Viaggi organizzati

I viaggi sono l’insieme dei servizi usufruiti dai turisti durante i loro spostamenti. Prendono il nome di viaggi tutto compreso (package tour) quelli che hanno una durata superiore alle 24 ore o prendono almeno un pernottamento, si compongono di almeno due servizi compresi fra trasporto, alloggio e altre prestazioni. I viaggi proposti dai tour operator sono comunemente chiamati viaggi organizzati su richiesta. In questo caso si parla di viaggi a domanda. L’operatore che predispone viaggi su misura è definito tour organizer. I tour operator cominciano a rendersi conto che la concorrenza di Internet si fa sentire e quindi crescono da una parte di arricchire i loro cataloghi e dall’ altra aprano siti nei quali consentono all’ utente finale di organizzare il proprio pacchetto. L’ operatore raccolto tutti i dati necessari in un foglio di richiesta deve cercare le migliori combinazioni tariffarie, l’agenzia tende a utilizzare i servizi già predisposti, cercando di indirizzare proprio su richiesta del viaggiatore. Se l’agenzia che riceve la richiesta opera abitualmente come intermediaria, cercherà fra i programmi di tutti i tour operator con cui lavora quanto di più simile a ciò che il cliente desidera. Se invece la richiesta è presentata a un tour operator, la sua possibilità di risposta è ridotta, perché si limita all’offerta dei suoi prodotti. Il tour organizer si occupa, di viaggi per gruppi tuttavia, anche grazie alla possibilità di dynamic packaging semplice la predisposizione di viaggi per individuali. Gli elementi da prendere in considerazione possono essere:
-I soggetti richiedenti;
-Gli obiettivi del viaggio;
-La durata e l’epoca di svolgimento del viaggio;
-I mezzi di trasporto da usare e le vie da seguire;
-I servizi di recettività ;
-I servizi accessori.
Il primo elemento da valutare riguarda le persone che richiedono il viaggio. Età delle disponibilità economiche, del grado di cultura, dello status sociale, permette di predisporre un viaggio veramente su misura; se il cliente non è conosciuto, l’agente provvede a studiarlo. La risposta è facile se i soggetti richiedenti esprimono esigenze precise. Se l’esigenza espressa è quella di fare genericamente del turismo, la risposta non può che essere trovata nei pacchetti già predisposti. Durata del viaggio ed epoca del suo svolgimento sono scelte, dal richiedente. È opportuno che l’operatore controlli con cura i tempi, evitando soste lunghe o troppo brevi. L’ epoca del viaggio condiziona la natura dei servizi da fornire. Nei viaggi individuali a domanda i mezzi di trasporto vengono indicati dai clienti. La scelta degli orari, può essere fondamentale nell’ economia di un viaggio. È poi compito dell’agente operare le scelte relative alle tariffe. Chi viaggia a spese dell’azienda. Chi si occupa della scelta del mezzo di trasporto, deve stabilire dei contatti personali presso i vettori in modo da ottenere sempre le condizioni più favorevoli. Si tratta di una scelta per la quale la conoscenza dei gusti della clientela è molto importante. Se l’agenzia si limita a rivendere un soggiorno predisposto da un tour operator, può ottenere da questo tutte le informazioni che gli necessitano sugli alberghi proposti. Se invece l’agenzia agisce come tour organizer il suo impegno cambia. La conoscenza personale è comunque un elemento preferenziale, perché può essere collegata con disponibilità di allotment e di condizioni tariffarie particolari. Per i viaggi d’affari sono, abbastanza ridotti. Nessun problema sorge per il rivenditore di pacchetti già predisposti: i servizi di accoglienza e di accesso sono facoltativi. Si deve comunque tener presente che, anche laddove è possibile fornire numerose visite ed escursioni, esse devono essere distribuite con cura, senza sovraccaricare il viaggio. Al viaggiatore in arrivo per turismo in una città che non conosce è opportuno proporre innanzitutto una visita generica guidata, seguita da una pausa di tempo libero. Alcuni particolari spesso creano al viaggiatore la sensazione di trovarsi di fronte a un’ organizzazione ben articolata e degna di fiducia. In questo contesto va inserita la fornitura di servizi accessori. Quando la richiesta del cliente può trovare soddisfazione in un pacchetto di servizi già predisposto, il relativo prezzo è già pubblicato e quindi non si creano particolari problemi di calcolo. Mentre le operazioni di prenotazione vanno eseguite con il più largo margine di anticipo. L’ emissione della biglietteria avviene l più tardi possibile. Le operazioni da eseguire per predisporre un viaggio individuale su domanda sono:
-Redazione del foglio di richiesta, sottoscritto dal cliente;
-Redazione di un prospetto relativo ai trasporti;
-Redazione di un prospetto relativo ai servizi alberghieri;
-Redazione di un prospetto relativo agli altri servizi;
-Redazione di un prospetto riepilogativo dei costi,
-Preparazione dell’itinerario analitico;
-Preparazione del viaggio al cliente.
