Guida completa alla contabilità aziendale: obblighi, strumenti e bilancio

Rilevazione dei fatti economici

Tutti i fatti economici e finanziari (cioè quelli che danno origine a costi o a ricavi e a entrate o uscite di denaro) cioè operazioni esterne di gestione devono essere rilevati ossia devono essere dapprima determinati quantitativamente e qualitativamente e poi registrati su appositi documenti.

Queste misurazioni rispondono sia ad esigenze interne all'impresa (per esempio rilevare le prenotazioni dei servizi ristorativi, conoscere il risultato della gestione, verificare che la gestione abbia dato i risultati programmati) sia ad esigenze esterne. (compilazione di documenti fiscali)

Interesse verso il bilancio aziendale

Chi e interessato a conoscere i risultati dell'andamento aziendale?

I “personaggi” che entrano in scena sono molti. Intanto c'e la direzione dell'azienda che ha nel bilancio uno strumento di controllo e di governo dell'azienda molto importante. Naturalmente nelle imprese, specie le più grandi, la direzione dispone anche di altri strumenti di informazione e controllo più ricchi, più dettagliati e più tempestivi del bilancio (si pensi al budget e al reporting). Ci sono poi gli azionisti cioè i proprietari delle quote di capitale della società. Gli azionisti sono interessati a conoscere. i risultati di bilancio perché su di essi si gioca, almeno in parte sia il valore delle azioni che la distribuzione di una parte degli utili eventualmente conseguiti nell'esercizio. Ai risultati dell'andamento aziendale è anche interessato il fisco perché le imposte si pagano sulla base degli utili. Ed è per questo motivo che il bilancio è un documento obbligatorio che tutte le imprese sono tenute a presentare. Ma ci sono anche altri soggetti interessati a conoscere e a leggere il bilancio, documento con cui l'azienda si rivolge all'esterno, alla collettività. (riferimento all'azienda come sistema aperto). Si pensi per ai finanziatori (banche ma anche fornitori o a soggetti come le finanziarie che concedono locazioni finanziarie come il leasing). E dall'esterno spinte sempre più forti premono per conoscere dall'azienda e da coloro che la governano una serie di dati e di informazioni. Si comprende bene il perché di questa esigenza; l'impresa e soprattutto la grande impresa per funzionare richiede la collaborazione di un sempre maggiore numero di persone e interessa un territorio sempre più vasto. Le sue attività hanno un'influenza sempre crescente sugli individui, sulle classi sociali, sui territorio su cui si inseriscono. Le grandi imprese sono forti centri di potere governati da poche persone: ecco perché il bilancio tende ad acquistare un molo sociale importante.

- esercitare il controllo allo scopo di verificare in generale l'andamento della gestione, l'operato dei soggetti che vi lavorano e ana1izzare gli scostamenti rispetto a quanta programmata

- dare un'interpretazione complessiva della gestione aziendale nel corso di un periodo di tempo attraverso la

rappresentazione del patrimonio aziendale e dei risultati gestionali;

- fare previsioni future necessarie per programmare gli obiettivi. per definire piani a breve, medio e lungo termine

- elaborare tattiche e strategie aziendali;

- rispettare gli obblighi previsti dal Codice Civile e dalle leggi fiscali delle Stato.

Tipologie di scritture contabili

Le scritture contabili possono distinguersi in:

- scritture elementari: sono riportate in forma libera su schede o registri, hanno per oggetto i singoli fatti di gestione senza ricercare collegamenti o relazioni con altri avvenimenti. Un esempio di scrittura elementare è la Prima nota. Tale registro permane di annotare in ordine cronologico tutte le operazioni che danno origine ad un'uscita 0 ad un' entrata di cassa (e un a specie di pro-memoria). Non è obbligatorio per legge.

- scritture sezionali: sono un insieme coordinato di più rilevazioni aventi uno stesso oggetto. Per esempio la contabilità degli acquisti di un' azienda ristorativa, la contabilità delle vendite, la contabilità del personale ecc. Tali scritture richiedono per lo più la tenuta di registri previsti per legge.

- scritture complesse: rilevano secondo la tecnica della Partita doppia ogni operazione gestionale sia sotto l'aspetto economico che sono quello finanziario con 10 scopo di rilevare il risultato economico dell'esercizio e il patrimonio. dell'impresa in un dato istante. Costituiscono la base per]a redazione del Bilancio. Le scritture complesse vengono effettuate sul libro giorna1e e nei conti di mastro.

Obblighi contabili e documenti originari

Va ricordato che alla base di ogni contabilità vi è la tenuta di documenti originari. Sono considerati documenti originari le fatture, i contratti, gli assegni, gli ordini di pagamento, gli ordini di incasso.

