Appunti Archivistica 2023-24 (prima parte)

CARTULARI:

monasteri, abbazie, ma esistevano anche di istituzione laiche come gli ospedali. Nel caso sardo abbiamo i

“condaghes”, sono i corrispondenti dei cartulari. I documenti nascevano sciolti su pergamena e il

contenuto veniva copiato e talvolta riassunto. Motivo per il quale del medioevo si conservano di più i

registri rispetto alle pergamene, che venivano considerate poco importanti una volta he il contenuto era

stato copiato.

4. libri nei quali i Comuni medievali italiani (famosi sono quelli di Genova) raccoglievano

LIBRI IURUM:

privilegi, regolamenti, concessioni, quindi tutta la giurisprudenza del Comune medievale. Anche a

Cagliari li abbiamo: libro giallo e libro verde. libro dei privilegi della città di Cagliari

LIBRO VERDE:

5. libro delle giunte comunali, anche in Sardegna nello speci co a Cagliari nel 1700

LIBRO DE JUNTAS:

6. ricevute del Banco di Napoli, ‘500 e ‘600; colui che compilava le ricevute aveva con se uno

FILZE:

spillone con cui in lzava volta per volta questi pezzetti di carta; una volta completo si chiudeva

l’esercizio, si metteva un lo e si creava un rotolo grande.

7. In età napoleonica si cambia totalmente lo standard di catalogazione e archiviazione. Sia i titolari di

classi cazione che il registro di protocollo sono stati introdotti dalla’Amministrazione Napoleonica,

nel decreto del 1797, che prevedeva l’istituzione dei dipartimenti francesi e del territorio italiano, si era

prevista l’istituzione di queste. In tutti i territori amministrati dal Governo Napoleonico e suddivisi in

circoscrizioni e dipartimenti hanno adottato la passi di protocollare e classi care tutti i documenti in

entrata e in uscita. Il sistema si è rivelato talmente ef cace che si è mantenuto con la Restaurazione ed è

stato esteso ad altre realtà ed è arrivato no a noi.

8. Primi decenni dell’Unità d’Italia: si mantengono i sistemi di protocollo e classi cazione si legifera in

materia. Nel 1897 è stata inviata dal Ministero dell’Interno la a tutti i comuni

circolare Astengo

italiani. Viene organizzato un titolario di classi cazione con 15 categorie diverse, una in più rispetto a

noi, relative alle fa quel momento i comuni avrebbero

funzioni dei Comuni del Regno d’Italia.

dovuto organizzare la loro documentazione in formazione seguendo questo titolario e organizzando i

fascicoli secondo queste categorie. Si è veri cato successivamente che da alcuni non è stato applicati, ma

anche che da alcuni è stato adottato a ritroso, quindi applicato anche all’archivio storico, cosa sbagliata

perché deve essere applicato solo in avanti.

9. E’ stato poi approvato un documento simile anche per le sia 8

Amministrazioni degli Uf ci Statali;

che 9 sono arrivati no alla ne del Novecento, anche se in epoca cartacea non tutto veniva classi cato in

maniera corretta. Si dice che sono stati snaturati: si è pensato ingenuamente di modi care le categorie,

riducendo il loro numero o aggiungendone.

10. La normativa si è evoluta dalla ne del Novecento e l’inizio del Duemila, soprattutto con l’applicazione

dell’informatica o alle evoluzioni legislative negli altri settori che poi si sono ri esse necessariamente nella

produzione e conservazione archivistica. Attraverso la nuova applicazione legislativa e il riconoscimento

delle nuove tecnologie informatiche si è arrivati all’amministrazione odierna degli archivi di

informazione. Il incide particolarmente sull’organizzazione degli archivi di

decreto n.165 del 2001

informazione. Se amministrare signi ca valicare le singole situazioni che si veri cano alla luce di ciò che

è successo prima, progettare e programmare in maniera incisiva ma procedere passo dopo passo secondo

obiettivi che hanno determinate scadenze tenendo conto delle risorse umane e nanziarie, e veri care

volta per volta gli obiettivi che vengono raggiunti è fondamentale che l’archivio, in quanto prova

dell’attività del soggetto produttore, sia ben organizzato e facilmente interrogabile. 8

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11. ogni istituzione pubblica deve individuare una o più aree amministrative omogenee

DPR 445 del 2000:

e a queste competono il protocollo e l’organizzazione dell’archivio in formazione. Quest serve per non

creare confusione in area amministrativa: se il protocollo è univoco non c’è il rischio che all’interno della

stessa area amministrativa si creino doppi protocolli o confusione nell’organizzazione della

documentazione che si ri ettono negli errori di conservazione. Altro aspetto introdotto è che i documenti

gestiti in maniera informatica possono garantire sicurezza, integrità, puntualità, ef cacia, il sistema deve

essere organicato in modo tale che i documenti riguardanti la stessa pratica siano facilmente collegabili

tra di loro e facilmente rintracciabili e accessibili.

La Pubblica Amministrazione distingue la documentazione che deve essere necessariamente protocollata

(come la corrispondenza) e documenti che possono essere anche solo repertoriati (come le circolari, delibere

della giunta, etc) quindi documenti af ni per tipologia ma differenti per contenuto, e diventano gli strumenti

stessi della ricerca. Nei repertori si indica la data e l’ordine del giorno se necessario, e anche questi hanno

rilevanza giuridica e probatoria.