Quando viene richiesto un viaggio per gruppo, l’operatore può cercare un servizio già predisposto di vendere semplicemente dei servizi che la comitiva si deve autogestire. Più frequentemente l’agenzia assume le funzioni di tour organizer e predispone una programmazione ad hoc.
È indispensabile identificare i diversi soggetti che partecipano al viaggio. Spesso si tratta di gruppi omogenei, l’organizzazione del sevizio è semplificata. Quando i gruppi non hanno obiettivi precisi, è semplificata. Quando i gruppi non hanno obiettivi precisi, è opportuno ridurre allo stretto necessario i servizi comuni, allargando dei servizi individualmente. Sono sempre più frequenti gruppi che si spostano per motivi precisi. Se, il gruppo viaggia genericamente, si dovranno alternare momenti collettivi con momenti individuali. I servizi di interesse comune saranno fissi, gli altri, facoltativi, dovranno prevedere una gamma di opzioni la più vasta possibile. La scelta del viaggio del mezzo di trasporto per un viaggio di gruppo è molto diversa da quella relativa a un servizio individuale. Difficilmente il gruppo usa il treno. Sulle medie distanze è molto comodo il pullman. Sulle lunghe distanze l’uso dell’aereo comporta spesso delle scelte difficili. L’affitto di un aereo può non essere conveniente. E poi la determinazione di una tariffa aerea per i gruppi è complessa, è molto importante conoscere le persone giuste presso i vettori. Vanno precisate le stanze e le loro caratteristiche predisponendo una rooming list che deve prevenire all’hotel almeno sette giorni prima dell’inizio del soggiorno. La corretta e rapida assegnazione delle camere costituisce un elemento molto importante. Il trattamento è spesso di pensione completa o di mezza pensione, mentre può essere di B&B quando l’agenzia si limita a fornire i servizi base. I prezzi per i gruppi, infine, sono sempre netti spesso viene applicato il forfait hotelier, cioè un prezzo globale, comprensivo di tutti i servizi forniti ai clienti. A un gruppo è opportuno anche fornire il transfer in partenza, che evita ai singoli componenti l’onere di recarsi in aeroporto con i propri bagagli. Un servizi molto apprezzato dai viaggiatori è costituito dal check-in dei bagagli in albergo. Riguardo alle visite e alle escursioni si possono distinguere due casi. Se si tratta di una comitiva che viaggia con uno specifico obbiettivo e richiede precisi sevizi, tali servizi saranno considerati fissi nel viaggio. Un gruppo che si reca per turismo in una determinata località è bene che non sia sovraccaricato di visite ed escursioni. Per quanto riguarda i prezzi, anch’essi sono sempre netti di provvigioni. Per quelli di comitiva costituiscono spesso una necessità. Necessità di procurare passaporti collettivi, visti consolari, permessi di ingresso in paesi stranieri. È frequente la stipulazione di assicurazioni. In molti casi è prevista l’assistenza di accompagnatori, ma possono essere assistenti locali. L’accompagnatore deve essere in possesso un’apposita autorizzazione regionale e viene pagato fra gli 80 e i 120 € al giorno. L’accompagnatore che conduce il gruppo per tutto il viaggio è impegnato con esso 24 ore al giorno. All’accompagnatore che presenta la propria opera nei viaggi è spesso richiesta la patente idonea per condurlo, quest’ultimo può guidare solo per sei ore consecutive, trascorse le quali deve avere il cambio. La stesura dei preventivi è simile a quella dei viaggi individuali. Si tratta di viaggi organizzati dalle imprese allo scopo di migliorare i loro rapporti con i fornitori, ai quali regalano un’esperienza da essere ricordata positivamente. Devono essere organizzati da imprese specializzate. Tale imprese prendono il nome di incentive houses. Il progetto per un viaggio da offrire l pubblico può nascere in vari modi. Un operatore si trovi a diffondere a prezzi favorevoli, di allotment o di posti su determinati voli. In altri casi ancora sono le destinazioni che intendono lasciarsi a sponsorizzare viaggi verso di esse, prezzi molto competitivi sui servizi e contributi per la stampa dei cataloghi. I maggiori possono anche puntare su operazioni di condizionamento del mercato giocare, su un uso abile delle tariffe e sulla conoscenza di buoni corrispondenti, i minori, devono disporre di qualche idea originale. Si tratta di un soggetto noto, è possibile organizzare un prodotto soddisfacente. Nel caso di viaggi offerti al pubblico, si deve individuare un ipotetico cliente- tipo. Proporre un prodotto appetibile a partire dai diversi motivi per cui un turista può essere indotto a viaggiare. Si possono