Europrogettazione e Project management

Europrogettazione & project management

Obiettivi

Valutare progetti pubblici e analizzare finanziamenti europei, politiche UE, delineare il profilo dell'europrogettista.

La progettazione

Il progetto nasce a partire da un’idea progettuale (dalla creatività), il cui scopo è apportare dei miglioramenti che, entro un limitato periodo di tempo, permettono di mutare una situazione attuale critica in una situazione desiderata, motivo per cui i progetti devono essere di pubblica utilità, andando a migliorare le condizioni (sociali, culturali, lavorative, …) dei soggetti beneficiari. Questo passaggio è delineato attraverso una serie di obiettivi, che vengono raggiunti tramite una strategia, la quale, pertanto, può essere vista sia come un modo per ottenere un miglioramento sia come un insieme di obiettivi strategici.

Concretamente, gli obiettivi sono conseguiti attraverso delle attività, ossia una serie di azioni che necessitano, per essere realizzate, di vari tipi di risorse (umane, materiali, finanziarie, amministrative, strutturali), con particolare riferimento ai mezzi finanziari, ottenuti tramite delle operazioni di finanziamento che permettano al progetto di avere un budget tale da poter coprire i costi. Vi è innanzitutto da fare una prima distinzione tra mezzi finanziari e soldi. I primi coprono il budget, i secondi riguardano i costi che bisogna sostenere per poter realizzare l’attività.

Un progetto è limitato nel tempo. Un progetto, per funzionare, ha bisogno non solo di una pianificazione, ma anche della collaborazione tra più soggetti, che siano gli enti che compongono il partenariato promotore del progetto o i membri del team incaricato di realizzarlo, e tali soggetti, a loro volta, si devono confrontare con l’amministrazione degli enti finanziatori, che si occupa di monitorare l’andamento del progetto. Fondamentale, dunque, è la comunicazione (una delle componenti del successo di un progetto), sia interna tra i componenti del team e tra i partner, sia esterna, in termini di presentazione del progetto a finanziatori e opinione pubblica.

Nel caso dei progetti che mirano a un finanziamento europeo, essi devono dimostrare di avere un valore aggiunto europeo (aspetti sociali, culturali, economici), cioè che sono pienamente realizzabili solo agendo a livello europeo e ottenendo il patrocinio della UE, in ossequio al principio di sussidiarietà. Il progetto europeo Contact-zones vede un finanziamento con partenariato internazionale e viene considerato l’aspetto sociale del degrado e della riqualificazione urbana.

Il progetto pubblico

Il progetto nasce da un desiderio di cambiamento. È un intervento necessario a migliorare le condizioni di vita, di lavoro, di socialità di un gruppo più o meno esteso di persone. Si inserisce in un contesto in cui esistono bisogni e problemi a cui dare risposta e opportunità da cogliere. Migliorare il contesto di riferimento fa anche parte delle priorità di attori quali le istituzioni governative nazionali e locali, le organizzazioni internazionali e i donatori.

Il progetto è, così, strumento per risolvere i problemi di una comunità (dimensione micro) e contributo al raggiungimento di obiettivi di sviluppo fissati da programmi nazionali, settoriali, globali come ad esempio gli Obiettivi per lo Sviluppo Sostenibile dell’Agenda 2030 (dimensione macro). L’Agenda 2030 per lo Sviluppo Sostenibile è un programma d’azione per le persone, il pianeta e la prosperità sottoscritto nel settembre 2015 dai governi dei 193 Paesi membri dell’ONU. Essa ingloba 17 Obiettivi per lo Sviluppo Sostenibile - Sustainable Development Goals, SDGs - in un grande programma d’azione per un totale di 169 ‘target’ o traguardi. L’avvio ufficiale degli Obiettivi per lo Sviluppo Sostenibile ha coinciso con l’inizio del 2016, guidando il mondo sulla strada da percorrere nell’arco dei prossimi 15 anni: i Paesi, infatti, si sono impegnati a raggiungerli entro il 2030.

