Business Process Management

BUSINESS PROCESS MANAGEMENT

25/02/2020

Cos’è un’organizzazione? Un elemento fondamentale per poter parlare di

ORGANIZZAZIONE, è la presenza di un obiettivo condiviso, questo deve essere

anche un obiettivo complesso, perché se fosse semplice ciascun individuo

cercherebbe di realizzarlo in autonomia, invece si parla di organizzazione quando la

complessità di un obiettivo porta alla combinazione di persone e tecnologie (non

solo software o hardware, ma anche le conoscenze e i metodi su cui si fa leva per

raggiungere l’obiettivo), al raggiungimento di questo.

Dal momento che l’obiettivo è complesso le persone lo scompongono in obiettivi che

siano più semplici rispetto all’obiettivo macro e si dividono i compiti legati al

raggiungimento dell’obiettivo complesso: la coordinazione e la divisione del

lavoro sono quindi un altro elemento fondamentale. Più viene scomposto l’obiettivo

macro in obiettivi micro e assegno questi ultimi ai vari membri dell’organizzazione, più

aumenterà la necessità di unire gli sforzi, coordinando il lavoro degli individui per

arrivare al raggiungimento dell’obiettivo finale.

Un’altra definizione di organizzazione è quella di sistema socio-tecnico aperto,

ossia un sistema nell’ambito del quale abbiamo una componente sociale(persone) e

una tecnica(tecnologie), dove aperto significa che interagisce con l’ambiente in cui è

inserito, e non è quindi isolato; questo è costituito da customers e stakeholders.

Per definire un’organizzazione dal

punto di vista dell’attività economica

partiamo dalla definizione di

imprenditore, ossia colui che svolge

con professionalità un’attività

economica organizzata finalizzata a

produrre beni e servizi; per impresa

intendiamo invece l’attività svolta

professionalmente da un imprenditore

e deve soddisfare i requisiti di

organizzazione e produzione di beni e

servizi, destinati al mercato e non solo

all’imprenditore e alla sua famiglia.

Sinonimo di impresa è il termine azienda, definita come insieme degli asset materiali

utilizzato dall’imprenditore per svolgere le attività dell’impresa. L’economia aziendale

definisce l’azienda non soltanto guardando ai beni materiali, ma anche alle risorse che

l’imprenditore coordina all’interno della sua attività economica prevalente e

persistente nel tempo.

Questa definizione permette di distinguere le imprese in 3 grandi categorie:

Imprese produttive

 Imprese familiari

 Imprese pubbliche, dove c’è un bilancio tra produzione e consumo.



La società è un’attività economica che viene svolta invece che singolarmente

dall’imprenditore, da un gruppo di persone chiamate soci che siglano un contratto,

prima di iniziare l’attività, nel quale vengono definite le caratteristiche che la società

deve avere.

Il modello di Mintzberg’s individua 5 principali componenti in un’organizzazione:

vertice strategico: costituito da coloro che hanno il compito di definire gli

 obiettivi aziendali e la strategia aziendale, ossia l’insieme dei piani che il vertice

strategico decide di definire per raggiungere gli obiettivi aziendali e viene

definita in intervalli temporali lunghi che vanno dagli 1 ai 3 anni. Rappresenta

anche il riferimento dell’organizzazione per l’ambiente esterno e si occupano di

supervisionare il funzionamento dell’intera organizzazione;

linea intermedia: permette la trasformazione della strategia, ossia dei piani di

 lungo termine, in piani operativi di breve termine che possono essere eseguiti

giorno per giorno; fa quindi da cuscinetto tar il vertice strategico e il nucleo

operativo;

nucleo operativo: costituito da tutti coloro che si occupano di

 approvvigionamento degli input, trasformazione di questi e distribuzione degli

output; ha bisogno per operare di informazioni che guardano ad orizzonti

temporali molto bassi;

tecnostruttura: costituita da coloro che si occupano di ricerca e sviluppo, e

 quindi sviluppare prodotti, servizi e processi nuovi che l’organizzazione mette in

campo, e si occupano di capire quali sono le esigenze del mercato (area

marketing);

staff di supporto: costituiti da tutti coloro che si occupano di supportare il

 buon funzionamento dell’organizzazione, senza prendere direttamente parte

alle attività operative.

