Appunti comunicazione

Comunicazione di Servizio e Organizzazione

È un microcosmo essere un servizio organizzativo per il pubblico.

Sistema di ascolto è un'occasione di scambio di informazioni. L'evento può essere organizzato da un'organizzazione privata o pubblica, può avere carattere di unicità o serialità (frequenza di uno o più anni). Ha una funzione di comunicazione e rientra tra i media promozionali di un'impresa, perché presenta sempre livelli di visibilità mediatica e ha sempre una dimensione relazionale; ha sempre degli obiettivi collegati all'impresa o a un suo prodotto. L'evento è aperto al pubblico diretto e indiretto, ma anche virtuale. Gli eventi possono essere di varie tipologie:

• Eventi che riguardano la vita della comunità - ricorrenze importanti/feste religiose
• Eventi che riguardano direttamente l'organizzazione - modificazioni societarie

fusioni, manifestazioni aziendali, ecc.

• Eventi a sostegno delle strategie di comunicazione e marketing
• eventi per celebrare una data importante per l'impresa
• eventi in cui si confrontano diverse metodologie in relazione ad alcuni aspetti della ricerca
• eventi con cadenza periodica in cui le imprese presentano i propri prodotti
• eventi itineranti
• congressi, convegni
• ecc.

Perché l'evento abbia successo è necessario che sia ideato, pianificato, comunicato, organizzato e verificato in maniera coerente in relazione agli obiettivi che si è dato. L'organizzazione di un evento richiede una PIANIFICAZIONE METICOLOSA e notevoli investimenti in denaro ed energie.

FASE 8 → controllo

FASE 6-7 → organizzazione, definizione

FASE 5 → strategie e approvazione del media budget

FASE 4 → definizione dell'idea

FASE 2-3 → individuazione pubblici

FASE 1 → nascita definizione degli obiettivi contesto

FASE 0 → idea

realizzazione dell'evento; la disponibilità di date e orari che non interferiscano con altri eventi o impegni importanti; la stagionalità e le condizioni meteorologiche che possono influenzare l'evento. c) CONTESTO→ bisogna considerare il contesto in cui si svolgerà l'evento, ad esempio se sarà all'aperto o al chiuso, in una location specifica o in più luoghi, se ci saranno altre attività o eventi correlati. d) SINERGIE E INTERLOCUTORI→ è importante valutare le possibili sinergie con altre organizzazioni o enti che possono contribuire all'evento, come sponsor, partner o collaboratori. Inoltre, è necessario identificare gli interlocutori principali, come fornitori, artisti, partecipanti, pubblico, e stabilire una comunicazione efficace con loro. ORGANIZZAZIONE DELLE RISORSE→ il responsabile del progetto deve gestire le risorse necessarie per l'evento, come personale, attrezzature, materiali, budget. Deve anche pianificare le attività e le fasi dell'evento, assegnare compiti e responsabilità ai membri del gruppo di lavoro, monitorare lo svolgimento delle attività e assicurarsi che le risorse siano utilizzate in modo efficiente. DIREZIONE E GUIDA→ il responsabile del progetto deve dirigere e guidare il gruppo di lavoro, motivando i membri, facilitando la comunicazione e la collaborazione, prendendo decisioni e risolvendo eventuali problemi o conflitti che possono sorgere durante la realizzazione dell'evento. CONTROLLO→ il responsabile del progetto deve monitorare costantemente lo svolgimento dell'evento, verificando che tutto si svolga secondo i piani e gli obiettivi stabiliti. Deve anche valutare i risultati ottenuti, raccogliere feedback e valutazioni dal pubblico e dagli interlocutori, e apportare eventuali correzioni o miglioramenti per future edizioni dell'evento.

preparazione ed esecuzione del progetto; la disponibilità deirealizzatori coinvolti; concomitanza con festival o altre manifestazionic) CONTESTO→ può essere già organizzato e predisposto da altri, per cui bisogna individuarequale sia il contesto, chi ne fa parte, chi ne risponde e quali vincoli poned) INDIVIDUAZIONE DELLE SINERGIE→ bisogna capire chi può essere coinvolto nel progetto.Vanno individuati: istituzioni pubbliche a cui chiedere patrocini e contributi; società privatea cui proporre operazioni di sponsorizzazione; enti e istituzioni locali a cui chiederefinanziamenti o aiuti in servizi; associazioni, enti e strutture a cui proporre collaborazioni;organi di informazioni a cui prospettare esclusive e intervistePIANO FINANZIARIO→ strumento indispensabile perché si occupa di prevedere il fabbisogno didenaro che dovrà essere disponibile nel corso della progettazione e per far fronte ai diversi impegnieconomici.

