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Programmazione e budget

Il candidato illustri come il budget è ormai diventato un indispensabile strumento di programmazione e di controllo della gestione, anche nelle aziende ristorative.

Innanzitutto occorre partire da una realtà aziendale sempre più caratterizzata come un sistema aperto a vari contesti (economici, sociali, culturali, politici).
Tali contesti, tanto più in un sistema globalizzato come quello attuale, sono percorsi da una grande rapidità dell'innovazione, da una temibilità della concorrenza e da una continua modificazione dei gusti e delle aspettative della clientela anche nel settore della ristorazione. In una situazione di mercato di perenne evoluzione, le imprese non possono operare all'insegna dell'improvvisazione, affrontando giorno per giorno i problemi e gli ostacoli che via via si presentano. Occorre prestabilire le linee di azione e anticipare la soluzione dei problemi. Ecco perché le aziende provvedono a pianificare la loro attività e ad effettuare un sistematico controllo della gestione. Più precisamente intendiamo con il termine pianificazione la definizione delle scelte di fondo dell'attività aziendale come ad esempio le tecnologie da istallare, i mercati di riferimento, i segmenti da intercettare, il settore economico. Tali obiettivi aziendali sono raggiungibili generalmente nel medio-lungo periodo. Tali finalità generali non sarebbero raggiungibili se non si definissero anche le finalità immediate o annuali, i cosiddetti obiettivi intennedi, nonché le relative politiche aziendali di breve periodo (come gamme di prodotti da offrire, risorse da impiegare, volume di fatturato da raggiungere) tutte strumentali rispetto agli
obiettivi aziendali generali. In sintesi si può perciò affermare che la programmazione è il processo che sulla base degli indirizzi strategici ossia degli obiettivi generali raggiungibili in un tempo medio-lungo. individua le alternative concrete da attuare in un periodo breve, di regola un anno, stabilendo le risorse da impiegare, gli obiettivi da raggiungere (distinti per reparti o centri di costo), le azioni da compiere e gli strumenti da utilizzare per raggiungere quegli obiettivi con un utilizzo ottimale delle risorse. Lo strumento operativo per procedere alla programmazione globale dell'attività gestionale è il budget. Il budget è un documento annuale che riporta dati, espressi sotto forma di quantità e di valore, che l'azienda si aspetta di verificare man mano che la gestione diventerà operativa. Tali dati riguardano sia i costi dei vari fattori produttivi necessari per la produzione e la vendita del prodotto servizio, così come i ricavi sia tipici che non tipici che l'azienda ritiene di poter ottenere, sulla base di previsioni. Tali dati, individuati per settore produttivo (sala, bar, cucina, amministrazione) e mese dopo mese vanno a costituire il budget economico. E' evidente che il budget economico consentirà alla direzione di valutare l'utile previsto settore per settore e di dame una valutazione preventiva, proponendo correttivi laddove tale utile dovesse risultare non soddisfacente. Ma il budget non si esaurisce nel budget economico. Il budget di un'azienda è composto inoltre dal budget degli investimenti e dal budget finanziario. Il primo dei due comprende la descrizione e il valore degli investimenti che l'azienda intende effettuare nel corso del prossimo esercizio, il secondo, cioè il budget finanziario, prevede e programma sia le entrate monetarie (individuate settore per settore e mese per mese, sia entrate correnti che entrate di capitale) che le uscite monetarie anche in questo caso individuate settore per settore, mese per mese, correnti e di capitale. E'evidente che il budget finanziario, in quanto definisce il fabbisogno finanziario e prevede il cash flow svolge una funzione di verifica delle possibilità che ha l'azienda di soddisfare gli obiettivi posti negli altri budgets. E' importante a questo punto sottolineare che la definizione degli obiettivi, poi quantificati nel budget sotto forma di quantità e di valori, deriva da una serie di accurate analisi che l'imprenditore andrà ad effettuare tempo prima di elaborare il budget. Si tratta in particolare dell'analisi ambientale, dell'analisi aziendale e dell'analisi previsionale. La prima sonda minacce e opportunità che caratterizzano il contesto nel quale l'azienda opera, la seconda si occupa di studiare la clientela, il prodotto/servizio offerto dall'azienda stessa in un'ottica di miglioramento. L'ultima, l'analisi previsionale, delinea lo scenario globale nel quale ·l'azienda opererà in un futuro prossimo dal punto di vista economico, sociale, culturale, tecnologico. Solo a seguito di tutte queste indagini, e solo se condotte accuratamente, gli obiettivi potranno essere fissati in modo che risultino realistici e effettivamente raggiungibili dall'azienda in futuro. Solo ora l'impresa e i responsabili dei vari centri di responsabilità saranno in grado di definire obiettivi e misure. Inoltre, per comprendere appieno la funzione del budget come strumento della programmazione della gestione globale, è opportuno ricordare che esso si forma grazie alla partecipazione di buona parte dei dipendenti dei vari settori aziendali. Se compito della direzione generale (direttori, dirigenti) è di elaborare le linee generali da seguire nel prossimo esercizio, compito dei capi servizio, in collaborazione con i loro subordinati, sarà quello e di stendere i budget di settore (o parziali) individuando, all'intemo delle linee generali, obiettivi settoriali e relativi strumenti per raggiungerli (il tutto tradotto in dati, quantità e valori).
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