Quando si studia un’organizzazione lo si può fare con due prospettive:

organizzazione formale, che attiene a tutto quello che può essere progettato,

 definita come combinazione di ruoli, norme e procedure che formano e

caratterizzano il senso di lavoro dell’organizzazione: ad esempio gerarchie e

canali di comunicazione;

organizzazione informale, attiene a tutto quello che non può essere progettato e

 nasce spontaneamente, ossia un set di relazioni che vengono stabilite tra i

dipendenti di un’organizzazione, basate sulla loro personalità: ad esempio le

relazioni interpersonali.

Nell’ambito del corso guarderemo solo gli aspetti formali.

27/02/2020

ORGANIZZAZIONE FORMALE: DIMENSIONE E DESIGN DELL’ORGANIZZAZIONE

Per descrivere e poi progettare un’organizzazione si fa leva su delle dimensioni, che

vengono suddivise in 2 grandi categorie:

dimensioni strutturali, permettono di guardare come questa è strutturata e

 cosa succede al suo interno;

dimensioni contestuali, che descrivono l’organizzazione nel complesso e nel

 contesto in cui essa opera.

Analizziamo le DIMENSIONI CONTESTUALI.

all’obiettivo e alla strategia,

La prima è associata e viene descritta come prima proprio

perché un’organizzazione non può sussistere se non vi è un obiettivo. Gli obiettivi si

possono classificare in tre grandi categorie a seconda del livello di astrattezza

dell’obiettivo:

La prima categoria è la VISION, ossia un obiettivo che descrive l’immagine che

 l’impresa vuole dare di sé al mondo che, non ci permette di capire bene di che

organizzazione stiamo parlando, però ci permette di capire come l’impresa

vuole farsi riconoscere;

La seconda categoria è la MISSION, che è sempre un obiettivo ma un po' più

 concreto, ossia la missione aziendale, che ci fa capire cosa fa esattamente la

nostra organizzazione.

La terza categoria sono gli OBIETTIVI OPERATIVI, ossia il massimo della

 concretezza e si esprimono attraverso degli indici associati a degli obiettivi

concreti che si vogliono realizzare.

Le strategie sono i piani che l’impresa vuole introdurre per raggiungere gli obiettivi

che si è posta. Ci sono tanti modi per classificare le strategie e la classificazione più

nota è quella di Porter, che vede da una parte le strategie di costo, seguite da

quelle imprese che puntano alla produzione di beni e servizi che costino poco con

caratteristiche di base, e dall’altra le strategie di differenziazione, adottate invece

dalle imprese che vogliono che i consumatori abbiano la possibilità di accedere a

prodotti unici. l’ambiente,

La seconda è che comprende tutto ciò che circonda e condiziona

l’organizzazione e caratterizza tutti i consumatori, l’ambiente socioeconomico in cui

risiede, ed infine anche del contesto internazionale. Ci sono diverse categorie di

ambiente, più o meno stabili, che cambiano molto gli attori e le regole del gioco,

oppure rimangono costanti.

dimensione

La terza è la ossia la grandezza della nostra organizzazione, rispetto

alla quale è possibile classificare le piccole e media imprese e le grandi imprese, in

base a variabili come il fatturato, il numero di dipendenti, il numero di stabilimenti.

È necessario definire con chiarezza se l’impresa è una pmi o una grande impresa,

in quanto bisogna definire i piani e le azioni che possano supportare le une o le

altre in quanto l’economia sarà principalmente basata su una o sull’altra, però per

avere questo devo dimostrare con tutta certezza di esserlo e questo richiede dei

criteri chiave che attestino le caratteristiche. Questi criteri sono basati sulla

definizione data dalla comunità europea, che dice che un’impresa per essere pmi

deve soddisfare le seguenti caratteristiche, che devono essere verificate per ogni

anno di vita dell’impresa:

numero di dipendenti <=250

 criterio di carattere economico, il quale è duplice, ossia lascia la possibilità di

 decidere all’impresa se guardare al fatturato o al capitale totale investito,

quest’ultimo calcolato come la sommatoria di tutte le voci o dell’attivo o del

passivo dello stato patrimoniale; sappiamo che il passivo è suddiviso in

capitale proprio e capitale di terzi, ossia le fonti di finanziamento che

l’impresa deve utilizzare, mentre l’attivo si suddivide in immobilizzazioni e

attivo circolante e vi sono riportati tutti gli utilizzi.

