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PROCEDURE PER I FARMACISTI
Da parte di medici e veterinari richiesta in tripla copia (sez. A, B, C)
Il farmacista trattiene due copie e rende la terza copia all'acquirente
- Timbro farmacia, data e prezzo praticato in ogni copia
- Annota nome, cognome e estremi documento dell'acquirente (medicinali sez. A)
- Registra lo scarico sul registro entro 48h
- Conserva la copia originale in farmacia per 2 anni dall'ultima registrazione sul registro E/U
- Invia 1 copia alla ASL di pertinenza
BUONO ACQUISTO
L'utilizzo del "buono acquisto" viene limitato alle cessioni di medicinali di cui alle sez. A-B-C anche per grossisti e produttori (non solo farmacie) e non per le sez. D ed E; questo consente alle farmacie di rendere prodotti di cui alle sez. D-E al fornitore senza dover ricorrere all'emissione di un buono acquisto da parte del fornitore stesso
OGNI RICHIESTA È COMPILATA IN 4 COPIE (1 originale - rimane al farmacista (acquirente)), 3 a ricalco (vengono inviate al fornitore)
- (cedente))) UTILIZZATO PER RICHIESTE SINGOLE O❑MULTIPLE DEVE ESSERE CONSERVATO (COME IL REGISTRO) PER 2 ANNI DALL'ULTIMA REGISTRAZIONE
- Delle 3 copie : La seconda copia la conserva per lo scarico la terza è inviata, a cura del cedente, alla ASL di pertinenza della farmacia, entro 30 giorni dalla data di consegna (data in cui il fornitore scarica il proprio registro).
- La quarta copia (copia di riscontro - giustificativo di carico) è rimessa (contestualmente o nel più breve tempo possibile) al farmacista (o acquirente) con la merce; il farmacista allega alla 1^ copia, la 4^ copia come giustificativo di carico e la fattura di acquisto); conservare per 2 anni dall'ultima registrazione sul registro
- Campi del BUONO ACQUISTO
- "Num. progressivo" (NUMERAZIONE ANNUALE- è il numero di riferimento espresso in cifre e va indicato solamente al momento della compilazione (non preventivamente) da parte dell'acquirente; il numero di riferimento, definito dall'acquirente,
Caratterizza il BA per tutto ciò che adesso si riferisce, come le operazioni di registrazione sia dell'acquirente che del cedente;
Uno stesso blocco di BA può essere utilizzato nel corso di più anni, iniziando una nuova numerazione partendo da "1" al primo di gennaio di ogni anno.
"Anno" deve essere indicato l'anno di riferimento;
"Ditta acquirente" dati dell'acquirente che appone anche il nome della ditta cedente (il nome del fornitore deve essere apposto a cura della farmacia). Gli altri dati specifici della ditta cedente sono apposti dalla ditta stessa;
"Responsabile" deve essere indicato il nome della persona responsabile della gestione degli stupefacenti (titolare, direttore, farmacista collaboratore);
"Funzione" deve essere indicata la funzione di chi compila il buono (titolare, direttore o collaboratore delegato);
"Firma" della persona responsabile.
dell'ordinativo per la ditta acquirente e della persona responsabile della consegna dei medicinali per la ditta cedente, può essere in originale su una copia, e a ricalco sulle altre copie; 7. "Autorizzazione ministeriale" riguarda unicamente produttori e grossisti; 8. "Data di consegna" è indicata dal fornitore e rappresenta la data in cui esegue lo scarico sul suo registro di entrata e uscita; 9. "Quantità richiesta" deve essere indicata sulle 4 copie a cura della farmacia in unità di peso o volume oppure in numero di confezioni; 10. "Quantità consegnata" deve essere sempre specificata dal fornitore, anche in caso di corrispondenza con la quantità richiesta; è il dato che fa fede per le operazioni di carico sul registro. REGISTRO CARTACEO □ Il Registro (L.49/06) deve essere vidimato (numerato e firmato in ogni pagina) dal Responsabile ASL o suo delegato, che dichiara nell'ultima pagina.di quante pagine è composto; deve riportare nella prima pagina gli estremi del documento di autorizzazione all'apertura e all'esercizio della farmacia. Il Ministero della Salute, con nota del 7.3.2006, ha comunque precisato che i registri attualmente in uso, numerati e firmati dall'Autorità sanitaria locale (Sindaco) sulla base della previgente normativa, possono essere utilizzati sino al loro esaurimento. La L. 38/2010 ha concesso la possibilità di tenere un registro con un numero di pagine adeguato alle necessità della farmacia. SI SOSTITUISCE in caso di vendita della farmacia, trasferimento di titolarità o cambio di società. Il vecchio registro deve essere consegnato all'ASL DA PARTE DEL VECCHIO TITOLARE, la quale è tenuta ad effettuare un controllo sulla regolare tenuta della documentazione prima del trasferimento della titolarità stessa; tale registro sarà poi conservato dalla farmacia.INTESTAZIONE
Ogni pagina del registro deve essere intestata a:
- una sola sostanza quando il movimento si riferisce ad una sostanza come tale
- a una singola forma e dose di medicamento quando il movimento si riferisce a una preparazione farmaceutica
- a una singola confezione quando il movimento si riferisce a un medicinale stupefacente industriale (i farmaci equivalenti con lo stesso dosaggio e unità posologiche devono essere registrati per ciascuna ditta, in una pagina diversa)
Indicare l'unità di misura.
