Preparazione

Fare in modo che tutto sia pronto per l'arrivo dell'ospite significa effettuare dei controlli prelimiari, partendo dalla prenotazione e analizzando le richieste espresse dal cliente. Solo in questo modo si può essere certi di predisporre ogni reparto in modo da rendere perfetto il servizio erogato. In questa fase occorre essere molto accurati; partendo dai dati essenziali, è necessario prestare la massima attenzione a ogni dettaglio, verificando la corrispondenza con la stanza preassegnata in fase di prenotazione. Molta cura deve essere prestata nel rilevare eventuali esigenze particolari, soprattutto se legate a motivazioni di salute, che devono comunque essere tenute nel più stretto riserbo da parte di tutto il personale, poiché soggette alla normativa sulla privacy.
Essere in grado di assegnare la giusta camera all'ospite consentirà di velocizzare gli arrivi e, allo stesso tempo, eviterà il fastidio del cambio all'ultimo minuto e dell'eventuale riasseto della stanza occupata solo per pochi istanti. In questa fase è molto importante far predisporre alcune stanze di diversa tipologia, per poterle vendere nel caso di necessità o nel caso di clienti di passaggio.

Ingresso dell'ospite in hotel

Il momento dell'ingresso dell'ospite in hotel è molto delicato; la presenza di personale qualificato e la gentilezza con la quale l'ospite viene salutato alla reception sono elementi che favoriscono un approccio positivo. Se il primo impatto è buono, un piccolo disguido potrebbe essere considerato soltanto un dettaglio trascurabile. Viceversa, non sentirsi considerati o ricevere un'accoglienza fredda e sbrigativa induce l'ospite a un atteggiamento più guardingo e nervoso, che può facilmente degenerare in una lamentela al primo manifestarsi di un piccolo problema.

Registrazione

L'insieme delle operazioni di check-in previste per legge deve essere espletato nel minor tempo possibile, in modo da evitare al cliente una sosta prolungata al banco della reception e consentirgli di salire rapidamente in camera, per mettersi a proprio agio e rilassarsi dopo il viaggio.
La registrazione di legge è sicuramente il momento centrale di tutto il check-in e richiede il rispetto delle norme previste per la notifica dei clienti alloggiati.
Una volta compilata e firmata la scheda di notificazione, è bene accompagnare immediatamente il cliente in stanza, meglio se con l'ausilio del personale di portineria per il trasporto dei bagagli e la sistemazione eventuale dell'auto in garage o nel parcheggio custodito dell'hotel.

L'apertura del conto e l'aggiornamento di tutti gli altri registri completano la procedura di check-in.

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