La comunità europea lascia la possibilità di scelta tra fatturato e capitale

totale investito perché ci possono essere casi di imprese con un capitale

totale investito molto elevato e un fatturato basso e viceversa.

Se scelgo di considerare il fatturato, questo deve essere <=50 milioni, per il

capitale totale investito deve essere <=43 milioni

l’ultima cosa che devo verificare, se almeno uno dei due valori precedenti è

 sottosoglia, è il valore di autonomia rispetto alle altre imprese, ossia se non

posseggo altre imprese o le posseggo in quantità pari o inferiore al 25% e

anche se io non sono posseduta da altre imprese per una quota pari o

maggiore del 25%; in questi casi sarò considerata un’impresa autonoma e

quindi una pmi.

Se un’impresa non è autonoma, può essere:

associata, ossia con una quota di partecipazione compresa tra 25% e

 50%, e in questo caso dovrò ricalcolare le soglie sommando al numero

dei miei dipendenti il numero dei dipendenti di B pari alla percentuale di

partecipazione, e così anche per il fatturato;

collegata, ossia con partecipazione >50%, e in questo caso devo

 sommare ai miei numeri il 100% dei corrispondenti numeri di B,

qualunque sia la percentuale di possesso.

Nell’ambito della categoria pmi, ci sono delle sottocategorie: microimprese,

piccole imprese e imprese medie, con le seguenti soglie:

Di tutte le pmi, la stragrande maggioranza in Italia e in Europa, sono le

microimprese, poi le abbiamo le piccole imprese e infine le medie.

tecnologie,

Le ultime due sono le quindi le conoscenze, le attrezzature e i

cultura

software utilizzati per trasformare gli input in output, e la ossia l’insieme

dei valori e delle credenze adottate all’interno dell’organizzazione e in genere si

tratta di elementi non sempre scritti. Uno degli elementi attraverso cui è

possibile leggere la cultura di un’organizzazione è il logo o il motto, così come

l’abbigliamento utilizzato e le feste organizzate al suo interno.

Analizziamo ora le DIMENSIONI STRUTTURALI.

formalizzazione

La prima è la che è associata alla quantità di documentazione

scritta presente in azienda attestante tutto ciò che viene svolto in azienda;

dall’altro estremo abbiamo imprese poco o per nulla formalizzate in cui è scarsa

o addirittura non presente la documentazione che attesta l’operato dell’azienda.

specializzazione,

La seconda è la ossia la divisione del lavoro, che oltre ad

essere un elemento distintivo delle organizzazioni, permette di distinguere le

imprese che hanno un alto grado di specializzazione rispetto a quelle che hanno

un basso grado di specializzazione.

gerarchia

La terza è la che all’interno di un’organizzazione si misura guardando

il numero di linee di comando che troviamo all’interno del grafico che

rappresenta la struttura organizzativa (organigramma), in cui contiamo il

numero di livelli che ci dà l’idea del grado di gerarchizzazione.

Un’organizzazione si dice molto gerarchizzata quando il numero di livelli è

superiore a 10-12. Oltre alle linee di comando, per definire il grado di

gerarchizzazione, possiamo considerare l’ampiezza del controllo, ossia il numero

di unità che ciascun responsabile coordina e controlla ed è inversamente

proporzionale al numero di comando. Quando aumentano le unità controllate da

ciascun responsabile, il carico del responsabile aumenta molto più che

proporzionalmente, ed è una cosa di cui bisogna tener conto quando si progetta

un’organizzazione.

centralizzazione del potere decisionale

La quarta è la che si riferisce alla

localizzazione del potere decisionale: se è centralizzato è tutto nelle mani del

vertice strategico, se è decentralizzato vuol dire che sono state delegate alcune

decisioni, non quelle strategiche, ai livelli successivi. Tra gerarchia e

centralizzazione, deve esserci una relazione inversamente proporzionale, in

quanto in un’organizzazione molto gerarchizzata e anche molto centralizzata,

dovessero esserci problemi derivanti dagli ultimi livelli, in quanto il vertice

strategico ritarderà nel dare informazioni sia perché sarà sovraccaricato di

problemi da tutti i livelli che stanno in basso, sia perché nell’imporre le decisioni

si dovrà seguire la catena di comando e quindi si ritarderà l’arrivo delle

informazioni al livello interessato, rischiando la paralisi del sistema.

