Prima parte di Sistemi informativi

Sistemi informativi

I sistemi informativi sono legati all’innovazione tecnologica. Gli ambiti in cui vengono utilizzate le tecnologie dell’informazione sono molti e le diverse tipologie di applicazioni tecnologiche sono scomponibili in questi comparti:

• Tecniche (applicazioni tecnologiche che trattano i dati di analisi, riguardanti la telefonia, la robotica, la gestione delle informazioni e delle immagini)
• Gestionali, cioè tutte quelle applicazioni tecnologiche che riguardano il mondo aziendale. Si dividono in:
  • Applicazioni gestionali operative, che sono quelle che gestiscono le attività aziendali (dati di malattia, timbri del cartellino…) per migliorare l’efficienza e l’efficacia dei processi aziendali
  • Applicazioni gestionali di controllo, che hanno il compito di monitorare ciò che avviene nelle applicazioni gestionali operative
  • Applicazioni gestionali decisionali, che hanno la funzione di utilizzare le informazioni derivanti dai processi come strumenti per capire cosa sta avvenendo e prendere decisioni adeguate o scegliere efficienti strategie
• Professionali, cioè quelle applicazioni tecnologiche utilizzate come supporto nel lavoro dei singoli per elaborare le informazioni (e.g. fogli elettronici e slide)
• Di intermediazione informativa (applicazioni tecnologiche, come i pos e la posta elettronica, che si occupano dello scambio di informazioni tra persone, dispositivi e aziende)

Differenza tra sistema informativo, informatico e organizzativo

Il sistema informativo è l’insieme delle informazioni utilizzate ed elaborate in un’organizzazione per il raggiungimento dei propri fini.

Il sistema organizzativo è l’insieme delle risorse umane e tecnologiche e delle regole, utilizzate per l’utilizzo coordinato di tali informazioni, in modo da erogare servizi agli utenti interni ed esterni all’organizzazione.

Il sistema informatico, invece, è la parte del sistema informativo le cui informazioni sono elaborate, archiviate e scambiate mediante l’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione. Nel tempo evolve, con l’evoluzione dell’azienda e delle tecnologie.

Struttura di un sistema informativo

Ci sono vari livelli:

• L’interfaccia utente
• Le applicazioni software
• Il software di base di ambiente e di sistema (sistema operativo, sistema gestione di basi di dati, e-mail…)
• Hardware centralizzato e distribuito
• Sistema di comunicazione di rete

Ciclo di vita di un sistema informativo

1. Pianificazione
2. Studio della fattibilità e analisi dei costi
3. Progettazione
4. Realizzazione
5. Manutenzione e gestione

È importante che ogni fase sia di qualità. Il primo step è quello più breve, mentre gli step seguenti richiedono ognuno più tempo di quello precedente. La modificazione dei processi è presente solo nelle fasi 1, 2 e 5.

Evoluzione dell’informatica

Come disciplina organizzativa ha passato questi stadi:

• Tecnologia di produzione
• Tecnologia di coordinamento e controllo
• Tecnologia di intermediazione

Invece, come disciplina tecnologica ha passato questi altri stadi:

• Mainframe, cioè modello a piramide degli anni ‘70
• Informatica individuale, grazie all’innovazione portata dai PC (anni ’80)
• Reti di comunicazione, cioè modello a rete (anni ’90)
• Informatica pervasiva, in quanto sempre più presente nella vita quotidiana (dagli anni 2000)

Anche le modalità di controllo dell’informazione sono cambiate:

• Negli anni ’70 solo poche persone avevano l’accesso ai dati
• Negli anni ’80 ognuno comincia a crearsi un proprio sistema informativo, si creano dei silos di dati
• Oggi l’informazione circola in modo libero, ma controllato, infatti non tutti gli utenti hanno accesso a tutto (esistono pagine che richiedono password…)

Risorsa ‘informazione’

Caratteristiche

• Ha un basso costo di riproduzione
• Aggiunge valore perché porta nuova conoscenza
• Offre vantaggio competitivo, in quanto è diffusa asimmetricamente tra le organizzazioni
• Richiede informazioni a rete
• Aumenta il divario tra processi efficienti e non efficienti

Impatto della risorsa ‘informazione’ sulle organizzazioni

L’informazione influisce sulla produzione e sull’erogazione del prodotto/servizio con intensità diversa in base all’ambito di cui si tratta:

• Nel caso dell’industria pesante l’informazione influisce poco sia sulla produzione che sull’erogazione del prodotto.
• In ambiti come il credito, i servizi e la pubblica amministrazione influisce molto sia sulla produzione che sull’erogazione dei servizi.
• Negli ambiti dell’industria leggera e della difesa influisce molto sulla produzione del prodotto, ma non sulla sua erogazione.