Individua i flussi finanziari di entrate e di uscite monetarie. Per la sua stesura occorre avere il programma delle attività, dei tempi, delle risorse e del budget.

COMUNICAZIONE → le principali fasi operative delle attività di comunicazione relative ad un evento sono:

• Definizione dell'immagine del progetto
• Definizione del budget per la comunicazione
• Organizzazione della struttura operativa e scelta delle HR
• Definizione delle misure di sicurezza
• Definizione dei contatti con i personaggi influenti e con i media
• Scelta dei materiali editoriali, pubblicazioni, oggetti promozionali
• Definizione del messaggio e briefing all'agenzia di pubblicità
• Pianificazione dei tempi, mezzi e canali di comunicazione
• Definizione del sistema di controllo della comunicazione

IMMAGINE DELL'EVENTO → si deve stabilire una visual identity che può consistere in:

• Titolo dell'evento
• Marchio

creato ad hoc• Immagine utilizzabile per il manifesto ufficiale dell’evento• Grafica distintiva e ricorrente• Uniformi per le hostess• Bandiere, stendardi, ecc.

INVITI→ la gestione degli inviti comporta un notevole impegno, in quanto si dovrà valutare la presenza e la partecipazione di ospiti realmente in sintonia con la politica e le necessità di relazioni pubbliche dell’impresa. Se la lista degli invitati include delle personalità, si deve rispettare un protocollo speciale per l’accoglienza e la sistemazione del posto; tutte le modalità connesse allo svolgimento dell’evento e al cerimoniale dovranno essere comunicate e concordate con le segreterie e gli uffici preposti delle diverse istituzioni.

MASTER LIST→ lista di riferimento che deve riportare tutte le persone che sono coinvolte nell’evento e per ciascuna di esse differenziare le occasioni della loro presenza e attività. Accanto al nome

comunicare le informazioni. Inoltre, gestisce le relazioni con i media, organizza conferenze stampa e fornisce materiale informativo come comunicati stampa e kit stampa. MARKETING→ si occupa di promuovere l'evento attraverso diverse strategie di marketing, come la pubblicità sui media tradizionali e digitali, la creazione di materiali promozionali come volantini e manifesti, la gestione dei social media e la pianificazione di attività di marketing diretto. LOGISTICA→ si occupa di organizzare tutti gli aspetti pratici dell'evento, come la scelta e la gestione della location, la pianificazione dei tempi e delle attività, la gestione dei fornitori e la logistica dei trasporti. Si assicura che tutto sia pronto e funzionante per l'evento. AMMINISTRAZIONE→ si occupa di gestire tutti gli aspetti finanziari e amministrativi dell'evento, come la pianificazione del budget, la gestione delle spese e dei pagamenti, la negoziazione dei contratti con i fornitori e la gestione delle pratiche burocratiche. SICUREZZA→ si occupa di garantire la sicurezza dell'evento e di tutti i partecipanti. Si occupa di pianificare e coordinare le misure di sicurezza, come la presenza di personale di sicurezza, la gestione dei controlli di accesso e l'organizzazione di eventuali evacuazioni di emergenza. TECNICO→ si occupa di tutti gli aspetti tecnici dell'evento, come l'allestimento e la gestione degli impianti audio e video, l'illuminazione, la scenografia e la logistica tecnica. Si assicura che tutti gli aspetti tecnici dell'evento siano funzionanti e di alta qualità. CATERING→ si occupa di fornire il servizio di ristorazione durante l'evento. Si occupa della scelta del menu, della gestione dei fornitori di cibo e bevande, dell'allestimento delle aree ristoro e del servizio ai partecipanti. SPONSORIZZAZIONE→ si occupa di trovare sponsor per l'evento e di gestire le relazioni con loro. Si occupa di creare pacchetti di sponsorizzazione, di negoziare accordi con i potenziali sponsor e di garantire che gli sponsor ricevano i benefici previsti. VOLONTARIATO→ si occupa di reclutare e coordinare i volontari che partecipano all'evento. Si occupa di formare i volontari, di assegnare loro compiti specifici durante l'evento e di garantire che abbiano tutto il supporto necessario. COMUNICAZIONE→ si occupa di gestire la comunicazione dell'evento, sia interna che esterna. Si occupa di creare e diffondere materiali di comunicazione come brochure, inviti e newsletter, di gestire il sito web e i social media dell'evento, e di gestire le relazioni con i media e i partner di comunicazione.