Progetto e strategia

Tipicamente, un progetto non opera cambiamenti a un preciso livello micro in maniera isolata, bensì è parte di un quadro programmatico complesso, elaborato, a livello macro, nell’ambito di strategie politiche da cui derivano i suoi finanziamenti, i quali sono legati al rispetto di specifici requisiti. Le competenze richieste sono molto varie, non esiste un profilo tipo dell’europrogettista. Per questo motivo, l’europrogettista/il responsabile del progetto deve avere non solo competenze tecniche di project management, ma anche competenze di ambito politico-amministrativo, in relazione sia alla capacità comunicativa sia alla conoscenza di norme e prassi.

In generale, il range di competenze richiesto a un progettista è piuttosto vasto, proprio perché la progettazione può essere vista come la ricerca di un equilibrio “magico” tra elementi di creatività, autonomia e pratica e nozioni teoriche, economia e controllo, tra business e arte. Si richiede di saper identificare l’idea progettuale (conoscendo e comprendendo il contesto di riferimento e i suoi stakeholders, identificando i problemi trasformandoli in obiettivi) e le fonti di finanziamento, valutando l’opportunità di presentare una proposta progettuale (conoscenza delle strategie politiche, dei programmi e delle capacità del proprio ente), di saper costruire un buon partenariato (identificando i partner giusti e sapendo negoziare), di saper elaborare, gestire e monitorare un progetto adeguato agli standard richiesti (soddisfacendo i requisiti specifici del programma di finanziamento), di saper coordinare il lavoro del team e la comunicazione tra enti e con finanziatori e stakeholders e di saper rendicontare l’utilizzo del finanziamento (effettuando delle relazioni per i risultati ottenuti e per i costi sostenuti).

Competenze del manager

Un manager, in generale, deve avere determinate caratteristiche: la versatilità, l’adattabilità, la capacità di vedere il quadro globale di una tematica, estrarne gli spunti più interessanti, analizzarli e presentarli da punti di vista diversi. Si tratta di una caratteristica fondamentale nella fase critica di congiunzione tra l’idea progettuale e un bando, e nella successiva preparazione del bando stesso, essere versatile (capace di affrontare diversi tipi di situazioni e mettere in pratica diversi tipi di idee); l’uso della lingua: sia essa l’italiano (sufficiente per i fondi strutturali), l’inglese o un’altra lingua, deve essere usato in modo preciso (terminologia), convincente e attraente (frasi semplici, struttura del discorso chiara, efficace negli argomenti utilizzati), conoscere varie lingue; la componente tecnica, intesa sia in termini di europrogettazione (conoscenza della materia e continuo aggiornamento) sia in termini di ambito di riferimento (non si può scrivere o presentare in modo convincente ciò che non si conosce: o direttamente, o grazie a un lavoro “a quattro mani” con chi nell’organizzazione ha una visione sugli aspetti tematici del progetto), facendo ricorso, laddove necessario, a soggetti con le necessarie competenze tematiche; la capacità relazionale di organizzazione del lavoro, (per produrre risultati in maniera efficiente) indispensabile per rendere la preparazione del progetto un’attività di squadra efficace, per trovare partner, per restare aggiornati su tutte le novità da Bruxelles e dal territorio di riferimento; il rigore metodologico indispensabile per evitare errori fatali di ordine amministrativo e procedurale e per dare solidità al progetto con un’accurata pianificazione dei tempi e delle risorse finanziarie, umane e materiali necessarie per realizzarlo.

Ciclo di vita del progetto

Il progetto ha un proprio ciclo di vita, che dalla programmazione arriva fino alla valutazione e all’audit (senza contare che un progetto potrebbe fornire spunti per ulteriori progetti a lui successivi). I progetti sono concepiti e realizzati seguendo un percorso che inizia con una strategia concordata di azioni verso il conseguimento di obiettivi e si conclude con la valutazione del loro successo. Dalla fase di valutazione si trae l'apprendimento necessario a ideare programmi e progetti futuri. Perciò si è affermato, nel mondo della progettazione, il Project Cycle Management, gestione del ciclo di progetto (PCM), un approccio relativo alla formulazione e alla gestione di progetti sviluppatosi a partire dagli anni ‘60 negli Stati Uniti nel mondo della progettazione pubblica, diffuso nell’ambito della cooperazione bilaterale statunitense, prima nell’ambito della cooperazione allo sviluppo e poi esteso nel mondo dell’amministrazione pubblica.

