempo e sottopporti a controlli periodici per assicurarti di essere sempre in regola. Se desideri ottenere ulteriori informazioni su come ottenere la certificazione per il tuo ristorante, ti consigliamo di contattare gli enti di controllo competenti nella tua zona.