di L’organisation d’un séjour: demande de conditions de séjour
Pour des raisons différentes, il arrive que les services d’une entreprise s’occupent d’organiser un séjour dans un hôtel, surtout à l’occasion d’une foire ou d’un meeting. Souvent, on a besoin des renseignements au sujet d’une pension complète, d’une salle de conférence et du transfert de l’aéroport ou de la gare. Comme dans toutes les lettres commerciales, les lettres qui concernent les rapports entre une entreprise et un hôtel doivent être claires et précise. Par exemple, dans la demande de conditions il faut indiquer :
le nombre des personnes
les dates du séjour
la description des chambres
les conditions que l’on souhaite avoir
d’autres requêtes particulières
Modèle n° 1
Objet : demande de conditions pour séjour Milan, le 10 décembre 2017
Monsieur le Directeur,
Nous devons organiser un séjour pour un groupe pour un groupe de 25 collaborateurs à l’occasion de la « Foire du Meuble » qui aura lieu à Lyon du 4 au 7 mars prochain.
Nous vous saurions donc gré de nous faire connaître
Les conditions auxquelles vous pourriez accueillir ce groupe en régime de pension complète, logement dans des chambres à un lit pourvues de salles de bains ou douche
La disponibilité d’une salle de conférence de conférence pour 25 personnes, munie de projecteur et d’ ordinateur relié à internet
Les possibilités de transfert de l’aéroport de Lyon-Satolas à l’hôtel et vice-versa.
Veuillez aussi avoir l’amabilité de nous expédier une brochure sur l’hôtel et de la documentation concernant votre ville.
Nous restons dans l’attente de votre réponse et vous prions d’agréer, Monsieur le Directeur, nos salutations distinguées
Carlo Bianchi
Directeur des affaires générales
Modèle n° 2
Objet : conditions pour séjour Milan, le 9 janvier 2018
Monsieur le Directeur,
Veuillez me préciser, dans les délais les meilleurs, s’il vous serait possible d’accueillir un groupe de 5 personnes, en chambre singles avec salle de bains, du 20 au 25 mars prochain et quelles seraient vos conditions de pension complète et de demi-pension.
Une réponse urgente de votre part nous obligerait
Veuillez agréer, Monsieur le Directeur, nos salutations les meilleures
Giovanni Rossi
directeur