Si è poi diffuso, venendo adottato, all’inizio degli anni ‘90, dalla Commissione Europea dalla direzione sviluppo, che gli ha attribuito la denominazione di Intervention Cycle Management. Si tratta di un metodo universale, in effetti, il PCM si applica sia ai singoli progetti sia alle politiche (dei quadri d’intervento generale) e ai programmi (complessi di progetti relativi a uno specifico ambito riconducibile a una politica). Ogni organizzazione ha il proprio ciclo di progetto, a cui fanno capo specifici procedimenti e documenti burocratici, tuttavia è possibile delineare un ciclo di progetto generico, suddiviso in differenti fasi. Il ciclo del progetto fornisce anche una struttura per garantire che i portatori d’interesse siano consultati e che le informazioni rilevanti siano disponibili per tutta la durata del ciclo. Le fasi sono progressive e ciascuna di esse deve essere completata prima che la successiva possa iniziare.

Fasi del ciclo del progetto

• Programmazione: fa riferimento al quadro strategico al cui interno sono pianificati, finanziati e realizzati progetti d’intervento specifici. In questa fase vengono definiti gli obiettivi strategici da raggiungere, le tempistiche entro cui portare avanti i progetti definiti dal quadro programmatico (nel caso europeo, la programmazione ha durata settennale, UE ciclo europeo 7 anni, 2021-2027) e le risorse di finanziamento (la cui concessione e deroga sono legate al rispetto di varie condizioni). Nell’ambito dell’Unione Europea, si distinguono i programmi diretti (gestiti direttamente dalla UE) e i programmi indiretti (gestiti dalle autorità nazionali e subnazionali sotto la supervisione europea). Nella fase di programmazione le amministrazioni di riferimento (l’UE, il governo nazionale, le amministrazioni sub-nazionali oppure altre organizzazioni che si fanno promotrici di obiettivi di sviluppo economico, sociale, ambientale etc. come le agenzie delle Nazioni Unite o le banche di sviluppo) delineano i loro obiettivi strategici, stanziano le risorse e mettono a punto i programmi operativi nel cui quadro possono essere presentati i progetti rispondendo ai bandi.
• Identificazione: è la prima fase della progettazione ed è il momento in cui sono individuate le idee progettuali a cui porre attenzione. Sono quindi condotte l’analisi del contesto, l’analisi strategica per apportare un cambiamento e sono definiti gli obiettivi da raggiungere con un certo progetto. Inoltre, viene verificata la pre-fattibilità di un’idea, ossia la sua ammissione a partecipare a un certo bando, sulla base di criteri di pertinenza (di selettività). Vengono individuati i portatori d’interesse, i bisogni dei potenziali beneficiari, i problemi del contesto di riferimento. Viene poi delineata la strategia d'intervento e verificata la coerenza rispetto alle politiche del governo o delle amministrazioni locali e rispetto ai requisiti fissati dai programmi di finanziamento. In questa fase viene effettuata l’analisi di pre-fattibilità di un progetto e si verifica se l’idea progettuale e i soggetti che intendono partecipare a un programma sono ammissibili e hanno la capacità tecnica e finanziaria per accedervi (criteri di ammissibilità e di selezione).
• Formulazione: è la fase in cui viene sviluppata nel dettaglio l’idea progettuale, definendo il Quadro logico, pianificando le attività, le risorse e il budget e ripartendo le responsabilità tra i partner (creazione del partenariato) e all’interno del team di progetto. Viene quindi verificata la fattibilità del progetto, valutandone l’efficienza, l’efficacia, l’impatto e la sostenibilità, andando così a soddisfare tutta una serie di criteri di aggiudicazione in base ai quali vengono aperti i canali di finanziamento per un progetto. La pertinenza è un criterio verificato in fase di identificazione e confermato in fase di formulazione. In questa fase occorre testare il progetto rispetto ai criteri di aggiudicazione previsti dal programma di finanziamento, ovvero quei parametri che permettono di valutare la qualità della proposta. Viene anche finalizzata la costituzione del partenariato, spesso già individuato durante l’identificazione del progetto.
• Finanziamento: non è un’effettiva fase ma è il momento che funge da spartiacque fra la progettazione e la fase operativa, poiché un’apposita commissione decide di finanziare una certa proposta progettuale, permettendole di reperire le risorse necessarie a essere messa in atto concretamente.
• Realizzazione: è la fase in cui viene attuato il piano di lavoro (individuando i necessari ri-orientamenti che possono rendersi necessari nella messa in pratica di un’idea teorica), utilizzando le risorse disponibili per produrre, attraverso le attività pianificate, un determinato output, rendicontando queste operazioni per facilitare il monitoraggio da parte degli enti competenti (con report periodici).
• Valutazione: consiste nella verifica del raggiungimento degli obiettivi previsti e di come tali obiettivi sono stati raggiunti (verifica del successo del progetto). È necessaria per rendere conto dell'utilizzo delle risorse pubbliche e per trarre insegnamenti di miglioramento sia della performance progettuale (in caso di valutazione in itinere) sia di interventi futuri. Essa viene condotta per ragioni di “accountability” (mostrare come sono stati impiegati i fondi pubblici), per individuare eventuali esternalità negative o “lessons learned” (che possono fungere da base per nuovi progetti o programmi) e per correggere la gestione del progetto, infatti, la valutazione avviene non solo alla fine del progetto ma anche durante la sua realizzazione, valutando il rispetto dei requisiti di pertinenza, efficienza, efficacia, impatto e sostenibilità. La valutazione è normalmente effettuata da un valutatore esterno al partenariato di progetto in quanto deve essere indipendente e imparziale. I progetti di ampia portata (ad esempio infrastrutturali) e i programmi (ad esempio i Programmi Operativi Regionali) vengono valutati ex-ante (una sorta di studio di fattibilità). I progetti che hanno una durata di almeno due anni solitamente subiscono una o più valutazioni in itinere. Vi sono poi le valutazioni finali e quelle ex-post qualche anno dopo la fine dei progetti o dei programmi.
• Audit: infine, è il controllo relativo specificamente all’utilizzo dei fondi secondo le normative applicabili (accordo di sovvenzione, regolamenti) e può essere programmato oppure avvenire a sorpresa.

