Concetti Chiave
- Les lettres commerciales incluent des demandes de documentation, où l'entreprise exprime son intérêt et demande des catalogues, échantillons et tarifs tout en remerciant à la fin.
- Les réponses aux demandes de documentation confirment l'envoi des documents, soulignent la qualité des articles, mentionnent les conditions de vente et espèrent recevoir une commande.
- Lors de la commande, l'entreprise accuse réception de la documentation, décrit la marchandise, précise les modalités de transport et de paiement, et demande une confirmation.
- Les accusés de réception de commande confirment les conditions de vente et assurent au client une bonne exécution de la commande, tout en exprimant le souhait de maintenir le contact.
- Les avis d'expédition rappellent la commande, informent sur les détails d'expédition et sollicitent de nouvelles commandes, accompagnés d'une formule de politesse.
Lettres commerciales: Plans
Demande de documentation
1. se référer a la source d’information
2. présenter son activité (éventuel)
3. exprimer l’intérêt
4. demander la documentation :
- catalogue
- échantillons
- tarif
- éventuellement, préciser le délai d’envoi
5. remercier
6. formule de politesse
Réponse à une demande de documentation
1. accuser réception de la demande de documentation et remercier
2. annoncer l’envoi de la documentation
3. attirer l’attention sur la qualité des articles
4. faire remarquer les conditions de vente
5. préciser le conditions de vente
a) mode de paiement
b) escomptes/remises
c) délais de livraison
d) frais de transport et d’emballage
6. espérer de se voir confier une commande
7. formule de politesse
Commande
1. accuser réception de la documentation
2. commander la marchandise
3. décrire la marchandise
4. indiquer :
a) moyen d’expédition
b) frais de transport
c) délais de livraison
d) mode de paiement
5. exprimer l’espoir d’une bonne exécution
6. demander une confirmation
7. formule de politesse
Accuse de réception de la commande
1. accuser réception de la commande et remercier
2. confirmer les conditions de vente
3. assurer la bonne exécution de la commande
4. exprimer l’espoir de satisfaire le client et/ou maintenir le contact
5. formule de politesse
Avis d’expédition
1. rappeler la correspondance et/ou la commande
2. informer de l’expédition
3. indiquer :
a) le moyen de transport
b) la date d’expédition
c) les conditions d’expédition
4. informer de l’envoi des documents
5. solliciter de nouvelles commande
6. formule de politesse
Demande d’annulation/modification d’une commande
réponse positive
1. rappeler la demande et en synthétiser le contenu
2. informer le client de l’acceptation de la demande
3. maintenir le contact
4. formule de politesse
réponse négative
5. rappeler la demande et en synthétiser le contenu
6. informer le client du refus et exprimer son regret
7. indiquer le motifs du refus
8. espérer que le client comprendra la situation
9. maintenir le contact
10. formule de politesse
réponse avec contre-proposition
1. rappeler la demande et en synthétiser le contenu
2. informer le client du refus et exprimer son regret
3. indiquer le motifs du refus
4. faire une contre-proposition
5. espérer que la solution conviendra au client
6. maintenir le contact
7. formule de politesse
Domande da interrogazione
- Comment formuler une demande de documentation commerciale?
- Quelles informations inclure dans une réponse à une demande de documentation?
- Que doit contenir un avis d'expédition?
Pour formuler une demande de documentation, il est important de se référer à la source d'information, présenter éventuellement son activité, exprimer son intérêt, demander la documentation souhaitée (catalogue, échantillons, tarif), préciser le délai d'envoi si nécessaire, remercier, et conclure par une formule de politesse.
Une réponse à une demande de documentation doit inclure l'accusé de réception de la demande, l'annonce de l'envoi de la documentation, l'attention sur la qualité des articles, les conditions de vente (mode de paiement, escomptes/remises, délais de livraison, frais de transport et d'emballage), l'espoir de recevoir une commande, et une formule de politesse.
Un avis d'expédition doit rappeler la correspondance ou la commande, informer de l'expédition, indiquer le moyen de transport, la date d'expédition, les conditions d'expédition, informer de l'envoi des documents, solliciter de nouvelles commandes, et inclure une formule de politesse.
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