Il voucher viene rilasciato sempre in forma scritta, compilato manualmente o tramite software; ogni agenzia ha la possibilità di scegliere la forma, le dimensioni e i colori che risultano più adeguati all'immagine aziendale.
Gli elementi essenziali che devono essere sempre riportati in un voucher sono:

  • la ragione sociale dell'agenzia emittente, con relativo indirizzo;

  • il numero progressivo, con eventuale sigla;

  • la data di emissione del documento;

  • la quantità delle camere, la loro tipologia, l'arrangiamento pattuito e il numero delle notti o dei giorni di permanenza;

  • il nome del cliente;

  • la data di arrivo e di partenza del cliente privato o del gruppo;

  • il numero delle persone che usufruiscono dei servizi indicati e l'eventuale gratuità per i gruppi;

  • il nome, l'indirizzo e il numero di telefono del fornitore dei servizi;

  • il tipo di pagamento pattuito;

  • il timbro e la firma dell'emittente.
  • La commissione
    L'albergatore riconosce all'agenzia di viaggi per il lavoro svolto una commissione o provvigione, cioè un compenso che può variare a seconda della tipologia di servizio offerto, del volume delle vendite, degli accordi stipulati fra le parti.
    Le provvigioni più comuni oscillano tra l'8 e il 10%, ma non è da escludere che, in base ai contratti stipulati tra agenzia e hotel, possano essere accordate anche percentuali più elevate.
    La commissione viene calcolata sul prezzo dei servizi forniti, fatta esclusione degli extra, e si calcola prevalentemente al netto IVA, anche se ci sono dei casi in cui viene considerata al lordo IVA.
    Quando la commissione è al netto, occorre:

  • scorporare l'IVA dall'importo totale del soggiorno;

  • calcolare sull'imponibile la percentuale di provvigione stabilita;

  • alla provvigione così ottenuta aggiungere l'IVA per le agenzie di viaggi del 21%;

  • sottrarre dall'importo totale del soggiorno del cliente il totale provvigione.
  • Quando la commissione è al lordo, occorre:

  • calcolare sull'importo totale del soggiorno la percentuale di provvigione stabilita;

  • alla provvigione così ottenuta aggiungere l'IVA per le agenzie di viaggi del 21%;

  • sottrarre dall'importo totale del soggiorno del cliente il totale provvigione.
  • Il netto hotel è l'importo che rimane all'albergo una volta pagata la provvigione all'agenzia di viaggi.

    Le tipologie di voucher
    Esistono diverse tipologie di voucher: possiamo individuarle in base ai parametri.

    A seconda degli intestatari, troviamo:

  • voucher individuali;

  • voucher collettivi.
  • A seconda della tipologia dei servizi prenotati, troviamo:

  • voucher per visite guidate, escursioni, sightseeing;

  • voucher per servizi di transfer;

  • voucher per servizi ristorativi;

  • voucher per servizi alberghieri.
  • I voucher per i servizi alberghieri e la loro contabilizzazione
    Il voucher per i servizi alberghieri è quel tipo di documento che ha come oggetto principale la fornitura dei servizi di alloggio, ristorazione e complementari. Le prestazioni in esso indicate sono offerte dai fornitori dei servizi che sono legati all'agenzia da un contratto di collaborazione e variano in base alle richieste di ciascun cliente.
    Il voucher, dal momento in cui viene emesso fino al momento in cui cessa di produrre i suoi effetti, passa attraverso le quattro fasi principali.

  • Emissione: l'agenzia di viaggi emette il voucher, compilando in tutte le sue parti e specificando nella dicitura "forma di pagamento" le modalità di pagamento da adottare. Una volta compilato il modello, e inseriti tutti gli elementi essenziali, il banconista dell'agenzia consegna l'originale al cliente, che lo presenterà alla reception dell'albergo il giorno del suo arrivo.

  • Onoramento: il cliente, giunto in hotel, nella fase del check-in consegna al receptionist il voucher, affinché gli vengano forniti tutti i servizi indicati sul documento.

  • Presentazione al pagamento: terminato il soggiorno, il cliente si reca alla reception e, in base alla tipologia del voucher, effettua il check-out. L'albergo, successivamente, invia l'estratto conto, dove viene evidenziato il conteggio della provvigione.

  • Pagamento: è l'ultima fase del ciclo del voucher e prevede l'emissione della fattura commissioni.

  • I voucher alberghieri possono suddividersi, in base al tipo di accordo stipulato:
  • voucher di riserva;

  • voucher di deposito;

  • voucher forfait;

  • voucher full credit.
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