Altro strumento fondamentale che è stato introdotto è il il quale

manuale di gestione documentale,

indica come gestire i documenti. Ogni amministrazione pubblica deve adottare un manuale di gestione, dove

sono individuati i responsabili dei procedimenti, il che signi ca che il responsabile in caso di dolo etc, deve

rispondere di fronte alla legge. Il manuale descrive come quella tipologia di pubblica amministrazione debba

procedere nell’organizzazione della sua documentazione, come si conserva e come gestire i rapporti col

cittadino che richiede informazioni etc. (Sono presenti i glossari per speci care cosa si intende con un

determinato termine anche in contesti differenti.)

Ci sono poi gli ci sono le norme norma internazionale relativa

standard internazionali: UNISO,

all’organizzazione della documentazione internazionale, per gestire i ussi documentali in maniera ef cace

ed ef ciente; lo standard prevede indicazioni in merito alla conservazione della memoria dei soggetti

produttori pubblici, mantenendo la memoria di enti, persone e collettività. Non dobbiamo interpretare

l’archivio delle istituzioni pubbliche come qualcosa a noi estraneo, noi siamo cittadini di uno stato cittadini di

un comune, e dobbiamo concepire quindi la documentazione pubblica come bene pubblico, tutelandola e

salvaguardandola come tutto ciò che ci appartiene ed è bene pubblico.

L’ef cacia di un archivio correttamente organizzato in formazione si ri ette nella corretta

conservazione nel tempo, ma non solo per consentire l’ordinaria amministrazione, ma

ed è anche per questo che si

l’ordinaria conservazione della memoria negli anni a venire,

interviene anche in maniera importante sul digitale perché i documenti digitali che non sono scritti su carta

ma su ussi di bit hanno bisogno di apparecchiature per essere decodi cati. Noi rischiamo di perdere il

digitale molto più facilmente rispetto al cartaceo.

Il valore dell’archivio non risiede solo nei documenti ma in quelli che sono i legami che si

Perché l’archivio si è costituito in

sono costituiti tra i documenti, quindi nel vincolo archivistico.

quel modo, perché ha quel tipo di documentazione, sono domande che trovano risposta solo se l’archivio lo si

conosce nella sua interezza; estrapolare dal contesto (o dal tutto) uno o un gruppo di documenti non ci darà

risposte, perché non considerando i legami che può avere con altri documenti avrò molte meno risposte. 9

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ARCHIVIO DI DEPOSITO

la documentazione continua ad avere una rilevanza per il soggetto produttore ma non ne ha una necessità

quotidiana; non dovendo rimanere necessariamente a portata di mano può essere spostata in un altro locale,

che normalmente si chiama puliti e organizzati.

deposito:

La fase formativa è quella della quale il soggetto produttore ha necessità di avere i documenti a portata di

mano perché i processi sono ancora in corso; nel momento in cui la pratica si chiude i fascicoli passano

all’archivio i deposito; è la naturale progressione della conservazione della documentazione.

Per quanto tempo deve stare in deposito?

La legislazione pone delle scadenze differenti.

Nell’ultimo codice dell’Amministrazione Digitale si è abbassato il termine di deposito per i documenti

prodotti negli uf ci statali a prima era 40 anni. Per gli altri enti pubblici non statali, la durata è

30 anni, 40

Nel caso degli archivi privati, come le imprese e le fondazioni, la fase di deposito dura

anni. 40 anni.

Le liste di leva verranno mandate alla fase storica dopo 70 anni.

Esiste un’altra tipologia di archivio, notarili distrettuali, dov i notai depositano la loro documentazione, che

mantengono la loro documentazione per ovvero per i 100 anni successivi alla cessazione

100 anni,

dell’attività del notaio.

In deposito vanno i documenti che hanno esaurito la loro fruizione quotidiana, ma per esigenze

amministrative e pratiche è necessario che siano vicino all’Amministrazione; deve mantenere quanto più

possibile l’organizzazione del corrente,

La fase di deposito non è una fase di limbo o di stallo, ma dove si lavora perché la documentazione deve

essere razionalizzata, fase all’interno della quale si eliminano tutte le fotocopie, lasciando in archivio solo i

documenti effettivi.

Il deposito deve essere organizzato a norma di legge, sia per quanto riguarda la sicurezza dei lavoratori, sia

per quanto riguarda la conservazione dei documenti (temperature, umidità, luce, calore, etc). Non deve essere

riposta senza criterio, am deve continuare a rispecchiare l’organizzazione data in fase di organizzazione, i

fascicoli delle stesse serie saranno così ricongiunti e così via.

Come avviene il momento di passaggio?

Essendo la fase di deposito quella nella quale le pratiche non sono più in corso ma cessate, queste vengono

portate in deposito solo dopo la loro chiusura. Normalmente nella prassi amministrativa si tende a fare

questa operazione non quotidianamente, ma generalmente avviene a inizio anno, quando si chiudono il

protocollo dell’anno solare precedente e se ne l’aperto un altro, spostando il vecchio registro al deposito e la

ricognizione nei vari uf ci della documentazione relativa a pratiche chiuse.

In altri casi le pratiche possono rim