Gestione dei processi d'acquisto

La gestione dei processi d’acquisto

Il volume degli acquisti

Le operazioni di approvvigionamento sono quelle operazioni di acquisto di beni a breve ciclo di utilizzo indispensabili per le attività di gestione dell’impresa.
Queste operazioni sono fondamentali:
• sia per le aziende che intendono costituire delle scorte (destinatario acquisti=magazzino)
• sia per quelle che applicano la tecnica del just in time (fornitura entra direttamente nella produzione o nel processo di distribuzione).

1) scorte: materie prime, prodotti finiti o merci conservati prima in magazzino e poi destinati alla produzione e distribuzione
2) just in time: tecnica che si basa sul principio fondamentale per cui gli approvvigionamenti avvengano continuamente, nel momento in cui l’azienda ne ha bisogno.

Programmazione degli acquisti
Le operazioni di approvvigionamento, nelle imprese:
• piccole dimensioni: vengono effettuati dal titolare (imp.

Coloro che si occupano degli acquisti deve conoscere bene i mercati ai quali rivolgersi, i fornitori e le caratteristiche tecniche e qualitative dei beni.
Il material manager svolge questo ruolo e si occupa di
• reperimento materiali
• acquisto
• individualizzazione delle fonti di approvvigionamento
• selezione e valutazione dei fornitori
• stipulazione di accordi.

Gli acquisti devono essere programmati e non possono essere improvvisati o decisi all’ultimo momento.
Il programma di acquisto viene effettuato per mezzo del controllo budgetario (=tecnica sulla formulazione di programmi coordinati per raggiungere gli obbiettivi aziendali, quindi verifica dei risultati ottenuti e confronto di quelli in budget)
I programmi di acquisto sono riferiti a ciascun esercizio e a loro volta vengono divisi in sottoprogrammi riferiti a frazioni di esercizio (semestri, trimestri..).
La programmazione dipende dalle aziende:
• industriali: dal fabbisogno di materie prime per rifornire subito la produzione
• commerciali: dalla previsione sulle vendite future
• di servizi: dalla previsione del volume di servizi erogati

Determinazione del quantitativo da acquistare
Per determinare il quantitativo dei beni da acquistare bisogna individuare l’ammontare di vendite previsto.

• aziende industriali

Volume vendite previste
+ rimanenze finali prodotti
-esistenze iniziali prodotti
Volume di produzione previsto(numero di prodotti)

Volume di produzione previsto
x. quantità necessaria di prodotto
Fabbisogno di materie

Fabbisogno di materie
+rimanenze finali
-esistenze iniziali
Volume di acquisti

• aziende commerciali

Volume vendite previste
+rimanenze finali merci
-esistenze iniziali merci
Volume di acquisti

• aziende di servizi

Volume di servizi previsti
Volumi di materiali di consumo necessari
+rimanenze finali
-esistenze iniziali
Volume di acquisti

Aspetti economici e finanziari
Nella programmazioni bisogna tenere contro anche degli aspetti economici e finanziari:
• economici: oltre al costo di acquisto bisogna considerare l’immobilizzo di capitali per le scorte e i costi (interessi passivi) nel caso in cui l’azienda si dovesse indebitare
• finanziari: l’impresa deve evitare di trovarsi in una crisi di liquidità, bisogna essere sempre in grado di far fronte tempestivamente a tutte le operazioni di pagamento.

Il piano degli acquisti deve essere flessibile, per poter essere adeguato alle varie esigenze quantitative, tecniche, economiche e finanziarie.

E-procurement
Le nuove tecnologie hanno trasformato la gestione degli approvvigionamenti delle imprese e hanno permesso l’accesso ai marketplace (mercati virtuali).

Si definisce e-procurement l’attività di gestione online degli approvvigionamenti, che permette alle aziende di muoversi su una piattaforma logistica globale garantendo collegamenti con operatori mondiali.

I suoi vantaggi sono:
• esecuzione rapida dell’ordine
• riduzione costi amministrativi e operativi
• possibilità di confrontare fornitori, prodotti e servizi
• scelta più ampia dei prodotti
• migliore coordinamento con i fornitori

Il lotto economico d’acquisto

Il lotto economico d’acquisto è la quantità di beni da ordinare per ridurre al minimo i costi di ordinazione e i costi di stoccaggio.

