Elementi di Project Management degli eventi culturali

Elementi di project management degli eventi culturali

Definizione di project management

La definizione di project management può avvenire da un quadruplice punto di vista secondo il tipo di approccio:

• Qualitativo: il PM sta a significare "la gestione di un'azienda temporanea per la produzione/erogazione di un servizio unico". Contenuto → Pone l'enfasi sull'oggetto del PM.
• Processuale: la gestione di un progetto si identifica con "un insieme di attività tra loro correlate e finalizzate alla creazione di prodotti/servizi unici (non di serie)" secondo obiettivi specifici predeterminati. Contenuto → Pone il focus sulle attività, cioè sui processi di gestione.
• Quantitativo (strumentale): identifica nel PM "l'insieme delle risorse ex ante ed ex post" secondo uno specifico modello contabile di rilevazione. Contenuto → Dà enfasi alle risorse utilizzate.
• Informativo (relazionale): mira a focalizzare l'attenzione sulla "gestione delle informazioni che mettono in relazione obiettivi/processi/risultati" secondo specifici modelli di reporting. Contenuto → Ha il focus sulle informazioni che vengono trasmesse e valutate mediante il sistema di reporting.

Il concetto di evento culturale

Per evento si intende qualunque fenomeno, fatto, avvenimento nuovo ed esemplare, in grado di suscitare interesse, manifestare una risonanza e un impatto notevoli su un ampio bacino di utenza. Esistono tre diverse tipologie di evento culturale con una mutevole combinazione di caratteristiche:

• Eventi in cui si manifesta prevalentemente una relazione soggetto/oggetto → Mostra: mette in relazione i visitatori con i quadri esposti.
• Eventi per i quali si stabiliscono relazioni molteplici fra una varietà di soggetti → Vernissage di una mostra (curatore, critici, visitatori, sponsor e istituzioni, ospiti).
• Eventi dove l'attività performativa è dominante → Durante il vernissage si esibisce un performer.

Il termine culturale si presta ad una duplice declinazione:

• In senso sociale-antropologico: qualsiasi manifestazione ripetuta a scadenze cadenzate, che comporta l'aggregazione di persone, catalizza interessi e l'attenzione di molti, con un impatto rilevante sul territorio e con contenuti variegati (feste religiose, eventi sportivi, fiere, sagre).
• In senso artistico-elitaria: pubblico meno ampio e casuale, poiché hanno una "taratura alta" in relazione alla preparazione richiesta, alla formazione di base e delle finalità educative (eventi legati alle arti visive, performative, alla letteratura, alle rappresentazioni multimediali).

Definizione di project management degli eventi culturali

PM: un'attività sistematica di gestione di un progetto avente intrinseco contenuto artistico/culturale, con una scansione preventiva e consuntiva e una triplice dimensione organizzativa, economica e processuale che si formalizza in:

• Attività da svolgere e tempi da rispettare
• Risorse da acquisire e vincoli di bilancio da prevedere e seguire
• Standard qualitativi ed economico-finanziari da rispettare nella fase realizzativa

Il PM ha tre determinanti (che rappresentano altrettanti punti-chiave della gestione del progetto):

1. Dettagli specifici: la scheda del progetto mostra:
   • Obiettivi da raggiungere
   • Destinatari del progetto; l'elenco dei benefit attesi in relazione a ciascuno; i parametri di verifica
   • Elenco degli investimenti da effettuare e delle risorse da acquisire
2. Data di consegna: termine fissato per la conclusione dei lavori e la consegna del prodotto/servizio al cliente.
3. Economicità del progetto, con particolare attenzione ai costi per i quali viene redatto un budget preventivo (budget economico), ma anche per il complesso degli investimenti e dei ricavi.
   • Il budget economico mostrerà in che misura ricavi e costi si equivalgono.
   • Il budget finanziario ci dirà se è sostenibile finanziariamente l'iniziativa.

I tre parametri avranno differente priorità in relazione alle tipologie di progetti. I progetti esaminati si svolgono:

• In uno spazio organizzato
• Solitamente il singolo progetto rientra nell'ambito di un programma di eventi, a testimoniare un'azione sistematica di un ente multi-project (cartellone stagione sinfonico-operistica)
• Sono progetti unici, non ripetibili
• Fanno parte di una complessa offerta culturale caratterizzata da creatività e innovazione
• Hanno molteplici vincoli di costo, tempi e di qualità. Richiedono molteplici risorse e un insieme interrelato di attività e processi

Le categorie di operatori culturali

• Istituzioni museali: affiancano ai tradizionali compiti di conservazione e tutela, quelli di fruizione e valorizzazione delle opere. Oltre alle mostre tematiche → Progetti di edutainment: scopo di formare la futura generazione e stimolare la partecipazione delle famiglie alla formazione artistica dei figli.
• Oltre alle attività di ristorazione, bookshop, accoglienza, vendita dei biglietti, visite guidate → Progetti culturali: mostre tematiche, educational, presentazioni di libri, performance.
• Fondazioni lirico-sinfoniche: la fruizione delle produzioni e la valorizzazione delle competenze tecnico-artistiche sono le attività principali delle fondazioni lirico-sinfoniche.