Passaggio dall’era industriale all’era dell’informazione

Nell’era industriale l’economia era orientata alla produzione, il paradigma era, infatti, ‘Produci e vendi’. Gli elementi importanti per un miglior accesso al mercato erano: la qualità, l’automazione e la capacità di espansione.

In seguito, con il fenomeno della globalizzazione, si ottimizzò il processo di orientamento al cliente e ai bisogni del cliente. Quindi, si entrò nell’era dell’informazione, in cui l’economia è orientata all’informazione e il paradigma è ‘Percepisci e Rispondi’. Fattori importanti per quest’era sono:

• L’innovazione dei prodotti
• L’ampliamento dell’offerta
• Il marketing
• La riduzione dei costi
• L’internalizzazione
• L’out-searching
• Il miglioramento del ROI

Dati

I dati possono essere di diverse tipologie:

• Operativi (importi di versamenti, ore di lavoro dei dipendenti…)
• Di controllo (saldo mensile, lavoro mensile di ogni reparto…)
• Di pianificazione (dati macroeconomici, indicatori generali, dati di budget…)

Inoltre, i dati si possono dividere anche in due famiglie in base alla loro propensione al cambiamento nel tempo. Ci sono:

• I dati di stato, che sono quelli caratterizzati da una variabilità molto bassa, sono chiamati anche dati di stock e tendono a rimanere inalterati nel tempo. Sono cioè costanti e descrivono proprietà naturali. Un esempio di questi dati sono quelli anagrafici.
• I dati sugli eventi, che sono quelli che descrivono cambiamenti di stato, transazioni e gli estremi delle operazioni registrate. Sono dati di flusso/di scambio.

Elementi cardine per l’azienda

• Organizzazione
• Sistema sociale (valori, cooperazione)
• Obiettivi e prestazioni
• Processi (comunicativi, produttivi e amministrativi)

Ogni azienda si evolve in base alle esigenze dei clienti. Il sistema informativo è ciò che supporta l’azienda in ogni fase del processo di evoluzione. Si parte dalla definizione del progetto organizzativo, in seguito si definisce la prestazione voluta e si creano delle applicazioni adeguate al contesto sociale in cui si sta operando.

Processi di elaborazione

Il processo che avviene quando un utente esterno chiede un servizio, viene richiesto alla macchina che utilizza informazioni provenienti dalla base di dati per “dare” il servizio richiesto all’utente. È il processo che viene svolto quando eseguiamo una ricerca su internet.

Classificazione dei processi e piramide di Antony

Dalla base al vertice la piramide di Antony prevede:

• Processi operativi (e.g.: contabilizzazione dei pagamenti dei cittadini, manutenzione delle strade…)
• Processi gestionali (e.g.: controllo pagamenti, solleciti, confronti mensili tra entrate previste ed effettive, piani regolatori…)
• Processi direzionali (e.g.: verifica costi e ricavi relativi a servizi sociali, definizione tariffe…)

Operativo di controllo direzionale

Modalità di elaborazione

In base alle esigenze viene utilizzata una differente modalità di elaborazione dei processi:

• Interattiva/on-line: usata per l’aggiornamento e per la consultazione di DB, consente un accesso in linea, ma non in tempo reale
• In tempo reale: l’elaborazione è sincrona con l’evento, rapidissima, spesso basata su input acquisiti da strumentazione. Sia la registrazione che la risposta di un evento precedono l’evento successivo.
• Elaborazione a lotti: vengono elaborati grandi volumi di dati, il tempo di elaborazione è molto lungo, infatti queste elaborazioni sono asincrone e non legate ad eventi esterni. Il supporto di input è costituito da input magnetici.

Struttura dei processi

1. Funzione: processo attivabile singolarmente
2. Modulo: insieme di funzione
3. Programma: realizzazione di funzioni tramite un linguaggio. Idealmente a ogni funzione dovrebbe corrispondere un programma.

