Fondamenti di organizzazione - Appunti completi

CONFLITTO E NEGOZIAZIONE

Conflitto

Una situazione di disaccordo o contrasto in termini di interessi, posizioni, esigenze, idee, background, esperienze che coinvolge due o più persone. Il conflitto non è un'entità statica, ma un processo sociale che evolve nel tempo, accentuandosi o risolvendosi.

Conflitto intrapersonale

Si sviluppa quando siamo incerti sulle aspettative delle persone con cui interagiamo o crediamo di non essere competenti o sufficientemente preparati per svolgere una determinata attività. Ad esempio, un dirigente che controlla il dipendente o un dipendente che pensa che il dirigente non si fidi di lui.

Per gestire questo conflitto: avere una cognizione più precisa di quello che gli altri si aspettano da noi e poter contare su un confronto più diretto e costruttivo nel merito.

Conflitto interpersonale

Coinvolge più individui, scaturisce da competizione o da differenze di personalità o di valore percepito. Ad esempio, le differenze in

livello di personalità, valori, obiettivi, stili decisionali, competenze, esperienze, percezioni e atteggiamenti. Fattori organizzativi: struttura organizzativa, ruoli e responsabilità, politiche e procedure, cultura aziendale, risorse disponibili e obiettivi organizzativi. Fattori legati alla comunicazione: mancanza di chiarezza e trasparenza nella comunicazione, barriere linguistiche o culturali, mancanza di feedback e di canali di comunicazione efficaci. Per gestire il conflitto nelle organizzazioni, è importante adottare strategie di gestione del conflitto, come la negoziazione, la mediazione o l'arbitrato. Inoltre, è fondamentale promuovere una cultura aziendale basata sulla collaborazione, il rispetto reciproco e la valorizzazione delle diversità.livello di valori e convinzioni, di bisogni e personalità, o ancora di percezioni e giudizi. Fattori organizzativi: modalità in cui sono strutturate e gestite le organizzazioni, tra cui: - struttura organizzativa: ad esempio all'interno di una struttura organizzativa a matrice il responsabile di una determinata attività riporterà a due capi che potrebbero assegnargli obiettivi e priorità potenzialmente divergenti tra loro; - risorse scarse: tempo e denaro, competizione interna tra unità organizzative per decidere come distribuire le risorse; - interdipendenza tra le attività: le attività all'interno delle organizzazioni possono essere tra loro interdipendenti e questo può essere fonte di conflitti tra i responsabili delle attività; - obiettivi incompatibili: individui/gruppi pensano che il raggiungimento del loro obiettivo implichi il non raggiungimento dell'obiettivo degli altri (es. responsabile funzione).

produzionevuole ottimizzare il processo produttivo evitando sprechi, il responsabile funzione venditevuole generare fatturato, le vendite promettono consegna entro una certa data entro cui laproduzione non ritiene di avere capacità produttiva per evadere l'ordine).

Fattori legati alla comunicazione: quando per esempio dobbiamo fornire un feedback negativo a un interlocutore è importante focalizzarsi sul comportamento e non sulla persona.

Effetti positivi e negativi del conflitto

Effetti negativi: rende chi è coinvolto irritato o agitato, aumenta stress e ansia, crea un senso di delusione, riduce il morale delle persone e la motivazione, riduce la fiducia tra le persone, danneggia il lavoro di squadra, porta a inefficienza, può ridurre la capacità di raggiungere i livelli di performance attesa e può portare a situazioni di stallo o di insuccesso.

Effetti positivi: risorsa per contribuire a portare alla luce delle criticità e delle tensioni

irrisolte, stimolare la creatività e il problem solving, favorire il coinvolgimento e la partecipazione degli individui, spingendoli a confrontarsi ed esplorare nuove possibili soluzioni, genera un più ampio insieme di idee e alternative, permette di esplorare meglio alcune ipotesi che potrebbero essere superficiali.

Conflitto sostanziale/sul compito: fa riferimento alle differenze in termini di idee, punti di vista, prospettive > può essere positivo, condizione favorevole per il corretto funzionamento dell'organizzazione, riduce la probabilità di escalation del conflitto, discussione e confronto, particolarmente adatto nelle prime fasi di un processo decisionale. Livelli estremi o molto bassi portano a impattare negativamente sulla performance aziendale.

Conflitto interpersonale/relazionale: può essere inteso come quel conflitto in cui il focus non è sull'oggetto della discussione bensì sulle persone > sempre negativo, non vi

è più confronto sul problema da risolvere, c’è un orientamento difensivo più che costruttivo

Negoziazione

La negoziazione è un processo di comunicazione tramite cui due o più parti analizzano delle alternative per raggiungere una decisione comune che può concretizzarsi in un accordo o meno.

La negoziazione può contribuire alla gestione dei conflitti e ad aumentare l’efficacia dei processi decisionali. Non è solo una modalità per risolvere un problema o una situazione conflittuale, ma un’opportunità per comprendere meglio gli interlocutori.