Approccio del Quadro logico (logical framework)

Per passare dalla situazione attuale a una situazione desiderata si attua, tipicamente, quello che si definisce approccio del Quadro logico (processo e documento), ossia un processo che si compone di tre fasi: l’analisi del contesto in cui si andrà a operare con il progetto, effettuando un’analisi delle politiche e dei programmi di riferimento, dei portatori di interesse/stakeholders (inclusi i beneficiari, categoria privilegiata di portatori di interesse) e dei problemi; l’analisi delle alternative e l’individuazione degli obiettivi; la costruzione del Quadro logico (matrice). Quando si vuole fare un progetto sul settore ambientale, bisogna vedere qual è il quadro programmatico di riferimento. Ad esempio, per quanto riguarda il tema ambientale il programma di riferimento è il LIFE, però ci saranno anche delle normative a livello nazionale e regionale.

Analisi degli stakeholders

L’analisi degli stakeholders mira, innanzitutto, a scoprire quali persone, gruppi e organizzazioni sono legate al contesto in cui andrebbe svolto il progetto, un legame che può essere attivo o passivo, diretto o indiretto e positivo o negativo. Gli stakeholders possono essere finanziatori, beneficiari, possono agire o avere effetti nel contesto, possono anche opporsi al progetto. Esempi di stakeholders sono gli industriali, i sindacati e le associazioni di categoria in generale, albergatori, commercianti, i tour operator, le guide turistiche, le associazioni culturali, le istituzioni pubbliche e locali.

Quest’operazione di mappatura permette di individuare i beneficiari del progetto, prevenire eventuali reazioni negative, poiché consente di definire meglio l’ambito e la modalità di coinvolgimento dei portatori d’interesse, andando a identificare le loro rivendicazioni e possibilità, e costruire un buon partenariato. L’analisi, dunque, parte dall’identificazione e dalla descrizione dei portatori d’interesse, individuando quali vantaggi e quali risorse comporterebbe la loro partecipazione e, al contrario, quali svantaggi e ostacoli (dimensione politica, vincoli finanziari) essi potrebbero causare. La decisione sull’eventuale coinvolgimento (e su come questo dovrebbe avvenire) è presa, oltre che guardando alle capacità di contribuire a ottenere un cambiamento, alle motivazioni (ideali ma anche riferite alle ricadute concrete del progetto) che spingerebbero a partecipare alla modifica dello status-quo. Aspetti negativi: scarsa motivazione, riserve legate alla sicurezza, alla riservatezza, ai costi organizzativi.