Economia ed organizzazione Aziendale – Fattibilità

Lo studio di fattibilità

Gabriele Lazzi

Concetti e definizioni

Dall'idea di progetto alla effettiva realizzazione

Come è noto, il percorso che dalla prima formulazione di una "idea di progetto", in genere poco più di una intuizione, arriva al compiuto utilizzo dei sistemi informativi realizzati da parte dell'utenza è un percorso lungo e accidentato. All'interno di questo percorso si collocano le attività previste dalle varie metodologie di sviluppo dei sistemi informatici, attività caratterizzate, nella loro tipologia e nelle loro relazioni, dall'approccio seguito delle metodologie stesse (sequenziale "a cascata", evolutivo "a spirale" ecc.).

Inoltre, nella realtà delle varie organizzazioni, alle attività di origine tecnica si affiancano altre fasi necessarie alla effettiva realizzazione dei progetti quali i cicli decisionali, l'acquisizione delle autorizzazioni e dei mezzi finanziari, la staffatura, l'acquisizione di risorse e mezzi, le verifiche… Attraverso questi passaggi l'idea iniziale, spesso poco definita, acquista nitidezza e si arricchisce del dettaglio necessario per trasformarsi in un vero e proprio progetto.

Questa evoluzione si sviluppa su diversi piani: le finalità generali si concretizzano in specifici risultati attesi, la soluzione prevista si scompone in un insieme dettagliato di prodotti e componenti non solo tecnici, le ipotesi sui tempi di realizzazione si fissano in un piano dettagliato, con prodotti intermedi e responsabilità definite, le stime iniziali danno origine a definizioni di budget, a contratti con i fornitori ecc.

Se è vero che questa evoluzione continua fino alla conclusione del progetto, è altrettanto vero che nella maggior parte delle organizzazioni questa crescita non è lineare e spontanea. Questo può accadere nelle fasi iniziali, quando le risorse in gioco sono ancora limitate. Quando invece lo sviluppo del progetto implica investimenti significativi, pressoché ogni organizzazione definisce un insieme di informazioni, con un definito livello di approfondimento, necessarie alla formazione della decisione sull'investimento stesso e sull'avvio dei successivi passi realizzativi. Questo insieme di informazioni è spesso chiamato studio di fattibilità.

Ma, al là della denominazione, spesso diversa nei differenti contesti, la produzione di un documento che illustra e puntualizza il progetto è comunque previsto sia nelle grandi aziende, che negli enti, che nell'amministrazione pubblica. Nella Pubblica Amministrazione italiana la necessità e i contenuti essenziali dello studio di fattibilità sono definiti per quanto riguarda il settore informatico dal D. L.vo 39/93 ma già in precedenza esistevano circolari ed altri atti ufficiali sulla tematica, generali o specifici di determinati Enti e Amministrazioni.

L'Unione Europea definisce in maniera puntuale le modalità di presentazione dei progetti informatici concorrenti al finanziamento previsto dai vari programmi, indicando tipologia di informazioni, livello di dettaglio, modalità di espressione. Il Dipartimento della Difesa degli Stati Uniti definisce la necessità di accompagnare ogni richiesta di realizzazione di un sistema informatico attraverso un documento definito FEA ("Functional Economic Analysis") di cui sono prescritti contenuti e livello di approfondimento.

In tutte le principali aziende italiane (si pensi per es. a Telecom, Ferrovie dello Stato, Fiat, INA..) sono definite procedure e documenti che debbono accompagnare la proposizione dei nuovi progetti di informatizzazione. Lo studio di fattibilità pertanto rappresenta in generale un documento che raccoglie l’insieme delle informazioni giudicate, nei vari contesti, sufficiente per decidere consapevolmente sull'investimento e per attivare i passi realizzativi veri e propri.

Le caratteristiche essenziali di questo documento, simili in contesti anche molto diversi tra loro, rispondono alle necessità di esplicitare obiettivi, ambito e attori del progetto, benefici attesi, caratteristiche della soluzione ed in particolare dei sistemi informatici e degli altri prodotti previsti, stima dell'impegno e dei costi, definizione dei tempi di realizzazione e delle modalità operative.