La pubblicazione "Comunicazione e Mass-media" tratta diversi approcci allo studio del rapporto tra mass-media e comunicazione.

La TEORIA IPODERMICA (1920-1940) coincide storicamente con il periodo delle due guerre mondiali e con la diffusione su larga scala delle comunicazioni di massa. Questo approccio considera i media in modo globale, indifferente alla diversità dei vari mezzi, e si pone la domanda "quale effetto hanno i media in una società di massa?". Secondo questa teoria, la massa è costituita da un aggregato omogeneo di individui che sono sostanzialmente uguali anche se provengono da ambienti e gruppi sociali diversi. Secondo questa teoria, "ciascun individuo è un atomo isolato che reagisce da solo agli ordini e alle suggestioni dei mezzi di comunicazione di massa monopolizzati" (Mills). Se i messaggi della propaganda riescono a raggiungere gli individui della massa, la persuasione è facilmente inoculata = BULLET THEORY. Il modello è quello...

della psicologia behaviorista: il suo scopo è quello di studiare il comportamento umano con gli stessi metodi dell'esperimento e dell'osservazione tipici delle scienze biologiche. Nella relazione complessa tra organismo e ambiente, l'elemento fondamentale è lo STIMOLO. Questo modello si integrava con la teoria della società di massa, alla quale forniva supporto. La stretta relazione tra stimolo e risposta rende impossibile definirne uno se non nei termini dell'altro e insieme costituiscono un'unità. Con il modello lasswelliano si supera la teoria ipodermica e spiega che "un modo appropriato di descrivere un atto di comunicazione è rispondere alle seguenti domande: chi, dice cosa, attraverso quale canale, a chi, con quale effetto?". Lasswell studia alcune premesse circa i processi di comunicazione di massa: - Sono asimmetrici, con un emittente attivo che produce uno stimolo e una massa passiva che, colpita dallo stimolo,

reagisce• La comunicazione è intenzionale ed è rivolta ad ottenere un certo effetto, in rapporto con il contenuto del messaggio• I ruoli di comunicatore e destinatario appaiono isolati e di conseguenza gli effetti riguardano destinatari isolati

LA TEORIA DELLA PERSUASIONE→ studia prevalentemente gli effetti dei media in una situazione di “campagna”. Tutta la ricerca sperimentale fornisce gli aiuti per aumentare l’efficacia dei messaggi o a rilevarne gli ostacoli. La teoria dei media risultante dagli studi psicologici sperimentali consiste soprattutto nella revisione del processo comunicativo inteso come un rapporto meccanicistico e immediato tra stimolo e risposta. I messaggi dei media contengono particolari caratteristiche dello stimolo che interagiscono in maniera differente con i tratti specifici della personalità dei membri che la compongono. Le caratteristiche psicologiche dell’audience determinano il grado di assorbimento della

Quantità di materiale informativo presentato durante una campagna:

• Interesse ad acquisire informazione → il successo di una campagna di informazione dipende dall'interesse che il pubblico ha verso l'argomento
• Esposizione selettiva provocata dalle attitudini esistenti → l'audience tende ad esporsi all'informazione congeniale alle sue attitudini e evitare messaggi che sono difformi
• Interpretazione selettiva → modella e trasforma il significato del messaggio ricevuto, improntandolo alle attitudini e ai valori del destinatario, fino a mutare il senso del messaggio
• Effetto della decodifica aberrante → accettazione superficiale o attribuire al messaggio una rappresentazione non corretta della realtà
• Effetto di assimilazione o contrasto → si ha assimilazione quando il destinatario percepisce le opinioni espresse nel messaggio come più prossime alle sue di quanto non siano