offrire tour generici, il cui obiettivo fare del turismo, oppure viaggi a tema. L’organizzazione di viaggi con scopi generici è più semplice, perché è basata su servizi già noti, ma in questo campo la concorrenza è molto ampia. La progettazione di viaggi a tema è più difficile, perché spesso si tratta di inventare pacchetti del tutto nuovi. Tuttavia è in questo ambito che si possono trovare segmenti di mercato non sfruttarli dalla concorrenza. Per i soggiorni al mare, ai monti è di solito, la settimana. Per i soggiorni di studio, due-tre settimane. I viaggi più rigidi sono i tour di gruppo in paesi considerati ancora esotici. Questi hanno una durata due-tre settimane. La tendenza del turista di oggi è quella di programmare molti viaggi brevi ogni anno, piuttosto che un unico viaggio lungo,conseguentemente i tour operator devono adeguare a questo mutato atteggiamento la loro offerta. il grosso problema di vendere anche fuori stagione . attualmente questo obiettivo viene perseguito in due modi fondamentali :con la differenziazione dei prezzi e con la diversificazione della clientela. Lo sviluppo dei vettori low cost crea nuove opportunità,rende il mercato più complesso, perché difficilmente i tour operator riescono a usare i vettori no frills,
indisponibili a creare charter e alla concessione di allotment. Quando il viaggio riguarda i gruppi le tariffe con i vettori vanno contrattate al di là dei prezzi pubblicati, per gli operatori che sono integrati verticalmente con una compagnia aerea , il discorso spesso si rovescia: i viaggi vengono organizzati per soddisfare l’ esigenza di riempire i posti degli aerei. La prima cosa da tenere presente è che il tour operator deve vedere gli alberghi ne quali invia i propri clienti. Quando il tour operator conclude un contratto con un albergo deve avere in mente con grande precisione il cliente al quale il soggiorno destinato. Nell’ aspetto qualitativo è importante che l’ albergo sia di dimensione più ampie rispetto al numero dei passeggeri che invia, per fornire garanzie in caso di sovrapposizione in casa di prenotazioni. I viaggi offerti al pubblico vengono presentati sotto forma di pacchetti nei quali la maggior parte dei servizi di accesso è facoltativa con il duplice scopo di contenere il più possibile i prezzi dei viaggi, per attrarre il cliente. Un tour organizzato comprende nel prezzo almeno una visita di rito delle località dove l’ itinerario conduce, mentre sono lasciati facoltativi altri servizi di accesso. Un po’ diverso è il discorso riguardante i transfer che, in un viaggio organizzato, sono spesso inseriti nel prezzo. Si limitano alla fornitura di eventuali visti consolari, di assicurazioni, di qualche pasto in corso di viaggio e, dell’ accompagnatore ,il ruolo di quest’ ultimo non è solo di tipo tecnico . Non a caso lo si definisce sempre più frequentemente tour leader, per sottolineare il ruolo di capogruppo. I suoi compiti sono anche di assistenza di cura della coesione del gruppo e di continuo collegamento con tutti i fornitori dei servizi. L’ itinerario scaturisce dal concorso di tutti gli elementi citati. L’ originalità dell’ ideazione può non concordare con le esigenze tariffarie. L’ esigenza può trovare la necessaria disponibilità del ricettivista. Ne consegue che molti saranno i progetti, ma poche, saranno le effettive realizzazioni. Dal punto di vista della definizione dei prezzi vanno distinte due situazioni diverse. Quella del servizio isolato per i quali , si possono fare calcoli di full costing o di break even , e quella del pacchetto che si ripete regolarmente,per i quali il metodo di calcolo più comune è quello del prezzo medio. Un viaggio programmato viene di solito presentato a mezzo di catalogo, anche se crescono le offerte su internet. Va pubblicizzato attraverso i canali opportuni: da giornali pubblicità murale. La vendita avviene a mezzo di agenzie di viaggio . non sempre l’ operatore può essere sicuro di tutti i servizi forniti nel corso del viaggio. Alcuni possono rivelarsi poco opportuni, perché costringono a inutili corse i viaggiatori, altri possono apparire poco adatti alla clientela. Finché si parla di sostituire un servizio con un altro dello stesso fornitore, il problema è facilmente risolvibile. Quando invece c’è da sostituire un fornitore, il problema si complica perché chi ha programmato una serie di viaggi ha stipulato dei contratti di una certa durata. Un altro problema che si può presentare è quello dell’ insufficiente numero delle iscrizioni. L’ annullamento del viaggio può riflettersi negativamente sul nome dell’ operatore.