Organizzazione aziendale

DGSIA CISIA

Direzione generale per i sistemi informativi Coordinamenti Inter-distrettuali per i Sistemi

automatizzati: Informativi Automatizzati:

• •

Servizi e forniture sistemi informatici Individuazione delle esigenze informatiche

• e diffusione dei sistemi informativi agli uffici

Sviluppo e promozione risorse umane giudiziari

sistemi informatici •

• Coordinamento personale tecnico-

Sviluppo e monitoraggio sistemi informatici informatico

• Bologna, Palermo, Milano, Napoli e Roma

(presidi su altri distretti)

Quando un Tribunale ha una determinata esigenza, devono rivolgersi al MAGRIF, che deve raccogliere tutte

le istanze; dopodiché, le porta al “capo” dei MAGRIF, cioè il Referente Distrettuale per l’Innovazione (RID) che,

una volta all’anno, le porta al 7° commissione del CSM (Consiglio Superiore della Magistratura), che è dedicata

all’innovazione tecnologica. Quindi, si svolge una sorta di convegno, in cui discutono di queste richieste e

creano un documento finale che viene girato al Ministero della Giustizia.

→ →

MAGRIF RID 7° commissione CSM

Questo sistema burocratico è abbastanza difficile e disfunzionale.

Processo di sviluppo del software

Sono state fatte una serie di interviste e incontri formali a delle figure professionali del mondo della giustizia

(giudici, cancellieri, avvocati). È stato utilizzato il software Memento Database, che consente di raccogliere

osservazioni per ricercarli per parole chiave e per avere una visione d’insieme, per capire meglio quali fossero

i problemi più ricorrenti o le buone pratiche adottate dai Tribunali.

È stato riscontrato che i problemi più rilevanti facevano riferimento all’organizzazione; alcuni esempi:

• Difficoltà dell'Ufficio Giudiziario X a reperire l'organigramma completo e le informazioni del

personale: discrepanza tra i documenti interni all'Ufficio e i dati presenti sul sito web.

• Il Presidente dell'Ufficio Giudiziario A riferisce l'idea di proporre una class action per richiedere i

Dirigenti Amministrativi in tutti gli UU.GG.

• Mancanza di un canale di comunicazione diretto con il Ministero della Giustizia e assenza di

coordinamento tra UU.GG. e tra UU.GG. e Ministero della Giustizia.

• Sensazione del Dirigente Amministrativo di trascuratezza del lato amministrativo degli Uffici

Giudiziari.

• Mismatch di competenze: magistrati senza competenze informatiche occupano posizioni di MAGRIF,

RID e membri della STO.

• Criteri di creazione a monte dell'organico degli UU.GG. non chiari e richieste di copertura del

personale mancante non esaudite dal Ministero.

• Carenza di canali di comunicazione standardizzati tra MAGRIF, RID, CSM (STO) e Ministero della

Giustizia: incontri annuali insoddisfacenti e rischio di duplicazioni.

• Problema di Knowledge Management: i MAGRIF non sono messi nelle condizioni di poter attingere

alle buone prassi sviluppate in altri UU.GG. e, per risolvere problemi tecnici sugli applicativi - non

ricevendo nessun supporto esterno - collaborano con altri MAGRIF in maniera volontaria e non

formalizzata.

• La mancanza di procedure standardizzate, di una struttura, di canali di comunicazione agevoli nella

rete MAGRIF-RID-STO è causa di abbandono del lavoro o scarsa collaborazione.

• Resistenza al cambiamento: “più digitalizziamo e più devo lavorare”

• L'efficacia e l'efficienza delle prestazioni dipendono dal circolo virtuoso tra UU.GG. e territorio.

È quindi stata messa a punto una soluzione, attraverso lo sviluppo di un software per la gestione organizzativa

del personale (unico database continuamente aggiornato, che evidenzi scoperture d’organico).

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InnoRA Giustizia Org&Per = un ambiente digitale in collaborazione tra Università e Giustizia per

l’organizzazione degli Uffici Giudiziari.

Viene presentata una proposta di soluzione digitale, studiata per rispondere alle esigenze degli Uffici

Giudiziari italiani in tema di gestione del personale, sia amministrativo sia giurisdizionale, e dei relativi flussi

di lavoro. La soluzione è stata ideata nel 2023 nell’ambito del progetto Next Generation UPP finanziato dal

Ministero della Giustizia e sviluppata da un team coordinato dalla professoressa Ricciardi del Dipartimento di

Management “Valter Cantino” dell’Università di Torino.

Molte delle criticità riscontrabili nel sistema giustizia sono riconducibili a problemi di gestione del personale;

i problemi più visibili sono legati a

• Sottodimensionamento degli organici

• Alti tassi di abbandono e richiesta di trasferimento, che tengono in affanno gli uffici e che hanno

creato spesso un senso di impotenza e di isolamento.

Ma altrettanto importanti sono i problemi meno visibili, come:

• Difficoltà nei processi di valutazione e motivazione delle persone

• Mancanza di un supporto dedicato, che aiuti gli uffici ad implementare cambiamenti e soluzioni

concrete, anche digitali, per alleggerire e migliorare il lavoro.

Si ritiene che non sia possibile affrontare questi problemi senza un sistema avanzato e integrato di gestione

delle persone e dell'organizzazione, studiato specificamente per gli uffici giudiziari. Tale sistema deve saper

rispondere agilmente alle esigenze interne dei singoli uffici, ma anche abilitare una maggiore collaborazione

orizzontale e verticale all'interno del sistema giustizia.