I caratteri del progetto

Appartengono a due categorie:

1. Caratteri intrinseci:
   • Complessità: è data dall'interazione di componenti artistiche, organizzative, manageriali e finanziarie che compongono i progetti culturali. Il project manager deve determinare i tempi e la scansione delle attività in un orizzonte temporale definito, con risorse predeterminate e attività trasversali, in opposizione alla componente artistica (in particolare con le performing arts) che è lasciata al caso, all'imprevisto.
   • Unicità: fattore inscritto in ogni "attività a progetto" che non sono standardizzabili, riproducibili in serie, richiede ogni volta una revisione, un ri-editing dell'intero processo.
   • Irripetibilità: l'evento (come l'opera d'arte) non è mai seriale, riproducibile tout court. Nessuna replica sarà uguale all'originale, nessuna mostra avrà gli stessi quadri della precedente e provocherà le stesse emozioni sui visitatori.
   • Trasversalità: in fase di progetto di un evento culturale vengono a confronto idee diverse, provenienti da visioni culturali e artistiche differenti.
2. Caratteri estrinseci:
   • Integrazione in un programma: il progetto culturale assume valenza scientifica se fa parte di una serie di eventi legati alla strategia e alla mission di un'organizzazione che si svolge in un arco di tempo pluriennale.
   • Orizzonte temporale: anche se un evento culturale ha una durata di breve termine, gli aspetti strategici del progetto (obiettivi, destinatari, risorse) costituiscono le basi di un programma più ampio e esteso nel tempo (integrazione in un programma).
   • Multireferenzialità: l'evento culturale non racchiude mai un unico significato, ma è frutto di una molteplicità di significati, date da ciascuno degli stakeholder sull'outcome in linea con le proprie aspettative.

Entrambe le categorie si innestano in un framework in cui i progetti maturano un tessuto caratterizzato da:

• Variabili incognite: in quanto il progetto va formulato con molto anticipo alla realizzazione
• Fattori di rischio: imprevisti, ritardi, contrattempi

Risorse e attività

Il progetto culturale gestito da un program manager si avvale di risorse (personali) dotate di abilità artistiche, specializzazione tecnica e spiccata professionalità che trovano una loro collocazione all'interno dell'azienda che può essere così strutturata:

• Struttura funzionale: l'azienda è suddivisa in aree omogenee per ambito di attività, distribuendo compiti e deleghe solitamente secondo un principio gerarchico. (struttura generalmente utilizzata dai teatri → secondo le tre categorie di attività svolte: area artistica, tecnica e servizi centrali).
• Struttura divisionale: l'azienda viene segmentata internamente in base al prodotto/servizio offerti. Ogni divisione è dotata di autonomia interna.
• Struttura a matrice: utilizza i criteri di entrambe le strutture: funzionale e divisionale, ottenendo incroci tra competenza professionali (attività, ruoli) e segmentazioni relative ai prodotti/mercati. Il fulcro è rappresentato dalla gestione dei progetti facenti capo a un responsabile, con elevate professionalità.

Le fasi di un progetto culturale

1. Elaborazione di un'idea creativa e ipotesi di fattibilità concreta
2. Pianificazione delle attività e programmazione delle risorse e dei compiti operativi
3. Esecuzione e realizzazione del progetto
4. Controllo

Un progetto contiene tutte le caratteristiche dell'evento in modo dettagliato: obiettivi e destinatari; articolazione dei tempi; risorse impiegate; attività da svolgere; risultati da raggiungere (economici e artistici). Il programma viene redatto a preventivo e viene poi posto a confronto con una serie di consuntivi (intermedi e finali): contiene dati quali-quantitativi sul progetto. Il programma si chiude a preventivo con la redazione di un budget (economico e finanziario) che verifica la fattibilità concreta del progetto.

Fase ideativa

Obiettivi e mission

Obiettivi → Ragione di fondo che ha generato l'idea e la realizzazione del progetto. Gli obiettivi di un progetto discendono dalla mission di un'organizzazione culturale.

Esempio: Mission Statement della Salomon R Guggenheim Foundation (2006):

La missione è di promuovere la comprensione e l'apprezzamento dell'arte, dell'architettura e di tutte le espressioni di cultura visiva, principalmente correlate al periodo moderno e contemporaneo e di collezionare, conservare e studiare l'arte del nostro tempo. La Fondazione Guggenheim realizza la sua mission attraverso l'esposizione delle opere, programmi educativi, iniziative di ricerca, pubblicazioni; si batte per coinvolgere ed educare un pubblico internazionale e sempre crescente, attraverso una eccezionale rete di musei e partnership culturali.

Un obiettivo-chiave di un progetto è la qualità del progetto → Si traduce nella sua efficacia nel perseguire gli obiettivi dell'organizzazione culturale. La qualità "culturale" dipende da:

• Dalla qualità intrinseca dei caratteri del progetto (innovatività del progetto)
• Dalla qualità artistico-tecnica delle competenze
• Dalla qualità economica che si coniuga nei termini di efficacia ed efficienza (principio di economicità)

La qualità complessiva del progetto deriva dal successo nei tre fattori-chiave: innovazione, capacità tecnico-artistiche, abilità di governance e management. La qualità va ricercata nelle fasi:

• Ideativa → Adottando obiettivi ambiziosi e innovativi
• Implementativa → Ricercando le migliori risorse
• Esecutiva → Attraverso la comunicazione, la vendita dei biglietti, attività di fund raising e di controllo

Le caratteristiche degli obiettivi sono racchiuse nell'acronimo SMART:

• Specific: gli obiettivi devono essere specifici, definiti in modo chiaro.
• Measurable: quantificabili, oggettivi, misurabili.
• Achievable: devono essere raggiungibili, compatibili con le risorse.
• Realistic: realistici.
• Time-related: devono tenere conto di un tempo ragionevole, con pianificazione e scheduling delle attività da svolgere.

Si può suddividere l'obiettivo centrale in due categorie:

1. Il servizio offerto: rappresenta l'oggetto della produzione culturale (mostra, concerto, spettacolo) → Valore reale, concreto, oggettivo.
2. L'esperienza che ciascun partecipante recepisce in linea con la propria sensibilità, preparazione, disponibilità.