Il dettaglio previsto è definito, con ovvie differenze nelle varie situazioni, in relazione alle specifiche modalità vigenti per l'approvazione ed il finanziamento dei progetti e per le successive modalità operative. Esistono ad esempio organizzazioni caratterizzate da due o più momenti successivi di approvazione e che di conseguenza prevedono due (o più) livelli diversi di approfondimento, a cui corrispondono in genere versioni differenti del documento. In altre situazioni possono essere più o meno temporalmente distanti il momento della decisione sull'effettiva realizzazione del progetto e quello dell'avvio operativo: questo porta a definire in alcuni casi un unico documento che risponde a entrambe le esigenze ed in altri a prevederne due, differenziati per livello di approfondimento.

È questo il caso del citato Dipartimento della Difesa che prevede un FEA "preliminare" (finalizzato alla decisione) ed un FEA "finale" finalizzato all'approvvigionamento.

Nel contesto della Pubblica Amministrazione italiana, per il quale è specificatamente finalizzato questo contributo, si fa in genere riferimento allo studio di fattibilità per ambedue le finalità. In alcuni contesti si usa far riferimento a documenti di "pre-fattibilità" per indicare elaborazioni precedenti allo studio vero e proprio, resi necessari da specifici passaggi di approvazione.

Lo studio di fattibilità

La necessità di uno "studio di fattibilità"

La necessità di effettuare uno studio di fattibilità nasce quindi dal fatto che si è individuato un possibile progetto, che per dimensione economica, complessità dell’intervento, incertezza sui requisiti e scelte da compiere sulle possibili alternative richiede un approfondimento prima di avviarne la realizzazione, pena la possibilità di avviare un progetto ad alto rischio di insuccesso.

Lo studio di fattibilità quindi nasce sempre in presenza di una “idea progettuale” già esistente che comprende gli elementi essenziali dell’individuazione del problema e dell’area di intervento, le principali linee di intervento previste, una definizione preliminare del progetto. Il compito dello studio di fattibilità è non è quindi quello di individuare le esigenze di fondo che stanno all’origine del progetto ma di dare concretezza al progetto stesso, fornendo tutti gli elementi per l’avvio della fase realizzativa.

Diverse sono le modalità per individuare e definire i progetti. Nelle organizzazioni che adottano un sistema di pianificazione e controllo relativo ai sistemi informativi, l'individuazione dei progetti si colloca in genere all’interno dell’insieme delle attività che portano alla definizione del piano per l’informatica. Il piano, infatti, raccoglie le indicazioni derivanti dalle strategie dell’organizzazione e dalla valutazione dei problemi correnti e le sviluppa in ipotesi operative, individuando i progetti possibili. Ne consegue che l'adozione di specifiche metodologie di pianificazione porta alla proposizione di correlati percorsi per l'individuazione e definizione dei progetti, alcuni dei quali sono trattati nel capitolo relativo alla Pianificazione dei Sistemi Informativi.

Nelle organizzazioni che adottano una "organizzazione e gestione per processi" l'individuazione dei progetti informatici può derivare dall'esame dei risultati ottenuti, dalla conseguente diagnosi dei processi di servizio e dei processi produttivi e dalle correlate ipotesi di cambiamento dei processi operativi. Anche in questo caso l'adozione di specifici approcci e metodologie porta alla proposizione di percorsi definiti per l'individuazione e definizione dei progetti, alcuni dei quali sono trattati nel capitolo relativo alla Reingegnerizzazione dei Processi.

Nelle organizzazioni che adottano, in maniera formale o meno, processi di controllo della qualità, dei risultati e dei costi del proprio sistema informativo, l'individuazione dei progetti può scaturire dall'analisi di alcuni indicatori di fondo o da più complesse attività diagnostiche che, individuando problemi, cause, aree e direzioni di intervento, evidenzino la necessità di progetti di cambiamento dei sistemi, per lo più di natura infrastrutturale (reti, migrazioni e cambiamenti architetturali, riorganizzazioni CED..). Anche l'adozione di specifiche metodologie di diagnosi dei sistemi, di "assessment" o di confronto con altre situazioni paragonabili, il "benchmarking", porta alla proposizione di percorsi per l'individuazione e definizione dei progetti.