Pertanto, a seguito di un'accurata analisi delle soluzioni disponibili, si è avviata una partnership con BKM del

gruppo Zucchetti per sviluppare un sistema ad hoc la base della piattaforma Active Trees. Per la

coprogettazione e la sperimentazione pilota del nuovo sistema, si è potuto contare in particolare sulla

preziosa collaborazione del Tribunale di Cuneo. Si è, quindi, fatto convergere nel nuovo sistema tutti i dati e i

documenti relativi alla struttura organizzativa e al personale di questo ufficio giudiziario, che erano sparsi in

varie fonti e archivi, creando così un ambiente unico che evita duplicazioni e rende facile e veloce

l'aggiornamento continuo in tempo reale.

Qui si può vedere un esempio di scheda persona all'interno del software: in questa scheda è possibile ritrovare

facilmente tutti i dati e gli allegati, dal contratto alle esperienze di formazione; inoltre è possibile mappare e

gestire la partenza di una persona più unità organizzative, incarichi multipli, l'interim e l'assegnazione a uno

o più progetti. Il sistema tiene traccia dello storico e delle previsioni di nuove assunzioni o uscite, ad esempio

per pensionamento. 62

Sulla base dei dati inseriti il sistema genera in automatico un organigramma in formato standard che può

essere esplorato a livello di dettaglio desiderato. L'organigramma è navigabile anche nel tempo, infatti grazie

alla gestione storica dei dati è possibile, ad esempio, confrontare l'organigramma attuale con quello di 5 anni

fa o con quello prevedibile tra un anno, sulla base dei pensionamenti e delle prese di servizio attese.

Inoltre, è possibile eseguire delle simulazioni e delle analisi di ipotesi e scenari organizzativi; essendo generato

in automatico dal sistema a partire dalla base dati unificata sul personale, l'organigramma è costantemente

aggiornato.

Sono possibili diversi tipi di visualizzazioni a seconda delle esigenze, ad esempio il presidente e il dirigente

amministrativo potranno accedere a visualizzazioni molto più complete di quella prescelta per apparire sul

sito web del Tribunale. Grazie a questo sistema, è possibile individuare e dimostrare tutte le scoperture di

organico non solo a livello aggregato, ma anche a livello di dettaglio, in ogni singola unità organizzativa.

In questo esempio, nella scheda cancelleria fallimenti e procedure concorsuali del Tribunale di Cuneo, sono

indicate le persone che attualmente ci lavorano, come pure l'organico che sarebbe previsto per consentire a

questa cancelleria di funzionare a pieno regime.

Grazie alla funzione di confronto

organico, vengono evidenziate

le eventuali scoperture:

nell'esempio reale manca

un'assistente giudiziario e

inoltre un funzionario

giudiziario è presente solo al

50%, perché lavora anche in

un’altra cancelleria. 63

Il sistema proposto può supportare tutte le attività tipiche della gestione del personale, come ad esempio la

gestione delle presenze.

Supporta anche le funzioni più avanzate, come i piani di aggiornamento delle competenze.

La piattaforma può offrire un canale unificato di condivisione di risorse e di attività per la formazione continua

del personale degli uffici giudiziari; nell'esempio si può vedere che il sistema consente di guidare e

semplificare molto il processo di valutazione del personale, automatizzando tutte le attività ripetitive e in

coerenza con le procedure ministeriali.

Spesso, la sfida più difficile nell'organizzazione è legata a chi fa che cosa, cioè alla mappatura, gestione e

innovazione dei flussi di lavoro. Il sistema risponde a questa sfida incorporando lo standard BPMN per la

mappatura dei flussi di lavoro e collegandolo alla banca dati del personale, aggiornata in tempo reale.

Si tratta di una funzionalità all'avanguardia, che facilita molto l'analisi dei colli di bottiglia, la sperimentazione

di alternative e l'adattamento delle innovazioni ai diversi contesti presenti a livello nazionale.

L'esempio illustra un cambiamento reale introdotto dal tribunale di cuneo nella procedura di trasmissione

degli atti giudiziari all'agenzia delle entrate per la riscossione della tassa di registrazione: tale cambiamento

di procedura ha portato ad un abbattimento dei tempi di lavoro per ogni pratica da 25 a quattro minuti,

rendendo inoltre non più necessaria la figura dell'autista.

Oltre a queste funzionalità particolarmente avanzate e sofisticate, il sistema consente di rispondere

agevolmente a esigenze semplici ma spesso di grande impatto, in termini di efficienza ed efficacia.

Tramite il sistema è possibile mandare facilmente email anche in automatico a tutte le persone con

determinate caratteristiche per qualsiasi esigenza di servizio; ad esempio, sarà possibile mandare in pochi

istanti una comunicazione specifica a tutti i Cancellieri oppure tutti gli addetti UPP tutte le persone che hanno

partecipato a un certo progetto o tutti i magistrati che hanno preso servizio negli ultimi 5 anni ecc. con la

sicurezza che l'elenco dei destinatari sia completo e aggiornato in tempo reale dal sistema.

Questo sistema è progettato per poter essere utilizzato in prospettiva da tutti gli uffici giudiziari italiani in

modo da consentire una visione d'insieme e una crescita coord