Operazioni e processi sulle basi di dati

Sulle basi di dati si possono svolgere diverse operazioni, quelle di base sono:

• Creazione di nuovi dati (I)
• Lettura (R)
• Modifica (M)
• Cancellazione (D)

Inoltre si possono attuare particolari processi come:

• Updating (aggiornamento), che permette di mantenere lo stato della base di dati coerente con il mondo reale. Per farlo si utilizzano I, R, M, D.
• Interrogazione (enquiry), in cui si utilizza R.
• Il reporting, cioè l’attività che fornisce informazioni sui processi già avvenuti nella BD, questo non avviene in tempo reale (R).

Una base di dati è una raccolta di dati memorizzati, articolata in livelli contenenti diversi tipi di dati. È un insieme di tante tabelle che può essere navigata per trovare gli elementi di interesse. Una base di dati può essere:

• Operazionale, cioè finalizzata a operazioni e non ad analisi. Viene utilizzato il modello ER in modo da accedere velocemente ai dati di interesse.
• Analitica o di supporto decisionale, cioè finalizzata ad analisi. Solitamente è più chiara della corrispondente base di dati osservazionale, in quanto è ricostruita in base alle analisi desiderate.

Data base management

Sistemi DBMS sono interfacce generalizzate che permettono la condivisione dei dati con i processi e l’indipendenza tra i diversi processi. Infatti, i dati e i processi di un sistema informativo aziendale (SIA) sono in un rapporto di ‘molti-a-molti’. Per evitare problemi di gestione occorre definire il tracciato dei dati una sola volta in modo univoco, in modo che possano essere utilizzati adeguatamente nei processi.

Prima dell’invenzione dei DBMS in azienda, per rispondere a una determinata funzione applicativa si creava un apposito archivio. Mentre i DBMS consentono che più funzioni applicative accedano alle rispettive porzioni di dati di interesse dello stesso DB, senza dover duplicare i dati.

I DBMS comprendono:

• DDL (data description language): sistemi che forniscono un linguaggio standard per descrivere lo schema del DB, un esempio è SQL
• DLM (data manipulation language): sistemi che forniscono un linguaggio standard per accedere al DB, un esempio è SQL
• DBM (data base manager): interfacce che gestiscono l’esecuzione dei programmi
• FM (file manager): sistema che attiva l’accesso fisico agli archivi magnetici dell’elaboratore

Tipologie di DB

In base al tipo di schema che utilizziamo per strutturare i dati possiamo dividere i DB in:

• Relazionale: la BD è costituita da relazioni, cioè tabelle.
• Gerarchico
• Reticolare

Un SI all’interno di un’organizzazione è estremamente pervasivo, ha relazione con moltissime strutture nell’azienda ed è efficiente.

Architettura dei sistemi di supporto operativo

I sistemi di supporto operativo sono una serie di funzioni di elaborazione che interagiscono sulle BD, per migliorare lo svolgimento dei processi. Il processo è un insieme di attività che un’azienda svolge per arrivare a un determinato scopo. Mentre le BD sono degli archivi permanenti che memorizzano tutte le informazioni, che possono essere utilizzate dal sistema di supporto operativo.

I sistemi di supporto operativo nelle transazioni

I sistemi di supporto operativo supportano gli scambi informativi:

• All’interno dei processi operativi (supporto di processo)
• Fra diversi processi della stessa azienda (supporto intra-aziendale)
• Tra processi di diverse aziende (business to business)

Si definisce transazione qualunque scambio di natura economica. È, quindi, uno scambio tra due unità economiche di beni, servizi o informazioni. Le “unità economiche” possono essere due organizzazioni, due individui o due unità distinte della stessa organizzazione.

L’informazione generata dalla transazione descrive lo scambio indicandone:

• I contraenti
• I termini
• I presupposti

I SIA supportano gli scambi gestendo le applicazioni informatiche, aventi un’interfaccia utente, che consente di introdurre e osservare i dati e di interrogarli. I SIA elaborano delle informazioni attraverso algoritmi di elaborazione che hanno accesso alle BD.