I costi di ordinazione sono costituiti dai costi amministrativi per la ricerca dei fornitori, per l’emissione degli ordini, per il controllo dei beni in arrivo..
Si tratta di costi fissi quindi indipendentemente dalla quantità acquistata, si sostengono gli stessi costi.

I costi di stoccaggio sono i costi per la conservazione dei beni come i costi per la gestione del magazzino, di assicurazione, perdite per deterioramento.
Questi sono costi variabili in relazione alla quantità presente nel magazzino.

La determinazione del lotto economico d’acquisto deve tenere conto del differente andamento dei costi:
• Il costo annuo di ordinazione diminuisce con l’aumentare della quantità ordinata
• Il costo totale annuo di stoccaggio cresce con l’aumentare della quantità ordinata

Il livello di riordino

Il livello di riordino è dato dal quantitative di scorte raggiunto il quale scatta la necessità di un nuovo ordine di acquisto.

L’azienda deve individuare la scorta di sicurezza che è quella quantità di merci in magazzino al di sotto del quale l’azienda non deve andare per non andare incontro a un blocco della produzione.
Questa scorta serve per far fronte a eccessi di domanda o a ritardi imprevisti.
Quindi il livello di riordino deve essere individuato in modo tale che la scorta di sicurezza non venga intaccata.

Il tempo di riordino è rappresentato dal tempo interno aziendale necessario per trasmettere l’ordine e dal tempo esterno che il fornitore impiega per eseguirlo.

È necessario conoscere il consumo medio periodico di merci da vendere e materie prime per la produzione.

L’azienda inoltre deve determinare un livello d’allarme, tra il livello di riordino e la scorta di sicurezza, in corrispondenza del quale l’ufficio acquisti accerta che il fornitore rispetti i tempi.

Il just in time

Il just in time è una tecnica di programmazione della produzione che si basa sul principio secondo il quale gli approvvigionamenti delle risorse avvengono nel momento in cui l’azienda ne ha bisogno.

L’approvvigionamento avviene in modo tale che la produzione sia rifornita ogni volta che risulti necessario e che non ci siano interruzioni nelle vendite.

Per ottenere risultati positivi, si deve creare un rapporto di stretta collaborazione con i fornitori.
Il just in time coinvolge tutti i reparti produttivi e annulla ogni tempo morto.

L’applicazione del just in time richiede:
• Efficiente sistema produttivo
• Personale motivato, flessibile e creativo

La tecnica del just in time è stata facilitata dalle nuove tecnologie che consentono di ricorrere alle procedure automatizzate d’acquisto per velocizzare le operazioni e risparmiare.

La scelta dei fornitori

Ci sono fattori che intervengono nella scelta dei soggetti e dei mercati dalla quale acquistare:
• Condizioni economiche: che il fornitore è in grado di applicare
• Grado di affidabilità: del fornitore in termini di puntualità, garanzia nel rispetto delle clausole
• Disponibilità: del fornitore nell’ottica di un rapporto di collaborazione
• Per le aziende che si riforniscono all’estero, la possibilità di optare fra mercati di diversi paesi e ricercare condizioni più vantaggiose
• Vicinanza: al fornitore per avere tempi di attesa brevi e possibilità di ricorrere a ordini di emergenza
• Possibilità di collegamento in tempo reale con gli strumenti informatici e telematici.

Oggi le aziende cercano fornitori alla quale applicare la strategic sourcing ovvero, i fornitori non sono più fonti di approvvigionamento ma sono partner tecnologici con cui collaborare.

L’acquisto di fattori produttivi a breve ciclo di utilizzo

Si definisce fattore produttivo qualunque elemento a disposizione dell’impresa per lo svolgimento del processo produttivo.

Questi possono essere suddivisi in:
• Fattori produttivi a breve ciclo di utilizzo: usati una sola volta nel processo produttivo (merci, materie prime..)
• Fattori produttivi a medio/lungo ciclo di utilizzo: usati più volte nel processo produttivo (macchinari, automezzi..)

L’acquisizione di fattori produttivi avviene secondo l’operazione di investimento.

Gli investimenti sono le operazioni di gestione per mezzo delle quali si rendono produttivi dei capitali aziendali e si costituisce il patrimonio produttivo.