Ma spesso, in sostanza, l'individuazione dei progetti si colloca in un’area “grigia”, caratterizzata da attività scarsamente formalizzate, in cui si intersecano i vari percorsi citati in precedenza ma in cui giocano un ruolo fondamentale le sollecitazioni provenienti dall’ambiente esterno, l’intuizione progettuale, la creatività e l’esperienza professionale dei vari attori.

Nel settore pubblico è ad esempio evidente il ruolo esercitato dai cambiamenti normativi e dalle indicazioni governative. Negli ultimi anni, in particolare negli enti locali, è cresciuto il ruolo delle richieste, più o meno formalizzate, di utenti ed altri interlocutori. A questo si aggiungono le intenzioni “strategiche” dei vertici delle organizzazioni, gli stimoli derivanti dal confronto con altre esperienze (di altri paesi o di altri settori dei servizi) e, come già accennato, le professionalità presenti nell'organizzazione.

Attraverso lo studio di fattibilità quindi si dà sostanza all’ipotesi che si intende realizzare e se ne cominciano a definire contenuti, servizi da erogare, componenti: si descrivono e si iniziano a valutare i benefici attesi, si individuano gli impegni necessari alla realizzazione e i relativi costi, si evidenziano e valutano i rischi che ci si accinge ad affrontare, definendo nel contempo le modalità di realizzazione e di controllo del progetto che consentiranno di ridurli.

Si accumula così la conoscenza del problema e si creano le premesse per arrivare ad una decisione ragionata sull’investimento e per avviare concretamente il processo realizzativo. In sostanza quindi lo studio di fattibilità diminuisce l’incertezza del progetto e fornisce i primi strumenti per governare la complessità. Il risultato è un sostanziale abbattimento dei rischi collegati che opera positivamente sia sulla qualità del singolo progetto che sull’insieme del programma si informatizzazione.

Questo si ottiene attraverso:

• L'aumento della consapevolezza sulle decisioni di investimento, che consente di “mirare” maggiormente i progetti;
• La costruzione di una visione non solo tecnologica dell’intervento;
• La verifica e la ricostruzione della conoscenza della situazione iniziale;
• La chiarificazione, l'approfondimento e il dettaglio degli obiettivi e dei benefici attesi;
• L'individuazione completa e dettagliata dei costi necessari per l’effettivo conseguimento dei benefici, compresi quelli che non ricadono nell’ambito propriamente informatico;
• La produzione di un quadro di riferimento iniziale per la gestione del progetto (piano dei rilasci e delle attività, analisi del rischio e contromisure) e per la verifica dei risultati.

Per raggiungere questi risultati è indispensabile, specie nell’amministrazione pubblica, evitare di concepire lo studio di fattibilità come un adempimento formale, imposto normativamente e a cui si può rispondere burocraticamente. Lo studio di fattibilità è uno strumento di lavoro, da misurare anch’esso secondo un’ottica costi-benefici, quindi da condurre in maniera agile, senza ridondanze e con un utilizzo efficiente delle risorse necessarie. Sono inutili sia gli studi di fattibilità redatti come puro esercizio compilativo, sia pletorici documenti onnicomprensivi, inevitabilmente poco incisivi rispetto ai problemi reali da affrontare.

Obiettivi dello studio di fattibilità

L’obiettivo fondamentale dello studio di fattibilità, come si è detto, è quello di fornire ai centri di responsabilità l’insieme delle informazioni necessarie alle decisioni. Queste informazioni riguardano essenzialmente la fattibilità tecnica e organizzativa, i benefici, i costi, i rischi, le scadenze temporali. Lo studio di fattibilità deve quindi:

• Rendere esplicite le condizioni che rendono conveniente l’effettuazione di progetti per la realizzazione di sistemi informativi automatizzati e l’erogazione di servizi informatici. In particolare è fondamentale definire esattamente i benefici attesi dal progetto e chiarire come ed in quale misura essi contribuiscano al raggiungimento degli obiettivi di miglioramento dell’organizzazione. Nello stesso tempo occorre stimare i costi di impianto e di esercizio, individuare e valutare i rischi del progetto e correlare tutti questi elementi;
• Dare concretezza all’ipotesi progettuale, delineando il processo di passaggio dallo stato iniziale allo stato finale corrispondente alle attese. In particolare è fondamentale verificare l’esistenza di una adeguata soluzione tecnico-organizzativa situata all’interno dei vincoli economici e temporali dati, anche attraverso il confronto tra soluzioni diverse e la scelta tra di esse sulla base di criteri esplicitati e predefiniti, nonché fornire elementi oggettivi per la definizione dell’eventuale ricorso al mercato ed alle sue modalità.

È evidente che per raggiungere tutti gli obiettivi citati è necessario disporre di un primo livello di descrizione del progetto previsto. Ne consegue che lo studio di fattibilità deve necessariamente comprendere l’elaborazione del progetto di massima.

Applicabilità dello studio di fattibilità

Se la necessità di definire i progetti e di formalizzare questa definizione in documenti descrittivi vale per tutti i progetti di informatizzazione, tuttavia la realizzazione di un vero e proprio studio di fattibilità, che inevitabilmente implica impegno di risorse e di tempo, viene in genere prevista solo per progetti significativi, per i quali quindi impegni e rischi sono maggiori: non si giustifica pertanto la produzione di un documento formale di studio di fattibilità per progetti semplici e di limitate dimensioni.

In ogni organizzazione esistono in genere regole specifiche che indicano i casi in cui è importante o addirittura obbligatorio produrre un vero e proprio studio di fattibilità, dando concretezza a quel concetto di “significatività” che inevitabilmente risente delle notevoli differenze di contesto organizzativo e operativo delle varie organizzazioni. Non esistono pertanto formule atte ad individuare universalmente i progetti “significativi”, ma è naturale che quasi ovunque i parametri chiave considerati riguardino l’impatto sui processi di servizio e l’impegno economico del progetto.

Contenuti dello studio di fattibilità

Sui contenuti di fondo dello studio di fattibilità esiste nell'essenziale una larga convergenza tra autori, esperienze e situazioni diverse. Il punto di partenza è sempre la rappresentazione della situazione attuale, come descrizione degli attuali processi e sistemi, analisi ed evidenza delle criticità, individuazione dei vincoli e definizione degli obiettivi. Successivamente si sviluppa il progetto di massima della soluzione, comprendente requisiti e specifiche del S.I. da realizzare, descrizione degli interventi sulle componenti non informative del processo, indicazioni sulle modalità di realizzazione (“Make or buy”, riuso di componenti esistenti…) e avvio. Il progetto che si delinea deve essere poi studiato dal punto di vista dell'analisi del rischio (evidenziandone fattori e modalità di gestione) e dell'analisi costi-benefici (con relativa valutazione dell'investimento).

Attraverso queste elaborazioni, che in genere portano alla necessità di valutare soluzioni alternative, si delinea un progetto finale proposto che viene maggiormente descritto e dettagliato, anche in termini di piano di massima, per consentire l'avvio delle fasi operative successive. Parte di questi contenuti sono in genere già presenti al momento dell’avvio dello studio: sarà pertanto necessario recuperare le informazioni già disponibili, per poi verificarle, completarle e sistematizzarle. Successivamente sarà necessaria una attività specifica tesa alla elaborazione dei contenuti ancora non presenti.

Dettaglio dello studio di fattibilità

Per tutte le sezioni dello studio, ed in particolare per il progetto di massima della soluzione, si deve risolvere il problema del livello di dettaglio e di completezza (in genere di approfondimento) adeguato. Si tratta ovviamente di una questione che ha trovato soluzioni differenti, anche in relazione al momento in cui le regole definite nelle varie organizzazioni richiedono lo studio e alla durata prevista per lo stesso. Il principio è comunque nitido: il livello di approfondimento deve essere tale da garantire il raggiungimento degli obiettivi che lo studio di fattibilità si pone.