Caratteristiche delle transazioni

I dati identificativi che permettono di individuare la singola transazione sono:

• La chiave della transazione
• La data
• La causale (tipologia della transazione)
• La chiave del documento, che verifica l’avvenuta documentazione della transazione

Gli attributi che descrivono il contenuto specifico della singola transazione sono:

• Il codice del prodotto
• La quantità
• Eventuali commenti, testi e grafici

I sistemi di elaborazione si possono dividere in due categorie di funzioni di elaborazione:

1. Dirette, cioè quelle che comprendono le elaborazioni attivabili dall’utente:
   • Visualizzazione e interrogazione della BD
   • Registrazione delle transazioni e aggiornamento della BD
2. Di amministrazione di sistema:
   • Gestione archivi
   • Gestione dei profili degli utenti
   • Operazioni periodiche di ripulitura
   • Caricamento della base di dati
   • Funzioni di sicurezza

Un sistema con un buon modello di relazione con il cliente ha le seguenti funzioni innovative:

• Interfaccia semplice e intuitiva basata su browser
• Catalogo con motore di ricerca
• Il cliente può visualizzare informazioni sullo stato dei suoi ordini
• Il sistema registra i dati del percorso di navigazione del cliente, cioè attua la click stream analysis
• Ha un sistema produttivo in grado di proporre al cliente una gamma di opzioni correlate con le sue preferenze

Es: Amazon

Esempi di transazione

Considerando una transazione come la raccolta degli eventi che avvengono nei processi dell’organizzazione per arrivare a uno scopo parziale o finale, esempi di transazione sono:

• Scambi tra impresa ed esterno o tra unità distinte della stessa azienda (ordini di clienti o di fornitori)
• Trasformazioni per la produzione di beni o servizi
• Movimentazioni di oggetti fisici internamente all’impresa (prelievo di un pezzo dal magazzino) o tra impresa e mondo esterno (spedizione di un pezzo)
• Certificazioni di eventi (pagamenti fatture, inserimento di un nuovo prodotto in catalogo…)

Portafoglio applicativo

Il portafoglio applicativo è l’insieme delle IT di un’azienda. Si divide in tre segmenti:

• Direzionale, che comprende le applicazioni informatiche a supporto dei cicli di pianificazione strategica e di controllo delle risorse aziendali, riguarda quindi i processi decisionali (es: controllo budget, reporting).
• Istituzionale, che comprende le applicazioni informatiche per i processi supporto, come amministrazione, gestione delle risorse umane e contabilità. Comprende, quindi, azioni molto importanti, che però non sono i primi obiettivi dell’azienda.
• Operativo, che comprende le applicazioni informatiche a supporto dei processi primari dell’azienda/di core-business, caratteristici dello specifico settore (es: produzione, vendita e distribuzione del prodotto).

Evoluzione delle applicazioni del portafoglio istituzionale

Il portafoglio istituzionale comprende applicazioni usate all’interno dei processi di supporto (adempimenti di legge come contabilità, previdenza e retribuzione), di supporto all’amministrazione di infrastrutture (immobili) e di supporto ai fattori di produzione (personale, scorte, denaro, impianti…).

Il portafoglio istituzionale è stato il primo a utilizzare SI. Negli anni ’70 nacquero i primi pacchetti applicativi per l’informatizzazione delle retribuzioni, delle fatturazioni e delle procedure contabili. Avevano bassa integrazione e non lavoravano in tempo reale. Negli anni ’90 ci fu un’integrazione tramite i sistemi ERP, che adottano un unico schema per la gestione amministrativa e delle risorse umane. Questi portarono una diminuzione dei costi di elaborazione e un aumento della capacità di elaborazione. Sono anche in grado di superare il problema della diversa legislazione attraverso la localizzazione, in modo da adattarsi alle norme delle diverse Nazioni. Puntano all’ottimizzazione e all’efficientamento dei processi confrontandosi con le aziende migliori e integrando informazioni.

L’informatizzazione ha reso molto più efficienti gli scambi di informazione nelle aziende. Il massimo dell’efficienza viene raggiunto quando tutto il processo è informatizzato. Così si arriva a una saturazione e viene richiesta un’ulteriore innovazione. Se questa diventa un costo, occorre diminuirlo. Si svolge, quindi, la gap analysis, cioè si controlla l’applicazione già esistente per vedere dove è migliorabile.

Catena del valore di una società di servizi (attività pri...