Elementi essenziali della negoziazione

1. Il mandato negoziale: documento con cui il mandante assegna l’incarico al negoziatore che lo rappresenta. Il mandato contiene una serie di informazioni necessarie per il processo negoziale: gli interessi, le materie, gli obiettivi, il perimetro negoziale. Il negoziatore deve conoscere cosa è davvero interesse per

il suo mandante (es. comprare un quadro), le materie negoziali fanno riferimento all'oggetto della negoziazione (es. termini di pagamento e consegna), gli obiettivi sono il risultato che si intende raggiungere con il processo negoziale (es. incasso da una vendita), il mandato deve anche tracciare il perimetro all'interno del quale il negoziatore può formulare delle proposte per trovare un accordo con il suo interlocutore. Il perimetro è definito dalle soglie di accettabilità (punti di resistenza) in merito alle diverse materie oggetto della negoziazione. Al di fuori di questo perimetro non c'è negoziazione. 2. Le parti negoziali/attori negoziali: parte e controparte, tanto meglio conosciamo la controparte quanto maggiore è la probabilità di raggiungere un migliore esito negoziale. Informazioni professionali, personali... 3. La strategia negoziale: consiste nell'approccio che il negoziatore utilizzerà per condurre ilprocesso negoziale con la controparte. Dipende da tre fattori: la relazione trale parti negoziali, il numero di materie oggetto della negoziazione e il tempo adisposizione. La relazione negoziale può essere episodica (breve termine) o continuativa(lungo termine), nell'ultime il negoziatore ritiene importante la costruzione dellarelazione con la controparte in ragion del fatto che le parti potrebbero trovarsi ancora anegoziare in futuro. Il numero di materie oggetto sono dette portafoglio negoziale,all'aumentare del numero aumenta la probabilità di trovare un accordo. • La strategia distributiva: se è un rapporto episodico con una sola materia oggetto dinegoziazione; in questo tipo di strategia il valore della materia negoziale viene vistocome predefinito e i negoziatori cercheranno di distribuirselo tramite il processonegoziale. Ogni negoziatore tenterà di avere la fetta più ampia, situazione tipicamentechiamata win-lose o a somma

zero: il mio vantaggio determina un suo svantaggio. Spesso l'esito è pari a metà del valore della materia negoziale (50 e 50). Focus sulle posizioni, ovvero cosa si vuole ottenere con la negoziazione.

• La strategia integrativa/collaborativa: se è un rapporto continuativo con più materie oggetto di negoziazione; il valore delle materie non è predefinito, può cambiare con l'evolversi del processo, situazione win-win. I fattori critici di successo sono: lo stile dei negoziatori che devono essere orientati a collaborare e non a competere, la capacità dei negoziatori di ascoltare attivamente, elevato livello di fiducia, condivisione dei propri interessi per trovare una soluzione che li soddisfi da entrambe le parti. Focus sugli interessi, perché si vuole quello che si chiede.

A determinare l'utilizzo della strategia appropriata sono principalmente l'esperienza e la preparazione dei negoziatori coinvolti.

comunicazione: se efficace, richiede tre capacità: ascolto attivo, comprensione e dialogo. L'ascolto attivo consiste nel far completare, ovvero non interrompere la controparte mentre espone un argomento, incoraggiare la condivisione ponendo domande sul suo punto di vista e opinione su determinate questioni, dare feedback su quanto detto dalla controparte, mantenere il contatto visivo. La comprensione consiste nel chiedere chiarimenti per verificare se abbiamo compreso riducendo le eventuali incomprensioni, analizzare il linguaggio del corpo. Il dialogo consiste nell'ordinare le idee prima dell'incontro per ridurre il rischio di non dire o sottovalutare alcune considerazioni, tenere il focus sull'oggetto negoziale, preparare i messaggi in particolare quelli che diremo in apertura dell'incontro negoziale, chiarire le aree comuni tenendo in considerazione gli elementi su cui le parti si trovano in accordo, questo facilita un atteggiamento collaborativo e sia anoi che agli altri arriva la percezione di lavorare su qualcosa che ci accomuna. Importante analizzare la cultura di riferimento. Struttura del processo negoziale Fase 1: investigazione e spazio negoziale: preparazione, raccolta e valutazione delle informazioni sia sulla controparte che sul contesto per definire il perimetro negoziale, le basi dell'incontro sono esplicitate nel mandato negoziale. Fase 2: definizione della MAAN = migliore alternativa a nostra disposizione nel caso in cui non raggiungessimo un accordo con la controparte, serve per decidere se accettare una proposta, è una fonte del potere negoziale, rappresenta il benchmark di riferimento, qualunque proposta migliore del benchmark entra nell'area dell'accettabilità, altrimenti la negoziazione non è conveniente. Fase 3: elaborazione delle informazioni: mettere insieme le informazioni raccolte e selezionare quelle necessarie per argomentare a favore di ciò che vogliamo ottenere. Fase 4:

incontro negoziale, all'inizio del quale le parti dovrebbero esplicitare il motivo per cui si trovano a negoziare