Il Codice Civile, la legislazione a tutela del lavoro e le normative fiscali stabiliscono l'obbligatorietà di alcune scritture contabili. Si tenga inoltre presente che la tipologia delle scritture obbligatorie varia in relazione alla forma giuridica dell'impresa (impresa individuale o società) e al volume d'affari. Gli adempimenti obbligatori previsti dal Codice Civile sono stabiliti dagli articoli 2214 -2220. Sono libri obbligatori: il libro giornale, il libro inventari e i libri sociali (si intende per libri sociali il libro dei soci, il libro delle deliberazioni dell'assemblea dei soci, il libro delle deliberazioni degli amministratori, il libro delle decisioni del collegio sindacale). In più se l' azienda ha dei dipendenti essa è tenuta a tenere aggiornati i seguenti libri:

• libro matricola
• libro retribuzioni
• libro infortuni

Sono esclusi da questi obblighi i piccoli imprenditori.

Contabilità ordinaria e semplificata

Tutte le scritture contabili devono essere conservate ordinatamente per 10 anni dalla data dell'ultima registrazione. Il libro giornale e il libro inventari devono essere numerati progressivamente in ogni pagina mentre i libri sociali in più devono essere bollati. Secondo la normativa fiscale le imprese che assumano la forma giuridica delle società di capitali ricadono nel regime di contabilità ordinaria mentre le società di persone e le aziende individuali possono optare per la contabilità semplificata quando non superino determinati limiti del volume di affari previsti dalla legge (2) (si tratta delle imprese cosiddette minori). Le imprese in regime di contabilità ordinaria devono tenere oltre al libro giornale e al libro inventari:

i registri IVA ( registro delle fatture di acquisto, di vendita e dei corrispettivi)

• il registro dei beni ammortizzabili
• le scritture di magazzino
• i conti di mastro
• il bilancio d'esercizio (1)

Peraltro nell'ambito delle semplificazioni amministrative e contabili introdotte nel 2001 le imprese hanno la facoltà di non tenere i registri IVA e il registro dei beni ammortizzabili purché sia comunque possibile fornire all'amministrazione finanziaria gli stessi dati sebbene desunti da altre registrazioni formali. La contabilità semplificata, come già detto, si applica a tutte le società di persone e aziende individuali purché non

superino il volume di affari stabilito dalla legge in vigore. (2)

In questo caso i registri obbligatori sono:

• registri IVA
• registro dei beni ammortizzabili
• il bilancio d'esercizio in forma abbreviata (3)

Bilancio d'esercizio e contabilità semplificata

La contabilità generale è uno strumento fondamentale per raccogliere informazioni sulla consistenza del patrimonio dell'azienda cioè sull'insieme dei beni posseduti da!l'impresa, sui suoi debiti, sull'andamento dei profitti dell'impresa stessa nel periodo preso in esame dalla contabilità e l'andamento delle singole voci che hanno contribuito a determinarlo.

(1) Il bilancio d'esercizio è il documento contabile che deriva dalla contabilità aziendale e ha lo scopo di rappresentare il risultato economico e la situazione patrimoniale e finanziaria dell'impresa al termine dell'esercizio (un anno di gestione).

(2) limiti di fatturato annui previsti dalla legge per le società di persone e le aziende individuali affinché possano optare per la contabilità semplificata sono:

• per soggetti che svolgono attività di servizi (fra cui i ristoranti) € 309.874.14
• per soggetti che svolgono altre attività (industriali, commerciali) € 516.456.90
• per soggetti che svolgono contemporaneamente attività di servizi e altre attività € 516.456.90

(3) Il Bilancio in forma abbreviata rappresenta la possibilità per le società di piccole dimensioni di semplificare il contenuto del bilancio. Possono redigere il bilancio in forma abbreviata quelle società che per due esercizi consecutivi non abbiano superato almeno due dei seguenti limiti stabiliti dalla direttiva 1999/60 CE e recepiti con decreto legislativo 203/2001:

• totale attivo dello SP 3.125.000 €
• totale ricavi del conto economico 6.250.000 €
• cinquanta dipendenti occupati in media durante l'esercizio

Bilancio in forma abbreviata

Lo schema dello SP semplificato prevede l'indicazione delle macroclassi e delle classi ma non delle singole voci. Le immobilizzazioni immateriali e materiali devono essere indicate in forma esplicita cioè con l'indicazione delle detrazioni degli ammortamenti. Ratei e risconti possono essere conglobali in voci affari specifiche (rateo attivo in crediti)

Nel Conto Economico in forma abbreviata possono essere effettuati raggruppamenti di alcune voci previste dall'art. 2425 CC.

Anche la nota integrativa può essere redatta in forma abbreviata. Dovrà tuttavia contenere alcune informazioni ritenute essenziali ( v. art. 2427 CC) quali ad l'illustrazione dei criteri di valutazione delle voci di bilancio e avrà comunque l' obbligo di integrare tutte le informazioni minime qualora ciò possa servire ad offrire una rappresentazione veritiera e corretta della situazione economica, patrimoniale e finanziaria dell'azienda.