- Nell'apposito spazio indicato nelle colonne "Entrata", "Uscita" e "Giacenza", inserire le informazioni relative alle confezioni (scatola, fiala, gr.ml, ecc.).
- La registrazione concernente la movimentazione di morfina costituisce un'eccezione in quanto prevede la possibilità di intestare un'unica pagina ad entrambe le confezioni in commercio (1 fiala e 5 fiale). Nel caso la registrazione sia effettuata a numero di fiale anziché a confezioni, è consentita la ripartizione dei registri destinando ed intestando a ciascuna sostanza o preparazione un numero di pagine (CONSECUTIVE) proporzionato al movimento previsto.
- All'inizio di ogni pagina, nell'apposito spazio, deve essere riportato il numero totale di confezioni in entrata, in uscita e la relativa giacenza, oltre al numero della pagina dalla quale si riportano i dati relativi a quella sostanza/medicinale.
- Alla fine di ogni pagina, oltre ai dati riassuntivi delle movimentazioni...
,deve essere riportato il numero della pagina dello stesso o altro registro, in cui prosegue la registrazione. L'operazione a fine pagina riassuntiva delle entrate e delle uscite e quella di riporto non è necessaria quando la registrazione prosegue nelle pagine consecutive NON E' CONSENTITO LASCIARE PAGINE IN BIANCO
Il registro di entrata ed uscita deve essere chiuso al 31 dicembre di ogni anno. La chiusura deve compiersi mediante la scritturazione riassuntiva dei movimenti in entrata ed uscita avvenuti nel corso dell'anno. Per ogni sostanza, preparazione e specialità medicinale devono essere indicati in un unico dato riassuntivo: le quantità totali acquistate durante l'anno (entrata), le quantità totali dispensate o distrutte (uscita) e la giacenza. Tale movimento deve essere chiaramente descritto, "chiusura al 31/12/.., ai sensi dell'art. 62 del DPR 309/1990" e, numerato progressivamente, come qualsiasi altra registrazione.
Piè di pagina, riportare il dato relativo alla giacenza e la nuova pagina del registro: "Apag... (registro ed anno se si sotituisce il registro)... riportare...".
Se sono presenti medicinali scaduti, di questi è utile riportare apposita indicazione nelle note di fianco al dato riassuntivo.
Si ritiene più pratico indicare come entrata e di conseguenza come giacenza all'1/1/..., la giacenza al 31/12 dell'anno precedente.
Con apposita nota (N. 800.UCS/AG1/5904), l'ufficio centrale stupefacenti ha chiarito che ad inizio anno, nella nuova pagina del registro, non è errato riportare il dato della giacenza anche in entrata per visualizzare l'immediata corrispondenza "contabile".
Il farmacista DEVE compiere l'operazione di chiusura annuale sul registro degli stupefacenti anche per i prodotti non movimentati.
Il farmacista DEVE, in sede di scritturazione di fine anno, barrare con penna indelebile le pagine.
intestate non utilizzate o parzialmente utilizzate con una riga trasversale al di sotto dellaregistrazione riassuntiva dei dati di chiusura. Per 2 anni dalla data dell'ultima registrazione (L. 38/2010); conservati per lo stesso tempo ancheB.A., verbali, richieste Per gli stupefacenti soggetti ad obbligo di registrazione , compresi nelle sezioni A,B,C: • le farmaciesono impossibilitate a procedere allo smaltimento degli stessi se non con la collaborazione delle ASLche è indispensabile per effettuare, secondo quanto indicato dal Ministero della Salute, laverbalizzazione degli stupefacenti da smaltire (nota n. 22707 del 24/5/2011) LA ASL POTRA': •provvedere allo smaltimento diretto e redigere un verbale di "prelievo per distruzione" ( permette loscarico dal registro di entrata/uscita) •Redigere un verbale di "affidamento e custodia"(nel caso ilprelievo per distruzione non venga effettuato dall'ASL); con questo verbale la ASLaffida in custodia i medicinali al Farmacista che non può ancora effettuare l'operazione di scarico dal registro. La L.38/10 ha dato infatti possibilità di affidare la distruzione anche ad apposita ditta incaricata (azienda autorizzata allo smaltimento). Tale ditta rilascerà un "verbale di prelievo" (e il formulario di identificazione) con il quale la farmacia potrà "scaricarli" dal registro.
Successivamente, dalla ditta incaricata allo smaltimento, verrà inviata alla farmacia copia del verbale rilasciato dalla PS che attesta l'avvenuta distruzione (da allegare al verbale di affidamento e a quello di prelievo già in possesso della farmacia); la farmacia ne invia copia alla ASL di pertinenza.
Per i medicinali non soggetti a registrazione (sezioni D ed E) non sono stabilite particolari formalità, fermo restando la necessità di servirsi di un'azienda autorizzata.
Al momento dell'acquisto,
qualora non sia possibile determinare la destinazione d'uso della sostanza, è opportuno acquisire dal fornitore le certificazioni o le informazioni necessarie.
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