Gli investimenti sono indispensabili perché è attraverso queste operazioni che l’azienda entra in possesso di tutto ciò che ha bisogno per il processo produttivo.
Gli investimenti per i fattori produttivi a medio lungo ciclo di utilizzo costituiranno le immobilizzazioni, mentre quelli a breve ciclo di utilizzo costituiranno l’attivo circolante.
Il sistema informativo degli acquisti si basa sulla contabilità generale e sui documenti originari derivanti da queste operazioni.

L’azienda tiene una serie di contabilità elementari e sezionali:
• Prima nota: vengono registrare in ordine cronologico tutte le operazioni di gestione da trasferire in contabilità generale
• Registro degli impegni d’acquisto
• Registro IVA delle fatture d’acquisto
• Partitario dei fornitori, formato dai conti dove sono indicati i debiti v/ i fornitori
• Registro delle cambiali passive: rileva i pagherò in ordine cronologico
• Scadenzario dei debiti: vengono annotati in ordine di scadenza gli importi che l’azienda deve pagare
• Contabilità di magazzino: vengono rilevati tutti i carichi di merci, materie prime..

Per legge, le imprese devono tenere le scritture contabili.
Ci sono differenti regimi contabili:
1. Regime di contabilità ordinario: riguarda tutte le spa e le altre imprese con ricavi superiori ai limiti stabiliti dalla legge e devono tenere tutti i libri previsti dal c.c (libro giornale, inventari..) i conti di mastro e le scritture di magazzino
2. Regime di contabilità semplificata: riguarda le imprese con ricavi inferiori a quelli stabiliti per il regime ordinario
3. Altri regimi di contabilità: per le imprese e i professionisti con ricavi modesti.

Le aziende con un regime ordinario tengono la contabilità per determinare il risultato economico d’esercizio con il metodo della partita doppia.

I costi accessori d’acquisto possono essere legati al trasporto, assicurazione, ecc. e possono essere a carico del venditore o del compratore.

Riguardo ai costi a carico del compratore possiamo avere questi casi:
• Costi accessori sostenuti direttamente dal compratore: che riceve una fattura dal fornitore delle merci e una fattura dal fornitore del servizio che saranno regolate separatamente
2 fatture:

merci c/ acquisto
iva a credito
debiti v/ fornitori
costi di trasporto
iva a credito
debiti v/ fornitori

• Costi sostenuti dal venditore, ma per contratto a carico del compratore: il fornitore può utilizzare mezzi propri o appoggiarsi a un’azienda esterna e in entrambi i casi, il fornitore addebita in fattura i costi accessori forfettari (non documentati)
1 fattura:
Merci c/ acquisto
Iva a credito
Debiti v/fornitori

• Costi accessori anticipati dal venditore in nome e per conto del compratore: sono costi documentati, comprovati da una fattura intestata al compratore.

2 fatture:
costi di trasporto
iva a credito
debiti v/ fornitori
merci c/ acquisto
iva a credito
debiti v/ fornitori
debiti v/ fornitori finale

Quando i costi accessori sono a carico de venditore, può succedere che il compratore ne anticipi in nome e per conto del venditore il pagamento.
La fattura sarà intestata al venditore, pagata dal compratore che si farà poi rimborsare.
Tali spese rappresentano un credito nei confronti del compratore da parte del debitore e viene rilevato come “Fornitori c/ costi anticipati”.
2 scritture:
fornitori c/ costi anticipati
banca x c/c

merci c/acquisto
iva a credito
fornitori c/ costi anticipati
debiti v/ fornitori

Gli imballaggi costituiscono la confezione dei beni e sono destinati a proteggerli e conservarli fino all’uso per salvaguardare la qualità e rendere in determinati casi più gradevole il loro aspetto.

Gli imballaggi possono essere di natura durevole (conto economico variaz. D’esercizio) o non durevole (conto economico acceso ai costi pluriennali) e si rileva in dare come “Materiali di consumo c/acquisti”.

Le clausole relative agli imballaggi sono:
• Imballaggio gratis: costo recuperato maggiorando il prezzo dei beni venduti
• Imballaggio fatturato a parte: costo evidenziato in fattura e assoggettato a IVA
• Imballaggio a rendere: imballaggio da restituire dopo la ricezione dei beni e si verificano due casi:
1. Fornitore non richiede il versamento di una cauzione come garanzia per l’uso dell’imballaggio.
Nel caso in cui il compratore non dovesse restituire l’imballaggio, questo viene fatturato dal venditore
2. Fornitore richiede il versamento in denaro di una cauzione non soggetta a IVA.