Ovviamente ci sono vantaggi per la centralizzazione come il fatto che chi sta al

vertice ha una visione totale di ciò che accade ed è possibile che la decisione

presa da questo sia più efficiente rispetto a quella presa da un livello operativo.

professionalità,

La quinta è la definita come il livello medio di istruzione e

formazione del personale: un’organizzazione ha un alto livello di professionalità

se ha un livello medio di istruzione alto e viceversa, ma ciò non vuol dire che

uno o l’altro sia buono o cattivo, ma va progettato in base a quello che

dobbiamo realizzare. l’indicatore del personale,

L’ultima dimensione è poi espresso come un rapporto

che aiuta a capire come è distribuito il personale all’interno della nostra

organizzazione per poter svolgere le attività più importanti nelle aree in cui vi è

una maggiore concentrazione di personale.

LA PROGETTAZIONE ORGANIZZATIVA

Progettare un’organizzazione significa attribuire un valore a tutte le dimensioni

contestuali e strutturali appena definite. Queste oltre ad essere una leva per la

progettazione, rappresentano un vincolo ossia nel momento in cui assegniamo

un valore ad alcune, altri valori saranno dipendenti dai valori che abbiamo

iniziato a dare, ossia queste non sono disconnesse l’una dalle altre ma sono

collegate tra loro.

In generale si possono distinguere due grandi approcci alla progettazione:

Approccio meccanicistico, caratterizzato da una struttura centralizzata,

 compiti specifici, rigorosamente gerarchica, comunicazione verticale,

molte regole e quindi formale;

Approccio organico, caratterizzato da una struttura decentralizzata, ruoli

 potenziati, lavoro di squadra collaborativo, comunicazione orizzontale,

poche regole e quindi più informale.

Definire una struttura organizzativa significa definire i canali di comunicazione e

le linee di controllo per definire i ruoli e le unità organizzative, e il modo per

rappresentarla è l’organigramma. Definire un ruolo significa definire i compiti

ossia le mansioni che il ruolo deve svolgere e sono raccolte all’interno di un

documento che si chiama mansionario; il ruolo si caratterizza con delle finalità e

delle responsabilità per realizzare attività attraverso tecnologie e mezzi utilizzati

attraverso il coordinamento e la collaborazione con le altre specializzazioni.

A seconda di come metto insieme i ruoli all’interno di un’organizzazione potrò

generare diverse strutture organizzative. Le più diffuse sono:

Organizzazione funzionale, che è la prima che viene presentata in

 quanto storicamente è nata per prima ed è la prima vera struttura

organizzativa adottata all’interno delle organizzazioni. Il criterio di

divisione del lavoro su cui si basa è quello di raggruppare i lavoratori in

base a come lavorano, ossia metto insieme tutte le persone che hanno un

certo background, che hanno certe conoscenze e utilizzano certi metodi.

Il principale vantaggio di questa struttura è l’efficienza, in quanto è legata

alla specializzazione. Questo può diventare però, in alcune situazioni, il

principale svantaggio perché si tende a perdere la visione d’insieme ossia

non si tende a non parlare e collaborare con le altre funzioni se non

quando devo scambiarmi oggetti come input e output. Nonostante è la

struttura più diffusa in quanto la stragrande maggioranza delle imprese

sono le pmi, diventa non utilizzabile nel momento in cui si producono

prodotti o si opera su mercati molto diversificati, per cui si passerà in

questi casi alla struttura divisionale per prodotto o per area geografica.

03/03/2020 Organizzazione divisionale, basata su criterio di divisione del lavoro

 associato a cosa si realizza, ossia metto insieme al primo livello di

decomposizione, nelle unità chiamate divisione, tutti i ruoli che

condividono il fatto che operano con le stesse finalità, cioè sugli stessi

oggetti. Se analizzo la divisione, ossia scendo di livello, ritrovo sempre le

unità funzionali in cui tutti coloro che lavorano su un oggetto sono

suddivisi secondo l’unità funzionale in cui operano. Ogni divisi